信息化高校人事檔案管理對(duì)策分析

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一、人事檔案管理信息化

1.信息化管理方法

人事管理部分由管理員和操作員負(fù)責(zé)。管理員負(fù)責(zé)將師生的人事檔案分類入庫(kù)，系統(tǒng)化管理;操作員負(fù)責(zé)將師生的檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)化、規(guī)范化處理，并入庫(kù)管理，促進(jìn)檔案的完整、準(zhǔn)確和全面。檔案的計(jì)算機(jī)化的好處在于，在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們只要在有網(wǎng)、有電腦的地方就能方便快捷地調(diào)出自己的人事檔案，而不用像以前一樣，到哪里工作都要帶著自己的檔案，從而避免了檔案的流動(dòng)性帶來(lái)的弊端。由于檔案還具有機(jī)密性，所以操作員在將檔案資料入庫(kù)的時(shí)候，會(huì)對(duì)每個(gè)人的信息進(jìn)行加密保存，這就意味著除了檔案所歸屬的本人，一般情況下沒有人可以看到其他人的檔案信息，也不會(huì)輕易篡改當(dāng)事人的信息。檔案的真實(shí)性要求檔案必須具備說(shuō)服力，即使是當(dāng)事人也不能隨意添加或刪除自己的信息。如果要修改，也是在提供相應(yīng)證明的情況下，由相關(guān)管理人員審核通過(guò)后方能改動(dòng)。而檔案的動(dòng)態(tài)性要求檔案能夠時(shí)時(shí)更新，以往的紙質(zhì)檔案的更新基本上是沒有規(guī)律的，不僅信息更新慢，而且不利于保管，而現(xiàn)在的信息化管理會(huì)在規(guī)定的時(shí)間立即更新。檔案的全面性和現(xiàn)實(shí)性更是要求信息的更新速度不能太慢，導(dǎo)致檔案歸屬人生活和工作中的不便。

2.加強(qiáng)信息化的檔案安全管理

鐵皮柜的保存方式會(huì)讓檔案在存放過(guò)程中出現(xiàn)受潮、腐爛等問(wèn)題，而且在流動(dòng)過(guò)程中容易丟失。信息化檔案管理雖然沒有了傳統(tǒng)保存方式的弊端，但互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，國(guó)家機(jī)密信息系統(tǒng)也會(huì)遭到黑客入侵，導(dǎo)致國(guó)家或者個(gè)人信息被盜。所以在信息化系統(tǒng)中人事檔案的保密工作尤為重要，應(yīng)該把它作為檔案管理工作人員工作的重要環(huán)節(jié)加以重視，隨時(shí)查閱信息是否完善。在大學(xué)，師生的檔案通過(guò)層層設(shè)密來(lái)保證安全，譬如指紋識(shí)別或者人臉識(shí)別。提前錄好新生的指紋和人臉入庫(kù)，這是一項(xiàng)龐雜、煩瑣的工作，但也只有如此，才能保證師生檔案的安全。如果教師和學(xué)生想讀取自己的檔案，只需要指紋和人臉識(shí)別就可以，但是如果想要修改信息，則需要相關(guān)的證件證明或者檔案管理的工作人員才能做出修改，這比以往在紙質(zhì)檔案上隨意修改的說(shuō)服力要大。

3.檔案信息的撤銷

以往的紙質(zhì)檔案上如果有不良信息需要撤銷，通常的工作程序是:先去檔案所在地提取檔案，再到需撤銷信息記錄地獲得許可并找相關(guān)單位簽字蓋章，隨后拿到現(xiàn)檔案所在地進(jìn)行修改。而檔案被收錄入庫(kù)后，便不用這么麻煩，不僅可以省去長(zhǎng)途的奔波，也不用將檔案提出又存入，避免了檔案在流動(dòng)過(guò)程中的安全問(wèn)題。

二、重視檔案管理部門的工作

1.管理員

檔案管理員要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行有序嚴(yán)格的管理，而要使管理有力，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須要具備專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)待管理工作一絲不茍。首先，作為工作人員，自身必須熱愛本職工作，只有喜愛這份工作才能做好這份工作。其次，要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。雖然高校目前還沒有針對(duì)檔案管理開設(shè)專業(yè)課程，但是作為高校檔案管理工作人員，必須認(rèn)識(shí)到工作的重要性，通過(guò)多種渠道學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。最后，管理員還應(yīng)該提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)待他人的檔案，秉承客觀公正的工作態(tài)度，對(duì)于有機(jī)會(huì)接觸解密文檔的人員，絕不徇私枉法。

2.管理配置

在檔案管理室，要為檔案管理員專門配備相應(yīng)的辦公用品，還要為專職的工作人員配備專用的辦公場(chǎng)所和檔案存放庫(kù)，從而在硬件和軟件上保證檔案管理的質(zhì)量。

3.管理素養(yǎng)

知識(shí)不能只憑實(shí)踐總結(jié)，還要靠系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，唯有進(jìn)行專門的管理培訓(xùn)，才能有效提高管理人員的管理素養(yǎng)。因此，對(duì)檔案管理員的專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)勢(shì)在必行。建議由國(guó)家來(lái)牽頭，盡快制定對(duì)管理員進(jìn)行專職培訓(xùn)的相關(guān)規(guī)章制度，而這項(xiàng)工作可由學(xué)校的管理部門負(fù)責(zé)落實(shí)。再則，在檔案管理信息化普遍化后，高校也應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的管理課程，作為相關(guān)專業(yè)的必修課程，將檔案管理的重視程度提高到一個(gè)新的層次。

三、高校檔案管理對(duì)策

1.增強(qiáng)高校人事檔案管理的責(zé)任感

同志曾說(shuō):“檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)?！币?yàn)閷W(xué)校檔案管理這一工作領(lǐng)導(dǎo)不重視，晉升機(jī)會(huì)少，所以管理員容易懈怠。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案部門的工作，加大對(duì)管理員的培訓(xùn)力度，提高他們的待遇水平，培養(yǎng)責(zé)任感，讓工作人員有意識(shí)地提高自身的素質(zhì)，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作。

2.加大硬件配備力度

在南通大學(xué)，檔案管理工作室毫不遜色于教師辦公場(chǎng)所，在檔案室設(shè)備條件上，在檔案管理人員的配備上，在檔案資產(chǎn)投入上，在檔案工作宣傳上都十分重視，只有這樣，人事檔案才能得到有效管理，而加大宣傳力度，能夠擴(kuò)大輿論監(jiān)督，使檔案的機(jī)密性得到保障。南通大學(xué)有一個(gè)特別值得效仿的管理方法就是，他們不僅會(huì)把所有師生的檔案信息化，而且還會(huì)完好地保存師生的紙質(zhì)檔案，作為原始參考文件。這樣有效避免了紙質(zhì)文件的丟失，或入庫(kù)到互聯(lián)網(wǎng)的文件被盜或者更改。這些工作雖然會(huì)消耗大量的財(cái)力、物力和人力，但由此也可看出，南通大學(xué)對(duì)信息化下人事檔案的管理投入也是相當(dāng)重視的。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。作為教育機(jī)構(gòu)的檔案部分，應(yīng)從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)變。國(guó)家也應(yīng)該盡快地將信息化檔案管理規(guī)范納入到法律法規(guī)中，使檔案管理有法可依。而對(duì)于工作人員，應(yīng)加大對(duì)他們專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)力度，特別是信息化檔案管理操作方法，讓管理人員做到與時(shí)俱進(jìn)。

作者：侯光蘭 單位：福建生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處