創(chuàng)新高校人事檔案管理論文

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一、高校人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理理念滯后、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

人事檔案一直以來政治性比較強(qiáng)，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)思想上重保管輕利用，認(rèn)為只要做好檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞和保密等工作即可，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案是重要的人力信息資源，是高校科學(xué)決策的重要依據(jù)，是提高工作質(zhì)量的重要保障。由于大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案管理人員多數(shù)由組織人事部門的非專業(yè)人員兼任，專業(yè)不對(duì)口，對(duì)專業(yè)知識(shí)缺乏了解，自學(xué)動(dòng)力不足，培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，流動(dòng)性大等因素嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開拓創(chuàng)新。

（二）人事檔案利用效率低，信息化管理水平亟待提高

高校人事檔案管理由其特殊性和投入經(jīng)費(fèi)等方面的原因，大部分處于手工和半手工狀態(tài)。大量的人事檔案沒有建立起分類信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在需要對(duì)人事檔案進(jìn)行檢索、專項(xiàng)查詢和類別分析時(shí)主要靠查閱紙質(zhì)材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力的同時(shí)加重了紙質(zhì)材料的磨損。此外，鑒于對(duì)檔案信息安全性的考慮，大多數(shù)單位的人事檔案信息都沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，不便于部分領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人對(duì)除憑證外基本信息的查詢，低利用率彰顯不出人事檔案的價(jià)值。

（三）人事檔案紙質(zhì)材料的加工裝訂形式有待改進(jìn)

多年以來，我們一直采用鞋帶穿孔式的方法裝訂人事檔案材料，鞋帶穿孔式裝訂材料的方法給人事檔案管理帶來了諸多不便。此方式的弊端一是不易拆裝，二是易造成打眼處材料的破損。按照上級(jí)檔案主管部門的要求，若孔距發(fā)生變化，檔案工作人員需要對(duì)所有人事檔案的材料重新進(jìn)行粘補(bǔ)打孔，重新粘補(bǔ)過的人事檔案材料不僅影響美觀，使用壽命也短。

二、高校人事檔案管理的創(chuàng)新探討

要想充分發(fā)揮人事檔案的指導(dǎo)作用，就必須創(chuàng)新。創(chuàng)新首先，要將檔案分散管理變?yōu)榧芯C合管理，豐富檔案內(nèi)容；其次，提高認(rèn)識(shí)，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用；再次，推進(jìn)信息化管理，提高服務(wù)能力和服務(wù)水平；最后，從細(xì)節(jié)著眼，在檔案美觀、耐用方面多研究。而要想實(shí)現(xiàn)這些創(chuàng)新，需要建立穩(wěn)定的、專業(yè)性強(qiáng)的高水平人事檔案管理人員隊(duì)伍，唯有如此，才能形成全面、實(shí)用、高效的人事檔案管理體系。本文將對(duì)以上四條措施進(jìn)行詳細(xì)地講解：

（一）變分散管理為集中管理，豐富檔案內(nèi)容

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施后，從高校人事檔案科學(xué)管理的要求出發(fā)，許多高校建立了綜合檔案室。這種變分散管理為集中綜合的管理方式有利于高校人事檔案管理工作的發(fā)展。暢通收集渠道，建立人事檔案材料報(bào)送制度。在集中綜合管理的基礎(chǔ)上，在校屬各單位設(shè)立兼職檔案員，要求兼職檔案管理人員本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，真正做到“眼勤、手勤、嘴勤、腳勤”，經(jīng)常與高校組織人事處、教務(wù)處、科研處、工會(huì)團(tuán)委等形成檔案材料的源頭部門聯(lián)系，著重收集本單位人員的年度考核、業(yè)績(jī)測(cè)評(píng)、學(xué)術(shù)成果、榮譽(yù)證書、優(yōu)勢(shì)特長(zhǎng)等材料。堅(jiān)持定期收集和集中收集相結(jié)合，確保高校人事檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性。

（二）提高認(rèn)識(shí)，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用

如何提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)？筆者認(rèn)為：

1.要讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)熟悉檔案工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案工作是學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作；認(rèn)識(shí)到檔案工作是保證學(xué)校科學(xué)決策，事關(guān)工作全局的重要環(huán)節(jié)。只有領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識(shí)提高了，才能重視高校人事檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和人事檔案配套設(shè)備更新，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，讓“沉睡”中的人事檔案“覺醒”。

2.對(duì)高校教職工加強(qiáng)人事檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，消除人事檔案的神秘感。只有使個(gè)人意識(shí)到人事檔案是關(guān)系到他們組織鑒定、職稱評(píng)定、崗位變動(dòng)、離退休福利待遇等切身利益的重要憑證，才能督促個(gè)人認(rèn)真填寫組織人事部門下發(fā)的各類人事檔案材料，及時(shí)將在學(xué)歷學(xué)位證書、外派進(jìn)修材料、入黨審批表等相關(guān)檔案材料及時(shí)報(bào)送到人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

（三）推進(jìn)信息化管理，提高服務(wù)能力和服務(wù)水平

高校人事檔案管理應(yīng)盡快從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、管理流程自動(dòng)化、信息共享整體化。從便于工作的實(shí)際出發(fā)，應(yīng)及時(shí)建立建立學(xué)歷和學(xué)位數(shù)據(jù)庫(kù)、職稱和業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、個(gè)人特長(zhǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)。建立學(xué)歷、學(xué)位和職稱數(shù)據(jù)庫(kù)。可以通過于教務(wù)處溝通，了解我院目前的專業(yè)設(shè)置、招生數(shù)量，以及日后的專業(yè)設(shè)置、招生數(shù)量變化的方向，預(yù)測(cè)出我院目前的師資力量與日后學(xué)院所需之間的差距。通過人事檔案，在日后的招聘中優(yōu)先考慮緊缺專業(yè)的人才，為學(xué)院預(yù)見性的配置教師資源提供科學(xué)依據(jù)。建立業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，方便科研成果、著作、論文、教學(xué)質(zhì)量的查閱。對(duì)于日后選拔既有專業(yè)知識(shí)又懂管理的“雙肩挑”領(lǐng)導(dǎo)干部有重要的指導(dǎo)意義。建立個(gè)人特長(zhǎng)信息庫(kù)，為干部提供更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。興趣是最好的老師，有足夠的興趣才能形成特長(zhǎng)。通過查閱人事檔案，發(fā)掘干部特別擅長(zhǎng)的專門的技藝或研究領(lǐng)域，將高校教職工的文藝特長(zhǎng)、體育特長(zhǎng)、專業(yè)特長(zhǎng)記錄在冊(cè)。建立個(gè)人特長(zhǎng)信息庫(kù)，可以為人事處進(jìn)行崗位聘任，工會(huì)、團(tuán)委組織教職工活動(dòng)，提供查閱渠道，真正地實(shí)現(xiàn)“人盡其才”。

作者：于明霞 單位：山東警察學(xué)院