衛(wèi)生健康行業(yè)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

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為進(jìn)一步深化人事制度改革，大連市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心根據(jù)《關(guān)于深化衛(wèi)生事業(yè)單位人事制度改革的實(shí)施意見》的精神，開展衛(wèi)生健康行業(yè)流動人員人事檔案管理工作。目前累計(jì)存放人事人員人事檔案2萬余卷。衛(wèi)生健康行業(yè)流動人員人事檔案既有一般檔案的特點(diǎn)，又有其區(qū)別于其他檔案的特性，如專業(yè)性、增值性、社會性等。這些特點(diǎn)使其在發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生人才、選拔衛(wèi)生人才、加速衛(wèi)生人才培養(yǎng)、衛(wèi)生人才檔案信息利用、合理配置衛(wèi)生人力資源等方面發(fā)揮著重要作用。本文結(jié)合自己工作實(shí)踐，從新形勢下衛(wèi)生健康行業(yè)流動人員人事檔案管理新挑戰(zhàn)入手，找出流動人員人事檔案管理中存在的問題，進(jìn)而提出改進(jìn)檔案管理工作的對策，為衛(wèi)生人才提供高質(zhì)量的服務(wù)，營造良好的衛(wèi)生人才管理環(huán)境。

一、新形勢下衛(wèi)生健康行業(yè)流動人員人事檔案管理新挑戰(zhàn)

1.檔案內(nèi)容不斷豐富?，F(xiàn)階段衛(wèi)生行業(yè)從業(yè)人員一般為本科學(xué)歷以上，臨床醫(yī)生的學(xué)歷大部分為碩士研究生學(xué)歷。衛(wèi)生行業(yè)從業(yè)人員在從業(yè)過程中補(bǔ)充檔案材料相對較多，例如每年年度考核材料、歷年工資調(diào)整表、在職期間取得的成人教育學(xué)歷或同等學(xué)力研究生學(xué)位、中初級職稱考試合格人員登記表、高級職稱評定表、黨團(tuán)材料、勞動合同書、解除勞動合同證明書等。平均每卷人事檔案約100頁。伴隨著人事人員個(gè)人成長、職業(yè)生涯不斷發(fā)展及社會活動的不斷增加，檔案內(nèi)容不斷得到豐富，紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)量不斷增加，與日俱增的檔案管理工作量對于日常檔案管理提出了嚴(yán)峻考驗(yàn)。

2.檔案數(shù)量與日俱增。隨著公眾對醫(yī)療服務(wù)的需求不斷提升，醫(yī)療體制改革的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)體系不斷完善，醫(yī)療技術(shù)的不斷提高，醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)生的逐年增加補(bǔ)充，檔案數(shù)量與日俱增，相繼帶來業(yè)務(wù)量的不斷激增，檔案數(shù)量的增長為檔案庫房管理、檔案庫容量和日常檔案管理工作增加了難度。

3.檔案載體愈加多樣。隨著人事檔案管理工作日趨科學(xué)化、現(xiàn)代化，逐步完善、規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)工作，大連市衛(wèi)生健康行業(yè)人才中心開展檔案規(guī)范化整理及電子化加工，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等要求，規(guī)范檔案目錄、檔案分類、檔案材料排序、檔案裝訂工作，根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，規(guī)范電子檔案圖像清晰度及數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確度工作。目前已累計(jì)制作完成電子檔案9800卷。檔案載體形式多樣化，涉及保管條件和要求對于檔案管理工作提出新的難題。4.檔案利用需求加劇。隨著社會的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，檔案利用需求不斷加劇，推進(jìn)人事檔案信息化，合理充分利用檔案信息，使所保管檔案滿足計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)查詢的需求，將數(shù)據(jù)運(yùn)用到衛(wèi)生指標(biāo)計(jì)算、合理配置衛(wèi)生人力資源等諸多方面。如何滿足日益擴(kuò)大的檔案利用需求成為檔案管理不得不考慮的問題。

二、流動人員人事檔案管理中存在的問題及理論分析

1.流動人員人事檔案管理中存在的問題。（1）對檔案重要性宣傳不夠。檔案管理工作人員對檔案重要性的宣傳不夠，用人單位和存檔人對檔案重要性的認(rèn)識不高。如果檔案的收集和鑒定沒有規(guī)范管理，檔案的整理和保管就無法保證安全到位，檔案信息管理環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等管理工作缺乏最基本的實(shí)體依據(jù)。（2）檔案管理人員配備不足。檔案管理工作具有長期性和連續(xù)性，每管理1千卷干部人事檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，目前檔案管理人員明顯配備不足。在日常的工作中，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)及與其他檔案管理單位交流的機(jī)會也很少，工作中經(jīng)常有探索，有創(chuàng)造，無交流，檔案工作采用先前沿用下來的習(xí)慣進(jìn)行管理，檔案管理人員在自己的工作中摸石頭過河，缺少與其他檔案管理單位必要的溝通和交流。（3）檔案信息資源服務(wù)力度不夠。在實(shí)際工作中，檔案管理“重保管，輕利用”，只注重檔案的收集、整理、保管環(huán)節(jié)，忽視了檔案資源的開發(fā)利用。檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)力度不夠，檔案信息資源提供服務(wù)不主動，沒能為當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行業(yè)人才發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考。

2.理論的分析。（1）從檔案學(xué)角度分析。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，這使檔案具有重要的憑證作用和參考作用。檔案資源的積累具有緩慢性。人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、保密性和專指性的特點(diǎn)。檔案價(jià)值的潛在性規(guī)律導(dǎo)致檔案工作容易被忽視，檔案工作的成效和價(jià)值不突出。（2）從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析。檔案管理工作是一項(xiàng)公益性服務(wù)性工作，在經(jīng)濟(jì)社會中很難短時(shí)間內(nèi)給組織帶來豐厚的利潤，檔案作用的發(fā)揮沒能引起重視。檔案管理在經(jīng)濟(jì)社會中不受重視的現(xiàn)狀得不到有效改善，不利于檔案管理工作的長效發(fā)展。

三、改進(jìn)檔案管理工作的對策

1.宣傳普及檔案政策、知識。通過多種渠道，組織形式多樣的流動人員人事檔案管理服務(wù)知識宣傳，介紹檔案材料內(nèi)容、形成過程及主要功能，提高用人單位和存檔人對檔案重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化檔案材料收集意識，營造良好工作氛圍。加強(qiáng)對重點(diǎn)群體的指導(dǎo)，做好面向高校畢業(yè)生等重點(diǎn)群體的政策解讀，加大宣傳力度，引導(dǎo)做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。

2.強(qiáng)化服務(wù)理念。檔案管理制度要不斷完善，適應(yīng)新的發(fā)展，要求結(jié)合工作實(shí)際完善現(xiàn)有工作制度，從制度入手實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化，明確工作人員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作流程。檔案管理工作人員要堅(jiān)守初心，始終踐行為人員服務(wù)的宗旨，認(rèn)真做好窗口服務(wù)工作，完善人事服務(wù)，堅(jiān)持首問負(fù)責(zé)制，相關(guān)業(yè)務(wù)一次性辦結(jié)，提升軟環(huán)境建設(shè)，方便服務(wù)對象，創(chuàng)新服務(wù)理念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，全面提高工作效能和工作質(zhì)量，使檔案管理與窗口服務(wù)的每一項(xiàng)內(nèi)容落到實(shí)處，保障檔案管理工作順利開展。

3.加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用。現(xiàn)有電子檔案系統(tǒng)不僅用于查看紙質(zhì)檔案材料，更要用于檔案信息查詢利用，不斷拓展利用方式，探索新的檔案信息平臺，利用微信小程序?qū)崿F(xiàn)個(gè)人權(quán)限的檔案利用，及時(shí)了解個(gè)人檔案材料更新狀態(tài)等。在拓展檔案信息資源開發(fā)利用的同時(shí)，要保證檔案信息安全。面對新形勢下衛(wèi)生健康行業(yè)流動人員人事檔案管理新挑戰(zhàn)，檔案部門要不斷從自身工作實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真研究，探討解決問題的應(yīng)對策略，落實(shí)解決問題的措施，持續(xù)推動大連市衛(wèi)生健康行業(yè)流動人員人事檔案管理工作，提升高質(zhì)量發(fā)展能力，推進(jìn)“健康大連”建設(shè)，充分發(fā)揮“技術(shù)支撐、服務(wù)保障、高端智庫”作用。

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作者：張嵐 王宇寧 崔美玉 單位：大連市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心