企業(yè)人力資源管理的人事檔案管理加強(qiáng)

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[摘要]企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的核心是人才競(jìng)爭(zhēng)，所以，在一個(gè)企業(yè)中，人力資源管理工作顯得尤為重要。而要提高人力資源管理工作的水平和效率，就要提高人事檔案管理工作的水平和效率。然而，在現(xiàn)今企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理仍然存在著各種各樣的問(wèn)題。文章針對(duì)企業(yè)人力資源管理工作中人事檔案管理方面存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出了優(yōu)化建議。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；人力資源管理；重要性

人事檔案管理的主要任務(wù)是準(zhǔn)確合理地記錄、保存工作人員的信息檔案。這項(xiàng)工作在企業(yè)管理中必不可少。企業(yè)建立之初就建立人事檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)工作人員基本信息、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)完成、評(píng)先評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)項(xiàng)等情況進(jìn)行記錄歸案，說(shuō)得明白些，人事檔案管理是管理人的信息的工作。工作信息復(fù)雜多變，需要人事檔案管理人員對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理并基于這些內(nèi)容建立數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地服務(wù)于企業(yè)。人事檔案管理在人力資源管理中有著十分重要的作用。在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的今天，人力資源管理逐漸成為企業(yè)的核心工作，而人事檔案管理則是人力資源管理的基礎(chǔ)和核心，企業(yè)負(fù)責(zé)人要想提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，就必須要重點(diǎn)關(guān)注人事檔案管理工作。

一、人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系

人事檔案管理和人力資源管理都是對(duì)人力物力進(jìn)行分配和再管理，使企業(yè)長(zhǎng)期處于可持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)之中，兩者之間的關(guān)系密切相關(guān)，不可分割。人事檔案管理在人力資源管理中具有十分重要的地位，是人力資源管理體系中十分重要的組成部分，是企業(yè)管理中不可或缺的部分。通過(guò)人事檔案管理可以將工作人員系統(tǒng)化結(jié)構(gòu)化，幫助企業(yè)和人力資源部門(mén)協(xié)調(diào)好人才的使用和培養(yǎng)。

二、人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的重要性

（一）人事檔案是人力資源開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)人事檔案的一個(gè)最重要的節(jié)點(diǎn)就是其真實(shí)性，人事檔案信息是否真實(shí)可靠直接決定著企業(yè)能否在人力資源管理中正確地使用員工，分配工作，提高效益。人事檔案記錄著員工的工作經(jīng)歷、員工的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人素質(zhì)、性格愛(ài)好、對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)等等。通過(guò)大數(shù)據(jù)和系統(tǒng)分析可以考量出員工的綜合素質(zhì)，考量出此員工今后在企業(yè)的發(fā)展方向和所處的位置，以及其在工作中所發(fā)揮的作用，便于企業(yè)安排工作，提高工作效率。做好人事檔案管理工作，就能避免人才浪費(fèi)，使人才發(fā)揮其所長(zhǎng)，規(guī)避可能出現(xiàn)的缺陷，人盡其用。

（二）人事檔案對(duì)人力資源管理效率提升有促進(jìn)作用人事檔案記錄著員工從任職開(kāi)始的各項(xiàng)經(jīng)歷，包括其專(zhuān)業(yè)能力、培訓(xùn)經(jīng)歷等，對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理中的信息統(tǒng)一是一項(xiàng)非常重要的工作。管理者通過(guò)人事檔案可以對(duì)員工有一個(gè)大致的了解，在工作安排上參考人事檔案可以提高員工工作分配的準(zhǔn)確性和合理性，能夠促進(jìn)人力資源價(jià)值的提升和員工工作能力的提高，進(jìn)而達(dá)到對(duì)企業(yè)工作結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和調(diào)整，提高企業(yè)人力資源管理效率。

三、人事檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)人力資源管理的不利影響

（一）人事檔案記錄存在虛假性盡管人事檔案記錄在企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展中起著十分重要的作用，但隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量也在不斷增加。人事檔案管理方面出現(xiàn)了一些檔案管理弄虛作假問(wèn)題。企業(yè)在招聘員工時(shí)，會(huì)根據(jù)其企業(yè)特點(diǎn)和工作要求給出一些規(guī)定和限定。被招聘的員工可能會(huì)根據(jù)這些要求，謊報(bào)虛假信息，如工作經(jīng)歷、學(xué)歷等情況，使得人事檔案記錄出現(xiàn)虛假信息，在企業(yè)管理中存在個(gè)人信息不完善不真實(shí)情況。除此之外，人事管理的虛假性也會(huì)影響到公司正常的招聘人員調(diào)動(dòng)等。

（二）人事檔案記錄不全面受一些客觀因素和主觀因素影響，人事檔案管理中可能會(huì)存在記錄信息不全面的問(wèn)題。比如說(shuō)，一些員工的基本信息中可能會(huì)遺漏工作經(jīng)歷、培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)、獲獎(jiǎng)情況等情況。在今后的工作和選拔中，這些情況的缺失會(huì)影響到員工的正常工作，因?yàn)檫@些內(nèi)容正是企業(yè)員工需要向企業(yè)展示的。所以想要做好人事管理工作，就需要一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃和監(jiān)督。有關(guān)部門(mén)要負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案的準(zhǔn)確性、全面性進(jìn)行審核，對(duì)不全的信息及時(shí)予以補(bǔ)充和更新，加強(qiáng)各個(gè)層面的分類(lèi)、記錄、存儲(chǔ)和分析，使企業(yè)的管理更加科學(xué)和合理地反映出員工的整體素質(zhì)和工作能力。

（三）管理水平良莠不齊企業(yè)中所出現(xiàn)的各種各樣的人事檔案管理問(wèn)題，很大程度上是因?yàn)闄n案管理者的能力不足、意識(shí)不到位所導(dǎo)致的。在工作之中，檔案管理人員可能會(huì)出現(xiàn)管理不到位、材料不足、擺放混亂以及有效信息損失遺漏等各種問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，應(yīng)積極與檔案管理人員溝通配合，對(duì)管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，提高其管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理合理化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保能夠全方位地發(fā)揮出認(rèn)識(shí)檔案的作用。從另一個(gè)方面來(lái)看，檔案管理人員能力不強(qiáng)、管理水平欠缺的原因也是管理者重視程度不夠、工作待遇不高等所導(dǎo)致的，企業(yè)管理者在管理企業(yè)過(guò)程中應(yīng)該重視對(duì)檔案管理人員工作價(jià)值的肯定和工作待遇的提高，使其更有效地開(kāi)展管理工作。

四、提高人事檔案管理在企業(yè)管理中的作用

（一）確保人事檔案的安全、全面與真實(shí)針對(duì)人事檔案的虛假和不準(zhǔn)確信息問(wèn)題，人力資源管理工作的開(kāi)展需要從人事檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性入手，因?yàn)槿耸聶n案是否準(zhǔn)確、真實(shí)，直接影響到人力資源工作的準(zhǔn)確性和工作效率。人事檔案管理人員要本著對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)和補(bǔ)充，建立人才數(shù)據(jù)庫(kù)，整理分析檔案，并安排專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行定期的更新和維護(hù)，確保在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理可以為其提供有力的保障。對(duì)員工信息的全面記錄和分析，可以為今后工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)部門(mén)之間的交流，完善企業(yè)人事檔案人力資源管理和人事檔案管理之間密切相關(guān)，做好人力資源管理工作，就必須要在人事檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)之上。如果一個(gè)企業(yè)的人事檔案有信息遺漏，那么檔案管理的價(jià)值將不復(fù)存在，人力資源管理將難以開(kāi)展。因此，在管理方面，各個(gè)部門(mén)之間不能單獨(dú)管理，應(yīng)該相互配合，協(xié)調(diào)發(fā)展。加強(qiáng)合作與溝通，確保所有員工信息的完整性、準(zhǔn)確性和客觀性。

（三）提高人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)企業(yè)應(yīng)該更多地重視人事檔案管理。近些年來(lái)所出現(xiàn)的人事檔案管理問(wèn)題，很大程度上是因?yàn)闄n案管理者的能力不足，意識(shí)不到位。所以，首先應(yīng)該讓檔案管理人員意識(shí)到自身工作在企業(yè)中的重要性，提高其責(zé)任感和意識(shí)性；其次要對(duì)管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，提高其管理能力，并設(shè)置相關(guān)管理部門(mén)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督和審查，確保人事檔案管理順利開(kāi)展。人力資源與人事管理在企業(yè)管理中互相配合、協(xié)同發(fā)展。在企業(yè)發(fā)展中，依據(jù)人事檔案管理建立健全的人員檔案庫(kù)及其及時(shí)更新管理，對(duì)于企業(yè)新活力的保持和今后長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都有其不可替代的作用。

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作者：黃穎婕 單位：中國(guó)華油集團(tuán)公司