高校人事檔案管理研究

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摘要：隨著高校人事機構改革的深入推進，對新時期高校組織人事工作提出了新的要求。加強高校人事檔案管理，更好地發(fā)揮人事檔案在高校人事工作中的作用，促進高校發(fā)展十分必要。本文闡述了做好高校人事檔案管理的重要意義，分析了目前高校人事檔案管理中存在的諸多問題，結合新時期高校發(fā)展實際，對解決問題的措施進行了思考，以供參考。

關鍵詞：高校；人事檔案；對策

一、新時期做好高校人事檔案管理的重要意義

1.為考察和選任人才干部提供重要依據

高校的發(fā)展關鍵在人才，核心在領導干部，干部人事檔案記錄了人員的過往學習、工作經歷。隨著高校的發(fā)展，對干部人才愈加重視，嚴格進行領導干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學性。檔案審核是干部選任考察的必要環(huán)節(jié)，通過全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過往，對于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風險。

2.為維護高校教職工合法權益提供憑證

人事檔案是對教職工成長歷史的記錄，內容豐富，記錄了其家庭成員、工作經歷和薪資福利及獎懲情況等，當教職工出現財產繼承、離退休辦理等情形時，可通過查閱人事檔案進行家庭成員關系確認、工作年限確認等，有效地維護教職工切身利益。

3.有利于強化高校人才隊伍建設

人事檔案對個人信息進行了全面詳實的記錄，包括個人的興趣、愛好、特長、學歷職稱、工作經驗等，人事檔案的整合就是強大的人員信息庫，通過人員檔案資料分析，可以對高校整體人員情況進行盤點，科學預測未來人員需求，結合人員特點進行人崗匹配，加強人力資源開發(fā)利用，實現人力資源的高效配置，促進高校人才隊伍建設。

4.有利于促進高校組織人事工作的開展

人事檔案工作是高校人事工作的重要內容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進高校人事工作的開展。

二、高校人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案在高校組織人事工作中發(fā)揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識薄弱，重視程度不夠，管理不規(guī)范，從業(yè)人員專業(yè)度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學規(guī)范管理。

1.人事檔案意識薄弱

隨著高校改革的深入推進，需要進一步做好人事檔案工作，更好地服務于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產生工作業(yè)績，因此，許多高校對人事檔案工作重視程度不夠，高校領導、從業(yè)人員在思想上對人事檔案重要性認識不足，主動學習、主動工作、主動作為意識薄弱，存在重保管輕利用等管理意識，人事檔案思想認識不足嚴重制約了人事檔案的科學規(guī)范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度不健全

受高校發(fā)展成熟度及領導重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據，管理不規(guī)范。高校人事檔案內容不齊全情形較普遍，收集、整理、統計、利用等各環(huán)節(jié)工作的開展缺乏操作規(guī)范，無法為高質量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計、紀檢監(jiān)察等多個部門，需要諸多部門的協調配合。由于相關檔案材料形成部門對檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過程中常存在移交手續(xù)不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴謹，錄入不細致，排放無序等情形，嚴重制約了高校人事檔案的有效利用。

3.人事檔案管理基礎設施落后

由于對人事檔案不夠重視，加之經費緊缺，缺乏財力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎設施落后。有的高校沒有設單獨的人事檔案室，僅設檔案柜；有的人事檔案室被當作了雜物室。人事檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室檔案設備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒有人事檔案管理軟件，依靠excel進行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。

4.人事檔案信息開發(fā)利用水平較低

人事檔案開發(fā)利用意識薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發(fā)利用，未發(fā)揮人事檔案對人事管理的作用。檔案信息開發(fā)利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統落后，未能將大數據思維和信息化管理手段運用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。

5.人事檔案隊伍建設不足

雖然國家政策對干部人事檔案管理人員配置作了明確規(guī)定，但在高校實際工作中，由于學校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業(yè)人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業(yè)理論知識不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實踐經驗不夠，且由于個人時間精力有限，對人事檔案業(yè)務投入精力不足，業(yè)務鉆研不夠，人事檔案工作質量無法得到保證。

三、關于新時期做好高校人事檔案管理的對策思考

1.增強人事檔案管理意識

高校領導應意識到高校人事檔案的科學規(guī)范管理具有重要意義，有利于更好地維護高校教職工的利益，更好地促進高校人才建設，推動高校高質量發(fā)展。因此，要發(fā)揮領導關鍵作用，高校領導要積極為營造良好工作氛圍，調動高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學會利用大數據思維和信息化思維進行人事檔案管理，增強檔案管理意識和信息資源共享利用意識，同時利用學校網站、學校微信公眾號等平臺加強推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對于促進高校人事工作及高校發(fā)展的意義，增強高校教職工人事檔案意識。

2.完善人事檔案規(guī)章制度

促進高校人事檔案工作的發(fā)展需要完善頂層規(guī)定制度設計，建立完善的規(guī)章制度體系是開展人事檔案各項工作的依據和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據國家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關規(guī)定，結合高校實際，制定科學的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實施細則。完善人事檔案收集、分類、轉遞、利用等相關規(guī)定，要重點做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關形成部門的工作職責，建立高校人事檔案收集工作機制，定期進行收集，明確收集、移交手續(xù)要求，做好移交清單，確保各項移交資料有據可查。按照人事檔案分類規(guī)定，科學做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵制度。制定人事檔案工作目標，并層層分解目標，切實將工作落實到部門和個人。明確考核標準和要求，對于未完成目標任務的扣減績效得分，將考核結果和個人績效工資、優(yōu)秀評選、職級調整等掛鉤，發(fā)揮激勵約束作用，確保人事檔案管理工作各項目標有效完成。

3.完善檔案管理各項基礎設施

足夠的經費和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動作為，并致力于推動人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規(guī)定，完善人事檔案庫房建設，實現庫房環(huán)境的現代化，配備技術先進的設備。例如，溫濕度調節(jié)、安全監(jiān)控等設備，實現人事檔案的高質量保管，維護人事檔案安全。加強人事檔案軟件系統配置，通過掃描、錄入等方式將紙質檔案逐步轉換為電子檔案，實現人事檔案信息存儲數字化。

4.強化人事檔案開發(fā)利用

在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強開發(fā)利用，充分發(fā)揮其價值。一是要轉變人事檔案管理理念，由重保管將工作重心轉移到人事檔案信息資源的開發(fā)利用上來，要深刻地認識到實現人事檔案信息資源開發(fā)利用對于優(yōu)化人員配置，促進人才建設的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網絡化利用，條件成熟的學校要進行網絡化的查詢利用平臺，便于高校教職工更高效便捷地進行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數據的深度挖掘研究，以高校事業(yè)發(fā)展為導向，根據人事檔案信息，更好地進行人力資源開發(fā)，促進高校人才隊伍建設。

5.提升人事檔案隊伍水平

高校人事檔案工作的發(fā)展，需要人才的支撐，需要建設一支能夠勝任新時期高校發(fā)展的高素質、高水平的檔案人才隊伍。高校要認真分析人事檔案工作對從業(yè)人員的素質要求，選聘具有專業(yè)知識背景和豐富從業(yè)經驗的人員。要加強對從業(yè)人員的培訓力度。一是實施崗前培訓，要加強保密意識培訓，要提高從業(yè)人員的政治意識和保密意識，從業(yè)人員要有良好的工作作風，嚴格遵守人事檔案工作紀律，確保人事檔案實體和內容安全。要結合實踐案例，對從業(yè)人員進行系統的崗位培訓。二是在崗位實踐中培訓，通過老員工帶新徒弟的方式，在實踐中對新從業(yè)人員進行指導，更好地將理論與實踐相結合。定期組織交流會、專題會等會議交流人事檔案工作中存在的問題，共同探討、共同學習、共同進步，促進高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時期、新問題、新要求，結合高校實際，高校人事檔案管理需要從加強人事檔案意識，完善制度，加強開發(fā)利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進一步規(guī)范管理，促進人事檔案管理水平提升，為高校事業(yè)發(fā)展提供保障。

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作者：王運鐸 單位：山西師范大學