人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作要求

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摘要:人事檔案管理是企業(yè)有效發(fā)揮人力資源能力的依托，因此企業(yè)需要對(duì)此提高要求和重視。本文就對(duì)新形勢(shì)下的人事檔案管理進(jìn)行分析，指出當(dāng)前在該工作上存在的主要不足，并且給出相應(yīng)的解決方法，幫助企業(yè)提升自身得檔案管理水平。

關(guān)鍵詞:人力資源管理;企業(yè);人事檔案管理

一、引言

當(dāng)前，個(gè)人為了獲得更好的工資待遇，使得企業(yè)之間的人員流動(dòng)性較強(qiáng)，企業(yè)自身也需要進(jìn)行有效的人力資源管理，保證內(nèi)部人員都在合理的工作崗位上，才能保證在復(fù)雜競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中更好的發(fā)展［1］。因此企業(yè)需要進(jìn)行有效的人力資源管理，而人力資源管理工作，需要以人事檔案管理為依托，所以，當(dāng)前人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作提出了新要求。

二、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的意義

(一)給人力資源管理提供真實(shí)信息

有效的人事資源檔案管理能夠讓企業(yè)對(duì)人力資源有更加準(zhǔn)確的把握，尤其是當(dāng)企業(yè)分析自身人才需求時(shí)，需要有效的借助人事檔案管理才能進(jìn)行，因此，高效的人事檔案管理，可以幫助企業(yè)有效的分析企業(yè)需要哪種人才，并且輔助企業(yè)進(jìn)行人才資源計(jì)劃的制定［2］。

(二)了解人力資源需求

借助人事檔案管理進(jìn)行分析還可以讓企業(yè)對(duì)自身人力資源需求進(jìn)行精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)，通過人事檔案管理的數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)化人力資源管理中復(fù)雜的工作步驟，提升人力資源管理效率。對(duì)于企業(yè)而言，必須要對(duì)每個(gè)員工的未來工作能力進(jìn)行預(yù)測(cè)，通過人事管理提供的數(shù)據(jù)和資料，了解員工過往的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)員工進(jìn)行正確的調(diào)度和調(diào)配，才能最大化的發(fā)揮出每個(gè)人員的優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，減少人力資源上的浪費(fèi)并避免人才流失。通過人事檔案管理，可以促進(jìn)企業(yè)之間、部門之間的認(rèn)識(shí)流動(dòng)，避免冗員和缺職，讓人員處于最適合他們的崗位，最大化的發(fā)揮他們的能力。

三、企業(yè)人事檔案管理工作中還存在的問題

(一)管理人員水平不足

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的復(fù)雜變化，讓企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理變得更加復(fù)雜。同時(shí)，人力資源管理本身就是一項(xiàng)對(duì)人員要求很高的工作，需要人員具有極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，才能在復(fù)雜的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我國(guó)過去企業(yè)的專業(yè)化程度不夠，使得人力資源管理人員水平不足，人員的專業(yè)程度低，另外，為了應(yīng)對(duì)當(dāng)前的新形勢(shì)、使用新技術(shù)，人員綜合能力不足的問題已經(jīng)日漸凸顯出來。

(二)管理技術(shù)不足

現(xiàn)在在進(jìn)行檔案工作時(shí)，已經(jīng)可以使用計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算能力和處理能力，可以讓許多以前困難的工作變得簡(jiǎn)單很多。但是，由于企業(yè)人員的水平不足，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)的優(yōu)越性無法實(shí)質(zhì)上的發(fā)揮出來。同時(shí)，一些軟件操作復(fù)雜，不適合人員使用。有一些企業(yè)為了進(jìn)行成本控制，并沒有在人事檔案工作上投入太多資金，使得無論是計(jì)算機(jī)的硬件還是軟件，都沒有獲得有效的更新，計(jì)算機(jī)難以應(yīng)對(duì)日常的工作業(yè)務(wù)。最終造成檔案管理的技術(shù)不足，工作不夠高效和準(zhǔn)確。

(三)管理制度不完善

有效的管理制度是才能將企業(yè)的人事檔案管理支撐起來，但是對(duì)于企業(yè)而言，由于缺乏重視以及專業(yè)的人員缺失，缺少或者無法有效的制度。對(duì)于一項(xiàng)工作而言，制度一方面對(duì)員工們的行為進(jìn)行著約束，另一方面也給他們進(jìn)行著指導(dǎo)［4］。員工可以根據(jù)制度中的一些標(biāo)準(zhǔn)和要求來安排自己的工作，尤其是人事檔案管理上，必須通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能讓數(shù)據(jù)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案的可靠性和可查閱性。很多企業(yè)由于管理制度不完善，使得人事管理很難發(fā)揮出應(yīng)有的作用。又因?yàn)槿瞬挪蛔悖M(jìn)一步增加了人事檔案管理的混亂。

(四)管理方式與工作不符

當(dāng)前在我國(guó)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)中，一些企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了檔案管理工作的建設(shè)，保證檔案管理工作能夠與新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)相適應(yīng)。但是在一些經(jīng)濟(jì)水平不足的地方，仍然采用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，比如依舊使用人工方式進(jìn)行檔案管理，沒有根據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理進(jìn)行改革［5］。產(chǎn)生這種問題的原因，主要是因?yàn)榻?jīng)濟(jì)落后的地區(qū)，企業(yè)的管理者思想不夠開化，不愿意接受全新的工作方式。另外，許多企業(yè)認(rèn)為使用新技術(shù)的投入，會(huì)增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。其實(shí)，新技術(shù)往往可以有效的促進(jìn)成本的降低，因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以降低人員的投入，減少檔案管理的人工費(fèi)用，另外，還能有效提升檔案管理的準(zhǔn)確性，間接地為企業(yè)減少因?yàn)殄e(cuò)誤而產(chǎn)生的損失。對(duì)于擴(kuò)張的企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員的工作量會(huì)增加，同時(shí)由于檔案管理是一個(gè)寬泛而且復(fù)雜的工作，就會(huì)造成檔案管理的低效，不利于企業(yè)擴(kuò)張。

(五)資料真實(shí)性不足、管理機(jī)制死板

有很多企業(yè)人事檔案的材料缺少真實(shí)性和準(zhǔn)確性，其內(nèi)容多夸大其詞，甚少體現(xiàn)員工的不足和過失。這樣不準(zhǔn)確的內(nèi)容，會(huì)造成企業(yè)無法把員工安排在合理的崗位上。比較普遍的現(xiàn)象是材料對(duì)于個(gè)人狀況的前后記錄不同，情況不真實(shí)?，F(xiàn)在，很多人為了得到更高的薪水和福利待遇，會(huì)跳槽選擇新工作，使得人員流動(dòng)較為頻繁。這樣的背景下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些“死檔”、“棄檔”、人檔脫節(jié)等情況，這種情況的大量出現(xiàn)，與企業(yè)的認(rèn)識(shí)檔案管理過于死板關(guān)系密切。

四、對(duì)人事檔案管理的新要求

(一)人事檔案管理方式的要求

管理制度是保證人事管理有效性的核心，并且能夠有效促進(jìn)人員水平的提升。所以應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求和運(yùn)營(yíng)狀況，以及企業(yè)未來的發(fā)展策略和方向，建立完善的人事檔案管理制度，從而明確人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，以及部門內(nèi)每個(gè)崗位的職責(zé)。日常的管理工作中，必須要求檔案管理人員清楚檔案的調(diào)閱記錄、歸檔記錄、保存期限等等，并且對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行定期整理，銷毀超過期限的檔案，保證員工信息的準(zhǔn)確和真實(shí)。企業(yè)要把管理制度和現(xiàn)代的管理手段相結(jié)合，促進(jìn)管理部門對(duì)新技術(shù)的而使用，提升管理部門的工作效率和準(zhǔn)確性。

(二)檔案管理人員的素質(zhì)要求

無論是制度還是技術(shù)，都需要水平足夠的人員進(jìn)行使用才能發(fā)揮出它們的潛力。鑒于企業(yè)當(dāng)前人事檔案管理人員水平的不足，這就要求企業(yè)中的人事檔案管理人員提升個(gè)人素質(zhì)水平。企業(yè)可以通過對(duì)他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)，促進(jìn)他們的進(jìn)步，從而讓管理人員能夠理解全新的管理制度。在招聘人員時(shí)，需要根據(jù)工作需要進(jìn)行嚴(yán)格的要求，保證人員的專業(yè)程度，還需要對(duì)人員進(jìn)行定期考核，督促他們提高自身的業(yè)務(wù)水平。另一方面，檔案的管理人員還需要有足夠的責(zé)任心，從而提升他們工作的質(zhì)量，企業(yè)還需要要求檔案管理人員具備更高的合作意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理部門工作的順利開展。同時(shí)可以給企業(yè)打造一個(gè)高效的、科學(xué)的人事檔案系統(tǒng)，企業(yè)可以借助計(jì)算機(jī)有效提升檔案管理的水平。人事檔案管理部門可以建立一套查詢系統(tǒng)，讓高層能夠更好的對(duì)員工的情況進(jìn)行查看。同時(shí)，還要提升計(jì)算機(jī)的保密性，確保人事管理系統(tǒng)的不會(huì)丟失檔案信息，因此要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，對(duì)企業(yè)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止信息泄露。

(三)評(píng)估方面的要求

企業(yè)在開展人力資源管理時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)文化、企業(yè)的策略，根據(jù)科學(xué)理論，合理的進(jìn)行人是檔案管理，通過建立不同層次的評(píng)估模式，來實(shí)現(xiàn)人員評(píng)估的多元化。尤其是要將單一考核制度轉(zhuǎn)變成多元考核制度，多元化的了解員工，對(duì)員工進(jìn)行不同角度的評(píng)估，更好的發(fā)現(xiàn)一個(gè)員工的價(jià)值。對(duì)于檔案管理部門而言也需要提供多元化的資料保證評(píng)估的有效開展.五、結(jié)束語有效的人事檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展是必須的，而每個(gè)時(shí)代都需要對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行調(diào)整。為了保證人事檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)更好的服務(wù)，無論是制度、技術(shù)、還是人員素養(yǎng)，都需要比之前更加完備，保證企業(yè)能有更加美好的明天。

參考文獻(xiàn):

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［4］徐源.企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2018(05):134－135.

［5］徐鏡翔.企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015(17):97.

作者:趙東艷 單位:山西大同煤礦集團(tuán)煤炭運(yùn)銷總公司大同有限公司