企業(yè)雙化管理分析

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1管理體系文件化和標(biāo)準(zhǔn)化中的問題

簡單地說，貫徹管理體系標(biāo)準(zhǔn)的首要問題是文件化，企業(yè)要策劃形成符合管理體系標(biāo)準(zhǔn)的有形可視的文件，并通過有效控制不斷改進(jìn)。標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并有效實(shí)施的過程活動(dòng)。二者既有各自特點(diǎn)，又存在相互聯(lián)系問題。

1.1文件化的“取”、“舍”矛盾

1509《x洲〕對(duì)文件要求分層管理，分質(zhì)量手冊、程序文件、過程文件等。通常情況下，企業(yè)在貫標(biāo)前都形成了一套適合自身特點(diǎn)的管理制度文件，在內(nèi)部已被全員接受。其中一部分符合管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，整合后可直接納人;一部分不符合要求，需要推倒重來，還有一部分獨(dú)立于體系之外或與體系有部分聯(lián)系。例如企業(yè)的戰(zhàn)略、創(chuàng)新、人力資源、設(shè)備能源、財(cái)務(wù)、信息技術(shù)管理等，無標(biāo)準(zhǔn)可依，但又是企業(yè)管理的重要部分，難以取舍。

1.2標(biāo)準(zhǔn)化的“分”、“合”矛盾

標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)文件的管理分為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，按來源又可分為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和外來標(biāo)準(zhǔn)(國標(biāo)、行標(biāo)等)，以工作標(biāo)準(zhǔn)來支持技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施。一般企業(yè)都設(shè)有標(biāo)準(zhǔn)化管理人員和相應(yīng)的管理制度或建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，往往都是針對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)關(guān)注，對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)部分關(guān)注，而對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)并不重視。這使得標(biāo)準(zhǔn)化工作分散無力。有時(shí)甚至標(biāo)準(zhǔn)化人員有職無權(quán)，難以有效開展。

1.3文件化、標(biāo)準(zhǔn)化工作的“整”、“合”矛盾

文件化、標(biāo)準(zhǔn)化工作相互交錯(cuò)，質(zhì)量手冊和程序文件都應(yīng)屬于管理文件，而過程文件中又肯定包含有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化工作可“大”可“小”，與管理體系文件究竟誰包涵誰?如何協(xié)調(diào)一致?特別是不可避免的沖突是，文件化、標(biāo)準(zhǔn)化工作不僅要寫在紙面上，更要求有效實(shí)施，在部門管理職責(zé)中存在著“整”、“合”矛盾。

2管理體系文件化和標(biāo)準(zhǔn)化工作建議

IS090(刃和IS0l40(Xj管理體系標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施對(duì)于提高企業(yè)的管理水平和效率提供了一個(gè)很好的模式，彌補(bǔ)了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理中的不足。特別是其中的系統(tǒng)管理和過程管理方法值得每位管理者去實(shí)踐中體驗(yàn)。針對(duì)上面所說的問題，本文謹(jǐn)對(duì)文件化和標(biāo)準(zhǔn)化管理工作提出一些建議，供交流參考。

第一，文件的“系統(tǒng)整合”管理體系文件進(jìn)行擴(kuò)展，各種文件，不管是質(zhì)量體系、環(huán)境體系還是其他什么體系的，以及公司的其他管理文件，最好都系統(tǒng)整合，建立企業(yè)整體管理體系文件。從對(duì)管理體系標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)理解來看，所有管理體系文件的結(jié)構(gòu)都基本相近，只是專業(yè)對(duì)象不同，過程管理的方法有所區(qū)別。如管理職責(zé)、資源管理、測量分析與改進(jìn)中的大部分文件可合并，只需編寫過程管理中的具體文件，這樣管理文件減少，管理效率提升。但需注意要搞好前期策劃工作，理清管理總體思路。

第二，標(biāo)準(zhǔn)的“合縱聯(lián)橫”標(biāo)準(zhǔn)可納人文件管理的范圍，作為文件管理的特殊型支撐文件。從縱向來說，屬于質(zhì)量(管理)手冊(一級(jí)文件)、程序文件(二級(jí)文件)下的第三級(jí)文件，都納人受控文件范疇。從橫向來看，標(biāo)準(zhǔn)具有特殊性和獨(dú)立性，管理主要著眼于外來和企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，特別是產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，而工作標(biāo)準(zhǔn)部分同作業(yè)指導(dǎo)書和制度、規(guī)范相結(jié)合，歸人管理體系受控文件之列。通過“合縱聯(lián)橫”，既解決了管理體系文件整體管理的間題，又照顧了標(biāo)準(zhǔn)管理的獨(dú)特性，達(dá)到和諧統(tǒng)一。

第三，文件化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的“統(tǒng)一協(xié)調(diào)”通過文件和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一整合后，接下來就是貫徹執(zhí)行的問題。這就需要考慮管理職責(zé)問題。我們的作法是兩級(jí)管理制:公司級(jí)和部門級(jí)管理。具體做法是:公司設(shè)管理體系文控中心，總體控制公司所有管理體系文件，統(tǒng)一編制、下發(fā)、改進(jìn)所有文件。文控中心下設(shè)文管、標(biāo)準(zhǔn)化工程師、體系工程師等崗位，負(fù)責(zé)定期內(nèi)審和管理評(píng)審文件的有效性和適用性，并具有管理考核權(quán)，工作很有效!根據(jù)管理體系專業(yè)不同，各主管部門負(fù)責(zé)日常文件化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，如質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系、人力資源部門負(fù)責(zé)人力資源管理體系等，使公司的管理體系不斷進(jìn)步，有力推動(dòng)了公司的管理水平和效率的提高。

3結(jié)束語

管理體系文件化和標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)管理工作的重要組成部分，體現(xiàn)了企業(yè)管理水平和效率的高低，只有重視它，才能在激烈的市場競爭中走在前列!