企業(yè)管理與行政文秘工作作用分析

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摘要：近年來，經濟的不斷發(fā)展為各領域企業(yè)的發(fā)展提供了充足的空間，但也提出了更高的要求，面對嚴峻的市場競爭，企業(yè)需要從經營發(fā)展理念到內部管理工作進行轉變與創(chuàng)新，才能適應社會的快速發(fā)展和市場環(huán)境的變化。行政文秘人員是企業(yè)中的復合型人才，隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，對行政文秘工作的要求也逐步提高，文秘人員必須在思想上與企業(yè)保持一致，與時俱進，積極創(chuàng)新工作理念與方法，才能充分發(fā)揮行政文秘工作的價值，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供助力。本文主要圍繞企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用進行淺析，提出一些建議。

關鍵詞：企業(yè)管理；行政文秘工作；綜合作用

在經濟新常態(tài)背景下，各行業(yè)、企業(yè)若想在市場競爭中提高自身的競爭實力，確保自身的長遠發(fā)展，就必須將目光放得更加長遠，全面分析內部職能機構管理的現狀，如企業(yè)內部管理、行政文秘、人事資源管理等各個方面，以市場發(fā)展作為導向，積極轉變管理制度及職能，緊跟市場發(fā)展腳步，確保企業(yè)以長遠穩(wěn)定的勢態(tài)發(fā)展。在企業(yè)的管理工作中，行政文秘人員的綜合素質、技能水平在一定程度上決定了管理工作的實效性，所以企業(yè)需要在不斷推進內部管理和行政管理的基礎上進一步關注行政文秘的綜合作用，確保行政文秘工作的職能得到有效發(fā)揮。

一、積極轉變思想，適應現代社會發(fā)展

企業(yè)運營的主要目標以及發(fā)展的循環(huán)動力來源是經濟效益，創(chuàng)造更高的經濟效益是企業(yè)的立足之本，也是其發(fā)展目標。在這一點上行政文秘工作也需要將企業(yè)經營效益作為自身的工作目標，所以行政文秘人員也需要在自身的思想和方法上進行轉變，及時感知市場經濟變化和企業(yè)運營發(fā)展要求，從而調整自身的工作模式，確保行政文秘工作能夠順應企業(yè)環(huán)境的變化而變化，滿足企業(yè)要求，促進企業(yè)適應市場變化。市場競爭形勢愈發(fā)激烈，而企業(yè)若想在這一環(huán)境下保持競爭優(yōu)勢，那么首要的任務便是從自身的內部做起，優(yōu)化內部結構、改善內部管理模式、確保內部的協調性，只有優(yōu)化內部環(huán)境，才能更好地適應外部環(huán)境，根據對市場的預測和分析調整營銷模式。在此期間，行政文秘參與的企業(yè)管理工作，也需要針對企業(yè)的內部管理、生產經營和其他環(huán)節(jié)的薄弱項嚴格控制，并且調整自身的思維模式和管理模式，適時參與對外經濟活動，更新行動方式，主動把握市場動向，根據市場信息來整合分析。通常情況下，行政秘書服務的是企業(yè)的高層管理人員，因此需要具備明確的全局意識、超前意識、廉政意識等，在市場環(huán)境下推助企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展[1]。

二、積極發(fā)揮行政秘書職能，為企業(yè)發(fā)展出謀劃策

在新時期背景下，企業(yè)的運營與發(fā)展處于一種挑戰(zhàn)與機遇并存的狀態(tài)，經營環(huán)境具有明顯的復雜性和多變性，這導致企業(yè)的經營發(fā)展決策也具有一定的風險性，企業(yè)領導決策更需要有全局性和靈活性。行政秘書的職能使其需要為企業(yè)的發(fā)展決策發(fā)揮輔助作用，這對于企業(yè)的發(fā)展來說至關重要，但也對行政秘書工作具有一定要求，需要行政秘書工作要以領導工作為中心，積極響應企業(yè)黨政部署和重大行動，成為企業(yè)共同體，與企業(yè)領導同目標、同行動、同思想，共同為企業(yè)的長遠發(fā)展出謀劃策。行政秘書人員需要順應時代的發(fā)展提高自身的信息技術水平，在當今信息時代的背景下，信息化成為各領域的一種發(fā)展趨向，而信息技術也是推助企業(yè)發(fā)展，改善生產、管理流程及效益的有效途徑。而在這一條件下，行政秘書的工作內容也需要進一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成為領導參謀和協調的重要方式，行政秘書人員需要利用信息化的技術手段將信息進行整合、分析、處理、制定預案、謀劃，為領導人員決策提供支持的同時，降低決策風險，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠保障。而信息服務作為媒介，也是行政秘書的主要發(fā)展方向，能有效提高行政秘書人員的工作水平以及工作的自身價值。

三、提高風控力度，拓展工作領域

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，經營規(guī)模也在不斷拓展，這使得行政文秘工作所涉內容也更加寬泛化和多樣化，工作領域進一步延伸，逐漸滲透到內外經濟事務的處理上，不管是生產管理還是內部協調、接待事務等都需要由行政秘書協助開展，或以企業(yè)經營目標為導向發(fā)揮輔助作用。在對外事務上，行政秘書涉及的內容通常包括信息的收集、分析、處理、報告及問題提交，規(guī)劃組織經濟活動，配合企業(yè)產品組織、訂貨等活動。同時，在目前的市場環(huán)境下，行政秘書不但要協助企業(yè)實現經濟市場內部聯絡，與其他企業(yè)及建立合作關系，并且還需要與政府機構建立協調的合作關系。若想促進企業(yè)的長遠發(fā)展，行政秘書還要充分運用自身的語言溝通能力、文字編撰能力、觀察能力、分析能力來從事經濟交流活動，并在工作期間不斷鍛煉自身的策劃能力和公關能力，協調好和各方的溝通關系，滿足企業(yè)及領導的要求，確保行政秘書工作內容不斷拓展的條件下也能更好地適應工作，為企業(yè)的長遠發(fā)展提供動力[2]。

四、提高行政秘書人員綜合素養(yǎng)

綜合素養(yǎng)顧名思義是具有綜合性的能力素養(yǎng)，包括知識素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)等，不同的行業(yè)和崗位對于人員素養(yǎng)都具有一定的要求，只有具備足夠的綜合素養(yǎng)才能更好地勝任本職崗位，并在本職工作中獲得良好發(fā)展。對于行政秘書工作來說也是如此，綜合素養(yǎng)直接決定了行政秘書工作的開展質量，因此需要在選拔或聘用時重點考查其綜合素養(yǎng)水平，并對現有人員開展培訓活動，為現有的行政文秘人員搭建能力提升平臺。企業(yè)可以選擇實用性較強的輪崗培訓制，輪崗培訓制指的是讓行政文秘人員在各部門各崗位輪崗實踐，在實踐過程中積累工作經驗和業(yè)務水平，并通過輪崗作業(yè)發(fā)現其中可能存在的問題并及時上報，對該部門人員的思想、行為信息進行收集并反饋，針對企業(yè)現行的薪資制度、管理制度、晉升通道等進行改善，設定科學的輪崗培訓目標，加強行政文秘人員的理論知識水平和實踐經驗，為人員綜合素養(yǎng)的提升提供幫助。另外，企業(yè)也可利用行政管理知識培訓活動來提高行政文秘的管理技能，幫助其了解企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展理念，進一步了解企業(yè)內部各崗位，針對其中存在的不足和問題進行反饋，并提出具有參考性的意見。在培訓活動期間，也可以結合人力資源部門和行政部門針對人員進行績效考核，充分激發(fā)人員的工作潛力，也讓行政文秘工作人員在參與培訓的條件下能夠發(fā)現并收集意見，改善企業(yè)的管理制度和人力資源配置，進一步協調企業(yè)的內部結構。最后，輪崗培訓期間，若行政人員在績效考核中的表現未達預期，那么企業(yè)可以改變一下思路，發(fā)掘人員在其他崗位可能存在的優(yōu)勢和身上的亮點，經過人力資源調配來發(fā)掘并發(fā)揮人員潛力，保證人員的能力與特征可以與崗位充分契合，為企業(yè)的長遠發(fā)展打下人才資源基礎，讓各部門人員都能為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮自身的作用[3]。

五、拓展行政文秘崗位職能

在企業(yè)日常管理中，需要明確行政文秘工作的職能，特別是以文職為主的行政文秘工作，若想全面發(fā)揮行政文秘工作的崗位職能，便需要積極轉變對行政文秘工作的認知，才能通過行政文秘工作來協調企業(yè)內部部門的關系，加強市場認知能力。如企業(yè)在開展內部會議時，傳統的行政文秘需要協助進行會議規(guī)劃和組織，而現念下的行政文秘工作與企業(yè)管理結合，不但要參與調整會議的主題，記錄會議過程，同時還要為企業(yè)的后續(xù)管理、后續(xù)決策，以及會議內容進行跟進，最后生成文字報告?，F代企業(yè)中的行政文秘工作在結合企業(yè)管理時，更能夠充分發(fā)揮其管理職能，更好地協調和控制各階段工作。

六、提高行政文秘人員個性心理

優(yōu)秀的行政文秘在企業(yè)各級領導中也能發(fā)揮明顯的協調效果，因此行政文秘人員要具有一定的公關能力和個性心理。現代企業(yè)注重企業(yè)文化建設，側重于團隊精神的引導，樹立內部的共同發(fā)展觀，只有這樣才能更好地凝聚內部力量。而行政文秘工作需要具有較高的個性心理，才能保證內部的團結性和協調性。同時，在外部公關工作中，較強的心理素質也能讓企業(yè)在新環(huán)境下保持穩(wěn)定的發(fā)展勢態(tài)。如美國IBM企業(yè)，每年都會舉辦慶功會，重點表揚內部業(yè)績優(yōu)異的人員，在慶功會開展期間，高層管理人員都會親臨現場主持會議，參與期間的表彰和頒獎環(huán)節(jié)。慶功會還會邀請股東代表和受表彰的優(yōu)秀員工家屬，這進一步加強了企業(yè)內部人員的歸屬感與責任感，而行政文秘人員在其中也能發(fā)揮自身的協調職能和會議規(guī)劃職能，形成團隊合作精神和心理歸屬感，對企業(yè)內部凝聚和發(fā)展來說具有明顯的促進效果。

七、結語

對于企業(yè)來說，長遠發(fā)展和提高經濟效益都是其主要目標，而現代化的企業(yè)需要用現代化的理念及方法來指導運營。行政文秘工作也要適應企業(yè)的現代化發(fā)展，積極轉變自身的觀念，不斷提高自身、加強學習，發(fā)揮崗位的綜合價值。行政文秘需要了解市場經濟發(fā)展的動態(tài)，結合自身工作與市場經濟變化，為企業(yè)提供參考性的決策意見，推助企業(yè)長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊向國.企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].現代商業(yè),2019(14):109-110.

[2]鄭雷蕾.企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].中外企業(yè)家,2017(14):127+129.

[3]王少雙.試論企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用[J].科技創(chuàng)新導報,2012(12):244.

作者：楊曉燕 單位：中交第四航務工程勘察設計院有限公司