林業(yè)科技檔案管理的特點(diǎn)及強(qiáng)化對(duì)策

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在林業(yè)科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中，產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，通過(guò)對(duì)這些文件材料的整理、歸檔，便形成了林業(yè)科技檔案。林業(yè)科技檔案承載著林業(yè)科研和林業(yè)工作的發(fā)展歷程，貯藏著豐富的林業(yè)科技信息資源，是林業(yè)科研工作的寶貴財(cái)富，是推動(dòng)綠色崛起的技術(shù)支撐，是國(guó)家生態(tài)文明建設(shè)的重要組成部分，收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、利用林業(yè)科技檔案對(duì)推動(dòng)林業(yè)科技發(fā)展至關(guān)重要。

1林業(yè)科技檔案的主要特點(diǎn)

1．1專(zhuān)業(yè)性

科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動(dòng)中，而科技活動(dòng)是分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行的，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)。以咸寧林科院為例，在對(duì)竹類(lèi)、杉木、油料作物等方面的研究時(shí)，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專(zhuān)業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設(shè)工程項(xiàng)目就包括建筑施工圖、工程預(yù)算書(shū)等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個(gè)方面、多個(gè)專(zhuān)業(yè)的內(nèi)容。

1．2成套性

林業(yè)科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中都體現(xiàn)了成套性的特點(diǎn)，即圍繞著一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目或課題形成，每一項(xiàng)都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項(xiàng)目活動(dòng)。

1．3階段性

由于有的林業(yè)科研項(xiàng)目周期長(zhǎng)，可以根據(jù)項(xiàng)目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學(xué)、有序。

1．4保密性

林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學(xué)試驗(yàn)、生產(chǎn)實(shí)踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設(shè)真實(shí)記錄，在某些方面具有專(zhuān)屬性和獨(dú)創(chuàng)性，屬于國(guó)家和單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)范疇，必須得到尊重和保護(hù)，要加強(qiáng)對(duì)科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當(dāng)調(diào)整保密范圍和密級(jí)，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。

2林業(yè)科技檔案管理存在的問(wèn)題

2．1檔案管理模式傳統(tǒng)

林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中具有重要作用［2］，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡(jiǎn)單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。

2．2科技人員存檔意識(shí)淡薄

部分科技人員對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔意識(shí)淡薄，只重視科學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項(xiàng)目建設(shè)工作中的重要組成部分，是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動(dòng)配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)抱佛腳，致使檔案管理難以順利開(kāi)展。

2．3管理人員專(zhuān)業(yè)水平不強(qiáng)

檔案的信息化管理給新形勢(shì)下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒(méi)有時(shí)間、沒(méi)有精力去學(xué)習(xí)更多專(zhuān)業(yè)知識(shí)或進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)以此提升自己的專(zhuān)業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒(méi)有直接參與到科研活動(dòng)或科技項(xiàng)目具體過(guò)程中，對(duì)科研項(xiàng)目本身缺乏基本了解和認(rèn)知，僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類(lèi)，導(dǎo)致歸檔不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。

2．4檔案管理規(guī)范化程度不高

有的林業(yè)科研單位對(duì)林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問(wèn)題，致使檔案管理水平層次低。

2．5檔案管理體系不完善

盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專(zhuān)職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專(zhuān)業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問(wèn)題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國(guó)還沒(méi)有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類(lèi)林業(yè)資料往往沒(méi)有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門(mén)或管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問(wèn)題。

3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范

3．1明確歸檔范圍

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進(jìn)行歸檔的特點(diǎn)。一般按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、技術(shù)考察及調(diào)研報(bào)告、課題論證報(bào)告、科研課題研究計(jì)劃和協(xié)議書(shū)、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗(yàn)分析報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件；設(shè)計(jì)文件、圖紙、重要的往來(lái)技術(shù)文件、課題鑒定申請(qǐng)書(shū)、工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專(zhuān)著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)、申報(bào)材料及審批材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)、推廣應(yīng)用經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明；推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書(shū)，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報(bào)道等等。

3．2確定歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進(jìn)行。歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)林業(yè)科技活動(dòng)的規(guī)律和科技文件的形成特點(diǎn)來(lái)確定。對(duì)于周期較長(zhǎng)的林業(yè)科研項(xiàng)目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去。對(duì)于活動(dòng)周期不太長(zhǎng)的林業(yè)科研項(xiàng)目，可在該項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項(xiàng)目不僅周期長(zhǎng)，而且由若干子項(xiàng)目、子課題組成，這些子項(xiàng)目、子課題一般相對(duì)獨(dú)立，可在每個(gè)子項(xiàng)結(jié)束后對(duì)該子項(xiàng)進(jìn)行歸檔。為便于記憶簡(jiǎn)易分為：按階段歸檔；在一項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束后歸檔；按子項(xiàng)歸檔；按年度歸檔；隨時(shí)歸檔。

3．3劃定保管期限

林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的應(yīng)該永久保存；凡是在一定時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期30年保存；凡是在較短時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長(zhǎng)。

3．4注重日常管理

在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值，作為存儲(chǔ)這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法及其《實(shí)施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、移交和檔案人員崗位責(zé)任制等等，以嚴(yán)格的制度管人管事。

4強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對(duì)策措施

4．1強(qiáng)化認(rèn)識(shí)

作為林業(yè)工作部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動(dòng)林業(yè)科技進(jìn)步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟(jì)、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費(fèi)列入單位年度財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加大資金投入，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，除了學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)外，還需要補(bǔ)充林業(yè)科技專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高綜合管理水平。同時(shí)，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)組織檔案管理人員參加林業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，抓好專(zhuān)業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會(huì)科學(xué)、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會(huì)得到有效提高，檔案開(kāi)發(fā)利用才會(huì)便捷有效。

4．2完善制度

林業(yè)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用，離不開(kāi)檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國(guó)家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會(huì)發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。

4．3加強(qiáng)應(yīng)用

林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開(kāi)發(fā)利用其信息資源的潛在價(jià)值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學(xué)化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動(dòng)挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點(diǎn)，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務(wù)范圍、深入開(kāi)展送科技下鄉(xiāng)活動(dòng)，將實(shí)用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學(xué)研究的實(shí)際，圍繞特定課題及時(shí)地、連續(xù)地向科研人員提供對(duì)口徑的各種檔案文獻(xiàn)資料，直到課題完成，通過(guò)課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時(shí)獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復(fù)勞動(dòng)，充分發(fā)揮好服務(wù)保障作用，使課題研究人員不斷充實(shí)、修正、完善自己的研究?jī)?nèi)容和方法。

4．4實(shí)現(xiàn)信息化管理

檔案信息化建設(shè)是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會(huì)發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實(shí)可靠的檔案信息著手，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類(lèi)、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實(shí)施一體化管理。

4．5建設(shè)相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍

林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，無(wú)疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，必須抓緊抓實(shí)做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，充分調(diào)動(dòng)從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時(shí)要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點(diǎn)和需求，不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，安排相對(duì)固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進(jìn)林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

4．6完善檔案管理體系

在科研項(xiàng)目過(guò)程中，由于項(xiàng)目周期長(zhǎng)，涉及的部門(mén)廣、參與的人員多，因此，為確保歸檔材料系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，就必須逐步建立完善的檔案管理體系，并在科研業(yè)務(wù)部門(mén)指定一名責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的科技人員擔(dān)任兼職檔案管理員，加強(qiáng)日常檔案的收集、整理。

作者：丁英萍 單位：咸寧市林業(yè)科學(xué)院