企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制研究

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會計電算化，即在會計工作中應用電子計算機，通過電子計算機等現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具，對財會的數(shù)據(jù)和信息進行系統(tǒng)的處理和控制，建立相應的數(shù)據(jù)庫，將計算機網(wǎng)絡技術(shù)應用到企業(yè)的財會管理工作中去。通過這種方法，使得在財務工作中信息處理方面有了一定變化，也使得會計的工作機制發(fā)生了很大變化。為保障企業(yè)效益，就必須對會計電算化實行內(nèi)部控制。但是就現(xiàn)在的情況而言，我國企業(yè)對會計電算化的控制還存在很多問題。

一、企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的特征

（一）程序控制和制度控制并存的控制手段

企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的最顯著特征是程序控制和制度控制并存的控制手段。在企業(yè)的傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)中通常采用單一的制度控制手段，但在會計電算化的管理模式下，程序控制和制度控制有效結(jié)合了起來，使得企業(yè)的賬目核對、總賬匯總、編織科目等活動更為便捷、高效。此外，通過這種控制手段能夠?qū)?nèi)部控制功能有效整合到電算化的系統(tǒng)中，為系統(tǒng)增加了余額檢驗、借貸校驗等功能。

（二）內(nèi)部控制的內(nèi)容更加豐富

會計電算化的應用為會計工作增添了許多新內(nèi)容。在會計電算化內(nèi)部控制體制中，會計人員不僅需要完成各種紙質(zhì)數(shù)據(jù)的記錄和保存，還需要將數(shù)據(jù)錄入到計算機中進行存儲。因此，會計人員要掌握一定的計算機操作技能。此外，為維護會計信息安全還要設置專門的計算機維護管理人員，對計算機的運行狀態(tài)進行定期檢查，排查系統(tǒng)中的漏洞和病毒，提高會計信息存儲的安全性和穩(wěn)定性。

（三）企業(yè)會計部門的人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變化

在計算機應用下，企業(yè)會計部門的人員結(jié)構(gòu)組成發(fā)生了極大調(diào)整，因此在內(nèi)部控制的環(huán)境上也發(fā)生了相應改變。在傳統(tǒng)的企業(yè)會計部門中，主要有財務管理人員、會計專業(yè)人員，隨著計算機技術(shù)在會計工作中的應用，企業(yè)會計部門的組成還增加了計算機專業(yè)人員和信息處理系統(tǒng)的管理人員。這些部門人員共同構(gòu)成了企業(yè)的會計管理機構(gòu)，并在工作中相互配合、相互監(jiān)督，確保企業(yè)會計工作內(nèi)部管理機制的有效運行。

二、企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問題

隨著經(jīng)濟水平的提高和科學技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡技術(shù)也不斷改變著人們的生活和生產(chǎn)工作，企業(yè)會計電算化已經(jīng)成為企業(yè)財會管理現(xiàn)代化發(fā)展的重點。介于財會管理在企業(yè)發(fā)展中的重要地位，要保證會計工作的準確性，就要對會計電算化這種新型的財務管理方式進行全面的內(nèi)部控制。目前，由于各方面的發(fā)展還不夠全面，在會計電算化內(nèi)部控制中出現(xiàn)了很多新問題。

（一）會計電算化內(nèi)部控制意識不到位

我國企業(yè)的財務管理長期處于傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)管理狀態(tài)中，會計電算化發(fā)展較晚，導致工作人員在企業(yè)推行會計電算化時難以意識到電算化內(nèi)部控制的重要性。很多人片面地認為會計電算化僅僅是減輕會計工作人員的工作負擔、提高財會管理工作的效率的一種方式，只要熟練地掌握相關知識就可以，而忽視會計電算化的內(nèi)部控制，從而導致在財務相關數(shù)據(jù)的資料和統(tǒng)計工作中出現(xiàn)問題，為企業(yè)造成損失。

（二）缺乏系統(tǒng)的內(nèi)部控制管理

就當前情況而言，我國企業(yè)在對會計電算化實行內(nèi)部控制時，缺乏有效的、系統(tǒng)的管理，導致在財務工作中出現(xiàn)差錯。系統(tǒng)管理缺乏的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.內(nèi)部會計檔案管理混亂對于企業(yè)而言，會計信息能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方案的制訂提供有效的依據(jù)，只有進行科學高效的會計檔案管理，才能保證會計工作的正常進行，才能實現(xiàn)對企業(yè)不同時期的財務情況的比較，及時發(fā)現(xiàn)各種運行中的偏差。但是有調(diào)查顯示，很多企業(yè)在推行會計電算化初期時缺乏系統(tǒng)的控制管理體系，并且企業(yè)認為采用電算化的形式有丟失會計資料的風險。手工與計算機并行的會計電算化降低了會計核算的效率，給檔案管理帶來了更多困難，也極易造成內(nèi)部會計檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。

2.會計電算化制度缺乏雖然有些企業(yè)為了實現(xiàn)會計電算化的有效實施而制定了相關規(guī)章制度，但是由于人們相關意識不到位、監(jiān)管方面不嚴格等原因，使得這些制度得不到切實執(zhí)行，從而導致在會計電算化的過程中出現(xiàn)問題。更有的企業(yè)甚至都沒有制定相關制度，這給會計電算化的實施制造了更大的問題，嚴重影響企業(yè)財會管理的現(xiàn)代化發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

3.工作人員的職責分工不明確在企業(yè)會計電算化發(fā)展的過程中，為了保證電算化系統(tǒng)的安全使用，增加了維護人員。但是相應的崗位制度并沒有得到制定，導致在會計電算化推行的過程中，職責分工不夠明確，大部分還是在原有職責分工的基礎上演化出來的，難以適應新條件下的電算化分工制度。由于電算化中使用計算機進行財務管理工作，為保證財會信息安全必須實行密碼控制，如果分工不明確，或者由于缺乏嚴格的管理而造成的越權(quán)操作、無權(quán)操作、頂替操作等行為，很容易造成信息外泄，對企業(yè)發(fā)展造成影響。

（三）會計電算化使用過程中操作不當

會計電算化是通過計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的應用，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理的自動化，減輕財會管理工作人員的工作負擔，但同時也為財會數(shù)據(jù)的安全帶來了問題。當在數(shù)據(jù)輸入時出現(xiàn)問題時，會導致賬務明細、總賬、會計報表等出現(xiàn)一系列錯誤，使輸出信息失真，對企業(yè)的發(fā)展造成影響。在輸入操作中出現(xiàn)的失誤主要有：輸入數(shù)據(jù)不正確、輸入程序的篡改、文件的篡改、非法操作和輸出篡改等。電算化系統(tǒng)的自動化、系統(tǒng)化發(fā)展，使得數(shù)據(jù)信息不再用紙質(zhì)作為信息載體，以電子符號代替了手寫數(shù)據(jù)，它的傳遞更加方便快捷，促進了財會管理工作的發(fā)展。但是由于計算機運行具有高速性，程序運行具有重復性，導致在數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、處理和傳輸?shù)倪^程中一旦發(fā)生錯誤，就很難得到改正，且會在系統(tǒng)內(nèi)部迅速蔓延，給多種數(shù)據(jù)文件帶來數(shù)據(jù)失真，嚴重的還會導致系統(tǒng)頻頻出錯。

（四）會計電算化軟件的控制不安全

1.安全性低由于技術(shù)發(fā)展的限制，很多企業(yè)所應用的會計電算化軟件的保密性不高，再加上許多企業(yè)只注重自身經(jīng)濟效益的提高而忽視對用戶會計數(shù)據(jù)的保密，不能對企業(yè)數(shù)據(jù)庫采取相應的安全保密措施，容易造成信息泄露，導致企業(yè)損失。由于會計電算化軟件自身漏洞較多，除了泄露企業(yè)信息外，還缺乏對數(shù)據(jù)的綜合處理和判斷能力，出現(xiàn)允許用戶拖欠賬款的現(xiàn)象，直接造成企業(yè)的財物損失。

2.會計核算的各模塊之間缺乏聯(lián)系在進行最終的會計核算時，需要對總賬、固定資產(chǎn)、工資等各個財務模塊進行核算工作，通過各個模塊之間的聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的自主查詢和轉(zhuǎn)賬等，提高工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。但由于軟件的功能缺陷，導致核算工作的各個模塊之間的聯(lián)系出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)不能順利進行傳遞，從而阻礙會計電算化的發(fā)展。除此之外，由于會計電算化軟件的這種缺點，還會導致子系統(tǒng)直接建立在基礎數(shù)據(jù)上的現(xiàn)象出現(xiàn)，加大工作人員的工作量，造成工作負擔。在此過程中，一旦由于人為原因而導致計算機運行出錯，將會給企業(yè)帶來很大損失。

3.會計電算化軟件的部分功能不符合內(nèi)部控制要求在電算化系統(tǒng)的建立過程中會計電算化軟件可能會有一些贅余的功能，雖然一般不會對整個系統(tǒng)造成影響，但是一旦操作出現(xiàn)問題或者程序受到篡改就會造成系統(tǒng)的失效，丟失系統(tǒng)數(shù)據(jù)，給工作人員造成誤導，并且還會給不法分子帶來可乘之機，造成企業(yè)損失。且由于企業(yè)對自己經(jīng)濟效益的重視，為防止盜版在系統(tǒng)的設計過程中往往忽視用戶數(shù)據(jù)的安全性，或者加密設置不夠完善，而導致在內(nèi)部控制的過程中出現(xiàn)問題。

4.會計電算化軟件的實用性不佳隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，會計電算化軟件也在不斷更新。但是很多企業(yè)在對會計電算化軟件進行購置時，缺乏長遠發(fā)展的意識，造成軟件不能根據(jù)時展的具體情況及時更新，這往往會造成軟件難以適應經(jīng)濟快速發(fā)展的現(xiàn)狀，導致軟件難以發(fā)揮相應的作用，給企業(yè)發(fā)展帶來困難。

（五）會計電算化人員的綜合素質(zhì)不高

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學技術(shù)水平的不斷提高，計算機更新的速度也在不斷加快，這導致會計電算化系統(tǒng)不斷更新，給相關工作人員帶來較高的技術(shù)要求?，F(xiàn)有的企業(yè)會計電算化工作人員必須不斷進行學習，跟上時展，才能實現(xiàn)對電算化系統(tǒng)的良好應用，并進一步實現(xiàn)電算化系統(tǒng)的開發(fā)，促進企業(yè)發(fā)展。然而，在很多企業(yè)中，由于各種原因，并不能實現(xiàn)這一點，造成企業(yè)對會計電算化內(nèi)部控制工作難以貫徹實施，給企業(yè)發(fā)展帶來阻礙。同時由于一些工作人員的職業(yè)道德水平不高，還會造成違法行為的出現(xiàn)，這更加需要企業(yè)加強內(nèi)部控制。

三、加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的相關對策

（一）加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的基礎工作

1.建立完善的會計電算化操作制度通過對問題的分析可以知道，在會計電算化系統(tǒng)實行的過程中，必須注重操作的規(guī)范性，因此必須建立相應的制度。操作制度建立的前提是會計電算化工作人員必須對相關操作內(nèi)容有著全面的學習、認知和了解，并嚴格按照操作內(nèi)容進行操作，在嚴格系統(tǒng)軟件密碼管理的同時，保證密碼的安全性，定期更換密碼。除此之外，在對系統(tǒng)進行操作的過程中，禁止違規(guī)操作和越權(quán)操作的出現(xiàn)，加強計算機使用的管理，禁止操作人員在開機狀態(tài)下離開操作崗位，造成損失。另外，在對計算機進行維修操作時，要保證對維修人員進的工作進行監(jiān)督，切不可大意而造成損失。同時還要保證維修人員的證件齊全，維修工作必須要通過相關部門的審批。建立相關的操作記錄制度，對操作人員、操作時間、計算機故障和維修進行記錄，明確細節(jié)，保證系統(tǒng)安全。

2.完善計算機管理制度在會計電算化工作進行時，必須保證計算機的正常運行，因此計算機的管理也是內(nèi)部控制工作的重點。首先，要對計算機等設備進行定期的維修和保養(yǎng)，保證機房的干凈整潔，排除安全隱患。其次，要對會計相關數(shù)據(jù)做好備份工作，防止由于計算機的故障或者操作失誤而造成數(shù)據(jù)丟失，同時有效防止非法刪除或修改計算機內(nèi)容的操作而造成的會計數(shù)據(jù)的失真。在對磁盤等介質(zhì)所存放的會計數(shù)據(jù)進行處理時更要注意備份工作的實行，并且應當將備份好的數(shù)據(jù)載體放在安全的地方，避免失竊造成的數(shù)據(jù)丟失。再次，要注意計算機在維修和進行軟件更新時一定要通過相關部門的審批，并且做好相關記錄，以保證系統(tǒng)安全。最后，為保證計算機軟件及硬件的正常工作，要進行相應的故障排除工作，采取相應的管理措施，保證數(shù)據(jù)的完整性。

3.完善檔案保存制度在企業(yè)進行會計電算化的過程中，檔案的妥善保存至關重要，企業(yè)內(nèi)部對于所有的會計電算化的檔案要進行分類，按照檔案的重要性確定保密的級別，不同的人事級別對應不同的查閱權(quán)限。在需要借閱會計檔案的時候，要嚴格審查借閱人的身份，確保借閱人具有相應的資格獲取檔案。

（二）慎重選擇會計電算化軟件

在計算機技術(shù)水平不斷發(fā)展的今天，會計電算化不斷推行，會計電算化軟件的好壞直接影響著企業(yè)會計核算工作的好壞。因此在進行會計電算化軟件的選擇時，必須慎重。由于會計電算化軟件直接關系到會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作，因此，在選擇會計電算化軟件的時候要從實用性、安全性、便捷性、可靠性等方面出發(fā)，對各種軟件進行全面了解，通過企業(yè)的實際情況，選擇適合企業(yè)財務管理的會計電算化軟件。

（三）提高企業(yè)會計電算化工作人員的整體素質(zhì)

1.做好考核機制通過考核機制的建立和執(zhí)行，嚴格把關筆試和面試，保證引進人才的技術(shù)水平，為日后的會計電算化工作的良好進行打下基礎。同時對會計電算化工作人員還要進行定期的考核，考核工作人員對于會計電算化相關技術(shù)知識的掌握和了解的程度，確保工作人員知法守法。

2.進行定期培訓企業(yè)在對自己的員工進行定期培訓時，應當保證對專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓，可以通過與大型企業(yè)的交流和合作，進行人才的洽談工作，提高工作人員的技術(shù)水平。同時，還要對企業(yè)的員工的職業(yè)道德進行培訓，通過對法律法規(guī)的宣傳，確保電算化工作的合法、合理、準確實施，避免違法違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高工作人員的整體素質(zhì)。

四、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展，經(jīng)濟水平的不斷提高和市場經(jīng)濟的不斷推行，企業(yè)必須提高自己的市場競爭力來保證企業(yè)的良好發(fā)展。因此，必須加大對電算化水平的內(nèi)部控制力度，實現(xiàn)會計電算化的不斷推行和發(fā)展。通過相關制度的建立，提高工作人員的整體素質(zhì)，促進企業(yè)的不斷發(fā)展。

作者：楊镕華 楊國有 單位：渤海大學管理學院