企業(yè)采購及庫存管理中ERP的重要性

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［摘要］基于公司建設管理信息化ERP系統(tǒng)，通過系統(tǒng)加強了公司采購及庫存管理，助力公司企業(yè)管理提升。通過借助管理信息化ERP系統(tǒng)對采購的過程進行了精細化管理，從采購的源頭物資需求計劃，到采購過程管理再到庫存管理都能可以實時準確的記錄，并做到及時跟蹤，大大提高了生產效率，降低采購人力資源成本，最重要的是降低企業(yè)庫存資金的占用金額。

［關鍵詞］管理；erp系統(tǒng)；采購；庫存

0引言

采購及庫存管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，對于大中型企業(yè)來說無論是大宗原料、材料的采購，還是物資的管理，要靠傳統(tǒng)的手工記賬已經無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。所以某公司從2009年開始借助管理信息化ERP系統(tǒng)對采購的過程進行了精細化管理，提升企業(yè)核心競爭力。

1良好的基礎平臺是提升ERP系統(tǒng)管理重要保障

為實現(xiàn)采購和庫存在系統(tǒng)中的精細和可靠管理，在建立系統(tǒng)之前做好基礎管理工作，必須建立存貨分類和代碼標準，這樣才能對物料統(tǒng)一標準進行管理，其次是對申報的物資計劃統(tǒng)一匯總平衡，庫管員了解全集團的庫存情況，通過平衡后可以快速的調撥所對應物資，在庫存不滿足需求數(shù)量的時候，才進行物資采購。

1．1建立存貨分類與代碼標準

在建設ERP之初首先要制定的就是《物資分類與代碼標準》，對系統(tǒng)存貨統(tǒng)一管理，實現(xiàn)一物一碼，該公司原來有22萬條存貨，通過系統(tǒng)整理為4萬條存貨，將一些重復和冗余的存貨進行整理規(guī)范。如：將石灰石、碳酸鈣、大理石三種存貨統(tǒng)一為石灰石。根據企業(yè)的實際情況制定出符合企業(yè)自己的物資分類與代碼標準，這是全部采購工作的基礎。

1．2物資需求匯總平衡

在物資采購計劃申報后，相關的管理人員對物資需求匯總平衡，根據本次平衡的存貨＋供貨組織匹配貨源清單，如果匹配到貨源屬性為內部的紀錄，則生成凈需求，提交組織為匹配到貨源清單紀錄上的供貨庫存組織，庫管員熟知各庫存組織的物資存儲情況，可以對庫存滿足需求的物資進行物資調撥使用；如果匹配到貨源屬性為外部的紀錄，則生成請購單，需求庫存組織為需求申請單上的需求庫存組織。比如，水泥公司庫存有300噸鋼材，化工分公司并不知道集團其他庫存能滿足需求，但依然填報購買計劃，采購部門也不清楚其他庫存可以滿足需求，重復購買，既造成了采購工作量增加，又占用了資金。通過物資需求匯總平衡，這樣可大大降低多余，避免物資資金占用。

2通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)對采購和庫存的管理

良好的基礎管理平臺建立之后，才是真正通過ERP系統(tǒng)對采購和庫存進行管理，提升管理效率。

2．1實現(xiàn)貨位管理。

通過在ERP系統(tǒng)中實施貨位管理，實現(xiàn)對庫存物資的精準定位，只要在系統(tǒng)內輸入任何一項物資的存貨編碼，就能立即看到本單位和系統(tǒng)內該存貨的名稱、數(shù)量和存放地點，具體精確到庫房和區(qū)、排、層、格、號，這樣既提高了出、入庫的準確性，降低倉儲管理人員的勞動強度，又有利于物資整理，提高勞動效率。原來同一種物資放置在不同的位置上，造成庫管人員尋找困難，公司通過貨位管理后，實現(xiàn)入庫自動匹配存放位置，出庫時庫管員通過系統(tǒng)可以快速定位存放地點，進行出庫。

2．2實現(xiàn)對庫存盤點及調整，做到賬實相符。

在ERP系統(tǒng)中對庫存盤點及調整。對財務數(shù)據、供應鏈數(shù)據和實物數(shù)據進行全面盤點，保證三者數(shù)據的準確統(tǒng)一。根據盤點情況月底做差額調整，方便使用部門查詢實時庫存量并支持數(shù)據共享。在ERP系統(tǒng)中實時出庫，由原來的紙質出庫單改為ERP系統(tǒng)中實時出庫單，物資領用人員只需在系統(tǒng)內填寫所需物資編碼，經相關領導在系統(tǒng)內審批后，直接傳至庫房，物資出庫后，單據及時上傳財務進行核算，既減少了紙質版簽字帶來的不便，又避免了因積壓紙質出庫單出現(xiàn)賬實不相符等情況，為財務適時結賬和當日出報表創(chuàng)造了有利條件。

2．3實現(xiàn)庫存定額預警與庫齡分析

通過核定常用物資的庫存限額，在ERP系統(tǒng)中對安全庫存數(shù)據設置，當實際庫存小于設定的安全庫存時，系統(tǒng)自動報警，提示庫管員申報計劃，上報采購人員采購，既降低庫存資金占用額，又確保生產系統(tǒng)正常運行。通過庫齡分析，可以隨時了解某項物資的存放年限，根據生產的實際需求對積壓的庫存物資進行處理，從而為采購和處理積壓物資提供依據。

2．4調撥管理

通過ERP系統(tǒng)，公司所有人員可以查詢集團公司旗下所以企業(yè)的庫存情況，如有物資需求，可以通過系統(tǒng)查詢并調撥，調撥過程直接在系統(tǒng)中走相應的審批流程，這樣就簡化了調撥人員在不同公司之間找相應管理人員完成簽字手續(xù)才能調撥，大大降低了采購成本，提高了工作效率。

2．5建立物資寄售體系

在ERP系統(tǒng)中設置寄售物資核算體系，在該體系下實現(xiàn)訂單、入庫、出庫等相關單據的錄入，準確記錄各種寄售物資名稱、數(shù)量、價格。適時將出、入庫單據上傳財務部門進行核算。寄售物資體系的啟用，把寄售物資視同自有物資進行核算，強化了對寄售物資的管理。

3ERP系統(tǒng)對企業(yè)采購和庫存管理的重要性

通過在ERP系統(tǒng)中對庫存貨位管理、賬務管理、調撥管理、庫存預警及庫齡分析管理和寄售物資管理，加強了對采購和庫存的管理，保障了生產現(xiàn)場物資的供應，降低了人力和資金成本，提高了工作效率。

3．1實現(xiàn)對采購和庫存的精細化管理

通過ERP系統(tǒng)的管理，可以對采購的物資計劃申報，申報內容、采購供應商和金額、庫存管理、領用管理和調撥管理等每個細節(jié)都做到精細化管理，管理人員對系統(tǒng)的賬務清晰可見，同時方便財務核算，ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)日、月和年賬務結賬，保障了賬務與實物的統(tǒng)一管理。

3．2降低人力成本

在傳統(tǒng)的手工管理模式下，需要很多管理人員，每天對庫房物資管理、庫房盤點和物資出入庫等操作，且物資堆放位置隨意性較大，人員尋找起來困難。通過ERP系統(tǒng)，人員可以很快定位到具體貨位的存放位置，實現(xiàn)對物資的管理，這樣就大大的精簡了人員，降低了人力管理成本。

3．3庫存占有資金成本降低

通過對貨位管理和庫齡分析管理，管理人員可以對冗余的物資合并整理，具體貨物定位在具體位置，管理有章可循，庫齡時間較長的物資進行及時處理，做到保障生產最低需求的最佳庫存要求，大大降底了庫存占用資金，加快了資金的周轉和流動。

3．4生產效率提高

通過對庫存預警，可以對庫存物資進行及時補貨，保障生產系統(tǒng)的供求物資。對于緊急物資的需求可以及時從其他已有該物資的庫房中調撥，加快了物資的供應，降低了采購不及時對生產帶來的影響。

主要參考文獻

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［2］周玉清，劉伯瑩，楊寶剛．ERP原理與應用［M］.北京：機械工業(yè)出版社，2013.

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［4］王眾托．企業(yè)信息化與管理變革［M］.北京：中國人民大學出版社，2001.

［5］吳文釗．企業(yè)信息化行動綱領［M］.北京：機械工業(yè)出版社，2003.

作者：梁金忠 姬愛玲 苗亞飛 單位：陜西北元化工集團有限公司