高校人事檔案精細化管理策略探討

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摘要：高校人事檔案，涵蓋學歷、履歷以及品德等多個方面，是重要的文件資料和個人信息庫，是組織提拔與任用干部的重要依據(jù)，對于高校人力資源管理及整個高校的長遠健康發(fā)展都具有非常重要的作用。與此同時，伴隨著中央對干部的從嚴管理，不斷提升檔案管理水平，推進精細化管理，已然成為各大高校關注的重要內容，也是高校日常運行管理中的一個重要課題。借助精細化管理，不僅可以促進和保障檔案管理的科學性，而且還能夠提升整體的檔案管理質量，可以說現(xiàn)實價值較為顯著。對此，本文著重圍繞高校人事檔案精細化管理相關問題展開研究，包括理論概述、實施要點以及有效策略，意在為高校人事檔案的精細化管理提供有益借鑒和有效參考，能夠為高校的人才儲備與干部隊伍而提供有效的服務。

關鍵詞：高校；人事檔案；精細化管理；意義；策略

在高校的建設與發(fā)展過程當中，人事檔案工作必不可少的同時，也發(fā)揮著極其重要的作用。尤其是在新形勢之下，高校人事檔案管理更是變得越來越重要。基于人事檔案工作，不僅能夠有效收集、整理與展示現(xiàn)有教職工的基本情況，為高校有序、有效地開展人力資源管理及其優(yōu)化配置做出有益的指導和幫助，還能夠為高校的建設與發(fā)展積累豐富而寶貴的基礎資料，能夠涉及教學、科研及教師隊伍建設等方方面面，這些來源于檔案管理的信息資料，能夠為整個高校的建設發(fā)展而提供多元而有效的服務。當然，不可否認的是，在實際運行過程當中，高校人事檔案管理仍然面臨著一定的問題，尤其是精細化的一些理念在具體實踐過程當中還得不到有效的貫徹與落實，由此也就直接影響了高校人事檔案應有價值的發(fā)揮。對此，為了進一步發(fā)揮和突顯高校人事檔案管理的作用和價值，就必須探究和實施有效的管理策略，尤其是精細化管理的研究和實施。

一、高校人事檔案精細化管理的意義

伴隨著我國高等教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展以及高等院校招生規(guī)模的不斷擴大，教職工人數(shù)的不斷攀升，外聘人員不斷增加，人才流動越發(fā)頻繁等等，對于高校人事檔案管理工作帶來了一定的難度。對此，新時期高校應創(chuàng)新人事檔案管理工作，著力于構建與推進精細化管理，以更好地為高效管理、教學管理以及人事決策等提供服務。然而，反觀傳統(tǒng)的高校人事檔案管理模式，陳舊且單一，管理上也比較粗放，缺乏靈活性的同時，也制約其有效性的提升。相對應來講，高校人事檔案精細化管理，旨在通過強調和突出精細化來達到精確化實施并提供精準化服務，現(xiàn)實意義也比較明顯。

1.有助于提升人事檔案管理的科學性對于當代高校而言，正如上文所述，所面臨著的工作量及工作要求越來越高，而借助傳統(tǒng)管理模式和辦法，難以克服現(xiàn)實不足，同時也無法收獲應有成效。相對應來講，基于精細化管理，能夠在全新而精準化的視角規(guī)范之下，進一步優(yōu)化高校人事檔案管理的每一個工作步驟和環(huán)節(jié)，對高校人事檔案管理過程中各個工作階段及任務加以科學規(guī)劃與詳細分工，不斷完善高校人事檔案管理的流程，繼而將高校人事檔案管理的功能及特長做以最大化發(fā)揮的同時，使其更為科學與規(guī)范，即更具科學性。

2.有助于增強人事檔案管理的規(guī)范性目前，很多高校的人事檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，比如在資料搜集與整理過程當中，資料不全、缺失等問題較為突出，而且整理分析也不夠規(guī)范等，由于整體上的規(guī)范性缺失，使得高校人事檔案管理應有的作用得不到發(fā)揮，信息不夠完整也不夠全面，參考價值明顯不足。而通過精細化管理的實施，能夠進一步針對資料收集整理過程當中的規(guī)范性缺失問題加以有效解決，尤其是能夠根據(jù)人事檔案管理的實際情況來及時有效地構建管理流程，并做好管理制度的制定及對每個工作環(huán)節(jié)詳細規(guī)定的說明等，最終能夠使得高校人事檔案管理工作者有制度和有流程規(guī)定可依的同時，能夠在這樣規(guī)范化的框架下開展工作，這就有效避免了管理工作的盲目性與隨意性，基于這種規(guī)范性的存在，也為其有效性得以實現(xiàn)與提升開啟了一個良好的開端，或者說提供了一個有效的保障。

3.有助于提高人事檔案管理的效率結合現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作的實踐來看，很多高校目前仍然采用較為原始、傳統(tǒng)的方法來進行人事檔案管理，雖然說某些傳統(tǒng)優(yōu)秀可借鑒的管理工作經(jīng)驗有所傳承和保留，但是某些管理辦法已經(jīng)不符合新時期新情況以及新需求，尤其是達不到新時期管理效率的要求，這些管理方式是亟需改進或淘汰的。舉例來講，一人多角、一人多責的情況仍有較為普遍，即在具體的人事檔案管理過程當中，既扮演著保管者的角色，而且也擔負著檢索、儲存等職責，這種完全由管理人員親力親為的工作模式，缺乏分工與協(xié)作，繼而也勢必影響整體管理效率的提升。而通過實施精細化管理，則對于高校人事檔案管理過程中各工作的流程及職責等等，都給予了明確的規(guī)定，而且強調以信息化為基礎來促進和保障精細化，通過引進信息化設備與方式，推動人事檔案信息化管理水平的提升，最終也就使整個人事檔案管理的效率及質量有了大幅提升與可靠保障。

二、高校人事檔案精細化管理的要點

在實施與推進高校人事檔案精細化管理之前，我們有必要準確把握其要點，而這里所講的要點，我們也可以將其看成是高校人事檔案精細化管理的特點或功能?？傮w來講，結合筆者對高校人事檔案精細化管理的認知，其要點有四個，即：完整收集、準確鑒別、有序整理、安全保管。

1.完整收集高校人事檔案管理工作是一項極具系統(tǒng)性、復雜性的龐大工程，這一方面來源于人事檔案信息本身所具有的的多維度與多內容的突出特征，另一方面也來源于人事檔案管理工作本身對于高校建設與發(fā)展所具有的價值和作用。所以說，為了能夠切實實現(xiàn)與提升高校人事檔案管理的效率與質量，使高校人事檔案能夠較為全面而真實地反映一個人的全貌，盡可能地做到“見檔如見人”，就離不開準確、及時、全面、完整收集檔案信息環(huán)節(jié)。換言之，只有在強大、準確而及時的數(shù)據(jù)信息收集的支持之下，才能夠實現(xiàn)與提升數(shù)據(jù)信息背后的價值，也才能夠實現(xiàn)高校人事檔案管理應有的作用。而這，完整收集，也正是高校人事檔案精細化管理工作的第一個要點。當然，為實現(xiàn)完整收集，高校人事檔案管理人員就需要進行多方合作，聯(lián)合督導、教務、科研及各學科系部等管理部門，在明確歸檔材料收集范圍的基礎之上，將科研項目與教學成果為著力點，盡可能地多掌握、了解形成人事檔案材料的信息，最終實現(xiàn)對信息材料的完整收集。與此同時，某些高校在進行人事檔案信息收集過程當中的一些優(yōu)秀經(jīng)驗也值得借鑒與參考，其中就比如“內部+外部”收集、“橫向+縱向”收集相結合的模式，這樣不僅可以提升收集的效率，還能夠增強收集的完整性與科學性。

2.準確鑒別高校人事檔案管理所接觸到的信息數(shù)據(jù)數(shù)量龐大，而且存在動態(tài)變化，需要及時跟進與改正，另外還有真?zhèn)?。所以說，高校人事檔案管理工作要能夠進行準確鑒別，這是工作的內在要義之一。而通過高校人事檔案精細化管理，則有助于實現(xiàn)對檔案信息材料的準確鑒別。換言之，借助精細化管理，可以幫助和促進高校檔案管理更好地實現(xiàn)取材有據(jù)、舍材有理、去偽存真等。由此來看，精細化管理不僅僅是一種更加精準、細致的工作方法，更是一種嚴謹、負責的工作態(tài)度。而這種工作方法與工作態(tài)度，值得每位高校人事檔案管理工作人員所繼承和發(fā)揚。

3.有序整理在經(jīng)過以上兩點工作之后，則開始進入到對信息數(shù)據(jù)的整理階段。而這種階段，也正是通過整理最終形成科學的人事檔案資料庫的重要過程。結合高校人事檔案管理的跟本要求或者是目的來看，都是為了能夠將這些所收集信息更為規(guī)范化、條理化以及系統(tǒng)化。然而，傳統(tǒng)檔案管理工作較為粗放，難以達到預期要求和目的。相對應來講，基于高校人事檔案精細化管理，依據(jù)具體而明確的要求與制度，可以更好地實現(xiàn)有序整理，有助于做到分類準備、目錄清楚以及編排有序等。

4.安全保管在對數(shù)據(jù)材料進行完整收集、準確鑒別以及有序整理之后，也就基本完整高校人事檔案匯總工作了。接下來，則是要對這些人事檔案信息進行安全保管。當然，在保管的過程當中，相關管理者要自覺而嚴格地遵守國家相關法律法規(guī)之各項規(guī)定，遵從校內各項規(guī)章制度，以此來開展工作，對人事檔案信息進行科學、安全而周密的保管。另外，在新時期信息化社會當中，一方面要有序推進檔案管理的信息化，但另一方面也要跟進相關管理工作，尤其是要定期對系統(tǒng)進行檢測，防止安全漏洞等，以始終保障人事檔案信息處于安全的環(huán)境之中。

三、高校人事檔案的精細化管理策略

伴隨著時代的發(fā)展與進步，對于高校人事檔案管理工作而言，同樣是機遇與挑戰(zhàn)并存。其中，傳統(tǒng)管理模式和方法較為粗放，難以適應新時期高校檔案管理的新要求。但是一些新的理念、技術和方法的出現(xiàn)，又為高校人事檔案管理提供了新的發(fā)展機會與思路。其中，精細化管理，則是高校人事檔案管理的一個不可逆的潮流和趨勢。

1.加強制度與管理標準化建設正所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓?！比绻f當前高校人事檔案管理面臨物質條件不足且短時期難以得到全面改善、有效提升，那么我們必須將尋求突破與發(fā)展的目光更多的著眼于相關非物質條件之上，即著力于提升高校人事檔案管理的軟實力，更進一步來講則是要加強制度與管理標準化建設，為檔案管理者更好地開展工作提供指導的同時，嚴格規(guī)范各項工作及各環(huán)節(jié)流程，基于精準化管理來降低工作隨意性與盲目性的同時，更好引領高校人事檔案管理工作水平的進一步發(fā)展與提高。具體來講，比如可以建立人事檔案管理制度、崗位責任制度、保密制度以及材料收集制度等等。同時，還可以對高校人事檔案管理者按照權、責、利相統(tǒng)一的原則來進行責任劃分，以此來保障和促進每位工作人員都能夠在明確自身崗位職責的基礎之上，合理、有序而有效地開展自身工作。另外，要制定和實施對應負責制，基于環(huán)環(huán)相扣的方法與精準化的流程設計，來明確崗位職責的同時，能夠準確追查。比如，教職工對本人所填報的檔案信息負有職責、人事管理部門對人事材料鑒別、轉送、收集、歸檔負有職責；人事檔案管理者對人事材料的保存、整理、保管等負有職責。基于以上設計，可以使各環(huán)節(jié)人員都能夠成為高校人事檔案的建設者、管理者以及貢獻者，可大幅激發(fā)與提升工作的積極性，反過來更好地推進高校人事檔案精細化管理工作的規(guī)范 有序。

2.加強宣傳以提升全員檔案管理精細化意識在新時期中央明確提出要從嚴管理人事檔案的新形勢之下，高校人事檔案管理工作更應率先做好表率與帶頭作用，提高自身政治站位，不斷解放思想，立足深化改革，開辟管理新載體，創(chuàng)新管理新方式，大力宣傳以提升全員檔案管理精細化意識，特別要讓學校教職工充分而深刻地認識到人事檔案管理工作及精細化管理的價值與作用，讓他們了解到人事檔案管理工作與其個人切身利益息息相關的同時，能夠加以重視，積極配合高校檔案精細化管理的各項工作，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率與質量。當然，更為重要的是對于高校人事檔案管理者自身而言，要對精細化管理意識與理念進行深入分析與充分理解，要將精細化管理意識內化于心、外化于行，即能夠在充分理解精細化精神理念的基礎之上，能夠將其貫徹落實于工作實踐。另外，對于高校相關領導而言，也要對人事檔案精細化管理給予充分的重視，進而加強這方面的宣傳與教育，使每位教師工都能夠認真而積極地參與其中，為檔案的精細化管理提供更多的人力與智力支持。

3.不斷提升人事檔案管理者的精細化管理水平人事檔案管理工作能夠有序、有效開展，與管理者自身的素質水平有著直接聯(lián)系。換言之，為了構建與實現(xiàn)高校人事檔案的精細化管理，就必須要不斷提升人事檔案管理者的精細化管理水平，需要構建一支專業(yè)型、復合型的管理隊伍，只有既懂得檔案學理論、方法與技術，還能夠具備善于利用計算機技術來推動高校人事檔案精細化管理工作更好開展的實踐意識和能力。具體來講，要配備政治過硬、堅持原則以及服務意識強的專職檔案管理人員，同時還應該具備不斷學習檔案管理標準和更新的條例、有計劃實施專業(yè)化與科學化的培訓、努力掌握較高水平專業(yè)理論和能力素養(yǎng)的強烈意識和良好能力。為此，高校應當加強培訓投入，為檔案管理人員提供外出參觀學習、交流培訓的機會，以進一步提升檔案管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務水平。當然，還需要特別強調的是，除了要從技術和專業(yè)化教學方面來加強對高校人事檔案管理者的培訓，還要注重對其進行精神方面的培訓，即使其養(yǎng)成并保持愛崗敬業(yè)精神，具備高尚的品格，能夠坐得住身、靜下心來，并且具有淡泊名利、無私奉獻的職業(yè)觀，只有如此才能夠有效開展人事檔案精細化管理工作。總而言之，高校人事檔案的精細化管理是一項極具現(xiàn)實意義的研究，是高校人事檔案管理工作立足當下、面向未來有效、高質發(fā)展的一個有效途徑。為進一步促進和實現(xiàn)高校人事檔案的精細化管理，除了本文所提到的要加強制度與管理標準化建設、加強宣傳以提升全員檔案管理精細化意識、不斷提升人事檔案管理者的精細化管理水平以外，對于每位管理者甚至是對于全體教職工而言，都應該為高校人事檔案精細化管理的實現(xiàn)而建言獻策，而努力付出，不斷開創(chuàng)新時期高校人事檔案工作新局面。

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作者：楊立 單位：湖北中醫(yī)藥大學人事處