教學秘書在高校教學管理中的作用
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在高校，教學秘書擔任著教學管理各方面的政策傳達、教務(wù)管理、考務(wù)管理、學生學籍管理、教學檔案建設(shè)以及一些其它方面的相關(guān)工作，是保障各個院系日常教學工作井然有序的重要工作崗位。
為全面提升教學質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量，我國高等院校從過去的規(guī)?；ㄔO(shè)逐漸轉(zhuǎn)化成內(nèi)涵式建設(shè)。高校教學管理的基本內(nèi)容可以歸納為“四大管理”和“九大建設(shè)”?！八拇蠊芾怼狈謩e為：教學計劃管理、教學運行管理、教學質(zhì)量管理與評價、教學基本建設(shè)管理；“九大建設(shè)”：學科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實驗室建設(shè)、實踐教學基地建設(shè)、學風建設(shè)、教學隊伍和教學管理制度建設(shè)。這一切活動都緊緊圍繞著“教學”這個中心而依次開展，在整個教學過程中，教學秘書對各項教學工作的安排和教學活動彼此之間的協(xié)調(diào)是必不可少的。[1]高校教學秘書的工作職責在于執(zhí)行教務(wù)處和院（系）領(lǐng)導(dǎo)的指示，按照日常教學管理制度，在一定的教學管理原則下，運用適當?shù)墓芾矸椒ǎM織和協(xié)調(diào)各項教學活動，為順利完成教學任務(wù)和實現(xiàn)教學目的提供必要條件，并對教學過程中形成的各類教學資料進行歸納、整理、統(tǒng)計和保存以形成教學檔案。高校教學管理是繁雜多變的各項事務(wù)性工作的匯總，它涉及面廣、種類多、工作性質(zhì)特殊，對教學秘書的要求也是相當高的。首先，準確、科學地安排教學課表是各院系教學秘書每學期初的首要任務(wù)，也是保證教學計劃合理運行的重要環(huán)節(jié)；其次，教學秘書必須依據(jù)學校人才培養(yǎng)方案，參與制（修）定、匯編各專業(yè)教學大綱并協(xié)調(diào)購買和更換各年級各專業(yè)的教材，使學生能夠有效的學習和掌握各專業(yè)知識，按照循序漸進的教學原則培養(yǎng)學生的各項能力，以全面提升學生的綜合素質(zhì)；然后，教學秘書還要定期或不定期的組織和安排各類教學檢查、教學評估、教學各環(huán)節(jié)間協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、學生考試安排、協(xié)調(diào)監(jiān)考老師、制定教師培訓計劃等；[2]再次，教學秘書還應(yīng)及時對學生的成績進行整理和上傳，合理安排各類考試和補考事宜，形成學生的檔案和學籍信息；最后，教學秘書必須在各教學環(huán)節(jié)中及時收集、歸納和整理各方面教學成果，匯集成教學檔案，以保證各項教學活動能夠合理存檔和溯源。
二、教學秘書在高校教學管理中的作用
1、教學秘書是組織和安排教學工作的協(xié)調(diào)者
高校教學秘書能夠?qū)W校和教務(wù)處的各項指示及政策及時傳達給院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學生，同時將廣大師生的工作情況、意見和建議向上級部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報，做到上傳下達，合理協(xié)調(diào)各部門領(lǐng)導(dǎo)、教師、學生之間的相互關(guān)系，對教學過程隨時出現(xiàn)的各種情況及時處理并上報。例如：各高校要培養(yǎng)大學生多方面的綜合能力，就需要不同院系之間跨專業(yè)、跨學科的進行相互配合和協(xié)作，這就要求教學秘書能夠合理協(xié)調(diào)其它院系的授課教師和外聘教師，及時安排課程調(diào)換，以避免教學事故的發(fā)生。由于教學秘書是高校教學管理最基礎(chǔ)的一個環(huán)節(jié)，是教學管理具體工作的實施者，是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示和決策，因此教學秘書必須“對事不對人”、“對公不對私”，處理事務(wù)要公平、公正，正確傳達領(lǐng)導(dǎo)意思，不偏袒、不徇私。
2、教學秘書是教學檔案的建設(shè)者
教學秘書的工作是瑣碎、復(fù)雜的，從教學活動的不同角度和各個環(huán)節(jié)出發(fā)，每天要收集大量的教學文件、各類教學文本，還要收集和裝訂學生的試卷、畢業(yè)論文。很多教學資料信息都具有很強的時效性，這些教學資料不僅對過去具有收藏價值，對現(xiàn)在具有指導(dǎo)意義，更是對未來具有參考價值，對各環(huán)節(jié)教學工作具有良好的指導(dǎo)和借鑒意義，更是本科教學評估的原始素材。作為教學秘書，必須及時、準確、高效的收集和匯總各類原始的教學信息和資料，建立教學檔案。
3、教學秘書是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手
高校教學秘書在一定程度上是各院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，他們需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)落實各項已制定的教學政策和措施，并對實施過程進行監(jiān)控和協(xié)助管理。對于需要及時處理的相關(guān)事務(wù)，教學秘書必須全面、客觀、準確的收集不同層面的信息，匯報學院領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任和相關(guān)教師，合理提出自己的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)和教師參考和決策；在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排部署教學活動時，教學秘書要對事態(tài)的發(fā)展具有前瞻性和預(yù)見性，對容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)要有準備和安排，充分考慮多方面的因素，對相關(guān)教學活動要有應(yīng)急解決方案，以防止意外的發(fā)生；教學秘書還要積極配合院系領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學管理事宜，使各項教學活動合理運行。
三、現(xiàn)階段高校教學秘書工作面臨的困境
1、工作壓力大，易產(chǎn)生心理負擔
隨著高校規(guī)模的不斷擴大，學生人數(shù)日益增多，教學秘書的工作壓力也越來越大，從而導(dǎo)致他（她）們的心理負擔加重。高校教學秘書工作包含了整個院系教學方面的所有事宜，每天需要處理的事務(wù)多種多樣，不但要處理日常教學管理工作，保證教學活動的順利進行，還要處理各類突發(fā)事件，考慮師生的各種特殊情況，兼顧院系的根本利益。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分高校的院系只配備一名教學秘書，他（她）們要面對幾十名教師，幾百名甚至上千名學生，所有的教學管理事務(wù)都由教學秘書一人來協(xié)調(diào)和完成；他（她）們不僅要為教師提供各種繁雜的服務(wù)，而且還要為學生提供大量的學習信息，同時為行政領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢幫助、建議梳理、信息采集、資料匯編、報表統(tǒng)計等各式各樣的工作；過程中教學秘書需要能夠迅速進行角色轉(zhuǎn)換，在遇到緊急情況時及時采取恰當?shù)姆椒ê痛胧┨幚韱栴}，時常加班加點，稍有不慎便會出現(xiàn)教學事故，在如此高強度的工作壓力下，很容易造成教學秘書心理上的負擔和陰影。而且，常年在平凡的崗位上工作，教學秘書因得不到重視引起的自卑情緒，不被同事和學生理解的抑郁情緒，缺少短期和長期職業(yè)規(guī)劃引起的迷茫情緒，害怕出錯導(dǎo)致的焦慮情緒，政治待遇、職稱評定和利益分配等方面缺乏公平和合理造成的不平衡情緒等，由于沒有相關(guān)的激勵和鼓勵政策，如果不能及時緩解和釋放這些不良情緒，日積月累造成對職業(yè)的不認同和倦怠心理，很容易使教學秘書產(chǎn)生心理疾病。
2、教學秘書培訓、學習的機會較少
在高等院校，教師一直是處于核心地位，學校的各方面政策和資金投入都是傾向于教師，各類學習培訓、出國深造、訪學交流活動多半以教師為主角，由于其他人員（行政人員或是教輔人員）的工作性質(zhì)定位上都是服務(wù)于師生，因此獲得的機會少之又少，當然教學秘書也不例外。時代在進步，作為教學管理不可或缺的一部分，高校在教學秘書教學管理方面的培訓學習經(jīng)費和機會幾乎沒有，也沒有提供政策上的支持，致使高校教學秘書只能憑借自身的經(jīng)驗開展各項工作，閉門造車。
3、薪資待遇和職稱評定方面和教師差異性大
教學秘書的這個工作崗位具有特殊性，它不屬于教師，卻比教師承擔著更為復(fù)雜的教學責任，然而在薪資待遇、福利方面和教師具有較大的差異。隨著高校招聘要求的提高，大部分高等院校中的教學秘書都是一些高學歷的人員，剛?cè)肼殨r自身起點和教師崗入職人員無異，都處在同一起跑線，然而因為所從事的崗位性質(zhì)不同，經(jīng)過幾年之后，教學秘書崗位和教師崗位人員彼此之間的差異性越來越突出。教師在薪資待遇和津貼方面都比其他崗位的工作人員更具優(yōu)越性，學校的各方面福利也都傾向于教師系列；在職稱評定方面，教師崗職稱指標名額明顯比教學秘書要多，評定標準也相對寬松。例如：教師崗在評定中級職稱的標準是完成一定的教學工作量、發(fā)表具有一定級別的文章、申請教學改革和教學科研基金項目即可，但教學秘書的職稱評定每所高校給予的標準不一。經(jīng)調(diào)查，某些高校人事處將教學秘書崗位設(shè)置為“其他專業(yè)技術(shù)崗位”，屬于教學輔助人員，在評定職稱時教學秘書必須公開發(fā)表八萬字的文章或著作并申請一些科學研究基金項目，然而對于教學改革基金項目學校則不予認可。眾所周知，教學秘書的工作性質(zhì)具有事務(wù)性和服務(wù)性，除了處理日常的教學管理事務(wù)之外，還要處理各類意外的突發(fā)事件，根本沒有任何多余的時間和精力達到如此嚴苛的職稱評定標準和要求。由于教學秘書沒有行政級別，基本工資和績效工資都和職稱密切相關(guān)，長此以往，由于工作性質(zhì)差異幾年后的工資待遇懸殊，導(dǎo)致教學秘書地位不高。大部分高校不能從制度和政策上對教學秘書給予足夠的支持和激勵，對于教學秘書這個特殊崗位沒有合理的晉升制度和評價機制，嚴重挫傷其工作積極性。
四、如何高效發(fā)揮教學秘書在教學管理中的作用
1、科學對待教學秘書工作，合理定位
高校要提升教學質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量，必須科學合理的看待教學秘書對教學管理的作用，教學秘書是一個特殊且極其重要的崗位，并非想象中簡單的重復(fù)一系列事務(wù)性工作，要充分給予教學秘書工作的專業(yè)肯定和認可。同時教學秘書自身也要不斷調(diào)整工作態(tài)度和心理素質(zhì)，對待工作問題不驕不躁，不懂多詢問；對待繁雜工作時分清主次，有條不紊的開展；遇到同事和學生的誤會和誤解時要及時舒緩情緒，調(diào)整心態(tài)，不斷強大自己的內(nèi)心和承受能力；在面對突發(fā)事件時要冷靜沉著應(yīng)對，多和其他院系的教學秘書溝通交流，吸取所長。教學秘書應(yīng)清楚自己的工作能力和溝通水平，認準自己的定位，注意自己的說話辦事態(tài)度，以“服務(wù)于師生”為宗旨，工作中要任勞任怨，正確發(fā)揮“秘書”的作用，以達到提高教學質(zhì)量、改善教學環(huán)境、增進師生關(guān)系的效果。教學秘書是高校中一線教學管理人員，為保障教學秩序的順利運行向廣大師生提供教學管理服務(wù)工作，應(yīng)該不斷培養(yǎng)“以人為本”服務(wù)意識和責任心，服務(wù)于師生、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于教學，從而服務(wù)于學校。
2、充分利用電子信息技術(shù)提高工作效率
社會目前已進入電子信息化時代，教學秘書也應(yīng)從單一的紙上辦公轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)計算機辦公模式，在教學檔案建設(shè)和管理環(huán)節(jié)應(yīng)充分運用現(xiàn)代化的電子信息手段，改善以往工作過程中的亂、差、慢情況。尤其是在學生的成績管理環(huán)節(jié)，各高校目前已采用教務(wù)管理系統(tǒng)，因此教學秘書要及時提醒廣大師生及時進入教務(wù)系統(tǒng)進行成績的錄入和查詢，以便盡早的進行補考安排和考試準備；各教學秘書還應(yīng)將人才培養(yǎng)方案中的授課計劃錄入教務(wù)系統(tǒng)之中，提醒各位教師及時查看和提出修改建議，以便在進行課表編排和調(diào)整；教學秘書要熟練掌握和運用各種計算機辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)等，進行教學管理過程中的各類表格設(shè)計、圖表統(tǒng)計等工作，通過電子郵件完成教學資料的傳送發(fā)放工作，從而提高教學管理工作的效率。
3、加強培訓學習，建立獎懲制度，提高教學秘書工作積極性
高等教育改革勢必會引起各高校人才培養(yǎng)方案、教學模式、教學管理方法等的變革，為了適應(yīng)這一改革措施，各院校必須加強教學秘書的培訓學習和對外交流，讓他（她）們能夠互相討論、交流、學習其他院校教學管理的經(jīng)驗和技術(shù)，取長補短，不斷提高自身的工作能力和水平，更好的為自身院校服務(wù)。另外，高校還應(yīng)對各院系教學秘書進行考核和評價，建立適當?shù)莫剳痛胧?，對于工作能力、責任心較強的教學秘書，充分給予一些政策和待遇方面的獎勵；對工作能力較差的教學秘書，同時也要給予一定的懲罰，督促他（她）們及時改正，認真工作。綜上所述，教學秘書既是教務(wù)管理的具體執(zhí)行者、實施者，又是各項教學活動的組織者、安排者，同時還是教務(wù)處與各院系之間、教師之間、師生之間開展教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、組織協(xié)調(diào)、改善各類關(guān)系的作用。因此，高校應(yīng)不斷提高教學秘書的能力和素質(zhì)，最大限度的發(fā)揮主觀能動性，全面提升教學管理水平。
作者：穆亞榮 單位：陜西學前師范學院
