軌道交通檔案管理探索實踐

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摘要：如何將檔案管理工作與快速發(fā)展的軌道交通運營工作相匹配，充分發(fā)揮檔案在運營管理、維護維修中的作用，已成為運營檔案管理工作中急需研究并解決的一個重點。本文以南寧軌道運營公司檔案管理為例，針對軌道交通檔案管理現(xiàn)狀，提出了軌道交通檔案管理新思路，并就做好軌道交通檔案管理提出具體舉措。

關鍵詞：軌道交通檔案；檔案管理；實踐探索

概述

南寧軌道運營分公司由2016年的單線運營發(fā)展到現(xiàn)在的3線網(wǎng)絡化運營。截至2019年，南寧軌道交通開通運營中的線路有3條，線路總長81千米，全年線網(wǎng)總運營里程772萬列千米，為南寧市民、乘客營造了方便、快捷、準點、舒適、安全的地鐵乘車環(huán)境。與此同時，如何將檔案管理工作與快速發(fā)展的軌道交通運營工作相匹配，充分發(fā)揮檔案在運營管理、維護維修中的作用，已成為運營檔案管理工作中急需研究并解決的一個重點。

1軌道交通檔案管理工作現(xiàn)狀

南寧軌道交通集團有限責任公司檔案室成立于2010年，配備了專職檔案員負責檔案管理工作，并成立了以董事長為組長，分管領導為副組長的檔案工作領導小組，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。全集團公司形成了完整的四級檔案管理網(wǎng)絡體系，并在2012至2019年公司連續(xù)8年一次性通過南寧市檔案局組織的南寧市企事業(yè)單位檔案年度檢查，其中2015至2019年連續(xù)4年的檢查結果為“優(yōu)秀”等級。為發(fā)揮檔案在運營管理中的信息服務支撐作用，實現(xiàn)檔案的有效利用，公司的檔案管理架構全面提升，其中運營分公司也在2020年成立了獨立的檔案科室。

2軌道交通檔案管理存在問題

2.1人員配備不科學

檔案專業(yè)人員在檔案管理崗上占比較少，人員配備上不科學不完善。分公司兼職檔案員專業(yè)不一，業(yè)務水平差距較大，導致出現(xiàn)部分材料在移交歸檔時，材料整理不規(guī)范，待移交材料保管場地不合格等問題，影響了運營檔案管理的整體水平。

2.2信息化建設緩慢

因人員構成所局限，在檔案信息化建設推進過程較為緩慢，現(xiàn)有檔案系統(tǒng)僅滿足現(xiàn)有的檔案利用，且在檔案利用某些方面仍然采用紙質材料流轉方式，與飛速發(fā)展的現(xiàn)代化信息建設仍有一定差距。

2.3工程檔案管理方式滯后

軌道交通項目是一個龐大的系統(tǒng)工程，建設周期長，從開工到運營一般需4～5年，這在一定程度上增加了竣工資料的收集整理難度。目前，南寧軌道交通運營分公司接收的1號線竣工檔案僅有44個標段，尚有23個標段未移交運營分公司。1號線竣工資料的審核進度較慢，接收工作較為被動。已接收項目竣工檔案移交運營單位較晚，線路接管與相關檔案接管存在較長的真空期，導致在運營線網(wǎng)、設備維護及給線路的管理工作等方面造成了一定影響。由于軌道交通項目的建設和運營分工界面明確，運營公司基本不參與項目檔案的編制工作，導致運營公司被動接受檔案，在接受時間上存在滯后現(xiàn)象且無法在檔案形成過程中對檔案質量進行把控，工程檔案接收質量不高，一定程度上不能滿足運營管理的工作需求。

3檔案管理工作新思路

3.1建立檔案工作新格局

根據(jù)工作實際需要，為加強運營分公司檔案管理工作，檔案管理部門將持續(xù)按要求做好本公司的文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管分公司各類檔案并提供利用，開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務交流、人員培訓等；把檔案信息化納入分公司信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案管理實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導。

3.2整合檔案管理新資源

建立以檔案管理部門為主導、各部門（中心）密切配合、檔案管理部門集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構。檔案管理部門將統(tǒng)籌規(guī)劃，支持和鼓勵打破部門分割，整合不同部門、各類檔案資源。

3.3推進檔案管理新進程

將把數(shù)字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好地為公司領導決策、管理提供參考。

4多措并舉，開展多種實踐

為解決檔案工作中的難點、痛點，南寧軌道交通運營分公司檔案管理部門積極創(chuàng)新，基于檔案管理現(xiàn)狀，進行了一系列管理新實踐，取得了較好的效果。4.1構建權責明確的組織體系將分公司的檔案管理實行“統(tǒng)一領導、分級管理、集中保管”的管理體制，同時，公司領導對檔案工作也高度重視，按照“三納入”的管理要求將檔案工作納入到分公司工作計劃，納入到領導工作議事日程，納入到分公司人員的經濟責任制和崗位責任制，為南寧地鐵運營安全平穩(wěn)有序發(fā)展做好保障。

4.2完善檔案管理規(guī)章制度

結合分公司檔案工作實際，先后編制了《南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司檔案管理辦法》《南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司檔案歸檔范圍和保管期限》《南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司大事記匯編制方案》及《關于規(guī)范南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司文件資料銷毀工作的通知》等規(guī)章制度，具體明確了竣工檔案移交的標準，規(guī)定了檔案材料交接的工作流程，包括竣工檔案移交時間、格式表單、內容、方式和手續(xù)辦理要求等，使竣工檔案接收工作有章可循，走上規(guī)范化管理軌道，更好地適應了運營管理要求并初步形成了一套符合南寧軌道交通特點的運營竣工檔案接管操作程序。通過制定規(guī)章制度、下發(fā)工作通知等形式進一步規(guī)范了各類檔案的收集、整理、借閱、保管、保密等管理工作，明確了兼職檔案員工作職責、檔案資料的歸檔范圍及整理要求，實現(xiàn)了運營分公司檔案工作的制度化、規(guī)范化管理。

4.3強化檔案管理隊伍建設

檔案管理能否高效與檔案隊伍綜合素質密切相關，針對兼職檔案人員專業(yè)度不高、材料收集不規(guī)范等問題，運營分公司檔案管理部門進行了多次深入一線的調研工作，通過多次前往一線生產中心開展檔案交流座談、走訪工班、檢查檔案材料保管現(xiàn)場等方式，修訂了《南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司檔案歸檔范圍和保管期限》，保證了檔案管理制度的可操作性。二是開展多樣化檔案培訓工作，將檔案培訓列入檔案管理部門職責范圍，在資金及工作方式上給予檔案培訓絕對的支持。以外聘專家、專職檔案人員外出學習、專職檔案人員外出學習轉內訓等多種培訓方式使分公司檔案人員對檔案整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)有了更深的了解，對電子檔案管理和檔案數(shù)字化工作有了規(guī)劃和目標，為下一步提高機關檔案工作管理水平提供了技術保障，對檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化，加強檔案工作建設起到了積極的推動作用。三是通過信息化手段組建分公司兼職檔案人員隊伍，將檔案管理工作要求鑲嵌入地鐵運營各項工作中，通過自身素質能力的提升，培養(yǎng)復合型檔案人員隊伍。

4.4大力推廣檔案宣傳工作

南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司檔案管理部門全面創(chuàng)新，結合國際檔案日，開展一系列檔案宣傳工作，包括檔案現(xiàn)場宣傳、檔案知識競賽、參觀廣西壯族自治區(qū)檔案館、檔案專題講座等形式多樣的系列活動。在分公司檔案宣傳周期間，共計分發(fā)檔案宣傳折頁上千余份，百余人以各種形式參與到檔案宣傳周活動中來。通過微信公眾號、釘釘宣傳群、內刊等多媒體形式，全面報道檔案宣傳周工作進展，做到了檔案宣傳效果全覆蓋。在檔案宣傳工作中，結合實際，將檔案基層業(yè)務與分公司思想政治與意識形態(tài)黨建工作相結合，極大地提升了分公司檔案管理人員的職業(yè)認同感，以點帶面，增強了員工檔案意識，宣傳檔案工作價值，營造全公司關心支持檔案工作的良好氛圍。

4.5推動檔案信息化進程

一是結合辦公OA系統(tǒng)，優(yōu)化了文書檔案收、發(fā)文材料的在線對接，實現(xiàn)了電子文件自動分類等功能。二是通過移動設備提供分公司級別的檔案目錄檢索、檔案查、借閱審批、檔案目錄瀏覽等服務，為利用者提供更高效、更便捷的檔案服務。

結語

軌道交通檔案管理任務重、數(shù)量大，應積極借助大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術，以用戶需求和豐富的檔案資源開發(fā)途徑為導向，進一步推動軌道交通地鐵運營檔案信息化進程，創(chuàng)新檔案資源利用形式，最大化地發(fā)揮檔案在地鐵運營工作中的作用，推動檔案工作更好地服務公司運營建設。

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作者：黃弋 單位：南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司