談醫(yī)學(xué)院校學(xué)業(yè)成績證明信息化管理

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摘要:根據(jù)高校的現(xiàn)實情況，教務(wù)服務(wù)管理中的學(xué)生學(xué)業(yè)成績證明等材料制作與開具面臨困難與挑戰(zhàn)。本著教務(wù)管理無小事、常規(guī)工作重細(xì)節(jié)的理念，在教務(wù)服務(wù)管理工作中利用信息化手段構(gòu)建新的工作流程，滿足申請者對學(xué)業(yè)成績證明材料的多種需求，發(fā)揮教務(wù)服務(wù)管理在醫(yī)學(xué)生人才培養(yǎng)過程中的作用，同時提升教務(wù)服務(wù)管理人員的教研能力、應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

關(guān)鍵詞:高等教育;學(xué)業(yè)成績證明;教務(wù)服務(wù)管理

突發(fā)的公共衛(wèi)生事件對于醫(yī)科大學(xué)的師生來說是一次直面?zhèn)魅拘约膊【戎螌崙?zhàn)的考驗，對于教學(xué)管理人員來說更是一次教學(xué)管理、教務(wù)服務(wù)應(yīng)急能力提升的機(jī)會。學(xué)業(yè)成績證明管理是教務(wù)服務(wù)管理中非常重要的一項，關(guān)系到學(xué)生的就業(yè)、繼續(xù)教育、研究生深造、出國進(jìn)修、評獎評優(yōu)、助學(xué)貸款、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等。本文旨在剖析醫(yī)科大學(xué)學(xué)業(yè)成績證明管理所面臨的問題，探討如何利用信息化手段優(yōu)化教務(wù)服務(wù)管理工作流程，保障高校人才培養(yǎng)目標(biāo)的實現(xiàn)。并以此為契機(jī)，提升教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)水平及應(yīng)對特殊情況的應(yīng)急能力。

1學(xué)業(yè)成績證明管理常規(guī)工作的特點

1．1內(nèi)容繁雜，服務(wù)對象廣泛

學(xué)業(yè)成績證明管理的內(nèi)容包括:出具學(xué)生中/英文版課程成績單、制作畢業(yè)證書/學(xué)位證書英文翻譯件、提供班級/專業(yè)成績排名、核驗學(xué)生成績單、畢業(yè)證以及學(xué)位證等。服務(wù)對象主要包括個人及團(tuán)體兩類。個人主要包括:在校生、畢業(yè)生、往屆生(以上均含留學(xué)生);團(tuán)體包括學(xué)校各部門以及用人單位或社會機(jī)構(gòu)，如學(xué)生處、就業(yè)辦、各學(xué)院(臨床醫(yī)院)教學(xué)辦公室、各學(xué)院(臨床醫(yī)院)學(xué)生辦公室等，用人單位、高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心等。加之醫(yī)學(xué)教育專業(yè)培養(yǎng)層次廣，多種學(xué)制并存，因此，學(xué)業(yè)成績證明管理工作內(nèi)容瑣碎，但責(zé)任重大。本著教務(wù)管理無小事、常規(guī)工作重細(xì)節(jié)的理念，管理人員需要做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍。

1．2人工辦理與自助打印相輔相成

目前高校學(xué)業(yè)成績證明多數(shù)是人工辦理與自助打印并行，對于成績單、學(xué)歷學(xué)位證明等材料部分通過自助打印蓋章一體機(jī)可以完成。自助打印系統(tǒng)與高校主數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)對接，可直接讀取學(xué)生基本信息并進(jìn)行身份匹配，集成信息讀取、刷卡扣費等功能。但對于畢業(yè)較早的學(xué)生的學(xué)業(yè)成績證明材料、班級成績排名等個性化要求的證明材料需要人工辦理。拿成績單申請來說，人工辦理需要提交申請，教務(wù)人員進(jìn)行審核、打印、校對、蓋章等操作，制作完畢后，申請人按照約定的辦理時間進(jìn)行現(xiàn)場辦理。

1．3協(xié)同工作，涉及多個部門

學(xué)業(yè)成績證明管理工作是教務(wù)管理中的一部分，由教務(wù)處負(fù)責(zé)。但由于內(nèi)容繁雜，服務(wù)對象廣泛，因此需要與各職能部門協(xié)同配合，例如校長辦公室、學(xué)生處、就業(yè)辦、檔案館、財務(wù)處、各學(xué)院、教學(xué)醫(yī)院等。

2學(xué)業(yè)成績證明管理面臨的挑戰(zhàn)

2．1居家防控，無法自助及現(xiàn)場辦理

突然而至的疫情打亂了我們工作、學(xué)習(xí)和生活的節(jié)奏。為做好疫情的預(yù)防和控制工作，高校師生在科學(xué)部署、精準(zhǔn)防治的前提下，居家工作和學(xué)習(xí)，最大限度減少交叉感染風(fēng)險。在線教學(xué)運行的同時，對于學(xué)業(yè)成績證明等材料的需求和師生無法正常返校辦理的矛盾日益凸顯。

2．2教育國際化使得個性化需求增多

教育供給多樣化的背景下，中國高等教育的國際化進(jìn)程也在不斷提速，掀起了大學(xué)畢業(yè)生出國留學(xué)深造的熱潮，高校國際交流、聯(lián)合培養(yǎng)機(jī)會不斷增多，出國留學(xué)人數(shù)逐年增長［1］。出國留學(xué)已經(jīng)成為我國教育體系的組成部分。國外不同高校對出國留學(xué)申請者提交的證明材料要求有所不同，但其原在國內(nèi)院校的學(xué)習(xí)學(xué)業(yè)成績證明必不可少。此外，醫(yī)學(xué)專業(yè)以其特有的優(yōu)勢吸引了大量來華留學(xué)生，他們因申請本國的醫(yī)師資格、各級各類獎學(xué)金、助學(xué)貸款等對于學(xué)業(yè)成績證明材料的需求量即便是在疫情期間也是與日俱增。由于申請的目的與用途的不同，申請者對學(xué)業(yè)成績證明材料的需求呈現(xiàn)個性化趨勢。其中，出國學(xué)業(yè)成績證明學(xué)分績點制的需求與目前高校主要采用的百分制成績的矛盾凸顯。

2．3疫情導(dǎo)致申請者心理壓力增加

疫情傳播速度之快，播散范圍之廣，對人類生命健康以及社會運行影響之重讓世界始料不及。目前尚無針對病毒的特效藥，只能依靠正確的防護(hù)手段預(yù)防感染以及傳播。長時間居家防疫，加之對于未來的畢業(yè)、就業(yè)、學(xué)業(yè)等不確定性的擔(dān)憂，可使學(xué)業(yè)成績證明申請人產(chǎn)生焦慮、急躁等負(fù)面情緒，造成學(xué)業(yè)成績證明申請信息不準(zhǔn)確或缺漏，理想化、個性化需求過度。這都會對學(xué)業(yè)成績證明服務(wù)管理造成一定的影響。

3學(xué)業(yè)成績證明管理對策

3．1充分利用信息化手段，調(diào)整優(yōu)化管理工作流程

為了應(yīng)對疫情防控常態(tài)化的形勢，教育信息化的提升不僅僅是在教學(xué)領(lǐng)域，加強(qiáng)教務(wù)管理信息化已然成為高校信息化建設(shè)的重點。信息化的實質(zhì)是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)。教務(wù)管理人員應(yīng)充分利用信息化手段使管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化，提升學(xué)業(yè)成績證明服務(wù)管理工作效率，助力醫(yī)學(xué)人才的培養(yǎng)。教務(wù)服務(wù)管理的職責(zé)是負(fù)責(zé)落實和執(zhí)行各項管理指令，并將一條條管理指令轉(zhuǎn)換成可操作的程序，即工作流程。如何應(yīng)對疫情這樣的突發(fā)事件及時調(diào)整并優(yōu)化服務(wù)管理流程，是值得管理人員思考的課題。針對個人辦理學(xué)業(yè)成績證明申請的業(yè)務(wù)，在教務(wù)處網(wǎng)站上更新辦理通知。申請者將申請信息發(fā)送至指定郵箱，管理人員根據(jù)申請人提供的相關(guān)信息，依托教務(wù)管理系統(tǒng)中的學(xué)生成績數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出成績信息，生成學(xué)業(yè)成績證明材料。由于電子成績單易篡改，且不留痕跡，使得電子成績單在生成、流轉(zhuǎn)、存儲及應(yīng)用階段存在很多潛在的風(fēng)險［2］。為了切實保證學(xué)業(yè)成績證明材料的可信度，我們采用學(xué)業(yè)成績證明專用紙進(jìn)行打印、蓋章，通過快遞的方式將紙質(zhì)學(xué)業(yè)成績證明郵寄給申請人。借助信息化手段，完成學(xué)業(yè)成績證明服務(wù)中通知、申請、制作、繳費、遞送等一些列工作，既最大限度地避免了人員接觸，又保障了疫情期間申請人對學(xué)業(yè)成績證明材料的需求。針對部門組織需求的學(xué)業(yè)成績證明業(yè)務(wù)，主要通過郵箱、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)、移動辦公系統(tǒng)、企業(yè)微信、OA辦公平臺等進(jìn)行有關(guān)信息的溝通與協(xié)作。

3．2建立暢通的信息反饋通路，在規(guī)范中體現(xiàn)服務(wù)

信息反饋的及時性有助于提高學(xué)業(yè)成績證明服務(wù)管理的效率，同時也是緩解申請人在疫情期間針對升學(xué)、就業(yè)以及出國等因素導(dǎo)致的焦慮、緊張以及急躁等心理不適的最直接有效的方式。申請者與教務(wù)管理人員、申請者與學(xué)生管理人員、學(xué)生管理人員與教務(wù)管理人員之間均建立暢通的多維度溝通渠道，提升信息的傳遞效率。針對學(xué)業(yè)成績證明申請人的個性化需求，應(yīng)在嚴(yán)格成績管理規(guī)范的前提下不斷加強(qiáng)人性化服務(wù)。規(guī)范是前提，服務(wù)是目的。教務(wù)管理運行必須是在規(guī)范的前提下提高服務(wù)，提高服務(wù)不是無限度地滿足每個人的個性化需求，無原則的服務(wù)就意味著最基本的教學(xué)秩序和成績規(guī)范會受到?jīng)_擊，教學(xué)的公平性將會受到極大的挑戰(zhàn)［3］。

3．3加快推進(jìn)學(xué)業(yè)評價體系，學(xué)分績點制勢在必行

出國學(xué)業(yè)成績證明申請所面臨的最大問題是國內(nèi)多采用的是百分制成績計算方法，而國外院校需要的成績呈現(xiàn)方式是學(xué)分績點制。學(xué)分績點制可以綜合、全面、動態(tài)、量化地反映學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量。但學(xué)分績點制在我國實行時間較短，沒有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，甚至很多高校的學(xué)分績點制形同虛設(shè)，并未得到切實有效的實施［4］。隨著高校教育國際化的發(fā)展以及國內(nèi)外交流規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)分績點制逐漸得到重視，并成為學(xué)界公認(rèn)的改革當(dāng)前教學(xué)管理體制、提升教學(xué)質(zhì)量的重要舉措之一。但由于國內(nèi)高校傳統(tǒng)的教學(xué)評價體系影響，使學(xué)分績點制在實踐應(yīng)用過程中一直是形式大于內(nèi)容，未能全面普及。誠然，學(xué)分績點制的施行不是一蹴而就的，需要結(jié)合醫(yī)學(xué)院校自身的專業(yè)特點，頂層設(shè)計，全盤考量，重新配置教學(xué)資源，實行科學(xué)合理的選課制［5］。不同的高校根據(jù)自身實際需要量身定制不同的績點轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)。針對目前還未進(jìn)行學(xué)分績點制改革的高校，當(dāng)務(wù)之急是在現(xiàn)有的成績管理制度下調(diào)研以確定績點轉(zhuǎn)換的標(biāo)準(zhǔn)，以便為申請人出具學(xué)分績點制的出國成績單。學(xué)業(yè)成績證明服務(wù)管理工作瑣碎而具體，不但關(guān)系到申請者的切身需求，也是學(xué)校教務(wù)順利運行不可分割的重要部分。如何提升應(yīng)急狀態(tài)下的教務(wù)管理與服務(wù)核心能力是值得教學(xué)管理人員思考與研討的課題。

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［3］張強(qiáng)．教務(wù)運行中如何在規(guī)范中體現(xiàn)服務(wù)［J］．甘肅科技，2017，33(8):67－69．

［4］呂曉芹．我國高校學(xué)分績點制建構(gòu)定位［J］．高教探索，2017，(6):51－55．

［5］李楠，俞洋，徐濤．醫(yī)學(xué)院校學(xué)分績點制的有效性研究［J］．中國高等醫(yī)學(xué)教育，2020，(2):51－52.

作者：王躍秀 趙麗莉 郭多 陽方 單位：首都醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處