出版企業(yè)涉外合同管理研究

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[摘要]國際版權(quán)貿(mào)易中，國內(nèi)外出版企業(yè)之間的一切貿(mào)易往來最終都是以合同的形式來體現(xiàn)的。隨著我國國際版權(quán)貿(mào)易的蓬勃發(fā)展，涉外合同激增，涉外合同管理正逐漸成為現(xiàn)代出版企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。本文從目前涉外合同管理中存在的問題入手，分析了問題產(chǎn)生的原因，并針對(duì)問題的解決提出了解決問題的兩個(gè)關(guān)鍵。

[關(guān)鍵詞]涉外合同;版權(quán)貿(mào)易;版權(quán)合同

自1992年我國加入伯爾尼公約和世界版權(quán)公約，特別是加入世界貿(mào)易組織后，以版權(quán)為標(biāo)的的國際版權(quán)貿(mào)易在我國逐步成長、成熟并迅猛發(fā)展起來。隨著國際版權(quán)貿(mào)易總量的逐年增長，出版企業(yè)涉外合同的數(shù)量也與日俱增，涉外合同管理已逐漸成為現(xiàn)代出版企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。出版企業(yè)的涉外合同通常指的是國外出版企業(yè)與國內(nèi)出版企業(yè)就出版作品所達(dá)成的明確彼此之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，主要包括版權(quán)引進(jìn)合同和版權(quán)輸出合同兩大類。涉外合同管理是企業(yè)依據(jù)合同法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，為實(shí)現(xiàn)合同目的，對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同的訂立、履行、變更、解除、終止、糾紛解決整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)督、控制所采取的一系列法律行為。在國際版權(quán)貿(mào)易中，出版企業(yè)之間的一切貿(mào)易往來都是通過合同的形式來體現(xiàn)的。但是由于國內(nèi)出版企業(yè)對(duì)國外出版企業(yè)、國外著作權(quán)人、國外圖書市場(chǎng)環(huán)境、國際慣例、境外法律等缺乏必要的了解，再加之語言方面的障礙，涉外合同的談判、擬定、審查、簽訂、履行、變更、解除、終止及爭(zhēng)議解決方面會(huì)比本版書合同遇到更多的困難。鑒于涉外合同的特殊性，出版企業(yè)從企業(yè)自身實(shí)際需要出發(fā)，按照合法、科學(xué)、規(guī)范、高效的原則，對(duì)涉外合同整個(gè)過程的每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效的監(jiān)控，可以維護(hù)企業(yè)的國際品牌形象，提高合同履約率，減少合同糾紛，有助于企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

一、現(xiàn)階段存在的主要問題

由于國際版權(quán)貿(mào)易在我國起步較晚，我國出版企業(yè)直到上世紀(jì)90年代初期才開始接觸涉外合同，涉外合同無論在數(shù)量上還是規(guī)模上，都難以同本版書合同相匹敵，因而涉外合同的管理工作始終沒有得到足夠的關(guān)注，管理方式上頗為簡單粗放，導(dǎo)致各種違規(guī)、違約現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，問題集中表現(xiàn)在以下兩個(gè)階段。

1.合同訂立階段

涉外合同的逐級(jí)審核制度流于形式，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。合同簽署不按規(guī)定流程辦，有的業(yè)務(wù)部門為了圖省事，將按規(guī)定必須由企業(yè)法定代表人本人簽署或授權(quán)簽署的涉外合同隨便請(qǐng)沒有獲得授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)一簽了事。還有個(gè)別業(yè)務(wù)部門無視涉外合同管理規(guī)定的存在，習(xí)慣于繞過合同管理部門，直接找領(lǐng)導(dǎo)“特批”，干擾了合同管理部門管理工作的正常進(jìn)行。

2.合同履行階段

嚴(yán)格按照合同履約意識(shí)不強(qiáng)，特別是版權(quán)引進(jìn)合同，做過版權(quán)登記，支付完預(yù)付金之后便被束之高閣了，忘記了對(duì)履約全過程的監(jiān)控，使得下面這些現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。例如，引進(jìn)版圖書的封面不合外方要求，遺漏版權(quán)聲明，出版前未按合同規(guī)定提請(qǐng)外方出版社審核譯文，未經(jīng)許可擅自刪除索引、圖標(biāo)，超過或不足約定印數(shù)，圖書出版后不及時(shí)告知外方并寄送樣書，每年年底不主動(dòng)提交版稅報(bào)告，外方來信催要，亦置之不理；不按約定時(shí)間結(jié)算版稅，合同約定的庫存銷售期限結(jié)束后照常銷售，等等。以上種種對(duì)管理制度和合同約定的無視與怠慢，也許短期內(nèi)不會(huì)引起不良后果，但是長此以往會(huì)給出版企業(yè)的國際品牌形象造成很壞的影響，在國外出版商中形成不好的口碑，甚至進(jìn)入黑名單，給企業(yè)今后與國外出版商的長期合作設(shè)置了障礙。

二、出版企業(yè)涉外合同管理存在問題的主要原因

涉外合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)缺乏。一些出版企業(yè)中從企業(yè)管理層到員工對(duì)涉外合同的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)普遍較為淡薄，對(duì)市場(chǎng)與合同、合同與合同管理之間關(guān)系缺乏正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為國外出版商遠(yuǎn)在國外，一旦違約也不易被發(fā)現(xiàn)；即使發(fā)現(xiàn)，圖書標(biāo)的小，國外出版商也不至于遠(yuǎn)渡重洋來追究，于是乎，守約的誠信度大大降低，直接造成了涉外合同訂立階段和履行階段的管理難以到位。涉外合同管理制度不完善且執(zhí)行不力。近年來，隨著出版社轉(zhuǎn)企，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理制度逐步引入出版企業(yè)，出版企業(yè)的涉外合同管理制度也從無到有，開始有了一些成文的簡單規(guī)定。但是，由于不夠系統(tǒng)不夠完善，尚未形成一套完備的、切實(shí)可行的涉外合同管理制度體系，無法保證涉外合同管理工作走上制度化、規(guī)范化管理的軌道。在實(shí)際工作中，即使是一些簡單的管理規(guī)定，也很難獲得上下一致的遵守，常常有章不循，使得規(guī)定難以落實(shí)。涉外合同管理工作還尚未被當(dāng)作一項(xiàng)必不可少的企業(yè)管理工作來抓。涉外合同管理人員缺乏必備的素質(zhì)和必要的培訓(xùn)。涉外合同管理是專業(yè)性要求較高的崗位。涉外合同管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到涉外合同的管理質(zhì)量。涉外合同管理是對(duì)涉外合同全過程、全方位的管理，管理工作應(yīng)當(dāng)滲透到合同的談判、草擬、審查、簽訂、履行、糾紛處理的所有過程、環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)當(dāng)中。無論合同處于哪種狀態(tài)、運(yùn)作到哪個(gè)階段，合同管理工作都必須跟上，不能掉以輕心，高度的責(zé)任心是做好工作的首要條件。涉外合同大多是英文合同，忠實(shí)、準(zhǔn)確地翻譯英文合同是每個(gè)涉外合同管理員必備的基本功。審核英文合同，及時(shí)指出合同中存在的法律問題及缺陷并提出修改、增刪建議以及督促合同的履行是涉外合同管理員的職責(zé)。此外，一定的涉外合同管理經(jīng)驗(yàn)和技巧也是合同管理工作順利開展的保證。再好的制度設(shè)置、流程設(shè)計(jì)，如果涉外合同管理員不同時(shí)具備以上四個(gè)條件，涉外合同管理工作也是無法順利開展的。

三、解決涉外合同管理存在問題的具體措施

杜絕涉外合同管理問題的產(chǎn)生要從細(xì)節(jié)入手，關(guān)鍵是把好兩道關(guān)。一是合同簽訂關(guān)，二是合同履行關(guān)。

1.把好合同簽訂關(guān)

涉外合同逐級(jí)審核制度和涉外合同會(huì)簽制度是把好合同簽訂關(guān)的制度保證。業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、涉外合同管理部門各司其職、分工合作，嚴(yán)格落實(shí)這兩項(xiàng)制度，可以從縱向和橫向兩個(gè)維度將合同風(fēng)險(xiǎn)防患于未然。涉外合同中涉及預(yù)付金、后續(xù)版稅的支付、付款的幣種、扣稅、銀行手續(xù)費(fèi)的承擔(dān)以及銀行信息的完整性部分可以請(qǐng)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行專項(xiàng)審核并提出意見。一般情況下，版稅支付手續(xù)由涉外合同管理人員而非編輯辦理，因此，雖然從編輯到業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)預(yù)付金、版稅率等這些涉及成本和費(fèi)用的問題十分敏感，特別關(guān)注，但普遍對(duì)于財(cái)務(wù)方面的事情不是很清楚，往往會(huì)忽略涉外合同中一些看似不太重要的“小事”，以致這些問題在合同履行階段才會(huì)逐一暴露出來，使得版稅無法按時(shí)順利支付。比如說，涉外合同中外方提供的銀行信息經(jīng)常不完整，財(cái)務(wù)真正想要的信息找不到，只好中止付款，請(qǐng)編輯再次聯(lián)系方或外方出版社要求補(bǔ)充信息。有時(shí)，就像幣種這樣的小問題也會(huì)因考慮不到而造成麻煩。涉外合同條款的法律審核由涉外合同管理部門負(fù)責(zé)。出版企業(yè)常見的涉外合同一般以版權(quán)使用許可合同為主。授權(quán)人的簽約資格、授權(quán)性質(zhì)、授權(quán)內(nèi)容、授權(quán)地域、授權(quán)有效期、授權(quán)費(fèi)用、違約責(zé)任等條款都是涉外合同管理部門審核的重點(diǎn)。除了這些常規(guī)性條款外，一些特殊性條款也不容忽視，需要特別加以留心。例如，筆者曾和國外一家出版社洽談引進(jìn)一本圖文書，前期進(jìn)行得非常順利，很快對(duì)方發(fā)來了合同，審核合同時(shí)才發(fā)現(xiàn)，這家國外出版社并不擁有該作品全部內(nèi)容的版權(quán)，書中許多圖片的版權(quán)是屬于第三方，需要再次清理版權(quán)。如果繼續(xù)引進(jìn)這本書，要么由國外這家出版社負(fù)責(zé)為我們?cè)俅吻謇戆鏅?quán)，并收取費(fèi)用；要么由國外出版社提供圖片版權(quán)所有人的聯(lián)系方式，我們自行清理版權(quán)。可見，圖文書中的圖片可能涉及較多的權(quán)利人，再次清理版權(quán)的成本是相當(dāng)高的，而且無論從時(shí)間上還是費(fèi)用上都有不可控的風(fēng)險(xiǎn)。遇到類似的問題，涉外合同管理部門有義務(wù)提醒業(yè)務(wù)部門，請(qǐng)業(yè)務(wù)部門權(quán)衡利弊后作出決定。一份涉外合同，經(jīng)過三個(gè)部門分別從三個(gè)不同的角度層層把關(guān)，最后放到企業(yè)法定代表人的案頭最后進(jìn)行拍板簽章時(shí)，已經(jīng)最大限度上規(guī)避了合同簽署的盲目性，把決策風(fēng)險(xiǎn)降到了最低。

2.把好合同履行關(guān)

順利簽訂合同，只是一個(gè)良好的開始，合同的履行才是真正重要的環(huán)節(jié)。它既是出版社利益實(shí)現(xiàn)的過程，也是最容易出現(xiàn)問題的階段。一位有責(zé)任心、耐心和細(xì)心的涉外合同管理員和較為完善、切實(shí)可行的制度是把好合同履行關(guān)缺一不可的兩個(gè)要素。涉外合同的有效期通常是5年。如果合同期滿后，仍有庫存，那么還將會(huì)有一個(gè)繼續(xù)銷售期，所以說涉外合同履行是一個(gè)較為漫長的過程，從管理難度和復(fù)雜度上講，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于合同的簽訂。涉外合同一旦簽署，涉外合同管理人員辦理完版權(quán)登記手續(xù)，支付過預(yù)付金后，將合同歸檔，看似合同管理人員的工作完成了，剩下的工作都是編輯的事了，其實(shí)不然。涉外合同管理人員有責(zé)任自始至終地關(guān)注每份合同的進(jìn)展，與編輯耐心溝通，密切配合，協(xié)助編輯嚴(yán)格落實(shí)合同條款，擔(dān)負(fù)起合同履行支持和監(jiān)督的職能。然而在實(shí)踐中，涉外合同管理人員對(duì)合同履行的有效管理其實(shí)是受到很大限制的。如有的出版企業(yè)，涉外合同文本由涉外合同管理人員審核，出現(xiàn)糾紛要涉外合同管理部門全權(quán)處理，但是涉外合同的履行卻沒有涉外合同管理人員介入。以至于合同履行出現(xiàn)問題時(shí)，涉外合同管理人員才被動(dòng)處理，嚴(yán)重影響了其合同管理職能的發(fā)揮。特別是引進(jìn)版圖書從引進(jìn)、翻譯到出版歷時(shí)較長，在此期間，如果涉外合同管理員和編輯之間缺乏有效溝通的話，涉外合同管理員根本無從知道這本書在編輯過程中是否出現(xiàn)了與合同約定不符的漏洞，甚至這本書出版了沒有？什么時(shí)候出版的？出版后是否告知了外方？版稅報(bào)告按時(shí)提交了沒有？往往是書已經(jīng)出版了，不該發(fā)生的事情已經(jīng)發(fā)生了，涉外合同管理部門收到了國外出版商或機(jī)構(gòu)發(fā)來的信函，要求告知進(jìn)展并提供版稅報(bào)告時(shí)，才開始介入，聯(lián)系編輯，督促履行約定。涉外合同管理人員此時(shí)所為已經(jīng)屬于事后補(bǔ)救行為，難免會(huì)給合作方留下誠信度不夠、管理不到位的印象。要想防止這些漏洞發(fā)生，企業(yè)內(nèi)部必須建立引進(jìn)版圖書定期檢查制度和信息提供、反饋制度，以保證涉外合同管理部門參與涉外合同履行階段的管理，有效發(fā)揮其管理職能。引進(jìn)版圖書定期檢查既包括編輯自查也包括涉外合同管理人員的監(jiān)督檢查。一般情況下，涉外合同中，除去權(quán)利部分，剩下的關(guān)于出版方的義務(wù)的約定就是我們合同履行過程中的關(guān)鍵點(diǎn)。外方出版社通常在合同中都對(duì)出版時(shí)間、封面設(shè)計(jì)、版權(quán)聲明、譯文審核等方面有嚴(yán)格規(guī)定，在圖書出版之前，要將涉外合同中外方出版社對(duì)我們出版方提出的各項(xiàng)出版要求逐一對(duì)照檢查，發(fā)現(xiàn)不符及時(shí)做出糾正，既可保證圖書質(zhì)量、防止事故發(fā)生，又可避免圖書出版后可能會(huì)造成的難以預(yù)料的損失。圖書出版后，按照合同要求，每年年末由涉外合同管理部門牽頭集中督促檢查引進(jìn)版圖書的樣書寄送情況、版稅報(bào)告情況和后續(xù)版稅支付情況，協(xié)助編輯全面、適當(dāng)履行合同義務(wù)。信息提供和反饋主要是針對(duì)圖書編輯與涉外合同管理員之間由于信息不通暢而造成的管理脫節(jié)，保證編輯和涉外合同管理人員之間保持有效的溝通與合作。編輯遵守社內(nèi)規(guī)定，及時(shí)告知涉外合同管理人員圖書進(jìn)展情況和合同義務(wù)履行情況，涉外合同管理人員根據(jù)編輯提供的信息，做好完備的涉外合同管理工作檔案，詳細(xì)記錄每一份合同的履行情況，一旦出現(xiàn)問題，及時(shí)提出反饋意見和建議，督促編輯照約辦事。只有編輯和涉外合同管理人員在誠信的前提下，分工協(xié)作，互相配合，才能共同把好合同履行關(guān)，共同維護(hù)好出版社的信譽(yù)，為出版社和外方出版社之間今后長期合作和更廣泛的合作提供可能。

總而言之，涉外合同管理是一項(xiàng)實(shí)踐性較強(qiáng)的綜合性管理工作，需要我們?cè)趯?shí)踐中，不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，不斷細(xì)化、優(yōu)化各項(xiàng)制度和流程，并將各項(xiàng)制度和工作流程在實(shí)踐中嚴(yán)格加以落實(shí)，這是提高出版企業(yè)綜合管理水平的需要，也是加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要。

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作者：劉稚清