高校合同管理規(guī)范化淺議
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【摘要】在高校合同類型持續(xù)豐富的前提下，對合同的科學管理成為高?？傮w管理工作的重要組成部分，與高校的權益高度相關。因此構建科學的合同管理體系成為提升高校管理職能和法治效果的重要渠道。
【關鍵詞】高校；合同管理；規(guī)范化
新時期，隨著高校教育教學水平的不斷提高，在開展高校合同管理過程中，應結合工作實際，有針對性地開展管理實踐與創(chuàng)新研究，從而全面推進高校合同管理規(guī)范化水平，為高校各項工作的開展提供有效保證。本文分析了高校合同管理內(nèi)涵及其特點，總結了高校合同管理的重要性以及相關規(guī)范化管理措施。
一、高校合同管理內(nèi)涵及其特點
高校合同是以高校為法人，與其他主體的自然人、法人和相關組織，基于公平和自愿等原則簽訂的協(xié)議。一旦簽署法律合同，便同步產(chǎn)生了法律效力。合同主體均需嚴格依據(jù)合同的約定條款執(zhí)行相關工作，如果有任何一方違背了合同約定，便需承擔相應的責任。高校的合同管理工作是高校在法律的指導下，依據(jù)既定的法律和行政等手段對合同關系進行的組織、協(xié)調(diào)等工作，從而捍衛(wèi)合同主體的合法利益，并在出現(xiàn)合同糾紛時能夠妥善處理，避免發(fā)生違法行為，保證順利履行合同內(nèi)容。可見，高校合同管理工作的實施效果直接關系到高校所開展的各項活動的合理性與合法性。當前，高校簽署的合同類型主要為商品買賣、建設工程、聯(lián)合辦學、科技服務、債權債務、捐贈等多種類型，上述合同廣泛涉及經(jīng)濟事項。除此之外，還有部分并不涉及經(jīng)濟的合同類型，如人事管理、知識產(chǎn)權等合同，充分體現(xiàn)出高校的教學、科研與服務職能。與一般性的企業(yè)相比，高校所使用的合同類型較多，涉及的金額較大，需多個部門共同參與，這決定了高校的合同管理工作具有明顯的特征。
二、高校合同管理的重要性
從內(nèi)容來看，高校合同具有明顯的高校特征，其緊緊圍繞教學、科研與服務的職能來完成硬件的建設與維護、設備采購、技術研發(fā)、房產(chǎn)租賃等經(jīng)濟活動，以市場化的模式進行操作，通過合同方式在高校和不同市場主體之間建立了權利與義務關系。對高校的合同進行管理，需圍繞上述合同類型實施。在具體開展合同管理工作時，需高校的不同職能部門共同參與，其程序性較強，合同的審查和執(zhí)行均由不同的部門完成，具有高度的分離性特征。如高校簽署的采購合同，通常需物資的需求部門提出采購申請，經(jīng)由領導審批后交到采購部門形成計劃。如果條件允許，還需以招標的方式來確定供應商。經(jīng)過一系列的談判后形成合同初稿，由法務部門審查后，高校法人可簽署合同。而履行合同則由需求方和主辦方共同完成。合同中約定的校方所需履行的權利和義務可由具體涉及的部門完成?？梢姡瑓⑴c高校合同管理的部門較多，需求部門、主辦、審查、財務、法律等部門均需協(xié)同配合，各部門均與合同存在密不可分的關系。因此高校在管理合同時，不能僅將管理工作局限于對合同的起草、修改等工作，同時還需以專業(yè)化為指導原則，通過構建相對健全的合同管理體系來形成動態(tài)化的管理機制，從而不斷優(yōu)化高校合同的管理效果。
三、高校合同管理規(guī)范化措施
（一）建立高校合同管理組織體系。首先，合同管理工作牽扯的部門較多，且上述部門有些已經(jīng)不在高校范圍，因此高校與市場主體之間的法律關系也更為復雜。高校若想提升合同管理工作的效力，便需形成具有權威性的專業(yè)化管理小組，主要可由高校領導、技術、財務、監(jiān)察等人員組成，校領導發(fā)揮牽頭作用，依據(jù)合同的類型具體分為基建、采購、資產(chǎn)管理等不同的小組，并設置主要負責人來深化提高合同管理的專業(yè)化水平。其次，高?？蓮慕档头娠L險方面，嘗試設置專門的法律工作組來作為合同管理小組的輔助，主要完成合同的審查和管理工作，全面參與到合同的談判中，對合同的合法性與嚴謹性等特征進行把關。同時在履行合同階段，還需在合同發(fā)生變更時提供必要的法律指導，技術發(fā)現(xiàn)可能產(chǎn)生的風險，并采取法律手段進行處理，高質量完成合同管理，以此來提高合同管理工作的合規(guī)性。最后，合同管理工作所涉及的主體和部門較為復雜，這便使管理工作呈現(xiàn)出更高的綜合性特征。從合同內(nèi)容方面來看，廣泛涉及財務、法律等內(nèi)容。如果上述任何一方面內(nèi)容存在問題，均會導致合同糾紛。因此需細化明確不同部門在合同管理工作中所需承擔的職責。主辦方在立項后和簽署合同前，需對目標合作客戶的經(jīng)營能力、信用情況進行全面的調(diào)研，避免與資質不佳、信譽度較低的主體開展合作。需求方和主辦方也需依據(jù)項目的具體特征來協(xié)調(diào)談判工作，依據(jù)法律部門提供的合同范本來形成合同初稿，依據(jù)具體的會簽制度要求，聯(lián)系業(yè)務、財務及審計等相關部門對合同內(nèi)容進行審核，衡量其技術性等方面約定的準確性。合同的主辦部門則負責后續(xù)的履行工作，定期將履行的具體進度和效果向校領導反饋。
（二）健全高校合同管理制度體系。1.合同管理辦法。合同的具體管理辦法則是高校實施合同管理工作的主要指導性文件。在辦法中需明確列出管理部門所需承擔的職責，并規(guī)定合同的立項、審查、簽署、變更、糾紛處理等方面所需遵守的程序和規(guī)范，以及合同用章、歸檔和處罰等方面的內(nèi)容。2.合同審查會簽制度。合同需具有技術、財務和法律相關內(nèi)容，才能具有預期的完整性。因此，需對合同的技術、商務及其合法性進行嚴格的審核。在制度中明確規(guī)定合同條款所需具備的經(jīng)濟和技術性特征。相關部門完成合同的審查后，再將其移送到法律部門，對合同的合規(guī)性與完整性進行審查，重點對合同主體的資質進行查驗，以及合同是否符合法律規(guī)定，條款的完備性以及內(nèi)容的嚴謹性，衡量合同主體的權利義務的均衡性等。需提前預計可能發(fā)生的不利情況和風險，避免由于合同缺乏嚴謹性而導致高校承擔不必要的風險。3.授權委托書證管理制度。高校在與外部主體簽署合同時，可由法人完成。任何人不能在未經(jīng)授權的情況下擅自以高校的名義來簽署合同，嚴禁職能部門或二級學院以各自的名義簽署合同。為提升簽約人行為的規(guī)范化程度，需形成委托書證的管理機制，委托書需明確標注代理人的姓名、事項和期限，并由法人簽名確認，加蓋高校的公章。代理人需在授權的范圍和期限內(nèi)行使權利簽署合同，授權書需由高校統(tǒng)一印制和管理。4.合同履行、糾紛處理制度。高校需形成合同的跟蹤機制，對合同主辦方所需履行的職責以及管理部門的監(jiān)管職責進行細化明確，不斷提高合同管理工作的規(guī)范性。主辦部門需扎實履行合同的義務，如果由于合同約定不明確而影響履行效果時，便需及時進行協(xié)商處理，按照法律要求對合同條款進行修改，并依法履行自己的抗辯、解除等權利，并將合同的具體履行效果與法律部門溝通。形成的糾紛處理制度，要求主辦方需及時將情況與法律部門溝通，爭取以協(xié)商的方式進行妥善處理。法律部門也需在整個協(xié)商的過程中提供法律指導，并在需要的情況下參與談判。如果無法協(xié)商解決，便需通過仲裁或者訴訟的方式解決，需將合同檔案移交到法律 部門。
（三）構建全程、動態(tài)的合同管理體系。1.簽訂前。在簽署合同前，需重點對合作方的資信進行調(diào)查，重點對招投標工作進行嚴格管理。需從多個渠道全面搜集目標合作對象的經(jīng)營情況，形成擬合作對象的信用管理平臺，將風險的防范工作前移，有效從外部條件入手來提高對合同風險的防控能力。在完善信用管理工作方面，主辦部門需在簽署合同前，先對擬合作主體進行調(diào)研，全面掌握其資質、履約能力及信用記錄等，同時了解該企業(yè)以往的履約情況，對信用指標進行完善設置，形成不良記錄體系，將被列入不良記錄名單的企業(yè)拉入合作企業(yè)的黑名單。通過開展合作企業(yè)的資信信息、檔案和信用等級的管理制度來降低合作企業(yè)的信用風險。高校開展的招投標工作便是選擇合作對象、簽署合同的過程，在合同中，需包括招、投標文件、答疑和承諾等內(nèi)容。因此若想提高招投標工作實施的規(guī)范化程度，為后續(xù)合同的簽訂和履行提供良好的基礎，需盡量提升招標文件的規(guī)范化程度，需盡量形成內(nèi)容完整、條件清晰、文本規(guī)范的文件內(nèi)容，盡量降低在招投標和合同履行期間發(fā)生糾紛的幾率。此外，還需保證招標工作的各環(huán)節(jié)均有序實施，提升對資質的審核力度，細致檢查參與投標方的資質。要求中標人以書面形式形成承諾等文件，并將其作為合同的重要內(nèi)容。2.簽訂中。需提高對合同內(nèi)容審核的重視程度，盡量優(yōu)化合同的規(guī)范性。合同的形式和內(nèi)容需合法合規(guī)，條款設置完整，表述清晰，這樣才能有效避免發(fā)生法律風險。高校需對合同的內(nèi)容進行嚴格把關，以此來提高合同的履約率，避免承擔不必要的法律風險。通常，完整的合同主要需包括業(yè)務、財務和法律幾部分內(nèi)容，如果上述任何內(nèi)容出現(xiàn)問題，均會導致合同糾紛。因此高校需建立合同會簽的機制，由技術、財務和法律部門重點對合同的經(jīng)濟性及技術性等內(nèi)容進行把關，此后由法律部門對合同的合法性進行審核。合法性方面的審核內(nèi)容主要為：合同主體的資質、簽約代表的資格、合同內(nèi)容的合法性等。完備性的審查內(nèi)容主要為：條款的完備性、內(nèi)容的嚴謹性、合同措辭的準確性、權利義務的對等性，以及一旦發(fā)生不利情況，是否存在較大的風險等。3.簽訂后。高校需切實提升對合同履行期間的管理工作質量，形成動態(tài)化和全程化的監(jiān)督機制。建立合同履行跟蹤的制度，在簽署合同后，主辦方主要需對合同的具體履行情況進行跟蹤，隨時掌握動態(tài)變化情況，如果合作方出現(xiàn)違約等行為，便需及時采取必要的措施止損，避免承擔更大的風險。如果合同發(fā)生變更時，需依據(jù)法律規(guī)定來對合同條款進行修改和補充，不能以內(nèi)部報告等方式來作為補充協(xié)議。如果在履行合同期間必須對合同進行變更，便需形成書面文件，并將所有文件內(nèi)容進行歸檔管理，以此作為履約的證明材料。這樣便可明顯提升合同管理工作的實施質量，形成順暢的管理渠道，及時發(fā)現(xiàn)履行中存在的問題并進行處理。此外，審計和財務等部門也需依據(jù)合同約定來完成結算工作，及時對應收款項進行催收，嚴控對外付款，避免發(fā)生超進度付款的情況。4.履行畢。高校需建立完善的合同歸檔的信息化系統(tǒng)。在高校合同數(shù)量不斷增加且履行合同的期限不斷延長等情況下，高校需提高對合同保管工作的重視。承辦部門在完成工作后，需建立檔案，對合同的正本、附件和談判及簽收記錄、合同的履行、變更及解除等各類文件信息進行妥善管理，定期向高校的檔案管理部門移交。此外，高校還可利用信息化手段來構建專門的管理平臺，主要為檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。需更為重視對合同內(nèi)容的細化分析，結合合同履行過程來總結經(jīng)驗，確定高校的風險承擔能力，預測可能的風險點，以此形成后續(xù)合同履行的有效措施，避免發(fā)生相同或類似的風險，全面迎合高校合同風險防范和管理工作的要求。高?？赏ㄟ^信息化的手段來構建更有效率的檔案管理體系，不斷提高管理工作的質量，為高校招投標和合同簽訂等工作提供必要的支持，為后續(xù)的合同管理工作提供有益的借鑒和參考。
（四）合同管理應貫穿依法治校理念。為深入貫徹依法治理的意識，高校的合同管理人員需從意識層面來提升對合同管理工作的重視，形成合法的管理機制，同時高校也需形成更高的法律意識，在合同的內(nèi)容、程序等方面提高規(guī)范化程度，全面提升相關人員的職業(yè)素養(yǎng)，從而優(yōu)化合同的管理工作效果。高校實施的合同管理工作需達到法律要求，依據(jù)制度來提高合同管理的規(guī)范性?！胺ā北闶菄覚C關制定的法律要求，并對其進行的細化解釋?！罢隆北闶歉咝＝Y合自身的具體情況制定的規(guī)章，如高校針對合同的搜集、管理程序、授權及歸檔等工作形成的要求。合同管理辦法便是以程序化的手段來對高校的合同進行管理的制度，能夠明顯提高合同管理工作的實施效率，不斷壓縮管理成本，同時還可作為管理人員的方向性指導，避免出現(xiàn)人為錯誤。合同的審核制度便是提供給合同管理人員的參考，讓其在審核合同內(nèi)容和程序等方面能夠更為細致和全面，具體到合同的主體、時間、流程和附加條件等內(nèi)容，這樣便可發(fā)揮不同專業(yè)的人才在合同審核方面的優(yōu)勢。高校內(nèi)部需建立自身的授權制度，高校的法人為行政的最高負責人，如果二級學院或職能部門以高校的名義簽署合同，需獲得校長的授權方可執(zhí)行，這樣才能保證合同的有效性，避免合同的內(nèi)容對高校的名譽或利益產(chǎn)生負面影響。合同的歸檔管理制度可作為對合同存檔工作的優(yōu)化完善。合同是高校開展經(jīng)濟活動的法律憑證，對歸檔制度內(nèi)容進行細化完善，便可為其他部門提供信息資源，作為查賬、清算等工作的重要依據(jù)。上述形成合同管理辦法、授權、歸檔管理制度等措施，均需以法治理念實施，這樣才能明顯提高高校合同管理工作的標準化水平，以此提升高校管理工作的有 序性。
四、結語
高校合同管理規(guī)范化是推進高校穩(wěn)定發(fā)展的重要途徑，為了進一步加強高校合同管理水平，應結合具體合同內(nèi)容，科學制定更加完善的規(guī)范化管理方案，有效發(fā)揮合同規(guī)范化管理的價值，進一步為高校發(fā)展提供有效保證?？傊诠芾磉^程中，需要積極尋找適合本學校的合同管理方式，這樣才能更好實現(xiàn)高校有效防控經(jīng)濟風險，促進高等教育事業(yè)健康發(fā)展。
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作者:翟智拓 單位:南京特殊教育師范學院后勤基建處
