企業(yè)合同管理信息化解決方案分析

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在國家全面深化體制機制改革、力求打造一大批具有創(chuàng)新能力和國際競爭力的國有骨干企業(yè)的政策機遇下，將現(xiàn)代信息技術與財務管理有機結(jié)合，形成按項目事前、事中、事后管控的財務業(yè)務一體化管理體系，提高項目信息的及時性、準確性。財務資源作為重要的戰(zhàn)略資源，而加強業(yè)財融合，提高項目管理的過程控制，是財務風險防控的前提。以合同審批、計劃進度與預算控制等信息化手段為抓手，通過實時的風險預警提示，規(guī)范運行管理，提高企業(yè)風險防控能力。首先要通過合同管理模塊建立企業(yè)合同中心概念，其次實現(xiàn)合同立項、審批、生效、履約和結(jié)算全周期管理，解決成本控制問題，提升企業(yè)運營效益，完成整個業(yè)務財務一體化運作，真正將流程、制度的標準規(guī)范化嵌入信息化管理，提升企業(yè)運行效率。下面分別從技術規(guī)格、功能架構(gòu)、業(yè)務流程和功能實現(xiàn)等方面進行分析。

技術規(guī)格

本次合同功能搭建業(yè)務，僅限于銷售合同、合同開票和收款等業(yè)務操作。在整個合同管理過程中，共包括13個模塊，全部通過配置實現(xiàn)，其功能點如下：（1）基礎功能設置，其特點是增加合同模塊功能，在填寫時可以在界面僅填寫關鍵字段，后面通過模板自動生成合同正文文本；（2）項目立項，包括項目的計劃、請示、招標和比價等；（3）合同錄入，合同類別要區(qū)分框架合同和非框架合同，框架合同金額字段無需填寫，非框架合同金額字段必須填寫；合同錄入目前不需要關聯(lián)其他系統(tǒng)，后期需考慮與SRM系統(tǒng)對接；合同錄入時存在主子合同關系的可以在系統(tǒng)中選擇主合同信息；還需錄入項目編號、填寫具體履約計劃；（4）合同審批，合同審批環(huán)節(jié)合同管理負責人有權對合同條款進行修改；合同審批流可根據(jù)業(yè)務需要自定義設置；合同審批可由OA代辦完成，實現(xiàn)OA代辦提醒；（5）合同用印，包括我方用印和對方用印，雙方用印全都完成后，合同才可歸檔生效；（6）系統(tǒng)支持虛擬合同，虛擬合同一樣有合同的履約、合同結(jié)算、合同發(fā)票等信息；虛擬合同可轉(zhuǎn)化為正式合同，支持一對一轉(zhuǎn)化為正式合同，支持多對一轉(zhuǎn)化為一個正式合同，也支持一對多轉(zhuǎn)化為多個正式合同；虛擬合同轉(zhuǎn)化為正式合同后合同的結(jié)算情況、發(fā)票情況也需根據(jù)虛擬合同轉(zhuǎn)化情況，轉(zhuǎn)化到正式合同中；（7）合同變更，支持關聯(lián)原合同信息，可以直接在原合同填寫界面修改相關信息，修改完畢后系統(tǒng)自動匯總更改內(nèi)容；合同變更支持上傳變更附件（補充協(xié)議等）；（8）合同狀態(tài)，按審批權限設置，可設置為凍結(jié)、反凍結(jié)、合同中止等狀態(tài)，合同凍結(jié)、中止后不允許合同結(jié)算；（9）合同結(jié)算，支持單合同結(jié)算，也支持多合同統(tǒng)一結(jié)算（相同供應商信息，相同類別）；系統(tǒng)可以根據(jù)合同收票金額、合同已付金額、本次收票金額、本次付款金額自動判斷是否需要進行沖預付、沖應付，同時根據(jù)系統(tǒng)判斷自動生成相對應的報銷憑證或沖銷憑證；框架合同結(jié)算時需引用合同標準單價；（10）合同收票登記，合同收票需在合同中進行登記；后續(xù)SRM完善后可考慮與SRM對接；合同收票需審批，審批完畢后自動生成掛賬憑證；（11）合同開票申請，所有開票業(yè)務需通過合同開票申請進行，審批完后由責任人進行發(fā)票開具，審批完畢的單據(jù)自動生成憑證；（12）合同收款登記，出納收到客戶款項在合同收款中登記，由業(yè)務部門認領，并關聯(lián)合同號，關聯(lián)確認完畢后自動生成收入憑證；（13）合同查詢，包括合同臺賬查詢、合同超期查詢、合同賬齡查詢等。

功能架構(gòu)

首先，對合同中心進行初始設置，包括合同類型、合同模板及合同條款、合同卡片、編號規(guī)則及審批流程；其次通過物資管理系統(tǒng)將合同發(fā)起，通過全面預算系統(tǒng)將合同進行全生命周期預算管控；最終按項目完工進度進入財務核算系統(tǒng)。也就是說根據(jù)企業(yè)要求，合同管理將合同按類型分別進行管理，建立完整的合同檔案，以合同業(yè)務為中心，從項目立項為起始，經(jīng)合同起草錄入、合同審批、合同變更、合同履約、合同結(jié)算、合同授權用印、合同預警、合同狀態(tài)監(jiān)控、合同查詢分析，實現(xiàn)對合同全生命周期、全過程的管理。能夠及時跟蹤合同進展情況，及時掌握合同結(jié)算進度，對合同收付款計劃進行自動預警，并提供合同業(yè)務的授權、審批、權限控制功能。

業(yè)務流程

業(yè)務流程包括合同管理流程及合同結(jié)算流程。在合同管理流程方面，主要描述為：合同立項-合同錄入-合同用印-合同中心（包括合同變更、合同狀態(tài)管理、合同授權及合同附件）。在合同結(jié)算流程方面，主要描述為兩方面：①合同付款及收票-合同付款申請-財務稽核-出納支付-憑證生成；②合同收款及開票-合同收款及開票申請-合同收款確認及合同開票申請確認-財務稽核-憑證生成。

功能實現(xiàn)

1.訂立前的合同管理

企業(yè)的合同管理是從合同訂立前開始的，合同訂立前的管理是企業(yè)合同管理全過程的基礎和起步階段，對做好合同管理工作意義重大。在浪潮合同管理軟件中，訂立前的合同管理主要包括：職責、崗位、用戶權限的劃分、基礎數(shù)據(jù)的設置、項目立項管理、合同立項管理四個部分?，F(xiàn)分別描述如下：（1）職責、崗位、用戶權限劃分集團企業(yè)的授權管理是分級管理的。比如集團的管理員，直接負責分配和維護集團下級公司的人員權限是不合適的，因為一是工作量大，二是集團管理員不了解各個組織的具體情況，此外溝通較困難，應該是集團內(nèi)的各個單位各自有系統(tǒng)管理員崗位，集團管理員分配各個下級組織的管理員，然后下級管理員去做各自單位具體的權限分配和維護。職責、崗位定義標準化等可以由集團統(tǒng)一管理。（2）基礎數(shù)據(jù)設置合同管理的基礎數(shù)據(jù)設置是一個標準化的過程。合同管理軟件中，關于合同管理的基礎數(shù)據(jù)設置主要包括：合同編碼結(jié)構(gòu)定義、合同條款分類、合同條款字典、合同類型字典、往來單位地區(qū)、往來單位類別、單位目錄、業(yè)務部門目錄、員工類別、員工目錄、期初合同錄入、單據(jù)編號定義、審批流定義、計量單位目錄、計量單位維護、合同印章定義、附件類型設置、單位權限設置等，在合同管理系統(tǒng)的初始階段完成合同管理權限的分配。合同初始信息中的合同類型指采購合同、施工合同、分包合同和租賃合同等；合同條款指為合同模版設置提供條款資料，對應每條條款需要標明該條款所影響的對象，如單價、金額、數(shù)量、時間等；合同編碼指用戶自行定義合同編號的編碼長度、分段并定義其所代表的含義；期初合同指系統(tǒng)開始時還沒有執(zhí)行完的合同信息輸入系統(tǒng)。合同管理軟件中，所有功能模塊和重要數(shù)據(jù)的權限劃分是在整個系統(tǒng)的初始過程中統(tǒng)一設置的。針對合同管理的權限劃分，主要是要求不同的人可以看到不同的合同。初始設置主要包含五部分功能：①合同類型定義：定義合同的分類，如技術服務合同、銷售合同、租賃合同、采購合同、承包合同、商務合同、聘用合同等類別。②合同屬性定義：用戶自定義合同卡片上的擴展屬性。③結(jié)算方式定義：針對收付款的結(jié)算方式進行分類，如現(xiàn)金、匯款、支票、商承等。④合同預警定義：對于即將到期的合同、結(jié)算計劃給出預警信息。⑤合同編號規(guī)則形成定義：定義合同編號的形成法則，合同編號不允許錄入。（3）合同立項管理合同立項滿足合同簽訂前的立項錄入與審批，以及審批單據(jù)的打印。

2.訂立階段的合同管理

（1）合同授權管理提供合同簽訂資格的法人授權的審批與授權單的打印功能。在合同用印時可以根據(jù)合同的簽訂人檢查合同簽訂的權限資格。（2）合同中心管理通過浪潮合同管理系統(tǒng)對分散的合同進行集中管理，減少信息的重復錄入，實現(xiàn)信息共享；滿足從合同錄入、合同用印、合同附件、合同變更、合同狀態(tài)、合同預算分攤初始到合同信息調(diào)整處理的全生命周期的管理。該功能主要包含兩個方面；第一，自定義合同模板；第二，依據(jù)系統(tǒng)預制的合同模板或者用戶自定義的合同模板起草合同。起草合同后生成Word格式的合同文件，用戶可以根據(jù)具體的情況修改生成的合同文檔條款信息，最后形成正式的合同，這個文檔可以作為合同錄入中的合同文件。合同卡片信息體現(xiàn)了系統(tǒng)集中管理，包括主管部門、各級部門、項目辦、關聯(lián)合同、預算項目等控制所需的關鍵信息均來自于相關系統(tǒng)，方便合同控制和費用歸集。可以為該合同添加附件（Word、Excel、txt、rar、pdf等常規(guī)的文件格式），完成合同電子信息的集中管理。合同收付款節(jié)點，是為了方便形成企業(yè)的資金使用計劃，及時安排資金及收回款項，既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風險。合同條款是合同簽訂及收付款過程中的文字保證，約定了雙方交付的內(nèi)容和資金的分配情況。關聯(lián)合同是建立合同之間的關聯(lián)關系。合同信息調(diào)整是合同審批后、簽訂前的基本信息的調(diào)整。合同綜合信息是合同執(zhí)行期間所有信息的體現(xiàn)，可聯(lián)查變更單、狀態(tài)申請單、合同結(jié)算單。

3.執(zhí)行階段的合同管理

（1）合同結(jié)算處理合同的結(jié)算處理主要包括：合同的付款申請、合同收款、開票申請、財務稽核、出納支付、憑證生成、導出格式定義、支付明細導出等相關信息，該功能主要完成合同結(jié)算收付款錄入，包含合同付款金額、發(fā)票金額、合同的付款計劃、發(fā)票號等信息，既能處理發(fā)票業(yè)務，也能處理現(xiàn)金業(yè)務。合同收款是收款合同收款時生成，由財務發(fā)起，業(yè)務人員對照合同填寫信息。開票申請是收款合同需要開票時生成，包含開票金額、應稅明細的信息。財務稽核是對合同結(jié)算業(yè)務原始單據(jù)的財務稽核處理。出納支付記錄合同現(xiàn)金流的付款情況。憑證生成是合同結(jié)算單審批通過或財務稽核后，通過憑證模塊自動生成財務模塊的記賬憑證。（2）合同變更合同變更指合同在執(zhí)行過程中由于種種原因，雙方達成一致意見，需要更改合同，此時執(zhí)行合同變更功能，修改合同中的部分內(nèi)容。合同變更前后的內(nèi)容都要保留，并有合同變更說明，方便今后查詢了解合同的全過程。進行合同變更時，對已經(jīng)審核完成或正在執(zhí)行的合同進行修改，變更內(nèi)容包括合同概要信息、標的信息、條款信息等內(nèi)容。合同的其他信息不需變更，可以在原合同的基礎上進行修改。對于要變更的合同，允許用戶增加標的分錄，允許增加合同條款分錄。合同的進展變更模塊主要包括：合同的結(jié)算計劃、合同標的、合同條款、項目信息等功能。編制合同的結(jié)算計劃，做到事先對合同的整個過程進行分析，提高合同的可控性。系統(tǒng)可以清晰的記錄合同變更的原因、變更類型、經(jīng)辦人的具體事項。合同審批表包括合同基本信息（合同名稱、合同編號、計劃編號、合同類型、承辦單位及人員、對方單位、對方單位注冊資金）、合同有關條款（價款合計、簽訂日期、履行期限）、內(nèi)部審查意見（部門領導、部門會簽及合同管理員）及單位領導審查意見等信息。

4.合同履行后的管理

（1）合同狀態(tài)處理合同狀態(tài)管理主要實現(xiàn)對合同狀態(tài)進行統(tǒng)一管理，合同狀態(tài)包含：待簽、生效、凍結(jié)、終止、變更中和歸檔。該功能主要是對待簽、生效、凍結(jié)、終止、完成和歸檔幾種狀態(tài)進行相互轉(zhuǎn)化，處于凍結(jié)、終止、變更、完成和歸檔狀態(tài)的合同不能進行日常的合同業(yè)務，如：付款申請、合同收款和開票申請等。（2）合同查詢分析提供合同臺賬查詢、標的信息查詢、合同結(jié)算查詢、合同變更查詢、項目匯總查詢及合同多維分析。系統(tǒng)提供了多種查詢組合方式以便對大量的合同信息進行快速的檢索。查詢合同及其明細情況，可以按照合同的不同類型、往來單位或日期等條件來查詢合同的整體情況，合同執(zhí)行過程中發(fā)生的收付款（在收、付款單據(jù)中錄入合同編碼作為關聯(lián)）情況，以及合同變更等情況在相應的報表中都可以查到，方便合同的管理。提供合同臺賬信息的查詢。合同管理通過與財務和業(yè)務系統(tǒng)的連接，可以實現(xiàn)實時的查詢合同的收付款情況，及時了解合同履行的情況，分析合同的執(zhí)行情況，展示符合條件的合同數(shù)量、合同金額與執(zhí)行數(shù)量、執(zhí)行金額的對比信息。分析合同收/付款情況。展示合同的收付款計劃、合同金額、已經(jīng)收付金額、收付金額占合同金額的比例、收付日期情況、計劃收付日期、合同標的明細信息情況。在合同查詢、統(tǒng)計匯總分析功能上進一步優(yōu)化，為所內(nèi)經(jīng)濟運行體系提供決策依據(jù)。合同管理軟件提供了針對合同管理的完善的權限管理體系，可以詳細的定制哪一類合同甚至是哪一份具體合同的權限劃分。合同管理軟件提供了統(tǒng)一的工作流平臺，本單位可以方便靈活的定制跨部門、跨單位的合同審批流程。（3）合同預警設置可根據(jù)即將到期的合同或者結(jié)算業(yè)務進行預警，發(fā)出預警信息。比如，合同付款計劃預警、合同計劃進度預警等。

5.價值分析

（1）合同生命周期管理。規(guī)范合同管理流程，對合同全生命周期的合同錄入、審批、用印簽訂及合同付款計劃、合同結(jié)算、合同變更等管理活動能夠按照公司合同管理制度納入規(guī)范化管理，從而提高管理效率、防范法律風險，全面提升整體管理能力與核心競爭實力。（2）合同信息集中管理。建立合同管理基礎數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)企業(yè)各級合同文本信息的結(jié)構(gòu)化、集中管理，減少合同信息的重復錄入，充分有效地實現(xiàn)合同信息共享，實現(xiàn)在合同管理部門、財務部門、合同執(zhí)行部門及領導授權范圍內(nèi)的信息共享，工作協(xié)同。（3）合同預警功能。定制符合需求的合同預警周期、預警方式、預警條件、預警標題、預警信息內(nèi)容、預警次數(shù)等。能夠按照合同信息、合同進度、合同結(jié)算預警。（4）符合客戶簡潔、直觀、易用并能兼顧日常管理習慣。提供合同文檔支持如jpeg、bmp、doc等多種格式，并能夠完好保存合同電子版本和合同相關附件，方便合同的歸檔整理。（5）提供靈活豐富的統(tǒng)計報表，動態(tài)及時掌握合同情況，包括合同業(yè)務臺賬查詢、合同結(jié)算查詢、合同變更查詢、合同標的查詢及合同多維分析。（6）與其他業(yè)務系統(tǒng)的一體化集成，為將來預算、核算、預算控制、合同管理以及決策支持五大系統(tǒng)實現(xiàn)預算管理數(shù)據(jù)、核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)、合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效集成打下基礎，最終結(jié)合企業(yè)信息化建設的具體情況，整合預算管理、集中核算、合同管理的數(shù)據(jù)資源，高效、準確地實現(xiàn)單位內(nèi)部預算管控，通過系統(tǒng)可快速匯總、統(tǒng)計、分析、審核、調(diào)整，及時提供合同狀態(tài)、合同付款情況，形成合同統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)，提高合同管理水平和效率。通過合同分析為領導提供決策參考依據(jù)，并為考核評價各責任主體工作業(yè)績提供依據(jù)。

作者：張煒鈺 單位：中電科投資控股有限公司