農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案整理工作探析

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摘要：

隨著我國醫(yī)療事業(yè)和科技的飛速發(fā)展，加速了現(xiàn)代化醫(yī)療檔案管理的腳步，電子檔案管理模式逐漸取代了傳統(tǒng)手工紙質(zhì)檔案管理模式，即有效地提高了檔案管理的速度，也極大地減輕了檔案管理工作人員的負擔(dān)和壓力。但數(shù)字化進程也對檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，電子檔案管理將成為新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理工作的重點和難點。

關(guān)鍵詞：新型農(nóng)村合作醫(yī)療 電子檔案 整理 工作探析

檔案管理工作已經(jīng)成為新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要組成部分，隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)療業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的檔案資料種類趨于多樣化，不僅有文字、圖像、照片，甚至還出現(xiàn)了光盤等電子檔案，這給檔案管理工作提出了更高的要求，要不創(chuàng)新檔案管理模式使其與時展相適應(yīng)，以有效地促進檔案管理的現(xiàn)代化進程。目前，國家越來越重視電子文件的保護和管理工作，各級檔案管理部門開始建立電子文件中心以推動電子檔案的仗義執(zhí)言，國家也頒布了相關(guān)的規(guī)范和文件，從根本上對電子文件的形成、管理、整理、保護等工作提出一系列規(guī)范措施，使電子檔案向規(guī)范化、法制化方向發(fā)展。

1電子檔案的整理原則

1.1注重內(nèi)在聯(lián)系性

電子文件在形成過程中都會產(chǎn)生自然的內(nèi)在聯(lián)系，這對于其今后的使用價值也有著非常重要的現(xiàn)實意義。雖然人們可以通過標引使文件的特征和聯(lián)系逐漸顯露出來，同時人們也可以借助這些標引項實現(xiàn)多樣化的檢索目的，有效地提高了電子文件的利用率。但人們還是會不可避免地忽視掉某些歷史聯(lián)系，也就是不能完全地將文件間的聯(lián)系充分地顯露出來。所以，在對電子檔案整理過程中，要注意保留那些能夠反映形成過程的原始結(jié)構(gòu)和集合方式，使其能夠準確、真實地還原歷史事實，這樣才能充分地發(fā)揮其使用價值，為人們的決策提供更科學(xué)的依據(jù)。

1.2簡單性的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理工作十分繁瑣，需要考慮到案卷的厚度、排架的難易等多種因素。電子檔案整理工作相對要更加簡捷，其主要任務(wù)是建立一個能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案文件進行多樣化分類的文件系統(tǒng)。系統(tǒng)可以依照文件形成部門劃分類別，也可以由各部門對自己所形成的文件進行更詳細的歸類。而這種分類要遵循簡單化原因，不需要過分地追求邏輯嚴謹?shù)姆诸惙桨付狗诸愖兊酶訌?fù)雜，這樣也不利于使用者的查詢和使用。

2新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案分類

新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案按照檔案發(fā)生大概分成四大類，即:公文管理類、報銷結(jié)算類、基金財務(wù)類和其他。其中報銷結(jié)算類又包括單病種補償、住院補償、住院分娩補償和意外傷害補償，門診補償又可劃分為慢性病、特種病和普通門診補償。各定點醫(yī)療機構(gòu)按住院、門診等類別，每月在規(guī)定的日期內(nèi)通過新型農(nóng)村合作檔案管理信息系統(tǒng)進行一次電子檔案整理工作，并在規(guī)定期限內(nèi)形成新型農(nóng)村合作醫(yī)療民生檔案，使其能夠及時地患者提供病情診斷證明、商業(yè)保險報銷、司法證明、大病救助、醫(yī)療糾紛等多種用途的無償服務(wù)，使患者能夠享受到新型農(nóng)村合作醫(yī)療所提供的檔案一站式服務(wù)，使新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案室逐漸變成為面向全民的重要服務(wù)窗口。

3新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的歸檔

電子文檔的歸檔是指電子文檔在經(jīng)過整理確定類別、屬性后，將其較存到移動介質(zhì)的過程，更全于電子文檔的儲存。國家法律文件中對于電子文檔的歸檔做出了明確的規(guī)定，要求單位要將電子文檔的歸檔處理納入到正常的管理工作之中。首先，要做好電子文檔的收集工作。電子文檔又分為正式版本和草稿，對于正式版本和積累后的定稿一定要予以完整的保存，而草稿則根據(jù)實際情況按需求對其進行保護。然后要對其進行分類，可以以編碼標識的方式對其進行分類。要不斷新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的歸檔范圍，可以將邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合進行歸檔處理。邏輯歸檔是指根據(jù)單位的工作目標、工作性質(zhì)、工作內(nèi)容和部門分工等元素對電子文檔進行歸檔處理的方法，這也是常用的一種歸檔方法。電子文檔在歸檔后需要通過一定的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法才能使其在新系統(tǒng)中得以正常的運行和使用。這時，系統(tǒng)管理人員、檔案管理員以及網(wǎng)絡(luò)管理員要及時對網(wǎng)絡(luò)、計算機上的重復(fù)的電子文件進行及時的清理。在邏輯歸檔完成后則進入物理歸檔階段。要將歸檔文件以光盤的形式保存起來，為了保證光盤數(shù)據(jù)的有效性，使其擁有更長的保存期限，需要選擇優(yōu)質(zhì)的設(shè)備。另外，還要根據(jù)實際情況來決定歸檔時間，除了考慮電子文檔的自身特點還要結(jié)合實際的環(huán)境條件來決定歸檔時間。即對電子進行鑒定，通過判斷和預(yù)測來推斷其保存價值，這需要按照一定的標準、原則和方法，在對電子檔案鑒定后就可以確定檔案的保管期限，對于那些失去保存價值的檔案要進行銷毀處理。通過電子檔案鑒定工作還能夠檢驗電子文件的完整性、時效性和準確性，使檔案資料能夠充分地發(fā)揮其功能價值。

4新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的保護

電子文件的歸檔保存普遍采用脫機方式來進行保存的，在實際工作中大量的電子文件的保存以光盤為主，因為光盤較磁盤有更好的結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性和抗干擾能力，更有利于電子文件的長期保存。這兩種保存形式對于溫度和濕度都有一定的要求，所以需要建立一個條件適宜的獨立檔案室來保存電子檔案；同時，還要做好在存儲介質(zhì)的防強磁場和防有害氣體侵害工作，可以使用專業(yè)的防磁柜來存在，并定期對電子文件進行有效的檢測和維護；另外，由于電子檔案是以數(shù)碼的形式通過技術(shù)與專用設(shè)備存在光盤或磁性等介質(zhì)上，為了檔案安全在利用時不支持直接閱讀，需要進行逆處理還原，將光盤或存儲介質(zhì)中的信息輸出后通過識別才能顯示出相關(guān)的信息內(nèi)容；隨著計算機軟硬件的不斷更新，還要對做好適時更新工作，在歸檔時要將電子檔案同與之相關(guān)的支持軟件和應(yīng)用系統(tǒng)一并做歸檔處理，只有這樣才能保證隨時對電子文檔進行閱讀和使用；還不能忽視對電子檔案的檢查工作，在遇到問題時要及時采取相應(yīng)的措施進行補救處理，以防止信息流失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

5新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的問題和對策

5.1新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理中的問題

由于檔案整理分類標準不一，使電子檔案整理工作存在很大的隨意性，有的是按時間分類，有的按部門分類，有的按補償類別分類，這不僅給電子檔案的整理和歸檔帶來了很多不便，還間接地影響了電子檔案的使用。同時，由于領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理部門對于檔案管理工作的重視程度不夠，其對于檔案現(xiàn)代化管理方面的投入有限，使電子檔案不能按要求進行保存和維護，嚴重影響了電子檔案的安全性，使其不能充分地發(fā)揮其使用價值。另外，電子檔案格式過于多樣化，沒有按照通用標準，使電子檔案的還原和使用過于繁瑣，從而影響了電子檔案的利用率，使其不能充分地發(fā)揮其自己的作用，不能夠及時地為醫(yī)療業(yè)務(wù)及時地提供相應(yīng)的依據(jù)和參考，影響了醫(yī)療業(yè)務(wù)的順利展開。而且新型農(nóng)村合作醫(yī)療單位還存在檔案管理隊伍不穩(wěn)定，嚴重缺乏電子檔案管理方面的綜合性復(fù)合人才等問題。

5.2新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理對策

首先，要中強組織領(lǐng)導(dǎo)的電子檔案管理意識，使其充分地認識到新型農(nóng)村合作醫(yī)療現(xiàn)代檔案管理的重要性，以及電子檔案管理工作的重要作用。在取得了領(lǐng)導(dǎo)及管理部門的支持后，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持后，使檔案管理部門能夠獲得更多投入，這樣就可以有效地改善電子檔案的軟、硬件環(huán)境，從而提高電子檔案的安全性，以有效地延長其使用壽命和維護時間；正確的分類有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)化建設(shè)，更便于電子檔案的檢索，能夠有效地提高電子檔案的利用率；另外，要盡量對電子檔案采用通用標準進行歸檔處理，這樣更便于電子檔案的使用；一定要做好電子檔案鑒定工作，以更好地清理無用檔案，為電子檔案歸檔時間的確定提供可靠的依據(jù)。要定期做好電子檔案的維護工作，以保證電子檔案信息的完整性、準確性和時效性。另外，為了保證電子檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，檔案管理部門還要積極地爭取新型農(nóng)村合作醫(yī)療經(jīng)辦機構(gòu)的人事待遇，為了促進電子檔案的規(guī)范化、標準化建設(shè)，還要接受上級部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。為了提高電子檔案管理水平，相關(guān)部門要通過積極引進社會上現(xiàn)代化檔案管理人才和加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，不斷提高檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)，通過強化檔案管理工作人員的責(zé)任意識，使其能夠自覺地做好自身的本職工作。使電子檔案能夠準確地還原真實的醫(yī)療過程，體現(xiàn)醫(yī)生的學(xué)術(shù)思想水平，使電子檔案不僅成為醫(yī)療業(yè)務(wù)的科學(xué)依據(jù)，對于醫(yī)療科學(xué)的發(fā)展也能起到一定的促進作用。

參考文獻

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作者：李美玉 單位：龍井市新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理中心