信息化建設(shè)在國(guó)有企業(yè)檔案管理的作用

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摘要：近年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)總體環(huán)境的變化，我國(guó)絕大部分中小型國(guó)有企業(yè)舊有的企業(yè)檔案管理模式已不適用于企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展，其檔案管理效率與管理水平都需要加以優(yōu)化提升。而筆者針對(duì)這一問(wèn)題，選以中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)力度為切入點(diǎn)，并對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要作用加以分析。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；中小型國(guó)有企業(yè)；檔案管理；作用分析

1信息化建設(shè)在中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理中的具體作用分析

1.1提高了中小型國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

在我國(guó)部分中小型國(guó)有企業(yè)早期檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于所管理的檔案信息數(shù)據(jù)都缺乏必要的重視性與安全管理意識(shí)，整體管理模式較為粗放。例如在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)將各項(xiàng)生產(chǎn)技術(shù)的具體工序流程、企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所制定的決策計(jì)劃等具有一定程度保密性要求的信息數(shù)據(jù)加以檔案管理。但是在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，管理人員與企業(yè)往往將所管理的各項(xiàng)紙質(zhì)信息管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)管理，但卻沒(méi)有開(kāi)展相應(yīng)的權(quán)限管理工作，中小型國(guó)有企業(yè)的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質(zhì)的文件數(shù)據(jù)，這也在一定程度上對(duì)中小型國(guó)有企業(yè)造成了經(jīng)濟(jì)損失與其他消極影響。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，通過(guò)構(gòu)建企業(yè)檔案電子數(shù)據(jù)管理庫(kù)，將各類(lèi)信息數(shù)據(jù)按照其保密等級(jí)與重要程度進(jìn)行劃分，不同的訪問(wèn)用戶只能翻閱權(quán)限范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)，從根源上避免了上述問(wèn)題的出現(xiàn)，極大提高了中小型國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

1.2降低了中小型企業(yè)檔案管理工作的運(yùn)行成本

在以往中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，不但需要配置大量的工作人員，進(jìn)行高重復(fù)性的檔案整理、數(shù)據(jù)信息抄寫(xiě)記錄等工作，還需要投入大量企業(yè)運(yùn)營(yíng)資金與固定資產(chǎn)。例如檔案管理工作的開(kāi)展需要占用企業(yè)內(nèi)部辦公面積來(lái)構(gòu)建檔案管理庫(kù)，為防止紙質(zhì)檔案信息出現(xiàn)潮濕損壞，還需要采購(gòu)配置抽濕機(jī)等電氣設(shè)備。因此在中小型企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理工作的開(kāi)展也對(duì)企業(yè)造成了一定程度的財(cái)務(wù)壓力。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，中小型國(guó)有企業(yè)僅需要投入一定的資金與人力資源，用于采購(gòu)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等相關(guān)信息化電子設(shè)備，以及研發(fā)中小型企業(yè)的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，便可以開(kāi)展更為高效的檔案管理工作，不但其運(yùn)行成本有所降低，還不會(huì)出現(xiàn)所儲(chǔ)存檔案信息出現(xiàn)損毀的問(wèn)題。

1.3提高了中小型國(guó)有企業(yè)的決策合理性

在企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)管理者所制定的企業(yè)發(fā)展決策計(jì)劃，往往需要對(duì)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中所采集、匯總整理的各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)加以參考，并在此基礎(chǔ)上制定出最為合理的企業(yè)發(fā)展決策計(jì)劃。而在我國(guó)中小型企業(yè)早期檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的采集與記錄為人工模式，因此受到工作量與人工因素影響，所記錄的信息數(shù)據(jù)并不全面、且時(shí)常出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)抄寫(xiě)記錄錯(cuò)誤問(wèn)題，這也在一定程度上降低了中小型國(guó)有企業(yè)所制定發(fā)展決策計(jì)劃的科學(xué)性與合理性。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，一方面，在數(shù)據(jù)采集層面上，得以借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等信息化電子技術(shù)，從龐大的潛在數(shù)據(jù)信息庫(kù)中高效率挖掘出潛在商業(yè)價(jià)值較高、或重要程度較高的信息數(shù)據(jù)，從而為中小型企業(yè)發(fā)展決策計(jì)劃制定工作提供了更為全面、參考價(jià)值更高的信息數(shù)據(jù)；另一方面，在數(shù)據(jù)信息記錄層面上，不但可以替代人工開(kāi)展高重復(fù)性、高錯(cuò)誤率的信息數(shù)據(jù)記錄備份工作，且中小型國(guó)有企業(yè)所構(gòu)建的信息化檔案管理系統(tǒng)普遍具有數(shù)據(jù)智能糾錯(cuò)功能模塊，確保了所記錄管理信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

2在中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，存在的問(wèn)題與優(yōu)化策略

2.1部分中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作人員素養(yǎng)有待提升

首先，當(dāng)前我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)在檔案管理團(tuán)隊(duì)配置層面上，普遍存在著絕大部分管理人員工齡較長(zhǎng)，雖然有著傳統(tǒng)檔案管理模式下極為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于信息化電子技術(shù)以及企業(yè)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)缺乏正確認(rèn)知與深入了解，并沒(méi)有很好地適應(yīng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，在企業(yè)檔案管理人員配置上，部分中小型國(guó)有企業(yè)并沒(méi)有根據(jù)檔案管理實(shí)際工作情況加以針對(duì)性配置，而是根據(jù)國(guó)企相關(guān)體制規(guī)定而粗放化管理與配置工作人員。筆者提出以下兩點(diǎn)優(yōu)化策略：第一，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作人員開(kāi)展信息化管理模式的考核作業(yè)，將專(zhuān)業(yè)水平與崗位要求差別過(guò)大的工作人員進(jìn)行調(diào)崗處理，并對(duì)剩余工作人員開(kāi)展系統(tǒng)性、全面性的培訓(xùn)工作；第二，企業(yè)根據(jù)檔案管理實(shí)際工作情況與工作需求，針對(duì)性調(diào)節(jié)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的配置比例，優(yōu)先選擇吸收經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性學(xué)習(xí)培訓(xùn)、對(duì)信息化電子技術(shù)有著深入了解的高級(jí)專(zhuān)業(yè)人才。

2.2中小型國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理體系尚未構(gòu)建

當(dāng)前我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)雖然紛紛開(kāi)展了檔案管理的信息化建設(shè)，但是在檔案管理工作體系層面上，仍舊運(yùn)行著舊有人工模式下的管理體系。而舊有管理體系上并沒(méi)有規(guī)定如對(duì)所配置信息化電子設(shè)備的維修保養(yǎng)等環(huán)節(jié)的管理流程，這也在一定程度上降低了中小型國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理工作的管理水平。筆者認(rèn)為中小型國(guó)有企業(yè)應(yīng)對(duì)大型國(guó)有企業(yè)與西方發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)所構(gòu)建信息化檔案管理體系加以適當(dāng)參考與學(xué)習(xí)，并根據(jù)企業(yè)檔案管理工作與運(yùn)營(yíng)實(shí)際狀況，來(lái)針對(duì)性制定符合企業(yè)發(fā)展的信息化檔案管理體系。

3結(jié)束語(yǔ)

筆者為提高我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)的檔案管理與企業(yè)管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，因此對(duì)信息化建設(shè)在中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理中的主要作用與存在的問(wèn)題開(kāi)展深入分析，并針對(duì)性提出上述提高人員素養(yǎng)、優(yōu)化人員配置、構(gòu)建信息化檔案管理體系的優(yōu)化策略建議。

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作者：楊佳顏 單位：秦皇島市市政設(shè)計(jì)院