城市工程建設(shè)檔案收集與管理

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【摘要】建設(shè)檔案是城市建設(shè)工程驗(yàn)收和后續(xù)管理的重要依據(jù)資料，近年來，隨著城市建設(shè)的不斷增多和擴(kuò)大，榆林市城市工程越來越多。為了做好城市工程建設(shè)檔案的收集與管理工作，文章分析了榆林市城市工程的檔案特點(diǎn)與管理規(guī)定，對(duì)檔案收集的內(nèi)容和要點(diǎn)進(jìn)行了重點(diǎn)探討，提出重點(diǎn)加強(qiáng)工程檔案的原始資料收存和保管，為工程運(yùn)行管理和驗(yàn)收提供參考。

【關(guān)鍵詞】工程檔案；城市建設(shè)；管理規(guī)定；資料歸檔；榆林

1城市工程檔案特點(diǎn)

城市工程檔案是指產(chǎn)生于整個(gè)工程建設(shè)全過程，從項(xiàng)目的提出、可研、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、決策，到招投標(biāo)、施工、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理，以及各個(gè)階段的驗(yàn)收過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。對(duì)榆林市而言，還應(yīng)包括歷年（次）開展的城市建設(shè)普查（調(diào)查）資料。其主要特點(diǎn)：貫穿于工程建設(shè)程序的各個(gè)階段；涉及工程建設(shè)管理的各部門（計(jì)劃、財(cái)務(wù)、驗(yàn)收、管護(hù)、運(yùn)行等）和工程參建的各方面（包括工程規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）；對(duì)于不同歷史階段形成的城市建設(shè)，應(yīng)通過調(diào)查研究、走訪考證等不斷完善工程檔案。

2城市建設(shè)工程檔案管理的一般規(guī)定

在城市建設(shè)工程檔案管理中，榆林市要求：工程檔案管理工作進(jìn)程與城市建設(shè)建設(shè)管理進(jìn)程同步；檔案資料包括文字、圖表、錄音、照片、錄像、電子數(shù)字等多種形式的歷史紀(jì)錄，以紙張為載體的文字資料不得用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等易褪色材料書寫；檔案資料的內(nèi)容應(yīng)來源明確、真實(shí)可靠、系統(tǒng)完整、手續(xù)齊全、清潔整齊；檔案資料應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理、定期歸檔；檔案資料應(yīng)有專人管理，管理人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。如有人事變動(dòng)，應(yīng)作好檔案的交接工作。管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的素質(zhì)和資質(zhì)，經(jīng)過必要的技術(shù)培訓(xùn)；檔案資料的完整程度、保存狀況是評(píng)優(yōu)達(dá)標(biāo)的主要內(nèi)容之一。

3城市建設(shè)工程檔案的主要內(nèi)容

凡是反映與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件、圖片、照片、錄像和光盤等資料，都屬收集的范圍。(1)規(guī)范性文件：技術(shù)規(guī)范，中、省、市、縣管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則等。(2)技術(shù)資料：年度下達(dá)的計(jì)劃文件、設(shè)計(jì)說明書及批復(fù)、批準(zhǔn)的變更文件等。(3)開工前的準(zhǔn)備資料：招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理合同、組建機(jī)構(gòu)、相關(guān)人員職責(zé)分工、相關(guān)人員須知等。(4)施工資料：①施工企業(yè)：放線、測量記錄，各單元工程不同部位的土壤含水率、干容重自測記錄，砂漿混合比記錄，施工材料檢驗(yàn)單、質(zhì)量鑒定報(bào)告、復(fù)驗(yàn)單及試驗(yàn)報(bào)告，質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、報(bào)告，隱蔽工程自驗(yàn)記錄等，事故及缺陷處理報(bào)告等相關(guān)材料。②監(jiān)理資料：簽署開工令，施工放線檢查，基礎(chǔ)處理工程的質(zhì)量控制，放(泄)水工程的質(zhì)量控制，上料填筑的質(zhì)量控制，工程變更及處理，竣工驗(yàn)收準(zhǔn)備階段。③建設(shè)單位資料：各階段或分部工程的質(zhì)量抽檢資料，分部工程及隱蔽工程的驗(yàn)收資料。(5)竣工資料：竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工報(bào)告與圖紙、審計(jì)報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、竣工決算、施工工作總結(jié)等。(6)施工日志、重大事件記錄及領(lǐng)導(dǎo)檢查考察資料。(7)移交資料：移交合同、管護(hù)合同、工程管護(hù)須知、防汛預(yù)案等。(8)工程建設(shè)聲像資料：主要指施工過程中記錄聲像材料。(9)科研資料：工程設(shè)計(jì)報(bào)告、勘察資料、批復(fù)文件、協(xié)議合同、研究方案、施工計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、圖表、照片、數(shù)據(jù)計(jì)算、施工報(bào)表等。

4城市建設(shè)工程檔案資料的收集及要點(diǎn)

工程檔案資料的收集按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，由法人單位的專職人員整理而成。

4.1規(guī)范性文件

技術(shù)規(guī)范，中、省、市、縣制定的城市建設(shè)建設(shè)管理辦法或細(xì)則。要點(diǎn)：由建設(shè)單位負(fù)責(zé)搜集，應(yīng)收集整理工程建設(shè)相關(guān)的各類規(guī)章制度與管理辦法。這類規(guī)章制度與管理辦法大體可分為兩類：一是上級(jí)相關(guān)的規(guī)章制度與管理辦法，包括住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部和省市印發(fā)的城市工程建設(shè)管理制度和辦法，還有所在省市主管部門印發(fā)的相關(guān)管理制度與辦法；二是要有本縣和本單位關(guān)于工程建設(shè)管理的有關(guān)各種制度和管理辦法。如：建設(shè)單位向施工現(xiàn)場派駐壩技術(shù)員制度、財(cái)務(wù)管理制度、運(yùn)行管理制度等。

4.2技術(shù)資料

（1）年度下達(dá)的計(jì)劃文件。要點(diǎn)：建設(shè)單位搜集。（2）擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)批復(fù)文件。要點(diǎn)：含說明書、附件、附圖、報(bào)批文件及審批文件缺一不可，要注意歸檔文件的完整性。各階段的審查意見也應(yīng)一并歸檔。設(shè)計(jì)單位提供，建設(shè)單位搜集。（3）變更文件：屬轉(zhuǎn)址建設(shè)、工程移動(dòng)、工程規(guī)模增減的變更，由建設(shè)單位提出變更申請(qǐng)，原設(shè)計(jì)審批單位進(jìn)行技術(shù)審查審批，由原計(jì)劃下達(dá)單位批準(zhǔn)。屬施工方式、供排水建筑物結(jié)構(gòu)型式或結(jié)構(gòu)尺寸變化的由建設(shè)單位提出申請(qǐng)，市級(jí)城建主管部門審查批準(zhǔn)。屬建筑物高程、位置、長短、坡比等的變化，由施工單位提出申請(qǐng)，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位共同簽署意見。要點(diǎn)：由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集。重點(diǎn)是變更申請(qǐng)和變更批復(fù)兩個(gè)文件，變更理由要充分、合理，批復(fù)時(shí)間要在施工前，防止先變更后履行報(bào)批手續(xù)。

4.3工程基礎(chǔ)資料

（1）招投標(biāo)文件要點(diǎn)：包括招標(biāo)實(shí)施方案報(bào)告及批復(fù)、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、開標(biāo)資料、中標(biāo)結(jié)果公示、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件及中標(biāo)通知書等。由建設(shè)單位搜集。（2）施工合同要點(diǎn)：建設(shè)單位提供。（3）監(jiān)理合同要點(diǎn)：建設(shè)單位提供。（4）組建結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：以文件形式確定的領(lǐng)導(dǎo)小組或其他形式的專門組織。由建設(shè)單位提供。（5）相關(guān)人員職責(zé)、須知要點(diǎn)：制定的規(guī)章制度，明確責(zé)、權(quán)、利。(6)開工申請(qǐng)要點(diǎn)：施工設(shè)計(jì)方案獲得批準(zhǔn)；施工圖紙通過審查；現(xiàn)場“三通一平”到位，施工設(shè)備入場；主要建筑材料通過檢驗(yàn)；現(xiàn)場安全防護(hù)措施完備；工程基線、標(biāo)高等經(jīng)過復(fù)核；已進(jìn)行質(zhì)量教育及技術(shù)交底。（7）施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審要點(diǎn)：施工組織設(shè)計(jì)的編制。重點(diǎn)要說明設(shè)備、人員狀況；施工組織機(jī)構(gòu)（分幾個(gè)部）、人員分工及各部門主要職責(zé)；施工現(xiàn)場的平面布置；施工進(jìn)度、勞力安全；投入的主要施工機(jī)械設(shè)備情況；各分部工程的主要施工方法、工藝要求；質(zhì)量保障體系；安全保障措施等。

4.4施工資料

（1）施工企業(yè)放線、測量記錄要點(diǎn)：包括水準(zhǔn)點(diǎn)等施工定位測量和數(shù)據(jù)復(fù)核，施工放線記錄，記載工程沉降、位移等變化情況的各種監(jiān)測記錄，工程標(biāo)高、位置、坡度測量記錄等,各項(xiàng)記錄均采用規(guī)定的測量記錄表式。由施工企業(yè)提供，建設(shè)單位整理。（2）各單元工程不同部位的土壤含水量、干容重、泥漿濃度自測記錄要點(diǎn)：用固定的表格記錄。(3）砂漿混合比記錄要點(diǎn)：按照砂漿砌筑標(biāo)號(hào)要求,做好配比記錄。(4）建筑材料質(zhì)量證明、鑒定憑證、復(fù)驗(yàn)單及試驗(yàn)報(bào)告要點(diǎn)：水泥、鋼筋、混凝土管等主要材料廠家出具的相關(guān)質(zhì)量證明。(5）設(shè)計(jì)方案、技術(shù)要點(diǎn)、圖紙會(huì)審等要點(diǎn)：工程設(shè)計(jì)、建設(shè)方案、圖紙等，是施工單位組織施工建設(shè)的技術(shù)依據(jù)，也是施工監(jiān)理控制、建設(shè)單位施工檢查、建設(shè)主管部門核查督查的重要技術(shù)依據(jù)，應(yīng)完整、真實(shí)反映設(shè)計(jì)意圖和完善情況。工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要等文件材料，須有設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位確認(rèn)公章或會(huì)審紀(jì)要文件相印證。(6）干砌石、漿砌石、混凝土預(yù)制及安裝、預(yù)制管安裝、現(xiàn)澆混凝土等各單元工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、申請(qǐng)表要點(diǎn)：單元工程是工程質(zhì)量檢驗(yàn)的基本單元，由施工單位要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，監(jiān)理單位要進(jìn)行抽查，經(jīng)抽查合格的單元工程方可認(rèn)定為合格單元工程。只有每個(gè)單元工程的質(zhì)量檢驗(yàn)合格，方可進(jìn)行下一道工序。施工單位的專職質(zhì)檢人員對(duì)已完成的單元工程施工質(zhì)量按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自驗(yàn)，填寫單元工程質(zhì)量評(píng)定表（見表，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)詳見附錄二：城市建設(shè)單元工程質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)），質(zhì)量責(zé)任人履行相應(yīng)簽認(rèn)手續(xù)后，向監(jiān)理單位申請(qǐng)驗(yàn)收。施工單位應(yīng)提供從單元工程到單位工程的一系列工程質(zhì)量評(píng)定表、報(bào)驗(yàn)表、工程驗(yàn)收表等，它可以記載和反映工程建設(shè)各階段的質(zhì)量情況與相關(guān)單位的評(píng)定認(rèn)定結(jié)果，是檔案收集整理的重點(diǎn)。為此必須明確城市建設(shè)工程質(zhì)量評(píng)定的項(xiàng)目劃分。(7）隱蔽工程自驗(yàn)記錄等要點(diǎn)：密蔽試驗(yàn)的辦法、效果等。自檢填寫下表，報(bào)驗(yàn)表同SG6。(8）基礎(chǔ)開挖與處理等分部工程報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)要點(diǎn)：自檢、申請(qǐng)報(bào)驗(yàn)表格同單元工程。（9）事故及缺陷處理報(bào)告等相關(guān)材料要點(diǎn)：應(yīng)包括事故或缺陷發(fā)生或發(fā)現(xiàn)時(shí)間、部位和狀況的定量描述，必要時(shí)應(yīng)附圖說明，事故或缺陷的分析與處理結(jié)果等。（10）監(jiān)理通知要點(diǎn)：監(jiān)理工作聯(lián)系單。

5檔案資料整理造冊(cè)與管理責(zé)任分工

為能如實(shí)反映工程建設(shè)過程的真實(shí)情況，形成詳實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范的歸檔資料，使資料整理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，結(jié)合城市建設(shè)的實(shí)際，將歸檔資料劃分為7冊(cè)。其管理責(zé)任主體為三類：（1）責(zé)任主體項(xiàng)目法人對(duì)城市建設(shè)工程檔案工作負(fù)總責(zé)。須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。項(xiàng)目法人應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專職檔案人員或配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。（2）參建單位的責(zé)任勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。（3）參與者的責(zé)任工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

6結(jié)語

城市建設(shè)工程檔案管理是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分，貫穿于項(xiàng)目建議、可行性研究、設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)、施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行等工程建設(shè)的全過程，對(duì)于工程的建設(shè)、管理、維護(hù)、改造、驗(yàn)收具有不可替代的作用。通過分析論述城市建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)與收集內(nèi)容、注意要點(diǎn)，為加強(qiáng)城市工程檔案資料的管理、整編和歸檔保管提供了借鑒和參考，對(duì)加強(qiáng)工程的建設(shè)管理、運(yùn)行管理具有十分重要的意義。

作者：朱光艷 單位：陜西省榆林市城市建設(shè)檔案館