物業(yè)公司房產(chǎn)檔案管理的具體現(xiàn)狀
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1.1專業(yè)性
房產(chǎn)檔案屬于專業(yè)檔案，專業(yè)性較強(qiáng)，是重要的查詢依據(jù)和法律依據(jù)。在進(jìn)行房產(chǎn)交易及產(chǎn)權(quán)登記、房產(chǎn)抵押與處理房產(chǎn)糾紛、城市拆遷規(guī)劃時房產(chǎn)專業(yè)檔案會成為重要依據(jù)和參考。房產(chǎn)檔案主要包括房屋建筑年代的主要數(shù)據(jù)、圖形及證據(jù)記載、業(yè)主的信息資料、配套設(shè)施設(shè)備（電梯、水暖等）。當(dāng)前，物業(yè)公司的房產(chǎn)檔案多是紙質(zhì)載體檔案，電子檔案相對較少，管理手段相對單一，尚未完全實現(xiàn)信息化管理。
1.2私密性
物業(yè)公司房產(chǎn)檔案中記載著業(yè)主與用戶的個人信息，這些是購房者在購房后向物業(yè)公司提供的個人信息數(shù)據(jù)，在法律方面具有保密性，是公民的個人隱私。物業(yè)公司不得泄露購房者任何相關(guān)信息，一旦購房者信息被泄露，物業(yè)公司將承擔(dān)一切法律責(zé)任。在現(xiàn)實工作中，在這方面已經(jīng)發(fā)生過諸多事件，應(yīng)引起相關(guān)部門有關(guān)人員的高度重視。
1.3動態(tài)性
在房產(chǎn)交易不斷活躍以及產(chǎn)權(quán)變更頻繁等現(xiàn)實情況下，物業(yè)公司房產(chǎn)檔案的及時更新成為當(dāng)前必須加以關(guān)注的問題，尤其是一些特殊房產(chǎn)，需要尤為關(guān)注房產(chǎn)檔案信息及時更新工作，因為這涉及購房者的物權(quán)及經(jīng)濟(jì)利益的問題。
2物業(yè)公司房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
2.1管理不規(guī)范，人員專業(yè)性不強(qiáng)
由于物業(yè)公司更重視對物業(yè)的管理，往往把很多精力放在一些日?，嵤律?，對房產(chǎn)檔案管理投入不夠，配備的檔案管理人員由于有效工作的時間較短，多依靠經(jīng)驗和實踐摸索，使得他們專業(yè)素質(zhì)不夠高，于是房產(chǎn)檔案管理工作良莠不齊，影響了下一個環(huán)節(jié)工作的順利進(jìn)行。加之人員新、流動大，并且不受重視等原因，造成檔案管理工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、歸檔不及時、收集不完整等問題。
2.2服務(wù)意識亟待提高
由于檔案管理人員流動性大，有熟練技能的人員有限，加上對房產(chǎn)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，常常會造成業(yè)主對房產(chǎn)檔案管理人員產(chǎn)生誤解。例如，原有房屋的沿革和現(xiàn)狀，存在信息不完整以及資料非人為缺失，導(dǎo)致出現(xiàn)偏差。此時，檔案管理人員需要有足夠的耐心，需要及時幫助業(yè)主處理相關(guān)事務(wù)。但是在實踐中，許多檔案管理人員因為多種原因不能很好地處理這類事情，缺少足夠的服務(wù)意識，從而影響了工作的有效開展。
2.3缺乏監(jiān)管機(jī)制和體制
由于物業(yè)公司忙于物業(yè)管理，無暇他顧，對房產(chǎn)檔案管理往往存在納入日程、不夠重視的問題，同時各項管理制度也不夠健全，從而導(dǎo)致物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對房產(chǎn)檔案管理工作缺乏相關(guān)的監(jiān)管機(jī)制和體制疏于監(jiān)管或監(jiān)管不到位。沒有在內(nèi)部建立合理有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，必然使物業(yè)公司房產(chǎn)檔案管理工作做不到位，應(yīng)付了事，無法做到規(guī)范化、制度化。
3做好物業(yè)公司房產(chǎn)檔案管理的建議
3.1結(jié)合物業(yè)公司特點制訂科學(xué)有效的管理措施
根據(jù)每個物業(yè)公司的具體情況，在充分調(diào)查、科學(xué)分析、合理布局的基礎(chǔ)上，結(jié)合房產(chǎn)檔案的規(guī)律性和特殊性，以數(shù)據(jù)化和信息化的有機(jī)結(jié)合，根據(jù)購房者需求將房產(chǎn)檔案管理與小區(qū)其他項目有效兼顧、科學(xué)管控，制訂合理、科學(xué)、有效的管理措施，切實把這項工作落到實處。
3.2充分利用信息化技術(shù)手段開展工作
實現(xiàn)信息化管理，需要進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)化統(tǒng)計分析和評定。建議各物業(yè)公司使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫或軟件，采用房產(chǎn)交易中心的管理方式，將數(shù)據(jù)和基本信息系統(tǒng)化輸入，便于歸檔、查檔和數(shù)據(jù)變更。同時增加專人進(jìn)行管理，利用秘鑰或者指紋輸入系統(tǒng)，增強(qiáng)保密性。建議相應(yīng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用簡潔的單窗口方式，人性化設(shè)計人機(jī)交互界面，易于檔案管理人員準(zhǔn)確地掌握，并快速查詢。
3.3依法管檔，強(qiáng)化監(jiān)督檢查
要求檔案管理人員“依法管檔”，加大執(zhí)行制度的力度。要求檔案管理人員要熟悉《中華人民共和國檔案法》的內(nèi)容，并精通其他相關(guān)法律，加強(qiáng)法律意識，增強(qiáng)合法性和保密性。依法制定嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，定期檢查，并指導(dǎo)檔案管理人員不斷進(jìn)行知識更新，有效為購房者提供檔案服務(wù)。
作者：馬慶霞 單位：黑龍江農(nóng)墾勘測設(shè)計研究院