談高職院校人事檔案規(guī)范化管理

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【摘要】高職院校是培養(yǎng)人才的重要陣地，在高職院校的各項管理工作中，人事檔案管理具有多重性的意義。人事檔案管理既能夠更好地進行人力資源管理，又能夠構(gòu)建起高職院校的規(guī)范化管理模式。人事檔案管理能夠有效地整合人力資源管理的多種信息，可以為高職院校創(chuàng)設(shè)梯隊式人才發(fā)展提供必要的基礎(chǔ)性條件。在新的時期，高職院校人事檔案管理面臨著新的環(huán)境和新的問題。人事檔案既要沿用傳統(tǒng)的管理優(yōu)勢，又要進行不斷的創(chuàng)新。在管理方式上、管理模式上和管理水平上都要有所提高，才能夠適應現(xiàn)代化高職院校人事管理的要求。本文以高職院校人事檔案管理的規(guī)范化為研究核心，闡述了當前高職院校人事管理的重點，提出了人事檔案管理的整體思路和發(fā)展規(guī)劃。

【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；規(guī)范管理；思路；策略

高等教育已經(jīng)進入新的發(fā)展時期，高職院校作為培養(yǎng)人才的重要基地，擔負著培養(yǎng)應用型人才的任務。在高職院校的各項管理中，人事檔案管理需要從系統(tǒng)上進行架構(gòu)才能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校人事管理的升級型發(fā)展。人才戰(zhàn)略是真正提高高職院校整體水平的重要思想指導，在發(fā)揮高職院校人事檔案管理優(yōu)勢的時候，既要沿用傳統(tǒng)的方式，又要進行新的創(chuàng)造。利用互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理是新時期高職院校人事檔案管理的思路，人事檔案管理能夠納入學校的整體規(guī)劃中，人事檔案管理需要從宏觀上進行考量，更要從細致上進行推進。人事檔案管理以培養(yǎng)人才為發(fā)展目標，以構(gòu)建起人才培養(yǎng)的多渠道建設(shè)為發(fā)展方向。高職院校的人事檔案管理需要理念和技術(shù)上的提升，才能夠適應新時期高等教育的發(fā)展。

一、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的重要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展給予了檔案管理新的方式，在眾多領(lǐng)域中，工作的管理方式都發(fā)生了變化。在人事檔案管理中，數(shù)字化管理系統(tǒng)得到發(fā)展，人事檔案的信息化技術(shù)有了新的提升。在高職院校人事檔案管理中，采用數(shù)據(jù)化的管理方式有利于人事檔案管理能夠更加規(guī)范，人事檔案管理工作的規(guī)范化實現(xiàn)了檔案管理信息化發(fā)展的重要目標。在人事檔案管理中做好硬件建設(shè)和軟件建設(shè)，能夠從整體上提高管理水平。眾多的工作實踐表明，人事檔案管理與其他的檔案管理有著一定的差別，人事檔案管理既有其豐富性又具有其獨立性，人事檔案管理需要注重各個流程之間的銜接，在強化系統(tǒng)思維發(fā)展的前提下，正確實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，有利于高職院校人事檔案管理更加符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求。在人事檔案管理中檔案的立卷組合都要符合檔案的規(guī)范化管理要求，檔案的價值、檔案的保護、檔案的安全性以及各項檢索都要符合要求。立卷歸檔工作要嚴格按照要求進行。各項具體工作需要解決人事檔案的核心問題，各項具體工作要多方面注意細節(jié)的管理。

二、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的思路與策略

（一）提高人事檔案信息管理的可靠性。人事檔案系統(tǒng)進行更新時要保證其安全性和可靠性。操作系統(tǒng)在更新過程中保證其穩(wěn)定性，如果是不成熟的系統(tǒng)就容易使檔案管理系統(tǒng)陷入信息不安全的境地。信息數(shù)字化管理系統(tǒng)架構(gòu)操作技術(shù)能夠有效提高管理能力，在具體執(zhí)行方面的融合操作技術(shù)的完整性，使人事檔案的信息避免外漏。在實施技術(shù)管理的過程中，管理系統(tǒng)具有仿真安全性，也就是說在進行數(shù)字化管理過程中，保存的信息需要更高級別的軟件進行維護?；A(chǔ)檔案信息不容易復制，系統(tǒng)的仿真性能夠得到有效的保障。人事檔案管理堅持技術(shù)更新，在規(guī)范檔案管理過程中，提升學校的管理水平，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的多重價值。在發(fā)展建設(shè)過程中，人事檔案信息數(shù)字化管理要運用網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)、檔案管理知識和信息數(shù)字化技術(shù)，高職院校在發(fā)展建設(shè)的過程中采用多種措施，從硬件和軟件兩個方面強化檔案管理工作，使檔案管理工作能夠促進高校的快速發(fā)展?，F(xiàn)在科學技術(shù)的重要優(yōu)勢就是對于計算機軟硬件的應用，計算機軟件和硬件高度匹配，信息可以從操作軟件和操作軟件上進行有效的轉(zhuǎn)移，檔案的信息化管理可以呈現(xiàn)出新的發(fā)展狀態(tài)，檔案管理可以有效應對傳統(tǒng)的管理問題。在信息化管理中，檔案操作需要注意系統(tǒng)技術(shù)方面的融合。檔案管理需要具有前瞻性，在選擇技術(shù)要求時，注意人事檔案信息管理的安全性，操作系統(tǒng)要與數(shù)據(jù)進行有效對接，保證信息系統(tǒng)的安全，這是檔案管理的重要要求；人事檔案信息管理在發(fā)展運行的過程中信息量存儲載體較大，對信息的完整性和真實性要求很高，操作系統(tǒng)依托安全設(shè)計對系統(tǒng)進行整體數(shù)據(jù)化的管理，數(shù)據(jù)信息能夠符合各類管理要求。

（二）實施人事檔案專業(yè)化管理模式。在高職院校中，人事檔案管理與檔案管理并存的局面始終存在。但是，人事檔案管理不同于一般的公文檔案管理。人事檔案管理需要以人力資源管理的目標為研究核心，對人事檔案的管理要尊重人才的基礎(chǔ)信息。在人事檔案管理中重視信息的差異性管理，對檔案信息及時準確的傳輸，大量的人事管理信息具有時效性，需要在管理過程中根據(jù)不同的時段進行更新和完善。人事檔案管理采取動態(tài)化的管理模式適應新時期發(fā)展的需要，在數(shù)據(jù)庫的管理上要建立起多種技術(shù)融合的檔案管理模式。人事檔案管理能夠?qū)θ肆Y源的管理起到基礎(chǔ)性的作用，也能夠通過人事檔案管理讓決策層能夠更好地清晰人才成長的基本路徑。高職院校在人事檔案管理中以人才發(fā)展和建設(shè)為目標。新時期高職院校人才管理理念更新具有重要價值，在檔案管理中運用新知識和新理論開闊眼界指導工作，使高職院校的人事發(fā)展管理工作能夠按照新規(guī)定和新方法去執(zhí)行。學校決策層要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，在實施專業(yè)化管理中，政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)都要以現(xiàn)實情況為基礎(chǔ)，主管領(lǐng)導根據(jù)人事工作的實際情況指導檔案管理。人事檔案管理的利用范圍可以不斷拓展，人事檔案具有其保密性，在進行應用的時候，要充分重視人員隱私權(quán)，建立專業(yè)化的管理模式，擁有專業(yè)性的管理人才，將新的檔案內(nèi)容不斷充實到檔案信息資料中，實踐中注重搜集職工的最新情況，信息可以在人事檔案中得到明顯的體現(xiàn)。

（三）對人事檔案進行科學分類。在人事檔案管理中，立卷歸檔以及文件形成的方式要重點解決文件立卷歸檔的實效。文件階段的立卷歸檔的情況，立卷歸檔的重點，立卷分工檔案管理的信息，檔案利用的效率和效果都要有效維護卷宗的完整性。檔案在形成的過程中，需要按照規(guī)范化管理的方式實施，需要著重注意的問題要進行及時整理。人事檔案在新的發(fā)展時期就要求進行數(shù)字信息化管理，依托計算機軟件技術(shù)，利用檔案管理數(shù)字化建設(shè)，建立與之相匹配的管理模式。強化應用軟件操作系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化信息的檢索方面的能力，強化技術(shù)基礎(chǔ)，保障應用準確。根據(jù)不同的人才進行檔案劃分，加強檔案數(shù)字化建設(shè)，建立健全完善電子檔案建設(shè)。在資料的收集、整理、歸檔、查閱以及人員工作制度上面，按照檔案管理工作的要求進行設(shè)計。在推進信息化建設(shè)過程中，人事檔案要充分反映教職員工的科研創(chuàng)新、社會服務等方面內(nèi)容，核查鑒定教職工工作實績。例如人事部門做出的結(jié)論鑒定和考核結(jié)果等。在電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的過程中做好銜接。人事檔案的數(shù)據(jù)庫利用數(shù)字信息服務來提高人事檔案的工作質(zhì)量和效率，檔案管理人員需要保持工作的嚴謹性和完整性。

三、結(jié)語

人才是各項事業(yè)的核心要素，開展人事檔案管理工作就是為了能從信息化發(fā)展角度構(gòu)建起人才發(fā)展的新戰(zhàn)略。在高職院校發(fā)展的過程中，構(gòu)建起人才的梯隊式發(fā)展可以促進高職院校師資力量不斷提升，也能夠從人才管理方面促進員工能夠有效地執(zhí)行職業(yè)規(guī)劃的設(shè)計。在“以人為本”的發(fā)展時代，高職院校進行多渠道的人才戰(zhàn)略規(guī)劃能夠適應新時代的發(fā)展，也能夠有效地提高教學水平。人事檔案管理要保證其嚴謹性，更要保證其高效性。在具體工作實踐中，信息化建設(shè)要解決高職院校傳統(tǒng)管理模式中的弊端，構(gòu)建起高職院校的人事檔案新的管理方式。

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作者：王敏儀 單位：惠州城市職業(yè)學院