設備工程監(jiān)理中的科技檔案管理研究

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科技檔案是在科技活動中形成的各種科技文件，是生產建設、科學研究等工作的產物，對于國家經濟建設和社會發(fā)展有著舉足輕重的作用。設備監(jiān)理記錄和文件是設備監(jiān)理項目的載體，記錄了所監(jiān)理項目過程質量狀況和發(fā)生問題及處理情況，是設備工程項目在工業(yè)建設項目中的設備監(jiān)理和設備監(jiān)理管理各項活動中形成的記錄和文件，是設備工程建設項目資源和智慧的結晶，是重要的科技信息資源。完整的設備監(jiān)理科技檔案對工程建設項目具有重要的參考價值，設備監(jiān)理工程師可以得到很好的借鑒作用，同時可以提高單位設備監(jiān)理的服務質量和服務水平。對一些重大設備工程項目來說，其投入的財力、物力和人力往往是巨大的。如何對設備工程監(jiān)理中的科技檔案進行有效管理，筆者從以下幾方面進行探討。

1樹立科技檔案服務意識，強化設備監(jiān)理科技檔案管理工作

科技檔案是設備工程項目管理的基礎工作，科技檔案的質量好壞和完整程度影響到設備工程項目管理工作。設備監(jiān)理是依據(jù)國家有關法律法規(guī)和技術標準，對重要設備的設計、制造、檢驗、儲運、安裝和調試等過程的質量、進度和投資等實施監(jiān)督，設備工程質量是對工程性質、品質和安全的綜合表述是，對設備工程質量的評價就是以科技檔案為基礎，以量化的指標進行綜合測評。因此作為項目負責人應當提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養(yǎng)科技檔案管理人員的服務意識和調動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉變思想，增強科技檔案管理意識和服務意識，把科技檔案工作作為一項重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強檔案專業(yè)知識的學習，努力掌握科學管理的原則和方法，提高科技檔案質量，要積極探索科技檔案管理模式，確?？萍紮n案工作更科學、更實用，為設備工程項目管理提供有利資源保證。

2建立健全有效的設備監(jiān)理科技檔案管理制度，規(guī)范科技檔案工作

設備工程項目管理科技檔案是一個動態(tài)的過程，這一過程的目的和結果都是需要建立真實、完整、系統(tǒng)的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環(huán)節(jié)都需要有符合設備工程項目管理實際情況的科技檔案管理制度和設備監(jiān)理工作程序，實現(xiàn)動態(tài)管理和績效考評，才能客觀反映設備工程項目管理的完整面貌，為設備工程建設項目服務。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現(xiàn)合理性、有效性。建立的設備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序需要考慮設備工程建設項目的特點和科技檔案管理的實際情況，以適應實際工作需要。②科技檔案管理制度要體現(xiàn)實用性、科學性。依據(jù)GB／T26429－2010《設備工程監(jiān)理規(guī)范》，建立的設備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序應當具有實用性和可操作性，以便于更好地發(fā)揮制度的指導性和規(guī)范性。③科技檔案管理制度要具有權威性。建立的設備監(jiān)理科技檔案管理制度既需要有效執(zhí)行就要監(jiān)督落實，因此制度在執(zhí)行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

3加強設備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務知識培訓，提高綜合素質

做好設備監(jiān)理科技檔案，加強業(yè)務學習，提高自身文化素質和業(yè)務素質是保證科技檔案管理工作的需要?？萍紮n案管理人員的綜合素質和管理水平決定著設備監(jiān)理科技檔案管理質量的好壞，因此需要加強設備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務知識培訓，提高綜合素質。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業(yè)知識繼續(xù)教育培訓和崗位培訓工作，提高理論知識和水平，不斷加強對科技檔案管理工作的認識程度，完善科技檔案管理人員的知識結構，培養(yǎng)較強的檔案技術能力，同時重視信息技術和網(wǎng)絡知識的教育培訓工作，以適應設備監(jiān)理科技檔案管理工作的需要。②注重加強科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業(yè)務交流。同時參加設備監(jiān)理單位之間的業(yè)務交流，通過交流，相互學習，相互切磋，取長補短，吸收更好的經驗應用于自己的科技檔案管理工作當中。③注重加強個人素質教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創(chuàng)局面。④注重加強質量管理知識的培訓和學習。設備監(jiān)理科技檔案是設備工程項目質量管理中的重要環(huán)節(jié)，完善的設備監(jiān)理科技檔案可以為公司質量體系認證提供原始憑證和法律依據(jù)，也是公司通過質量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強質量管理知識的培訓和學習。

4加強設備監(jiān)理科技檔案基礎設施建設，提高檔案的利用價值

科技檔案的利用是實現(xiàn)科技檔案的價值重要途徑，也是科技檔案發(fā)展的力量源泉。豐富的，高質量的設備監(jiān)理科技檔案是檔案管理的基礎和前提，科技檔案資料匱乏、不專業(yè)、不系統(tǒng)、不準確、不完整，就難以保證設備監(jiān)理科技檔案的有效利用。如果科技檔案放在檔案柜里不使用，也會失去科技檔案的價值。保管是一種手段，利用才是目的。如何提高檔案管理的利用價值呢。必須加強科技檔案的基礎設施建設工作。①科技檔案管理人員要轉變思路，不斷創(chuàng)新，深入設備工程項目現(xiàn)場，根據(jù)實際需要和設備監(jiān)理工程項目程序和工作規(guī)范到項目和制造廠家對各監(jiān)理項目和監(jiān)理人員進行指導，了解工程進度，幫助項目部和監(jiān)理人員做好基礎資料的形成、整理、歸檔工作，確保設備監(jiān)理科技檔案完整、準確、系統(tǒng)地歸檔保存。②科技檔案管理人員要做好科技檔案的基礎性工作。豐富的、高質量的科技檔案材料是科技檔案利用的前提和條件，科技檔案材料如果缺乏、不系統(tǒng)、不規(guī)范、不準確、不完整、不專業(yè)是很難做到合理和有效利用。作為科技檔案管理人員應當了解設備工程技術資料和設備監(jiān)理工作內容、范圍，按照科技檔案管理專業(yè)方法，開展科技檔案的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管工作，確?？萍紮n案基礎性工作，以提高科技檔案的有效利用價值。③加強基礎設施建設，建立適宜的科技檔案存儲空間，配備相應設備設施以順利開展各項職能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技檔案平臺等。設備監(jiān)理單位要根據(jù)檔案數(shù)量和檔案內容重要程度，完善科技檔案設備設施，爭取能夠確保有效管理各種載體的科技檔案，進而確?？萍紮n案資源體系的建設，促進檔案規(guī)范化管理工作不斷深入開展，與時俱進。④加強科技檔案信息化管理，實現(xiàn)科技檔案信息資源共享。要想對科技檔案實現(xiàn)信息化管理，需要用現(xiàn)代化的管理手段，對科技檔案進行信息存儲、檢索、利用公司網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)科技檔案信息網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)科技檔案資源共享。⑤加強科技檔案的宣傳工作，提高科技檔案意識。利用公司的網(wǎng)站、局域網(wǎng)、微信群等現(xiàn)代化辦公條件，從檔案基礎知識、館藏資源、檔案查閱利用等幾個方面開展檔案宣傳工作，從而體現(xiàn)科技檔案開發(fā)利用所產生的作用和為公司各方面帶來有益的幫助。

5結束語

多方面加強設備工程監(jiān)理中科技檔案管理是非常必要的，作為基層設備工程監(jiān)理科技檔案管理工作人員需要提高科技檔案管理水平和自身綜合素質，以確保設備工程項目文件資料的科學、完整和規(guī)范，推動工程建設項目工作發(fā)展。那如何提高科技檔案的綜合利用價值，也是我們在科技檔案實際管理工作中應該認真思考和積極探索的。

作者：王若娟 單位：內蒙古自治區(qū)機械設備成套有限責任公司