高校教學(xué)資料課程單位存檔方案設(shè)計(jì)分析

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摘要：高校教學(xué)資料的規(guī)范化管理有助于各項(xiàng)教學(xué)檢查和評(píng)估工作的開展。“以課程為單位”的存檔方案，給出了不同類型課程的資料清單。根據(jù)工作角色的不同，制定了存檔的工作流程，并對(duì)存檔后資料的質(zhì)量控制、調(diào)閱和歸還等操作進(jìn)行了規(guī)范。存檔方案在實(shí)際工作應(yīng)用中取得了較好的效果。

關(guān)鍵詞：存檔方案；教學(xué)資料；課程

高校的教學(xué)資料是指各級(jí)教學(xué)部門在教育、教學(xué)的運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各種文檔、報(bào)表、圖片及音視頻材料等[1]。這些資料在各級(jí)教學(xué)檢查和教學(xué)評(píng)估中，作為重要的佐證和支撐材料，再現(xiàn)了教學(xué)管理和運(yùn)行的過程[2]。對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行規(guī)范化的管理有助于高校各項(xiàng)教學(xué)檢查工作的開展，同時(shí)也體現(xiàn)了學(xué)校的整體辦學(xué)和管理水平。但是，教學(xué)資料往往數(shù)量較多，種類繁雜，而且很多資料沒有納入到學(xué)校的檔案管理范圍內(nèi)[3]。在學(xué)校沒有統(tǒng)一歸檔的狀態(tài)下，這些教學(xué)資料都散置于二級(jí)學(xué)院或者專任教師處。教學(xué)資料管理不規(guī)范的現(xiàn)象比較常見，甚至資料遺失的情況也時(shí)有發(fā)生。這就導(dǎo)致了真正需要用到資料時(shí)，查找比較困難，有時(shí)為了教學(xué)檢查和評(píng)估，出現(xiàn)了應(yīng)急補(bǔ)材料的情況[4]。為了對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，上海健康醫(yī)學(xué)院下屬的醫(yī)學(xué)影像學(xué)院擬定了一套“以課程為單位”的存檔方案，并在學(xué)校的教學(xué)檢查和專業(yè)達(dá)標(biāo)預(yù)評(píng)估中得到了應(yīng)用，取得了較好的效果。

1以課程為單位的存檔方案

整個(gè)存檔方案的基本思想是：將同一門課程的所有教學(xué)資料，按照不同年級(jí)進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔。這樣在各級(jí)教學(xué)檢查和各類教學(xué)評(píng)估中，根據(jù)不同年級(jí)和課程名稱，能夠很方便地查詢并調(diào)閱到相關(guān)的教學(xué)資料。

1.1不同類型課程及其關(guān)鍵教學(xué)資料

在存檔時(shí)，根據(jù)實(shí)踐教學(xué)的不同，將所有的課程分為以下四類：純理論課程、含課內(nèi)實(shí)踐的理論課程、純實(shí)踐課程和畢業(yè)設(shè)計(jì)或?qū)嵙?xí)類課程等。純理論課程是指沒有實(shí)踐環(huán)節(jié)的課程，如高等數(shù)學(xué)，大學(xué)英語等。含課內(nèi)實(shí)踐的理論課程是指課程里面有小實(shí)驗(yàn)等實(shí)踐環(huán)節(jié)的課程，如C程序設(shè)計(jì)等。純實(shí)踐課程是指在一定教學(xué)周內(nèi)集中實(shí)踐的課程，如工程數(shù)學(xué)與醫(yī)學(xué)圖像處理實(shí)訓(xùn)等。畢業(yè)設(shè)計(jì)或?qū)嵙?xí)類課程是指畢業(yè)設(shè)計(jì)、行業(yè)見習(xí)和畢業(yè)實(shí)習(xí)等。不同類型的課程所產(chǎn)生的教學(xué)資料差異較大，存檔時(shí)要厘清各自的關(guān)鍵教學(xué)資料，有針對(duì)性的提出不同的規(guī)定和要求。

1.2課程單位的說明

在各級(jí)教學(xué)檢查中，一般都是按要求選取一門或者幾門課程，進(jìn)行教學(xué)資料的調(diào)閱。在存檔時(shí)，以課程為單位將該門課程的所有相關(guān)資料存放在一起，能夠很方便的進(jìn)行查閱，也能更全面的展示課程的授課情況。以課程為單位存檔時(shí)，應(yīng)該注意分年級(jí)歸檔，也就是不同年級(jí)的資料應(yīng)該分開存檔。另外，若某一年級(jí)的某一課程，有多個(gè)班級(jí)分班授課的，歸檔時(shí)并不分班。該門課程所有班級(jí)的資料集中歸檔于一處。若同一門課程分兩個(gè)或多個(gè)學(xué)期授課時(shí)，也要將所有資料集中歸檔在一起。可以看出，以課程為單位歸檔時(shí)，需要對(duì)課程的情況做一個(gè)比較詳細(xì)的記錄，這樣在進(jìn)行教學(xué)檢查時(shí)，能一一對(duì)應(yīng)，更方便的厘清各項(xiàng)教學(xué)資料。在本存檔方案中，設(shè)計(jì)了一個(gè)課程情況記錄表，如表2所示，對(duì)課程的學(xué)時(shí)、授課教師、授課情況等做了較詳細(xì)的記錄。

1.3教學(xué)資料的清單

專任教師在提交歸檔材料時(shí)，往往會(huì)存在一些遺漏的情況。我們?cè)谠O(shè)計(jì)存檔方案時(shí)，到各教研室進(jìn)行充分調(diào)研后，形成了一個(gè)以課程為單位的教學(xué)資料清單。清單中列舉了本校所有可能出現(xiàn)的教學(xué)資料，專任教師在整理資料時(shí)，可以依據(jù)清單中所列項(xiàng)目，結(jié)合自己所授課程的類型進(jìn)行整理；不適用的清單項(xiàng)目也要求專任教師注明。資料清單主要項(xiàng)目包括教學(xué)日歷(電子版)、教學(xué)日歷(紙質(zhì)版、教學(xué)日志(紙質(zhì)版)、教案(電子版)、教材(出版教材)、自編教材(電子版)、自編教材(紙質(zhì)版)、實(shí)訓(xùn)講義(電子版)、實(shí)訓(xùn)講義(紙質(zhì)版)、試卷冊(cè)(紙質(zhì)版)、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告(電子版)、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告(紙質(zhì)版)、課程情況記錄表、課程材料異常情況說明表等。

1.4不同角色按流程完成歸檔工作

在存檔方案設(shè)計(jì)時(shí)，我們將參與存檔工作的人員分成了4種角色。(1)專任教師，負(fù)責(zé)所有課程資料的整理與提交；(2)教研室主任，負(fù)責(zé)核實(shí)專任教師所整理資料的完備性。專任教師在提交材料前，需要教研室主任簽字確認(rèn)；(3)是院辦，負(fù)責(zé)存檔工作中的硬件準(zhǔn)備和相關(guān)服務(wù)工作；(4)檔案員，最終資料都是提交給檔案員統(tǒng)一歸檔。另外，我們針對(duì)不同的角色，結(jié)合學(xué)院的情況，設(shè)計(jì)了一個(gè)歸檔的流程，如圖1所示。能夠看到，專任教師一共需要進(jìn)行9個(gè)步驟，才能完成歸檔工作。教研室(或?qū)嵱?xùn)中心)需要進(jìn)行2步確認(rèn)。院辦在存檔過程中提供支持。學(xué)院的檔案員一般都是由專任教師兼任，方案設(shè)計(jì)時(shí)，盡可能減少檔案員的工作量。在這個(gè)方案中，檔案員僅需要按照課程的不同，最終進(jìn)行教學(xué)資料的接收。

2歸檔后的運(yùn)行管理

2.1存檔質(zhì)量的兩級(jí)監(jiān)控

課程資料存檔時(shí)，涉及到多個(gè)專業(yè)和眾多的課程，存檔的質(zhì)量和資料的完備性需要進(jìn)行監(jiān)控。我們?cè)O(shè)計(jì)的方案中，對(duì)存檔質(zhì)量進(jìn)行了兩級(jí)監(jiān)控。第一級(jí)是教研室層面。在所有資料提交前，教研室主任需要對(duì)照存檔清單，核實(shí)專任教師存檔材料是否正確，是否有遺漏。核實(shí)通過后，教研室主任需要簽字確認(rèn)。第二級(jí)是學(xué)院層面。學(xué)院的存檔監(jiān)控方式是抽查。由教學(xué)副院長發(fā)起，會(huì)同教研室主任、院辦主任和教學(xué)秘書等，對(duì)每一個(gè)教研室隨機(jī)調(diào)閱3門課程，檢查歸檔材料的正確性和完備性。教學(xué)秘書對(duì)抽查情況做記錄。如果同一教研室抽取的課程有2門以上(含2門)不合格，所歸檔學(xué)期的整個(gè)教研室的所有課程全部進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)學(xué)院備案。如果僅1門課程檢查不合格，由教研室內(nèi)部組織自查整改。

2.2定期存檔和專人管理

課程資料的存檔需要定期進(jìn)行，并由檔案員進(jìn)行專人管理。在我們的方案中，課程資料存檔每個(gè)學(xué)期進(jìn)行一次。具體時(shí)間安排在每學(xué)期補(bǔ)考結(jié)束后的第二周。補(bǔ)考結(jié)束后，課程的成績、試卷冊(cè)等資料都齊全了。跨學(xué)期開設(shè)的課程，等所有授課內(nèi)容結(jié)束后，再行歸檔。專任教師有3周的時(shí)間用來整理并提交資料。每學(xué)期的中期，配合學(xué)校的教學(xué)檢查，學(xué)院完成存檔質(zhì)量的抽查工作。存檔資料由專人負(fù)責(zé)管理。我們的方案中，有兼職的檔案員來負(fù)責(zé)歸檔材料的接收和管理。檔案員會(huì)對(duì)所有課程的歸檔情況作出記錄，并在中期檢查前，向?qū)W院匯報(bào)課程歸檔情況。對(duì)未按期歸檔的課程，學(xué)院會(huì)通知到課程組的負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ谓處?，要求課程組在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔。檔案員在教學(xué)檢查和評(píng)估工作中，也要配合學(xué)院開展工作。

2.3規(guī)范的調(diào)閱和歸還流程

課程資料完成歸檔后，在后續(xù)的各級(jí)教學(xué)檢查和評(píng)估中，經(jīng)常會(huì)被調(diào)閱。在以往的工作中，曾經(jīng)出現(xiàn)查完一次，就亂一次，需要重新再整理的現(xiàn)象。在歸檔方案中，我們?cè)趯Ｈ斯芾淼幕A(chǔ)上，對(duì)資料的調(diào)閱和歸還流程做了規(guī)定。教研室或評(píng)估辦公室可以向檔案員調(diào)閱歸檔后的資料。在調(diào)閱時(shí)，需要記錄日期、調(diào)取的資料名稱和份數(shù)、用途等，并簽字確認(rèn)。使用完成后，由調(diào)閱人向檔案員進(jìn)行歸還操作。歸還時(shí)，檔案員需要檢查被調(diào)閱資料是否完好或遺漏。確認(rèn)通過后，調(diào)閱人在歸還欄再次簽字，完成歸還操作。

3存檔方案的應(yīng)用

本存檔方案制定后，醫(yī)學(xué)影像學(xué)院在“醫(yī)學(xué)影像技術(shù)”專業(yè)達(dá)標(biāo)預(yù)評(píng)估和學(xué)士學(xué)位授予單位審核預(yù)評(píng)估中得到了應(yīng)用。在專業(yè)達(dá)標(biāo)預(yù)評(píng)估中，根據(jù)現(xiàn)場專家的要求，調(diào)閱了4門課程的資料，完成了試卷、教案、學(xué)生實(shí)訓(xùn)報(bào)告等教學(xué)材料的檢查。評(píng)估專家對(duì)學(xué)院教學(xué)材料的存檔形式也給予了肯定。在學(xué)士學(xué)位預(yù)評(píng)估中，教務(wù)處要求對(duì)課程的實(shí)踐教學(xué)部分進(jìn)行檢查。各教研室根據(jù)教務(wù)處所列的課程清單，很方便和快捷的完成了資料的調(diào)閱和送檢工作，并按流程進(jìn)行了歸還。

4結(jié)論

二級(jí)學(xué)院在教學(xué)資料的存檔方面一直存在著一些困擾。教學(xué)資料種類多，又沒有完全納入學(xué)校檔案的統(tǒng)一管理，造成了管理的混亂。本文設(shè)計(jì)了一個(gè)資料的存檔方案，給出了存檔的清單，并分清了不同的角色和各自的存檔流程。方案也對(duì)資料存檔后的運(yùn)行管理進(jìn)行規(guī)范。這個(gè)方案在醫(yī)學(xué)影像學(xué)院的實(shí)際工作中得到了應(yīng)用，取得了較好的效果。

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作者：肖寒 程敬海 桑玉亭 單位：上海健康醫(yī)學(xué)院醫(yī)學(xué)影像學(xué)院