企業(yè)節(jié)點(diǎn)檢查活動(dòng)電子檔案利用分析

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[摘要]“單軌制”歸檔理念的提出已有多年，但在檔案利用載體中紙質(zhì)檔案在檔案利用比例中仍占較大的比重。本文從企事業(yè)單位檢查與審查活動(dòng)中檔案利用的視角出發(fā)，從電子檔案的法律性、企業(yè)檢查審查活動(dòng)的特征以及電子檔案在檢查審查活動(dòng)利用中面臨的困境與對(duì)策等角度出發(fā)，探討電子檔案在企業(yè)檢查與審核活動(dòng)中的應(yīng)用。在企業(yè)內(nèi)部自查或外部檢查中，檔案自身具有的憑證作用愈顯重要。通過檔案存量的數(shù)字化與增量的電子化，大量的檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、電子化，為檔案的利用提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。數(shù)字化管理要求收、管、存、用各個(gè)環(huán)節(jié)電子化，企業(yè)電子檔案在檢查審查過程中發(fā)揮利用功能，打通了電子檔案管理的最后環(huán)節(jié)，方便利用者利用檔案信息。電子檔案強(qiáng)化管理，必然推動(dòng)電子檔案的利用。

一、電子檔案的法律性

在2018年召開的第九屆中國(guó)電子文件管理論壇上，中國(guó)人民大學(xué)法學(xué)院劉品新教授曾提出“不是我們法律界不認(rèn)電子文件，而是檔案部門不認(rèn)”的觀點(diǎn)。電子檔案在諸多法律法規(guī)中得到認(rèn)可，如《中華人民共和國(guó)電子簽章條例》規(guī)定：“如果當(dāng)事人同意，任何機(jī)構(gòu)或個(gè)人不得否認(rèn)電子簽章的效力”“經(jīng)安全電子簽章的數(shù)據(jù)電文具有與原件同等的效力”。

二、企業(yè)電子檔案與企業(yè)檢查審查活動(dòng)

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)產(chǎn)生的，企業(yè)電子檔案是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的成果。企業(yè)檔案具有的憑證作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)預(yù)研創(chuàng)新項(xiàng)目立項(xiàng)、評(píng)審、節(jié)點(diǎn)檢查的提供保障性支撐。

(一)企業(yè)電子檔案憑證作用檔案的原始記錄性賦予了檔案憑證作用，檔案的形成規(guī)律及其自身的特點(diǎn)決定了檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，檔案是社會(huì)實(shí)踐的原始記錄，是可參考的第一手資料。電子檔案是一種以電子化方式呈現(xiàn)的檔案，同樣具有憑證性。因此，企業(yè)電子檔案能夠支撐企業(yè)的檢查與審查活動(dòng)。

(二)企業(yè)檢查審查活動(dòng)企業(yè)檢查與審查活動(dòng)：為保障企業(yè)生產(chǎn)、科研與管理的活動(dòng)有序、合規(guī)開展，必要的檢查與審查必不可少，檢查審查過程中以具有憑證作用的檔案作為支撐工具，為檢查審查工作提供“抓手”，同時(shí)也提高了企業(yè)檢查與審查工作的效率。企業(yè)檢查審查活動(dòng)具有以下特點(diǎn)：1.歷時(shí)短。在企業(yè)管理活動(dòng)中，工作、項(xiàng)目等檢查工作多以“突擊”的方式開展，以達(dá)到發(fā)現(xiàn)問題并解決問題的目的，從而提高工作人員的質(zhì)量意識(shí)。2.時(shí)間緊。企業(yè)管理檢查活動(dòng)往往以公文的形式通知，在1至2周內(nèi)檢查工作全面展開，企業(yè)內(nèi)部不同組織、部門的檢查與審查工作，需要檔案部門提供大量檔案材料以供其查考。3.任務(wù)重。以“突擊”的方式開展的企業(yè)檢查審查工作，在較短的時(shí)間內(nèi)在多部門同時(shí)開展檢查工作，對(duì)于檢查者而言是一項(xiàng)繁重的任務(wù)，同樣對(duì)于被檢查對(duì)象而言也是一項(xiàng)繁重的任務(wù)。

(三)企業(yè)檢查審查活動(dòng)的流程較短時(shí)間內(nèi)由于用戶對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴，借閱大量的紙質(zhì)檔案需要檔案管理人員從庫(kù)房抽取并交予借閱人，借閱人將借到的檔案提供給檢查人檢查審核。檢查審查完畢后，再由借閱人將借閱檔案歸還檔案室，檔案管理人員需要檢查案卷的情況，隨后需要逐件入庫(kù)上架。具體借閱流程如圖1所示。此種借閱模式的弊端在于：1.數(shù)字資源浪費(fèi)。紙質(zhì)檔案本身已存在電子資源，重復(fù)使用紙質(zhì)資源造成數(shù)字資源的閑置；2.造成紙質(zhì)資源的磨損，縮短紙質(zhì)檔案的壽命；3.與企業(yè)無(wú)紙化辦公的策略相悖；4.造成人力、物力與時(shí)間的浪費(fèi)，檔案管理人員與借閱人員需要花費(fèi)更多的人力、時(shí)間來(lái)完成紙質(zhì)檔案的借閱。

(四)企業(yè)檢查審查活動(dòng)新流程構(gòu)建為有效解決上述問題，減少檔案利用者與借閱者的工作量，需重構(gòu)檔案流程，改變以紙質(zhì)檔案為利用載體的方式，使電子檔案成為檢查審查活動(dòng)檔案利用的主要的載體。企業(yè)檢查審查需要提供檔案作為檢查依據(jù)時(shí)，檔案管理部門應(yīng)直接提供電子文檔，而不再提供紙質(zhì)文檔。具體工作流程如圖2所示。以電子檔案作為檢查審查活動(dòng)的憑證，通過電腦端直接查閱相關(guān)檔案文件，減少了審查人、被查人與檔案管理人員的時(shí)間和工作量，提高了工作效率。

三、電子檔案在企業(yè)檢查審查活動(dòng)檔案利用中存在的困境與對(duì)策

目前，在諸多的檢查審查活動(dòng)中，利用者大多數(shù)要求提供紙質(zhì)檔案。一方面，在傳統(tǒng)觀念中，查閱利用多是紙質(zhì)檔案利用，對(duì)紙質(zhì)載體的檔案產(chǎn)生了依賴性，對(duì)電子檔案信任度較低；另一方面，電子檔案借閱程序較為繁瑣且利用不方便。

(一)電子檔案在企業(yè)檢查審查活動(dòng)檔案利用中面臨的困境1.利用者使用習(xí)慣驅(qū)動(dòng)從東漢蔡倫造紙至今已有近兩千年的歷史，對(duì)于紙張的使用早已深入人心。當(dāng)今雖然電子產(chǎn)品的數(shù)量、種類不斷增加，對(duì)紙質(zhì)檔案文件使用產(chǎn)生了巨大沖擊，但很難從根本上杜絕對(duì)紙質(zhì)檔案的固有觀念。這種習(xí)慣某種程度上造成對(duì)于紙質(zhì)檔案的利用的習(xí)慣，對(duì)于電子檔案也產(chǎn)生一種不信任。2.電子檔案憑證效用認(rèn)知缺陷電子檔案具有內(nèi)容可脫離載體、易修改、對(duì)系統(tǒng)依賴性大等特點(diǎn)，加深了利用者對(duì)電子檔案憑證作發(fā)揮的質(zhì)疑。3.文件數(shù)字化率的影響目前，國(guó)家出臺(tái)了諸多電子文件與電子檔案相關(guān)的法律法規(guī)，鼓勵(lì)企事業(yè)單位建設(shè)數(shù)字檔案館(室)，要求對(duì)重要、利用率高、珍貴的檔案進(jìn)行數(shù)字化，但由于資金、技術(shù)、人員等因素的制約，很多企業(yè)的館藏檔案完全數(shù)字化無(wú)法實(shí)現(xiàn)。4.企業(yè)實(shí)行電子簽名存在阻力企業(yè)實(shí)行電子檔案數(shù)字簽名存在阻力并非源于法律方面的認(rèn)可，而是在于電子簽名的權(quán)威性與成本之間的平衡關(guān)系?？剂侩娮雍灻麑?shí)施所承擔(dān)的成本與所獲得的網(wǎng)報(bào)二者之間嚴(yán)重失衡，在技術(shù)條件成熟的條件下，以營(yíng)利為目的的企業(yè)推廣電子簽名的困難可想而知。目前部分企業(yè)利用自身的技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部推廣電子簽名，不得不承認(rèn)這是一種“不得已而為之”的方式，但這種方式的弊端也很明顯：一方面，電子簽名的認(rèn)可性局限于企業(yè)內(nèi)部；另一方面，涉及到外部人員時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的電子簽名使用則存在漏洞。

(二)電子檔案在企業(yè)檢查審查活動(dòng)檔案利用中的對(duì)策1.開發(fā)更加友好的查檔工具在企業(yè)的檢查與審查活動(dòng)中，筆者通過與利用者交流發(fā)現(xiàn)，檢查者使用電子檔案的意愿較低，主要是由于電子檔案查看方式便捷性無(wú)法滿足利用需求。在檢查審查過程中，檢查者按照“從文檔到文檔”的檢查模式進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，以查找文檔間的關(guān)系來(lái)檢查文檔的完整性，從而判定企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理活動(dòng)業(yè)務(wù)的合規(guī)性，這也是源于檔案是社會(huì)活動(dòng)的記錄，檔案的原始記錄性得以充分體現(xiàn)。加拿大渥太華市檔案館館長(zhǎng)PaulJ.Henry在第十屆中國(guó)電子文件管理論壇上曾提出“可以使用戶通過熟悉的界面與系統(tǒng)交互，而不必考慮是紙質(zhì)還是電子格式?！遍_發(fā)更加友好、便捷的查檔工具，更加有利于推動(dòng)電子文檔的利用。在企業(yè)檢查審查活動(dòng)中，對(duì)多份檔案文件對(duì)比的功能需求更加強(qiáng)烈。2.普及電子檔案憑證作用的法律常識(shí)信息化社會(huì)使電子檔案在檔案管理活動(dòng)中的地位愈加重要。檔案管理部門接收的電子檔案數(shù)量不斷增加，但卻并不意味著電子檔案管理手段的進(jìn)步，這種矛盾的存在造成電子檔案管理實(shí)行“單軌運(yùn)行、雙套保存、多份利用”的尷尬局面。電子與紙質(zhì)兩種載體同時(shí)運(yùn)行，一方面反映了電子檔案管理不成熟的境況；另一方面也反映他們對(duì)電子檔案的不信任。而這種不信任不僅存在于檔案管理者身上，檔案利用者同樣存在不信任的心態(tài)。對(duì)于電子檔案法律憑證作用的常識(shí)需要進(jìn)一步普及，雙套保存的根源在于電子檔案保管策略，電子檔案管理技術(shù)的逐步成熟必然會(huì)實(shí)現(xiàn)保管的單軌制，而非法律上的不認(rèn)可。3.簡(jiǎn)化審批手續(xù)電子檔案在企業(yè)檢查審查活動(dòng)中得不到認(rèn)可還在于電子檔案利用繁瑣的審批手續(xù)。在企業(yè)內(nèi)部，要獲得一份檔案文件，特別是跨部門產(chǎn)生的檔案文件，審批手續(xù)過程可以稱得上“道道壁壘”。對(duì)于文件管控，一部分企業(yè)也是出于保護(hù)企業(yè)(商業(yè))秘密的初衷，但無(wú)法避免造成利用檔案文件的重重壁壘。電子檔案的利用也是如此，審批過程由線下到線上，通過鼠標(biāo)的點(diǎn)擊，簡(jiǎn)化了審批手續(xù)程序，但不可忽視的是，具有審批權(quán)限的人員無(wú)法保證每時(shí)每刻坐在計(jì)算機(jī)前，審批的及時(shí)性無(wú)法得到保障。應(yīng)進(jìn)一步簡(jiǎn)化審批手續(xù)，特別是在重大檢查審查活動(dòng)中，在保證電子檔案信息內(nèi)容安全的前提下，能夠?qū)崿F(xiàn)快速地使利用者獲得所需的檔案文件。紙質(zhì)檔案在檔案利用中仍占有較大的比重，然而“單軌制”歸檔理念的提出已多年，電子檔案利用愈凸顯其重要性。我們要以企事業(yè)檢查審查活動(dòng)中電子檔案的利用為切入點(diǎn)，從電子檔案的法律性、企業(yè)檢查審查活動(dòng)的特征以及電子檔案在檢查審查活動(dòng)檔案利用中面臨的困境與對(duì)策等角度出發(fā)，探討電子檔案在企業(yè)檢查與審查活動(dòng)中的利用方式，從而提高利用者對(duì)電子檔案的認(rèn)可度，推動(dòng)企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)以及檔案信息化建設(shè)。

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作者：馬敬濟(jì) 夏倩 單位：圖書情報(bào)專業(yè)碩士研究生