高校實驗室檔案管理分析

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實驗室是高校教學(xué)的重要組成部分，是培養(yǎng)綜合型、復(fù)合型人才的重要基地。高校實驗室檔案管理工作是做好實驗室工作、全面提高實驗室管理水平和實驗教學(xué)水平的重要保證，是實驗室建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項重要工作。抓好實驗室檔案的建設(shè)，理順實驗室檔案管理模式，會促進(jìn)實驗室綜合管理水平的提高，從而更好地發(fā)揮實驗室在實驗教學(xué)與科學(xué)研究中的作用。建立一套健全的高校實驗室檔案管理體系，建設(shè)科學(xué)規(guī)范的文檔資料，可以為各種評估提供準(zhǔn)確、全面、及時和實用的實踐教學(xué)檔案信息，對推動教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，實施科學(xué)決策、開展科學(xué)研究，都發(fā)揮著重大的作用，是實驗室建設(shè)的一個不可或缺的工作重點［1］。

1實驗室檔案建設(shè)的內(nèi)容

實驗室檔案是指在實驗室建設(shè)、管理、教學(xué)、科研及社會服務(wù)等各項活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、報表、照片、影片、錄音帶、錄像帶等文件與圖片材料［2］。實驗室檔案的建設(shè)內(nèi)容主要包括以下五個部分。

1.1實驗室建設(shè)檔案

實驗室建設(shè)檔案主要包括:上級部門批復(fù)的實驗室專項資金建設(shè)文件;實驗室基礎(chǔ)設(shè)施圖紙、房屋使用面積的大小、裝修和驗收情況說明等資料;實驗室各種水電路的布線圖;儀器設(shè)備的合格證、使用說明書等;儀器設(shè)備驗收記錄;大型儀器設(shè)備專用檔案。

1.2實驗室管理檔案

實驗室管理檔案主要包括:國家、省、市有關(guān)部門相關(guān)的法律法規(guī);實驗室建立、改建和撤銷的文件［3］;學(xué)校與各實驗中心的各項規(guī)章制度;學(xué)校與本實驗中心的實驗室建設(shè)規(guī)劃;歷年的實驗室工作計劃與年終工作總結(jié);實驗室使用記錄，實驗室課外借用申請;歷年的實驗室信息統(tǒng)計資料;儀器設(shè)備的使用、維修、借用、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等記錄;低值設(shè)備和低值材料的進(jìn)賬與領(lǐng)用記錄;實驗室開放情況統(tǒng)計表等。

1.3實驗教學(xué)檔案

實驗教學(xué)檔案主要包括:自編實驗教材及指導(dǎo)書;實驗教學(xué)計劃和大綱;實驗室安排表、實驗課表與學(xué)生分組情況;實驗項目統(tǒng)計表，驗證性、設(shè)計性實驗比例表;各實驗實際開出記錄、開出成功率，實驗室使用人時數(shù)統(tǒng)計等;學(xué)生實驗報告及與實驗教學(xué)考核的相關(guān)資料。

1.4實驗室隊伍管理檔案

實驗室隊伍建設(shè)與管理檔案主要包括:實驗室工作人員匯總表;實驗室工作人員個人履歷表;實驗室崗位責(zé)任制、分工細(xì)則;實驗室隊伍培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實施情況、培訓(xùn)總結(jié)等;晉級晉職、職稱評聘資料記錄［4］;實驗室人員值班安排、值班記錄等;實驗室會議資料。

1.5科研與社會服務(wù)檔案

實驗室科研檔案包括:歷年縱向、橫向科研項目和教改項目的申報書、上級批準(zhǔn)文件、合同等;科研任務(wù)書和成果鑒定材料;發(fā)明專利;實驗研究論文與出版專著等。社會服務(wù)檔案包括:實驗室社會服務(wù)安排，儀器設(shè)備的社會服務(wù)統(tǒng)計、記錄等。

2實驗室檔案管理模式實踐

高校的實驗室檔案工作存在著種類多、內(nèi)容雜、涉及范圍廣的特點，建立實驗室檔案的工作量是很大的［5］。在實驗室檔案管理中，將集成思想應(yīng)用于實驗室檔案管理實踐的全過程。通過集成管理，對檔案管理要素、管理結(jié)構(gòu)及其內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行重構(gòu)，使各個要素依據(jù)檔案自身的內(nèi)在規(guī)律，組合成一個有機(jī)整體［6］。按照檔案保存的形式來分，實驗室檔案可分為實物檔案和電子檔案兩種。

2.1實驗室實物檔案管理

實物檔案包括紙質(zhì)文件、圖紙、磁帶、光盤等，可以按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案搜索方式，使使用者能及時找到所需信息。實驗室實物檔案主要包括實驗室建設(shè)與管理、實驗教學(xué)、實驗室開放等過程中積累的各種直接的、有意義的、具有保存價值的紙質(zhì)材料。按照檔案編目(archivalcataloging)的基本原理，采用漢語拼音的方式，按實驗室檔案建設(shè)內(nèi)容將實驗室實物檔案分為6大類，其中JS代表實驗室建設(shè)、GL代表實驗室管理、JX代表實驗教學(xué)、DW代表實驗室隊伍管理、KY代表實驗室科研、QT代表社會服務(wù)和其他有保存價值的檔案。所有實驗室檔案材料按類進(jìn)行歸檔，每類都有一個固定的位置，類下面根據(jù)需要建立二級類目，每件檔案都有唯一的編號。使用檔案管理軟件進(jìn)行目錄管理，方便檔案的查詢和利用，也可編制案卷目錄，方便人工查詢。

2.2實驗室檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，實驗室檔案的建設(shè)與管理也逐漸采用信息化的方式。檔案信息化可理解為是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過程［7］。實驗室電子檔案包括兩個部分:(1)可供全校查閱的檔案信息化集成的基本要素。包括實驗室檔案的編目情況、實驗室檔案存儲位置等，可供有需要的人員簡單地查找相應(yīng)檔案所在位置并能迅速得到所需檔案。(2)結(jié)合信息化的手段進(jìn)行編目、整理和保存的電子類檔案。主要包括上級文件的電子公文、電子圖紙、文檔(電子版實驗教材等)圖片、視頻、教學(xué)軟件等內(nèi)容，并把紙質(zhì)文檔中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描與電子化，保存在檔案數(shù)據(jù)庫中。(3)通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)中心平臺，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)、實驗室管理系統(tǒng)、實驗室開放預(yù)約系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教學(xué)資源庫等信息化平臺，將所有實驗室的檔案信息進(jìn)行集成。實驗室檔案信息化集成的目的是將實驗室檔案作為一種社會資源加以開發(fā)和利用，促進(jìn)實驗室檔案的信息共享。

2.3檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

加強(qiáng)實驗室檔案的建設(shè)，提高實驗室檔案管理水平，需要訓(xùn)練有素的實驗室人員來配合。在實驗室日常管理和實驗教學(xué)的開展中要注意不斷積累、豐富實驗室檔案。要加強(qiáng)實驗室人員檔案管理方面的知識培訓(xùn)，不斷提高實驗室人員在檔案管理方面的素質(zhì)［8］。為提高實驗室檔案工作的有效性，校檔案室聯(lián)合實驗室管理部門對全校的實驗員進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)，并聘任實驗員作為兼職實驗室檔案員。學(xué)校為實驗室兼職檔案員定期開設(shè)檔案知識講座與培訓(xùn)，講解實驗室檔案的歸檔要求，并在實驗室檔案歸檔時幫助、檢查、指導(dǎo)具體檔案整理工作。近年來，各實驗室對檔案歸檔工作的越來越重視，加之在實驗員中對檔案基本知識的普及，各實驗室檔案的歸檔水平逐步提高，有效地保證了正常實驗教學(xué)的進(jìn)行，保證了實驗室可持續(xù)發(fā)展。

3結(jié)束語

高校實驗室檔案工作是實驗室建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化、程序化的重要標(biāo)志之一［9］。實驗室檔案建設(shè)是一項基礎(chǔ)性、持續(xù)性的工作，實驗室檔案管理水平的高低直接影響實驗教學(xué)與其他各項實驗室在工作的正常開展，以及實驗室長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。因此，要重視高校實驗室檔案的建設(shè)。檔案學(xué)的基本要求是體現(xiàn)存檔內(nèi)容的原始屬性，所以實驗室檔案應(yīng)該是在實驗教學(xué)與研究的過程中直接形成的、具有保存價值的真實記錄。只有保證了記錄的直接性和真實性，才能保證歸檔材料的可信度和其真正的利用價值［10］。高校實驗室檔案日積月累，檔案整理與管理的工作量越來越大，紙質(zhì)檔案越來越不能滿足當(dāng)前實驗室管理的需要。隨著信息化手段的普遍使用，檔案的信息化管理是實驗室檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

作者：王衛(wèi)芳 單位：浙江外國語學(xué)院檔案室