實(shí)驗(yàn)室檔案管理

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筆者所在單位的換熱器檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室是開展檢測(cè)和科學(xué)研究的重要場(chǎng)所，配備了先進(jìn)的換熱器檢測(cè)儀器設(shè)備，也培育出了先進(jìn)的科技成果和發(fā)明專利。實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)原始活動(dòng)記錄的綜合，并能清晰地呈現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展過程，為換熱器檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及換熱器科學(xué)研究提供了數(shù)據(jù)支持和科學(xué)依據(jù)。筆者就所在實(shí)驗(yàn)室的檔案管理進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述。

一、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理范疇

（一）質(zhì)量體系檔案

認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室受控文件包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，各種記錄包括質(zhì)量活動(dòng)和技術(shù)運(yùn)作的證實(shí)依據(jù)，可分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄。具體囊括了各類規(guī)章制度、管理體系評(píng)審計(jì)劃和內(nèi)審計(jì)劃、質(zhì)量控制記錄、環(huán)境條件控制記錄、檢測(cè)報(bào)告、合同評(píng)審和服務(wù)協(xié)議記錄等。

（二）計(jì)量器具、儀器設(shè)備檔案

關(guān)于儀器設(shè)備檔案，從購(gòu)買、使用到報(bào)廢都要有詳細(xì)的記錄，檔案內(nèi)容要齊全，設(shè)備檔案要有唯一性編號(hào)。筆者所在實(shí)驗(yàn)室對(duì)于用于換熱器檢測(cè)和校準(zhǔn)并對(duì)檢測(cè)結(jié)果有影響的每一臺(tái)儀器設(shè)備檔案遵循“一機(jī)一檔”原則，每臺(tái)設(shè)備根據(jù)實(shí)際情況建檔，主要包括儀器設(shè)備一覽表、儀器設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表、儀器設(shè)備驗(yàn)收單、儀器設(shè)備使用記錄表等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和儀器設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)證書、說明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀(jì)錄、周期檢定計(jì)劃、期間核查計(jì)劃和相關(guān)記錄等。

（三）人員技術(shù)檔案

人員技術(shù)檔案包括實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷學(xué)位證明、職稱材料證明、任職資格證書、參加培訓(xùn)和考核的記錄和證書、能夠證明專業(yè)技術(shù)能力和經(jīng)驗(yàn)的證明記錄，認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)、人員培訓(xùn)和考核情況材料，工作期間發(fā)表的論文和科研情況等。實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員檔案不僅記錄著專業(yè)技術(shù)人員的在本研究領(lǐng)域的專業(yè)發(fā)展情況，也間接反映了國(guó)家級(jí)認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室的人才水平和在該領(lǐng)域的研究水平。

（四）檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)檔案

檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的選擇同時(shí)也規(guī)定了檢測(cè)方法，《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》將中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)分為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)四級(jí)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)制性國(guó)標(biāo)和推薦性國(guó)標(biāo)。我中心實(shí)驗(yàn)室主要標(biāo)準(zhǔn)為金屬元素分析化學(xué)檢測(cè)方法、金屬拉伸與沖擊，與換熱器產(chǎn)品相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等。各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)均按照標(biāo)準(zhǔn)號(hào)進(jìn)行排序，以便檢驗(yàn)員能夠及時(shí)查閱。

二、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室作為換熱器檢測(cè)和科學(xué)研究的重要場(chǎng)所，其會(huì)產(chǎn)生大量的原始記錄資料，實(shí)驗(yàn)室日常運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的原始資料則是記錄、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、監(jiān)督評(píng)審工作的重要基礎(chǔ)。然而在平時(shí)換熱器檢測(cè)過程中，由于檔案來源途徑廣泛，包括檢驗(yàn)部、業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、綜合管理部等，收集資料的時(shí)間較分散，資料歸檔不及時(shí)，會(huì)造成資料流失，影響資料利用。目前還存在著檔案更新不及時(shí)，個(gè)別人員在取用檔案后沒有及時(shí)歸還，未及時(shí)填寫相應(yīng)的記錄表格。日常工作中，還存在著專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)需要加強(qiáng)，進(jìn)一步落實(shí)和有效推進(jìn)檔案的信息化管理等問題。

三、認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理對(duì)策和建議

（一）建立健全認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度

認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室通過加強(qiáng)檔案管理可以提高實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理水平，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的認(rèn)可度也會(huì)大大提高。因此為了加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，完善質(zhì)量管理體系，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，我實(shí)驗(yàn)室制定了《實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范管理制度》，切實(shí)將檔案管理制度化，確保所有人員嚴(yán)格遵守，制定定期整理檢查制度，專人管理責(zé)任制等。認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理過程需要一定的科學(xué)性和規(guī)范性，這些檢測(cè)原始資料的收集、積累、整理、分類、裝訂、歸檔是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案員有較強(qiáng)的責(zé)任心，需要花費(fèi)心思和時(shí)間去完成。這也要求檔案員增強(qiáng)管理意識(shí)，建立管理機(jī)構(gòu)，完善管理系統(tǒng)，制定管理辦法，將制度落到實(shí)處，使我中心實(shí)驗(yàn)室換熱器檢測(cè)工作推上一個(gè)嶄新的階段。

（二）提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

合理利用和科學(xué)管理認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案資料的前提是要有合格的檔案管理人才，嚴(yán)格按照實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度要求，應(yīng)具有專業(yè)的檔案管理能力、責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作具有穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性和程序性的特點(diǎn)，應(yīng)設(shè)立專職的檔案管理人員。實(shí)驗(yàn)室管理者可以根據(jù)檔案員的工作實(shí)際和知識(shí)結(jié)構(gòu)制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，有步驟地對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，讓他們充分學(xué)習(xí)到認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理方法，要通過多種途徑對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，不斷提高他們的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，這樣才能使檔案管理工作不斷得到提高和完善。

（三）利用信息化管理檔案

伴隨著電子科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，為認(rèn)可實(shí)驗(yàn)室檔案的信息化建設(shè)提供了一個(gè)良好的平臺(tái)。檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化、信息化和規(guī)范化的模式，傳統(tǒng)的人工查詢檔案方式已經(jīng)不利于更好的進(jìn)行檔案查詢和管理，需引進(jìn)和升級(jí)為電子版檔案進(jìn)行保存和查閱。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革，規(guī)范檔案文件命名、檔案管理可以實(shí)現(xiàn)建立檔案目錄和結(jié)構(gòu)、按文件名或日期進(jìn)行查找等目標(biāo)，增加了管理手段的規(guī)范化和管理化，為檔案的建立和維護(hù)提供有效的支持。保證電子檔案的安全，電腦設(shè)置密碼，存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)配件需及時(shí)進(jìn)行安全軟件升級(jí)，防止電子檔案泄露和丟失。

作者：宋俊 單位：四平市換熱器科技服務(wù)中心