信息時(shí)代科技檔案管理工作

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信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理面臨著信息技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)高速發(fā)展的信息社會(huì)帶來(lái)的迅猛變化，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展已成為必然趨勢(shì)。

一、完善規(guī)章制度，積極推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)

(一）建立崗位責(zé)任制

要加強(qiáng)科技檔案管理工作，并發(fā)揮其重要作用，一是要建立比較健全的崗位責(zé)任制度，制定工作目標(biāo)和職責(zé)；二是要把工作目標(biāo)和職責(zé)分解到位，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

(二）建立檔案管理制

要使科技管理工作形成特定體系，完善檔案管理制度，需要制定檔案立卷歸檔制度、保管制度、利用制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)鑒定制度、移交制度和獎(jiǎng)罰制度等一些制度，令檔案管理人員辦事有章可循，促使科技檔案管理邁入正軌。

(三）建立檔案保密制

要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行保密紀(jì)律，認(rèn)真保管保密檔案，對(duì)于絕密檔案，嚴(yán)格履行檔案接收、單獨(dú)保管、借閱、鑒定及銷毀制度。同時(shí)，登記、審批手續(xù)，定期進(jìn)行保密檔案、資料及物品的清查工作，并一定要嚴(yán)格執(zhí)行。

二、加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)信息化管理

(一）數(shù)據(jù)查詢管理制度的建立

檔案管理相關(guān)軟件，是利用光學(xué)的掃描復(fù)制、圖文壓縮、高智能的計(jì)算機(jī)檢索和信息遠(yuǎn)程傳輸?shù)纫幌盗蓄I(lǐng)先技術(shù)來(lái)構(gòu)建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)及信息查詢系統(tǒng)。因此，科技檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用能使科技檔案的信息及時(shí)精準(zhǔn)地為科研工作和企業(yè)服務(wù)。

(二）管理備份制度的建立

科技檔案管理工作給信息時(shí)代帶來(lái)便捷的同時(shí)，還存在著許多不穩(wěn)定以及可變性，所以管理備份制度在日常工作中建立起來(lái)是很有必要的。在信息時(shí)代，科技檔案管理人員需按相關(guān)制度定期地對(duì)檔案進(jìn)行備份復(fù)制，以防止科技檔案信息的丟失而帶來(lái)的不必要損失。

(三）網(wǎng)絡(luò)管理手段的完善

科技檔案對(duì)企業(yè)或科研單位探索和掌握生產(chǎn)規(guī)律、明確發(fā)展方向有著重要作用。因此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為科技檔案形成文獻(xiàn)信息采集體系、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)體系以及現(xiàn)代化文獻(xiàn)信息服務(wù)體系建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的寬帶信息網(wǎng)絡(luò)十分必要。而考慮到互聯(lián)網(wǎng)的保密缺陷，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全又可進(jìn)一步貫徹檔案保密原則。

三、努力提升人員素質(zhì)

(一）政治素質(zhì)的完善

在信息時(shí)代，科技檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)政治理論，還要堅(jiān)持貫徹黨的方針政策，不斷強(qiáng)化自身的政治素養(yǎng)。同時(shí)，還要具有認(rèn)真負(fù)責(zé)、吃苦耐勞、精益求精的精神，這樣才能適應(yīng)新時(shí)代、新信息的科技檔案管理工作要求。

(二）能力素質(zhì)的完善

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展和普及的時(shí)代，科技檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理向電子文檔管理發(fā)展，這就需要科技檔案管理人員增加知識(shí)、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、拓展視野?？萍紮n案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理和現(xiàn)代化技術(shù)、還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技管理手段，并掌握檔案保護(hù)及復(fù)制新技術(shù)，使其成為符合新時(shí)代下的高素質(zhì)人才。

(三）業(yè)務(wù)素質(zhì)的完善

科技檔案管理工作具有專業(yè)性很強(qiáng)的特性。所以，這不僅要求管理人員必須熟練掌握一些相關(guān)的法律法規(guī)和政策，并精通業(yè)務(wù)和積累知識(shí)，更需要科技檔案管理人員全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，更好地宣傳和管理檔案工作。

四、不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

(一）服務(wù)觀念不斷強(qiáng)化

主動(dòng)服務(wù)是科技檔案管理人員必須強(qiáng)化的觀念，真正做到把科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

(二）服務(wù)力度不斷加大

信息是科技檔案管理人員必須強(qiáng)化的觀念，在信息爆炸的時(shí)代，信息就是一切，掌握了信息才會(huì)擁有一切，才會(huì)全面系統(tǒng)地反應(yīng)科研，掌握生產(chǎn)并對(duì)生產(chǎn)起到促進(jìn)作用，從而充分發(fā)揮科技檔案的生產(chǎn)力效益。

(三）服務(wù)水平不斷提高

效益亦是科技檔案管理人員必須強(qiáng)化的觀念，在工作中形成的專利、非專利技術(shù)以及著作等科技檔案，要做到收錄齊全，并科學(xué)有效地使用這些科技檔案。

五、有效的管理方法和策略

(一）專業(yè)的檔案管理人員

專業(yè)的檔案管理人才是做好科技檔案管理工作最為重要的因素。檔案管理人員的專業(yè)性主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.“自身”素質(zhì)。和傳統(tǒng)的檔案管理工作一樣，對(duì)管理人員的個(gè)人道德素質(zhì)要嚴(yán)格把關(guān)，從而確保資料的安全。當(dāng)然，現(xiàn)代科技不僅發(fā)展快，更新更快，檔案人員也不能被動(dòng)地收集科技信息、坐等資料上門。需要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員并深入生產(chǎn)一線，熟悉掌握生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、工藝流程，對(duì)技術(shù)檔案的分類、內(nèi)涵關(guān)系以及保存意義，要做到心中有數(shù)。2.“技術(shù)”素質(zhì)。在信息時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)具有全面的知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)展的需要。即檔案管理人員不能因?yàn)椤凹夹g(shù)”方面的問(wèn)題，而造成科技資料的損失與泄漏。因此，必須多途徑、多層次地加快現(xiàn)代專業(yè)化的檔案管理人員的培養(yǎng)與儲(chǔ)備，才能適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

(二）專門的檔案保存場(chǎng)所

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的條件，來(lái)設(shè)立專門的檔案保存場(chǎng)所。在選擇檔案保存場(chǎng)地時(shí)，需要注意一些細(xì)節(jié)的把握，如從檔案的保密性考慮，不應(yīng)把保存地設(shè)在辦公樓的最底層，因?yàn)榈讓尤藛T往來(lái)較為頻繁。應(yīng)盡量做到與辦公區(qū)分開(kāi)、與檔案閱覽室分開(kāi)。此外，檔案室的安全硬件也要強(qiáng)化，比如專門加固的防盜竊及監(jiān)控裝置等。同時(shí)，在信息化時(shí)代，科技檔案的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)配置也需更新。

(三）全面的檔案管理策略

1.分級(jí)管理企業(yè)應(yīng)參照《保密法》的相關(guān)規(guī)定，依據(jù)檔案的重要程度和安全性能，將科技檔案劃分秘密等級(jí)和公開(kāi)與不公開(kāi)的程度。對(duì)企業(yè)的核心秘密和關(guān)系到社會(huì)及公共安全的化工科技資料，要以“絕密”的檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。

2.擴(kuò)大外延企業(yè)需要深化檔案管理工作的內(nèi)涵，將以前單一的檔案資料室，擴(kuò)大為包括檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容的“企業(yè)檔案信息中心”，使檔案管理跟上現(xiàn)代企業(yè)管理及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的步伐。

3.嚴(yán)格制度根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，從閱覽、外借、復(fù)制等都要建立相應(yīng)的制度。確定不同檔案的利用范圍，同時(shí)還要建立檔案利用的監(jiān)督機(jī)制，以有效地發(fā)現(xiàn)、制止并糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案安全的各種不良行為。

(四）先進(jìn)的科技理論與手段

在科技迅猛發(fā)展的時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)的管理與發(fā)展，使得越來(lái)越多的重要科技文檔被肆意上傳在網(wǎng)上。為了保證網(wǎng)絡(luò)安全，企業(yè)需要依據(jù)實(shí)際開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，在各個(gè)機(jī)構(gòu)部門之間建立電子文檔歸屬傳遞網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，并由專業(yè)網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)管理。在現(xiàn)今信息技術(shù)爆炸的時(shí)代，科技檔案管理在信息化的條件下已占有非常重要的地位。所以，建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)展的要求，已成為必然?？茖W(xué)、合理的科技檔案管理工作應(yīng)是檔案工作者致力的事業(yè)，以求科技檔案能更好地為社會(huì)服務(wù)。

作者：巢凌彥 單位：廣東華路交通科技有限公司