信息化時代檔案管理論文

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一、運用信息化管理檔案的重要性

由于現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是文字掃描技術(shù)、電腦縮微技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)的不斷完善，這些都使檔案信息的存儲量得以很大程度地增加。例如，如果我們有一張3.5英寸的電腦軟盤，1.4M字節(jié)，理論上能夠存儲大約六十萬的漢字，比一本厚厚的名著《紅樓夢》的字?jǐn)?shù)還多。通常情況下，在紙上只能記錄少量的文字、圖表、圖形等簡單的信息，而計算機(jī)信息化形成的電子文件，在一份電子文檔里卻能夠一同記錄下文字、圖形、表格、音樂等各種各樣的多媒體信息。這樣通過使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)在很小的內(nèi)存空間中存儲下大量多樣性的信息。

檔案管理信息化的必然趨勢隨著現(xiàn)代高新科技的飛速開展，各層次檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用了以電腦應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案信息化管理技術(shù)。但是從現(xiàn)在的實際情況看，各級檔案局或檔案館作為檔案主管部門，由于受到多種固有問題的束縛，在運用信息化進(jìn)行檔案管理工作的操作時，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有其他系統(tǒng)或者其他部門運用的廣泛和普遍。比如說在郵政銀行等部門，在檔案管理中，信息化建設(shè)水平已經(jīng)發(fā)展到了一定的規(guī)模。在這種情況下，如果不能很好的深入的認(rèn)識到信息化建設(shè)在當(dāng)代檔案管理中的必要性，就會大大落后于其他部門，在歸檔、監(jiān)督檔案流轉(zhuǎn)的過程中出現(xiàn)諸多問題，影響本單位的工作效率。如果不加控制，將會在檔案管理工作方面趕不上時代的潮流，失去原來的先進(jìn)性。如能及早的認(rèn)識到檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)今社會檔案管理的一種大趨勢，從而使各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真地研究并解決檔案管理中信息化所需要的經(jīng)費、政策支持、技術(shù)應(yīng)用等問題，那么檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程就能夠順利進(jìn)行。

二、信息化時代中檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的舊觀念，積極服務(wù)現(xiàn)代社會

首先，檔案管理人員必須要改變之前的一些舊有觀念，面向現(xiàn)代社會，重視為社會服務(wù)，為人民服務(wù)，培養(yǎng)起勇于創(chuàng)新的理念，從而使信息化建設(shè)為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務(wù)于我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展。其次，檔案管理部門要積極服務(wù)于社會，改正之前被動地為社會服務(wù)的錯誤理念。發(fā)現(xiàn)社會在檔案管理信息化建設(shè)方面的潛在需求，積極主動地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。同時，還要加強(qiáng)各個檔案館之間的溝通，努力擴(kuò)大本館的收藏量，積極對本館的優(yōu)秀藏品進(jìn)行宣傳。此外，對檔案管理部門來講，還有一點十分重要的就是對檔案信息的權(quán)限問題重新進(jìn)行界定，合理擴(kuò)大檔案的利用權(quán)限，從而使更多的用戶得到實惠。因為檔案本身就是一種很有效的信息資源，所以說，）檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務(wù)于客戶的資源。因此，在現(xiàn)代社會里，每個檔案管理部門都應(yīng)該積極的推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展，堅持為社會服務(wù)，為人民服務(wù)。

（二）突出檔案館的特色

人們對檔案質(zhì)量的總體評價和認(rèn)定主要依靠檔案館形象，同時也體現(xiàn)了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應(yīng)該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠為客戶提供充分、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設(shè)中檔案館應(yīng)具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業(yè)、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務(wù)形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

（三）培養(yǎng)信息化管理人才，加快信息化進(jìn)程

在當(dāng)今的現(xiàn)代化社會里，檔案管理已經(jīng)越來越依賴信息化了，然而要完全實現(xiàn)對檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。現(xiàn)在在我國的檔案管理領(lǐng)域，還需要大力加強(qiáng)對信息化人才隊伍的建設(shè)，因此必須組建起一支能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化要求的檔案管理團(tuán)隊。在利用信息化管理檔案資料時，必然會對檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中的新問題、新挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，因而對高素質(zhì)、現(xiàn)代化的信息管理人員的要求也越來越多了。因為檔案管理信息化建設(shè)不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求，因此檔案管理教育專業(yè)應(yīng)面向社會，結(jié)合社會實際，及時調(diào)整并改進(jìn)檔案管理專業(yè)的教學(xué)模式，不僅從課程內(nèi)容、教學(xué)方法方面進(jìn)行改進(jìn)，而且也要在檔案教學(xué)手段、教育分層和教育模式等方面進(jìn)行全面改革。此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術(shù)技能知識的普及與培訓(xùn)，使他們很好的去適應(yīng)檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進(jìn)一些全面發(fā)展的高素質(zhì)人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，更好的與社會同行進(jìn)行競爭與交流。要實現(xiàn)這一點，就必須優(yōu)待高素質(zhì)的檔案管理人才。針對這一點，在工作條件和生活待遇上就要做到對高素質(zhì)的人才給予特別的關(guān)心和照顧，解除其生活上的后顧之憂；研究高素質(zhì)人才成長和流動的基本規(guī)律，以形成檔案館的最佳人才管理團(tuán)隊，從根本上為檔案管理單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總之，運用高新科技促進(jìn)人事檔案管理工作的的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，更好地為客戶服務(wù)，是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。此外，加強(qiáng)檔案信息化的安全性建設(shè)、加快檔案信息的更新速度，提高檔案資源利用率，也有利于構(gòu)建和諧的勞資關(guān)系、促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。所以，必須做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，只有這樣才能使管理主體更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

作者：呂文慶 單位：泰安市食品藥品監(jiān)督管理局