高校檔案管理論文

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一高校電子檔案在管理方面存在的相關(guān)問題

(一)對電子文檔的認(rèn)識(shí)不足

高校中的管理人員對于電子文檔在高校中的認(rèn)識(shí)方面，主要有以下三種觀點(diǎn)，一是認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而電子文件只是作為一般的查閱資料或者是當(dāng)作副本進(jìn)行保管；二是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的快速性和簡單方便性過分的依賴計(jì)算機(jī)，但是對一些重要的文件不及時(shí)的保存或者是備份，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，這些數(shù)據(jù)就會(huì)在最短的時(shí)間內(nèi)丟失；三是完全不相信計(jì)算機(jī)，對所有的電子文件都打印出來，這樣的做法不僅造成浪費(fèi)，還不利于檔案的歸類管理。

(二)高校內(nèi)缺乏一套完整的、規(guī)范的管理電子檔案的規(guī)章制度

因?yàn)闆]有制定一套系統(tǒng)、完整的管理電子檔案的規(guī)章制度，導(dǎo)致對電子文件的不重視。在當(dāng)前，很多高校中具有價(jià)值的教學(xué)、黨政、科研等方面的電子資料散落的擱置在高校內(nèi)的各個(gè)部門內(nèi)，資料沒有得到有效的保存。即便是能及時(shí)的歸檔，使用的載體具有較大的隨意性，不能進(jìn)行統(tǒng)一的管理。還有在校內(nèi)的各職能部門有較多的軟件庫，但是因?yàn)闊o法與檔案管理的軟件兼容，致使歸檔的電子文件脫離了軟件支持系統(tǒng)。

(三)對電子文件的原始憑證難鑒定

文件的原始憑證主要體現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件主要是以一種很直觀的形勢反應(yīng)出來的，而電子文件可進(jìn)行隨意的拷貝，或者是在傳輸、保存的過程中被改動(dòng)但卻不留痕跡，因此很難將原件和復(fù)制件區(qū)別開來，所以電子文件的真實(shí)性和原始性是很難進(jìn)行鑒定的。

(四)管理電子檔案的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

管理高校檔案的工作人員不僅要具備專業(yè)的管理素質(zhì)，還要熟悉并掌握計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字通信的技術(shù)。但事實(shí)上，高校中管理檔案的專業(yè)人員較少，技術(shù)力量比較薄弱，缺乏既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型的專業(yè)人才，使高校中的電子檔案在管理方面出現(xiàn)了落后的局面。

二針對高校電子檔案管理提出的相關(guān)措施

根據(jù)以上所提出高校對電子檔案管理的不足之處，下面提出了相對應(yīng)的管理措施。

(一)提高對電子檔案管理的認(rèn)識(shí)

紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理從根本上就是不同的，因此這就要求管理人員要改變自己的管理工作理念。電子檔案管理是一項(xiàng)具有系統(tǒng)化的工程，并不只是靠幾個(gè)人就能將管理完成，是需要校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)業(yè)務(wù)部門共同的配合而完成的，因此要提升領(lǐng)導(dǎo)思想上的認(rèn)識(shí)，為他們樹立正確的現(xiàn)代化的意識(shí)，要求他們在資金上、技術(shù)上、策略上等給予支持和幫助。同時(shí)，要求管理檔案的工作人員從理論和實(shí)踐上要認(rèn)真的學(xué)習(xí)和掌握管理的專業(yè)的現(xiàn)代化的信息管理知識(shí)，以提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

(二)在高校內(nèi)建立并完善電子檔案的管理制度

目前很多高校并未制定有關(guān)電子檔案管理的規(guī)章制度，需較快速度建立并完善這方面的制度，促使電子檔案管理工作的有序、順利的進(jìn)行。學(xué)校可根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制度，結(jié)合本校的實(shí)際情況制定《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《高校電子文件歸檔細(xì)則》等制度，從而加強(qiáng)對電子檔案的系統(tǒng)化管理。高校中的電子檔案來源比較廣泛，從檔案的形成、歸檔、利用，中間會(huì)經(jīng)過很多的環(huán)節(jié)。檔案中主要包括文件文本、多媒體文件和學(xué)生考核的成績、學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫以及財(cái)務(wù)部門的管理等，若要將這些繁瑣的、復(fù)雜的電子文件歸檔，就必須要有規(guī)范的制度進(jìn)行約束，才能進(jìn)行有效的管理。

(三)要不斷的完善技術(shù)手段以保證其電子文件的原始憑證性

電子檔案從形成一直到利用是需要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)的，為了要保證其文件的真實(shí)性和原始性，必須要設(shè)置相關(guān)的檔案備份、密碼技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證以及簽署技術(shù)等措施，這樣才能保證電子檔案從形成到利用過程中的真實(shí)性、原始性和可靠性以及安全性。

(四)注重對高校電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)

對高校電子檔案管理的工作人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)上、知識(shí)上、技術(shù)上的培訓(xùn)，有效的利用校內(nèi)的教學(xué)資源，具有針對性的開展相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，更新工作人員的管理理念，提升業(yè)務(wù)技能，從而滿足電子檔案管理的需求。同時(shí)，還要不斷的擴(kuò)大電大檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，充分的做到新老員工的平衡交替，隨時(shí)為檔案管理注入新鮮的血液，從而促使高校電子檔案管理的穩(wěn)步、快速發(fā)展。

三結(jié)語

總而言之，以現(xiàn)代信息化為準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際工作情況，在院內(nèi)制定切實(shí)可行的電子檔案管理措施，讓電子檔案逐漸走向完善化、規(guī)范化、制度化。