金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化研究

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一、檔案管理數(shù)字化具有重要的意義

1、檔案管理數(shù)字化對于傳統(tǒng)檔案管理具有一定的優(yōu)勢

伴隨著檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢開始逐漸的顯現(xiàn)出來。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及音像檔案相比，數(shù)字化的檔案具有以下幾方面的優(yōu)勢。首先，檔案管理數(shù)字化可以節(jié)省大量的存儲空間。其次，檔案管理數(shù)字化可以延長檔案儲存的時間，數(shù)字化的檔案對于保存環(huán)境要求低，通常情況一個電子設(shè)備就可以儲存一個圖書館的檔案。第三，檔案管理數(shù)字化，可以方便檔案的備份，提高了檔案管理人員的工作效率，提升了檔案的檢索效率及利用率。

2、檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展的大勢所趨

在科技高度發(fā)展的現(xiàn)今社會，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及磁性檔案已經(jīng)遠遠跟不上時代的步伐，滿足不了人們快節(jié)奏的生活方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及磁性檔案管理需要耗費大量的人力、物力及財力，同時存儲檔案對環(huán)境要求很高，不但需要大量的空間，還需要確保一定的溫度、濕度等條件，對于傳統(tǒng)檔案的檢索，雖然工作人員已經(jīng)通過編號進行了索引，但是面對大量的檔案檢索文件仍然是一項巨大的工程。數(shù)字化的檔案，通過掃描、人工及拍照的方式將傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案，不但節(jié)約了存儲的空間，同時也提高了檢索及維護的效率，適應了現(xiàn)代社會的需求。

3、檔案管理數(shù)字化對于檔案的傳輸有一定的優(yōu)勢傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及磁性檔案，通常情況下會存儲在圖書館、檔案館及一些存放檔案的地點。實體檔案的檢索需要到這些存放檔案的地點才能檢索，本地實體檔案的檢索還相對比較方便，但是，異地實體檔案的檢索就非常的不方便了。數(shù)字化的檔案已經(jīng)通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并存儲在電子資源中，這就方便了檔案的檢索及查閱，可以通過網(wǎng)絡(luò)實時傳遞，不但節(jié)約了成本，還可以達到資源的共享。

二、檔案管理數(shù)字化的實踐方式

1、在全社會普及檔案管理數(shù)字化，形成整體性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化需要全社會各行各業(yè)的人員樹立檔案管理數(shù)字化的意識，并在行動中踐行檔案管理的數(shù)字化。檔案管理數(shù)字化由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程是一個艱巨的任務(wù)，需要耗費大量的人力、物力及財力，同時還需要耗費大量的時間和精力，因此，需要全社會各行各業(yè)共同的努力，共同為檔案館理數(shù)字化盡一份力。社會各行各業(yè)可以在進行檔案管理的過程中，將實體檔案與數(shù)字化的檔案一同存儲，這樣檔案館在管理中就可以省去轉(zhuǎn)化的工作，極大的提升了檔案管理的效率。企業(yè)在發(fā)展數(shù)字化檔案管理時需要注意將數(shù)字化的檔案采集、檔案查閱及檔案管理三個系統(tǒng)綜合管理，提升整個企業(yè)檔案管理的水平，數(shù)字化的檔案采集系統(tǒng)是整個數(shù)字化檔案系統(tǒng)的關(guān)鍵，只有采集檔案的準確才能確保查閱及管理的準確性。日常的檔案管理系統(tǒng)是維系整個數(shù)字化系統(tǒng)的重要渠道，數(shù)字化的查閱系統(tǒng)可以確保數(shù)字化檔案查閱的高效率性。

2、制定具有科學性及合理性的檔案數(shù)字化建設(shè)制度

檔案管理的數(shù)字化需要有一定的制度規(guī)定做保障，每個單位、每個部門都需要制定科學的合理的檔案數(shù)字化的建設(shè)制度，需要統(tǒng)一部門的數(shù)字化文檔的歸檔標準、檔案數(shù)字化的技術(shù)指標、檔案數(shù)字化的查閱標準、檔案數(shù)字化的安全制度、檔案數(shù)字化的更新和銷毀標準及移動存儲的管理制度等等。通過制定制度，來規(guī)范整個企業(yè)及部門人員數(shù)字化檔案管理的行為，相關(guān)部門及人員需要嚴格遵守建立的制度，促進檔案數(shù)字化的合理、健康發(fā)展。

3、實施檔案管理的數(shù)字化需要著重注意檔案安全的管理

實施檔案管理數(shù)字化對于實體檔案的保存及傳輸有重要的促進作用，不但方便了同城檔案文件的傳遞及管理，對于異地檔案文件的檢索及管理更是節(jié)省了大量的時間，為檔案管理的大量性及傳輸性提供了方便。但是，在如此方便的前提下產(chǎn)生了一個重要的問題，就是檔案管理的安全性問題，數(shù)字化的檔案的傳輸及應用需要借助一定的網(wǎng)絡(luò)機制，伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一些不安全性因素逐漸產(chǎn)生，如電腦網(wǎng)絡(luò)的病毒、黑客的攻擊、網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的隱患等等問題，這些都嚴重影響了數(shù)字化檔案的安全傳輸。因此，做好數(shù)字化的檔案管理需要注重檔案安全的管理，采取訪問控制、系統(tǒng)漏洞定期掃描、病毒的防護及檔案信息加密等手段。

三、檔案管理數(shù)字化對于金融企業(yè)業(yè)務(wù)創(chuàng)新的啟示

1、用檔案管理數(shù)字化的創(chuàng)新理念武裝企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

我國隨著經(jīng)濟的發(fā)展，必然會形成大量的金融企業(yè)的檔案，這些檔案在一定程度上以數(shù)字的形式記錄了企業(yè)發(fā)展的成功與失敗的腳印，反映了一個企業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗及教訓，并從側(cè)面反映出了一個企業(yè)所受到的黨和國家政策的影響。我國目前急需要檔案管理的創(chuàng)新理念來指導企業(yè)的檔案管理工作，適應不斷發(fā)展的社會形勢。目前，我國金融企業(yè)檔案管理存在管理觀念陳舊、方法單一、滿足于現(xiàn)狀及不思進取的問題，許多企業(yè)的檔案管理沿用以往傳統(tǒng)的觀念，缺乏創(chuàng)新的激情與動力。思想是實踐的先導者，只有做到思想方面的解放及觀念的創(chuàng)新，才能實現(xiàn)理論的創(chuàng)新，實踐的創(chuàng)新、因此，我國金融企業(yè)要想改變這種狀況，需要以創(chuàng)新的思想為動力，改變固有陳舊觀念，突破舊的檔案管理模式，樹立創(chuàng)新的理念，積極的探索金融企業(yè)檔案管理的新方法、新思路；要在繼承弘揚傳統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，大力推進與時俱進及開拓創(chuàng)新的精神，創(chuàng)新檔案管理的管理方式、手段及機制，促進金融企業(yè)真正實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2、金融企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新需要進行檔案管理方式的創(chuàng)新

伴隨著全球經(jīng)濟的突破性發(fā)展，大量的國際性資本在金融市場上流動，這種流動造就了大量的金融企業(yè)檔案管理工作，金融企業(yè)要想抓住數(shù)字化檔案管理發(fā)展的機遇及挑戰(zhàn)，就需要在檔案管理方式上創(chuàng)新。首先，需要促進管理模式的創(chuàng)新，促進金融企業(yè)管理方式及手段的現(xiàn)代化發(fā)展，牢記金融企業(yè)檔案是企業(yè)的經(jīng)濟效益及社會效益的一部分，主動推進企業(yè)金融檔案管理的發(fā)展。其次，要促進管理手段的創(chuàng)新，數(shù)字化的檔案將逐步取代傳統(tǒng)的檔案成為整個檔案事業(yè)發(fā)展的主要方向，要促進金融企業(yè)檔案的收集、歸檔、檢索、整理、分類及編目由手工向現(xiàn)代化推進。最后，要促進各個金融機構(gòu)間的交流和溝通，實現(xiàn)金融機構(gòu)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，改變目前金融機構(gòu)數(shù)字檔案各自發(fā)展造成信息不暢的問題，在確保金融機密的前提下實現(xiàn)企業(yè)間檔案工作的分工協(xié)作、資源共享。

3、確保金融企業(yè)管理人員素質(zhì)的創(chuàng)新與檔案管理創(chuàng)新步伐一致

檔案管理隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，其工作的內(nèi)容也在不斷的發(fā)展，無論是服務(wù)的內(nèi)容、服務(wù)的手段還是服務(wù)的質(zhì)量都在不斷的發(fā)展，為了適應這一發(fā)展趨勢，金融企業(yè)的檔案管理人員需要提升個人的素質(zhì)，使自己成為一名復合型的金融檔案管理人員。首先，需要不斷提升自身的政治、經(jīng)濟及文化水平，在適應經(jīng)濟形勢的前提下，提高檔案工作的質(zhì)量及水平，不斷的學習市場經(jīng)濟新的理論知識，加強對鄧小平理論及三個代表重要思想的研修，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的精神，強化自身的職業(yè)道德修養(yǎng)。其次，需要重視知識結(jié)構(gòu)的更新，不斷的學習先進的現(xiàn)代管理、科學技術(shù)及技能。最后，要注意將檔案管理的工作與實踐的活動相結(jié)合，將新的經(jīng)驗成果應用到實際工作中，促進金融企業(yè)檔案管理及利用相結(jié)合。

作者：張芳 單位：德州學院