提升干部人事檔案管理水平的實踐路徑
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摘要：以提升干部人事檔案管理水平為前提，首先闡述檔案管理作用，肯定其重要地位，其次分析目前管理工作中存在的問題，并且提出加強對人事檔案管理的重視、遵循按需分配原則配備檔案管理人員、組織檔案管理專業(yè)培訓、引入信息化管理技術(shù)、完善檔案信息收集體系5點建議，以期能夠加快實現(xiàn)檔案管理改革。
關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；檔案管理；信息技術(shù)
一、干部人事檔案管理意義
干部人事檔案屬于企事業(yè)單位中人事管理制度的重要創(chuàng)新手段，也是黨委、人事等部門的改革要點，集中體現(xiàn)了干部政治思想以及職業(yè)素養(yǎng)等，是干部選拔與任用的重要依據(jù)。在全新的環(huán)境下，干部人事檔案管理面臨全新的要求，這一舉措也體現(xiàn)出非常重要的意義，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，為干部工作奠定基礎(chǔ)。干部的選拔、任用過程中，干部人事檔案管理在其中非常關(guān)鍵，是干部核查的重要參考內(nèi)容，將干部成長過程真實的體現(xiàn)出來。通過查詢干部人事檔案，能夠更加全面的了解干部情況，對其進行客觀評價之后，為干部選拔任用提供有價值的參考。第二，維護干部的權(quán)益。干部選拔、任用期間，干部人事檔案是有關(guān)部門工作的重要資料，能夠證明相關(guān)工作的權(quán)威性，并且對干部的合法權(quán)益進行維護。第三，支持干部管理與監(jiān)督的落實。查詢干部檔案可以了解檔案內(nèi)容的真實性，針對檔案收集內(nèi)容的規(guī)范性，可以檢查人事部門干部人事檔案管理各項工作的有效性，實時監(jiān)督管理工作落實。
二、干部人事檔案管理工作不足
1.管理隊伍需要完善
人事檔案的工作量整體來說比較大，需要消耗一定的時間與精力。與人事部門的人力資源管理工作相比，人事檔案管理更加枯燥，所以實際參與這項工作的人員數(shù)量有限。例如某事業(yè)單位的工作人員數(shù)量為16500人，負責人社局管理工作的副科級干部職工檔案數(shù)量超過10000份，如果以“千卷一人”為標準進行管理人員的配備，那么共需要10余名檔案管理職工。但是實際工作中存在諸多影響因素，人社局機關(guān)所有職工僅35人，如果按照需求配備檔案管理人員，實現(xiàn)難度較大。所以負責檔案管理的工作人員一人兼具數(shù)職，實際在檔案管理方面投入的精力不足，影響了工作效率。
2.人事檔案材料整理時間過長
人事檔案管理對于人員的需求量比較大，管理工作的種類也比較多，覆蓋面廣，但是實際負責檔案管理的人員數(shù)量有限，導(dǎo)致干部考核、工資晉升等表格無法及時歸檔，很長一段時間都是通過散材料的方式堆放，嚴重影響了管理效率的提升。除此之外，已經(jīng)歸檔的材料過于片面，準確性無法得到保障，提交的歸檔材料內(nèi)容中沒有日期、簽字等，甚至還存在涂改的現(xiàn)象，與干部人事檔案管理要求不符。
3.信息技術(shù)應(yīng)用仍需完善
現(xiàn)如今，信息技術(shù)已經(jīng)在各個行業(yè)實現(xiàn)普及，人事檔案管理也不例外。為了提高管理效率，利用信息技術(shù)搭建管理系統(tǒng)成為各個單位的重要工作。因為經(jīng)費、技術(shù)等存在限制，干部人事檔案管理在信息化改革方面，只是簡單的將干部信息錄入到Excel表格中，對于其他的資料檢索和檔案調(diào)閱等依然以人工形式為主，并沒有真正實現(xiàn)信息化檔案管理。干部人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，對于專項審核提出一定的要求，檔案信息化數(shù)據(jù)采集工作更加復(fù)雜，例如檔案編碼的整理、掃描、生成原始圖像、數(shù)據(jù)審核等，為了保證數(shù)據(jù)完整性，還需要創(chuàng)建光盤離線備份以及在線備份系統(tǒng)。但是要想實現(xiàn)這一目標，需要在其中投入足夠的人力、物力、財力資源，同時還需要一定的技術(shù)支持，這是目前檔案管理需要重點解決的問題。
1.加強對人事檔案管理的重視
實際組織人力資源管理期間，必須要對人事檔案管理這一項工作加以重視。由于人力資源管理是其他工作順利開展的核心，因此必須要給予足夠的關(guān)注度。為了提高人事檔案管理效率，需要加大宣傳力度，使所有職工都能夠認識到檔案管理的重要性，同時還要將檔案管理的有關(guān)法律規(guī)定加以普及，幫助管理人員樹立正確的檔案管理觀念，承擔其相應(yīng)的責任，將干部人事檔案管理工作納入到管理范疇。同時，管理實踐組織人事檔案管理的同時，需要做好檢查與指導(dǎo)工作，將其中存在的問題及時解決。如果人事檔案管理存在不足，必然會對人力資源管理、開發(fā)等工作帶來影響，干部檔案材料內(nèi)容不真實，會降低檔案的利用價值，增加人事管理工作的難度。與此同時，對稱檔案信息與人力資源配置之間有非常緊密的關(guān)系，降低人才預(yù)測的準確性。所以，干部人事檔案管理在人力資源管理工作中占據(jù)非常重要的地位，必須要加強對這一項工作的重視，只有如此才能夠真正提升人力資源管理水平。
2.遵循按需分配原則配備檔案管理人員
人事檔案管理工作人員的安排需要結(jié)合具體的需求，因為檔案管理需要考慮的內(nèi)容較多，例如單位和材料等，所以增加了檔案資料整理的難度。同時檔案管理制度與相關(guān)要求比較嚴苛，如果各項管理工作同步進行，工作人員的精力無法集中。鑒于此，安排檔案管理人員時，需要結(jié)合各個工作崗位的實際需求，遵循“千卷一人”這一基本原則，根據(jù)不同崗位對于人數(shù)的要求，安排相應(yīng)的檔案管理人員，能夠?qū)⑺械木性跈n案管理工作中，可以減少管理工作出現(xiàn)的差錯。為了提高工作效率，建議將檔案管理人員歸納到專業(yè)技術(shù)隊伍中，根據(jù)事業(yè)單位各個工作崗位設(shè)置的要求，安排中、高級技術(shù)人員，提高檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員需要有職務(wù)晉升渠道，使檔案管理人員能夠有足夠的自信參與到工作中，在實踐過程中形成榮譽感，真正提升干部人事檔案管理水平。
3.組織檔案管理專業(yè)培訓
干部檔案管理工作人員必須要保證專業(yè)性，只有如此才能夠提高檔案管理的規(guī)范性，同時這也是對于檔案管理人員的基本要求。對于干部檔案管理工作人員而言，除了掌握檔案管理專業(yè)技能之外，還需要有政治道德素養(yǎng)、組織紀律。為此，在干部檔案管理工作過程中，必須要圍繞管理人員的思想以及業(yè)務(wù)能力組織專業(yè)培訓，一方面提高管理專業(yè)性，另一方面使管理人員能夠掌握更多的知識，拓寬知識面，滿足檔案管理工作要求。組織檔案管理專業(yè)培訓的過程中，需要設(shè)置檔案法律規(guī)定、規(guī)章制度等普及課程，同時還要針對檔案管理不同環(huán)節(jié)所需要的技能組織培訓。作為檔案管理者，要掌握全新的檔案管理技能，樹立服務(wù)觀念，和其他部門積極交流，采集豐富的檔案管理信息，提高人力資源管理水平，為管理人員制定決策提供參考。
4.引入信息化管理技術(shù)
進入信息化時代之后，企事業(yè)單位檔案管理工作需要與信息化技術(shù)相結(jié)合，完善檔案管理方案，創(chuàng)新管理方法，使干部人事檔案管理逐漸體現(xiàn)出信息化特點。對于檔案信息化這一項工作，需要有完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫作為支持，將所有信息錄入到系統(tǒng)中，方便干部檔案的查詢，歸檔與統(tǒng)計等工作也可以實現(xiàn)微機化處理，真正提升干部檔案管理效率。
5.完善檔案信息收集體系
根據(jù)干部檔案收集歸檔的相關(guān)規(guī)定，不同檔案材料在歸檔處理的過程中必須要滿足相關(guān)要求，做好材料檢查工作。檔案管理人員需要全面采集相關(guān)資料，例如干部年度考核數(shù)據(jù)、學歷變化信息、職稱聘任與職務(wù)晉升材料等，將所有檔案材料進行嚴格審核，保證相關(guān)手續(xù)的完整性，資料印章必須要清晰。檔案資料審核期間如果發(fā)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)或者表格與規(guī)定不符，需要將其退回至資料提交部門，盡快進行整改與完善，從而完成歸檔。如此一來，便可以真正解決檔案材料不合格的問題，為檔案查閱人員提供真實準確的信息，提高檔案資料的利用價值。如果在實際工作中因為職稱評聘和職務(wù)晉升等需求要進行查檔與調(diào)檔，這時調(diào)閱的材料必須要及時歸位，根據(jù)檔案管理的統(tǒng)一要求進行裝訂，提高干部檔案資料信息的采集與整理的規(guī)范性，使該項工作成為日常工作中的常態(tài)。因為檔案材料在各個部門工作過程中非常重要的原始資料，為了保證歸檔資料的完整性，所有部門之間必須要實現(xiàn)聯(lián)動，積極組織討論會議，加大檔案管理宣傳力度，使各個部門都能夠認識到檔案管理的意義，從而完善相關(guān)制度，采集完整的檔案管理資料，提高檔案管理水平。如果在審核過程中發(fā)現(xiàn)有擅自涂改檔案內(nèi)容、虛假材料等現(xiàn)象，需要追究相關(guān)人員責任，保證干部人事檔案內(nèi)容的準確性。
四、結(jié)束語
綜上所述，為了提升干部人事檔案管理水平，首先樹立正確的觀念，積極投入到管理工作中，其次則要完善管理制度，為相關(guān)工作提供參考，只有如此才能夠真正提高管理效率，為企事業(yè)單位管理人員決策提供參考，這也是今后改革工作的重要內(nèi)容。
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作者：李萍蘋 單位：海南廣播電視大學