成本管理的IS項(xiàng)目管理應(yīng)用

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摘要:信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理是一項(xiàng)復(fù)雜而又繁瑣的工程，但其在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中卻起著至關(guān)重要的作用。本文以“某市電子招投標(biāo)管理系統(tǒng)公共服務(wù)平臺(tái)”建設(shè)項(xiàng)目為實(shí)例，從項(xiàng)目經(jīng)理的角度探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。文章首先介紹了項(xiàng)目的背景，深入分析了信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的實(shí)操過程，最后針對(duì)性提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，以期為信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的建設(shè)做出有益的探索.

關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng);項(xiàng)目管理;成本成本管理

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步可謂日新月異，IS（ISinformationsystem）集成項(xiàng)目在社會(huì)各行業(yè)的應(yīng)用越來越廣泛，已成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分。我國的IS集成公司越來越多、投資越來越大、管理越來越復(fù)雜，同時(shí)占據(jù)了PMBOK（ProjectManagementBodyOfKnowledge）中九大管理一席之地的成本管理也越來越突顯出它的重要性，傳統(tǒng)的成本管理模式與當(dāng)前IS集成項(xiàng)目的發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，加強(qiáng)項(xiàng)目的成本管理已迫在眉睫。為了使IS集成項(xiàng)目成本管理規(guī)范化，并能促進(jìn)IS集成企業(yè)水平和能力的加速提升和確保成本管理質(zhì)量，鑒于此，本文在項(xiàng)目經(jīng)理的層面對(duì)成本管理在IS項(xiàng)目管理中的應(yīng)用進(jìn)行了深度的分析和研究。

1項(xiàng)目背景

近年來，隨著政府項(xiàng)目招標(biāo)采購范圍不斷擴(kuò)大，招標(biāo)采購業(yè)務(wù)量逐年增長，在IT背景的新形勢下，與經(jīng)濟(jì)息息相關(guān)的招投標(biāo)工作也面臨著新時(shí)代的考驗(yàn)，以往傳統(tǒng)的招標(biāo)形式已無法滿足當(dāng)前招標(biāo)發(fā)展的需要，為進(jìn)一步推動(dòng)和深化招標(biāo)采購改革工作，使招標(biāo)整個(gè)流程管理工作高效率、低成本、綠色環(huán)保、節(jié)約便利，使招標(biāo)過程更加透明化，杜絕暗箱操作等，同時(shí)也是為了貫徹落實(shí)《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》（國發(fā)[2015]40號(hào)）和《國務(wù)院關(guān)于加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》（國發(fā)[2016]55號(hào)）部署，某市公共資源交易管理局（以下簡稱交管局）啟動(dòng)了“某市電子招投標(biāo)管理系統(tǒng)公共服務(wù)平臺(tái)”建設(shè)項(xiàng)目。電子招投標(biāo)平臺(tái)主要是通過計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等IT技術(shù)，對(duì)招投標(biāo)業(yè)務(wù)的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，在線上完成在線招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和監(jiān)督監(jiān)察等這一系列業(yè)務(wù)操作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、專業(yè)、安全、高效、低成本的招投標(biāo)業(yè)務(wù)管理。該項(xiàng)目中甲方采用公開招標(biāo)的方式，我方在參與競標(biāo)的眾多單位中脫穎而出，并順利中標(biāo)，項(xiàng)目預(yù)計(jì)建設(shè)工期為7個(gè)月（2016年9月20日-2017年4月20日）。根據(jù)合同要求，完成的主要功能可分為7個(gè)子系統(tǒng)，具體如圖1所示，其中以交易信息模塊為核心子系統(tǒng)，完全實(shí)現(xiàn)對(duì)招投標(biāo)項(xiàng)目全生命周期的有效監(jiān)控，并實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)反應(yīng)項(xiàng)目在各階段的進(jìn)行狀態(tài)，以便相關(guān)人員可及時(shí)進(jìn)行有效的分析和控制，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行流程可進(jìn)行配置化管理，最終實(shí)現(xiàn)任務(wù)督辦，消息提醒，協(xié)同辦公等輔助功能。交管局對(duì)該項(xiàng)目非常重視，對(duì)項(xiàng)目提出了特別的要求，成立了以交管局副局長為組長的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)工作，并指定信息中心為該局的業(yè)務(wù)聯(lián)系歸口部門。項(xiàng)目啟動(dòng)之初，我方領(lǐng)導(dǎo)介紹了該項(xiàng)目的前景以及做好該項(xiàng)目的戰(zhàn)略意義。由于參與了項(xiàng)目前期的整個(gè)投標(biāo)過程，對(duì)項(xiàng)目情況非常熟悉，通過隨后的《項(xiàng)目章程》，本人有幸獲得了公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶的信任，成為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，主持項(xiàng)目管理的全面工作。由于該項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)規(guī)模較大，涉及的干系人較多，工期要求較長，功能和目標(biāo)復(fù)雜，加上交管局高層對(duì)該項(xiàng)目期望值很高，項(xiàng)目的成本管理非常關(guān)鍵。針對(duì)系統(tǒng)的特點(diǎn)，我們采用B/S架構(gòu)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫采用SQLServer2014，用Java語言開發(fā)，核心技術(shù)框架基于J2EE多層體系結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)。

2如何做好項(xiàng)目成本管理

成本管理是IS項(xiàng)目管理的核心組成部分之一，在IS項(xiàng)目管理過程中起著至關(guān)重要的作用，需要引起足夠的重視，但重視項(xiàng)目成本管理既不能成為一句空話，也不僅僅是項(xiàng)目經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)的事，而是項(xiàng)目組全體成員都要從內(nèi)心真正的重視起來。成本管理的根本目的就是在項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程中，確保項(xiàng)目的實(shí)際費(fèi)用控制在計(jì)劃的預(yù)算成本之內(nèi)。如果成本失控，將直接導(dǎo)致項(xiàng)目處于超出預(yù)算的危險(xiǎn)境地，無法保證項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)完成，甚至項(xiàng)目失敗。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，結(jié)合團(tuán)隊(duì)實(shí)際情況，借鑒以往經(jīng)驗(yàn)，主要通過成本估算、成本預(yù)算、成本控制等環(huán)節(jié)對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行了全方位管理，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：2.1利用組織過程資產(chǎn)進(jìn)行成本估算項(xiàng)目成本估算，是指為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，根據(jù)項(xiàng)目資源計(jì)劃確定的資源需求，以及市場上各資源的價(jià)格信息，對(duì)項(xiàng)目所需資源的成本做出近似的估算，在進(jìn)行成本估算時(shí)，我們參照并借鑒了公司類似的項(xiàng)目案例以及知識(shí)庫。俗話說，良好的開端是成功的一半，擁有謹(jǐn)慎和清晰的計(jì)劃必然能夠更有效地做好成本管理。因此，我們?cè)陧?xiàng)目計(jì)劃階段廣泛收集了以往類似項(xiàng)目的管理執(zhí)行情況和經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本項(xiàng)目內(nèi)部、外部環(huán)境特點(diǎn)和制約條件，制定了本項(xiàng)目的成本管理計(jì)劃。計(jì)劃書除了對(duì)每個(gè)過程的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)書面的描述外，還對(duì)估算、預(yù)算和控制建立了準(zhǔn)則。依照成本管理計(jì)劃，我們對(duì)該項(xiàng)目的成本進(jìn)行了科學(xué)的估算。首先識(shí)別并分析了項(xiàng)目成本的構(gòu)成科目，主要科目有人工成本、辦公設(shè)備費(fèi)用、開發(fā)環(huán)境設(shè)備費(fèi)用等。然后我們分析了這些科目的具體組成，使用了類比、參數(shù)、三點(diǎn)估算等方法來估算不同科目的成本。例如辦公設(shè)備和開發(fā)環(huán)境設(shè)備價(jià)格公開，我們確定了所需設(shè)備的數(shù)量和估價(jià)，使用參數(shù)估算法計(jì)算。人員工資的估算則比較復(fù)雜，我們先將WBS中的各個(gè)工作包的工作量估算，對(duì)于無法使用類比來估算的工作包，則采用三點(diǎn)估算法，在得到總工作量后，根據(jù)工程師的工作效率和資源費(fèi)率計(jì)算出了人工成本。最后我們將各個(gè)成本之間的比例進(jìn)行了協(xié)調(diào)，確保分配是最優(yōu)的。在原來的計(jì)劃中，人工成本和其它科目比例是1：1，我們經(jīng)過評(píng)估認(rèn)為非關(guān)鍵科目的支出過高，于是對(duì)辦公設(shè)備費(fèi)用進(jìn)行了調(diào)整，將其下調(diào)并放入管理儲(chǔ)備中，最終估算的結(jié)果是人工成本120萬、辦公設(shè)備和開發(fā)環(huán)境設(shè)備費(fèi)用為100萬，預(yù)留費(fèi)用20萬，總計(jì)240萬。良好的成本估算能夠?yàn)楹竺娴墓ぷ鞯於己玫幕A(chǔ)，只有估算做得全面并科學(xué)，隨后成本預(yù)算工作才能更精確。2.2成本預(yù)算項(xiàng)目成本預(yù)算是一項(xiàng)制訂項(xiàng)目成本控制標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理工作，是進(jìn)行項(xiàng)目成本控制的基礎(chǔ)，是將項(xiàng)目成本估算的結(jié)果在各具體的活動(dòng)上進(jìn)行分配的過程，目的是確定項(xiàng)目各項(xiàng)工作和活動(dòng)的成本定額，并確定項(xiàng)目意外開支準(zhǔn)備金的標(biāo)準(zhǔn)和使用規(guī)則以及為測量項(xiàng)目實(shí)際績效提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。成本預(yù)算是將成本估算細(xì)化的過程，同樣也是為成本控制建立了成本基準(zhǔn)。根據(jù)合同的規(guī)定，本項(xiàng)目主要由10個(gè)工作包/子項(xiàng)目組成。將上述項(xiàng)目估算的總成本分?jǐn)偟絎BS的工作包/子項(xiàng)目中，為每個(gè)工作包/子項(xiàng)目制定具體的項(xiàng)目預(yù)算，在此基礎(chǔ)上將各個(gè)工作包的預(yù)算再二次分?jǐn)偟焦ぷ靼拿總€(gè)項(xiàng)目活動(dòng)中，就形成了初步的預(yù)算。參照WBS與進(jìn)度表，根據(jù)進(jìn)度計(jì)劃中的每個(gè)活動(dòng)時(shí)間來確定每一項(xiàng)預(yù)算的支出時(shí)間，從而形成了項(xiàng)目預(yù)算支出計(jì)劃。針對(duì)項(xiàng)目資源緊張的問題，我們采用資金限制平衡的方法，比如辦公設(shè)備的費(fèi)用項(xiàng)目后期再慢慢增加，避免跟前期的開發(fā)環(huán)境設(shè)備購買重疊導(dǎo)致資金支持過高，通過平衡有效地減少了項(xiàng)目資金緊張和投入過大的成本。另外，我們也充分考慮了項(xiàng)目的管理儲(chǔ)備，針對(duì)那些特殊的、復(fù)雜的工作包，我們按5%~10%的比例設(shè)定了相應(yīng)管理儲(chǔ)備金。2.3成本控制項(xiàng)目成本控制就是指按照項(xiàng)目啟動(dòng)之初制定的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，采用各種控制工具，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行比對(duì)、分析、控制和糾偏，使項(xiàng)目的實(shí)際成本保持在預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。如果監(jiān)控不力或者是流于形式，那么就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目成本超支甚至項(xiàng)目失敗，為此，我們嚴(yán)格使用了掙值管理技術(shù)來控制成本，通過周報(bào)進(jìn)行活動(dòng)績效測量，每月月底整體項(xiàng)目績效評(píng)審。在項(xiàng)目進(jìn)展中，我們得到項(xiàng)目在此階段所完成工作匯總的價(jià)值（EV)，然后根據(jù)成本預(yù)算中計(jì)劃的投入計(jì)劃成本（PV），以及財(cái)務(wù)部提交的支出報(bào)表中的實(shí)際支出費(fèi)用(AC)，在項(xiàng)目每個(gè)里程碑點(diǎn)進(jìn)行分析和糾偏。在測試階段進(jìn)行分析時(shí)，我發(fā)現(xiàn)成本偏差CV小于0，后面通過分析才知道是辦公設(shè)備的價(jià)格上漲了，不過漲幅在管理儲(chǔ)備的預(yù)算之中，因此我們只進(jìn)行了成本基準(zhǔn)變更。同時(shí)，因?yàn)檫@個(gè)情況是特殊事件，屬于非典型偏差，不會(huì)影響到后面的進(jìn)展。但此時(shí)我同時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)度偏差SV大于0，這時(shí)我們就重點(diǎn)加強(qiáng)項(xiàng)目質(zhì)量的控制，避免趕進(jìn)度而丟失了質(zhì)量。同時(shí)通過進(jìn)行偏差分析、趨勢分析和掙值分析等活動(dòng)，避免項(xiàng)目成本失控。

3IS項(xiàng)目成本管理改進(jìn)策略

由于項(xiàng)目成本管理措施得當(dāng)，進(jìn)度、質(zhì)量把控較好，經(jīng)過項(xiàng)目組全體成員的共同努力，本系統(tǒng)于2017年3月初上線試運(yùn)行，經(jīng)過近1個(gè)月的試運(yùn)行后，修復(fù)了試運(yùn)行過程中出現(xiàn)的bug，并對(duì)系統(tǒng)做了進(jìn)一步的完善處理，并于4月中旬通過終檢。目前該系統(tǒng)運(yùn)行良好，受到了交管局和公司領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)，尤其是客戶方對(duì)項(xiàng)目高度認(rèn)可。盡管如此，但項(xiàng)目的成本管理工作中仍舊存在這樣或那樣的不足，還需要進(jìn)一步的改進(jìn)，具體改進(jìn)策略如下：3.1強(qiáng)化內(nèi)部管理，調(diào)動(dòng)項(xiàng)目成員的積極性，提升項(xiàng)目成員的工作效率對(duì)成本要進(jìn)行全過程的控制，以周為時(shí)間單位對(duì)項(xiàng)目的成本進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施成本、人力成本和采購成本這三塊的完全把控。鑒于人力成本的彈性特點(diǎn)，相對(duì)項(xiàng)目實(shí)施成本和采購成本來說，人力成本控制是重中之重，如外部環(huán)境條件允許的話或購買或開發(fā)一套內(nèi)部專用的跟蹤系統(tǒng)，用于加強(qiáng)項(xiàng)目人員的管理。科學(xué)運(yùn)用跟蹤系統(tǒng)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高員工的工作效率，將有助于降低人力成本。同時(shí)硬性要求項(xiàng)目組成員每天都要在跟蹤系統(tǒng)上填寫工作日志、開銷情況等，以便項(xiàng)目管理者對(duì)員工工作進(jìn)展、開銷狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和評(píng)估，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目成本的有效控制。另外要綜合考慮員工的工作能力和技術(shù)水平，使工作能力強(qiáng)、技術(shù)全面的人員在完成自己的模塊（子項(xiàng)目）后，再去協(xié)助其它未完成的子系統(tǒng)，例如，完成了企業(yè)信息模塊的成員，再去幫助交易信息模塊的成員，通過這些以節(jié)省項(xiàng)目實(shí)施成本。3.2合理協(xié)調(diào)外部資源，降低成本從源頭抓起在IS項(xiàng)目中，由于多數(shù)都屬于系統(tǒng)集成類的項(xiàng)目，硬件設(shè)備的采購在總成本中占相當(dāng)比例，在保證硬件設(shè)備質(zhì)量的前提下降低采購成本也是IS項(xiàng)目一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。建議可與金牌商保持長期密切的合作，如此一來，既保證了質(zhì)量又往往會(huì)有不錯(cuò)的價(jià)格優(yōu)勢，通過溝通、攻關(guān)、談判、簽訂合作協(xié)議等策略，說服金牌商提供最優(yōu)惠的設(shè)備價(jià)格，從而達(dá)到控制項(xiàng)目成本的目的。3.3加強(qiáng)質(zhì)量過程控制，務(wù)必避免因返工帶來的額外成本在以往的IS項(xiàng)目實(shí)施中，時(shí)有存在由于返工的原因而導(dǎo)致成本增加的現(xiàn)象，為此，在項(xiàng)目實(shí)施過程中要堅(jiān)決杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生，強(qiáng)化“質(zhì)量就是最大節(jié)約”的理念。無論是采購設(shè)備，還是實(shí)施項(xiàng)目，都要嚴(yán)把各環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，當(dāng)某模塊完成的同時(shí)務(wù)必要嚴(yán)格按照“需求規(guī)格說明書”與“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”進(jìn)行驗(yàn)收，若發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，消滅因質(zhì)量問題而引發(fā)的返工現(xiàn)象。

4結(jié)束語

在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展的今天，我國的IS管理在各個(gè)方面雖然都取得了長足的進(jìn)步，但是在實(shí)操過程中還存在著諸多不規(guī)范的情形，簡言之，成本管理需要考慮多方面的因素。IS項(xiàng)目成本管理的根本目的就是在保證項(xiàng)目質(zhì)量與進(jìn)度的前提下，確保實(shí)際費(fèi)用控制在預(yù)算成本之內(nèi)，順利完成項(xiàng)目的目標(biāo)，滿足干系人的期望，進(jìn)而促進(jìn)IS集成企業(yè)自身競爭力地不斷提升?？傊杀竟芾硎钦麄€(gè)項(xiàng)目管理過程的重要環(huán)節(jié)，管理方式也不是一成不變的，因人而異、因項(xiàng)目規(guī)模而異，只有適合企業(yè)自身的管理模式才是最好的方式。如何對(duì)IS項(xiàng)目中的成本管理進(jìn)行更深入分析，為日后進(jìn)行IS項(xiàng)目的成本管理活動(dòng)摸索出借鑒性經(jīng)驗(yàn)，這些還有待于我們?cè)陧?xiàng)目的成本管理實(shí)踐過程中去研究、去總結(jié)、去探索……

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作者:張紅金 單位:工業(yè)和信息化部電子第五研究所軟件質(zhì)量工程研究中心