企業(yè)物資采購管理信息化思路探析

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摘要：在市場經(jīng)濟日益發(fā)展的背景下，國內諸多企業(yè)在多個方面都有了一定提升，如技術和運營等。企業(yè)物資采購開始朝著高效化、合理化及規(guī)范化邁進。作為企業(yè)日常管理不可或缺的一部分，物資采購與成本控制方面息息相關，對企業(yè)經(jīng)濟效益形成了直接影響。而信息技術的日漸成熟嚴重沖擊著現(xiàn)代企業(yè)的生存環(huán)境，就當前而言，諸多企業(yè)物資采購存在著信息滯后的情況，增大了采購成本，對企業(yè)盈利形成了制約，采購過程的透明度無法得到完全保證。因此，企業(yè)想要在信息化的經(jīng)濟社會中實現(xiàn)長遠發(fā)展，需要企業(yè)改革創(chuàng)新，實現(xiàn)物資采購管理的信息化。故此，本文先重點分析了現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化所面臨的制約因素，隨后探討實現(xiàn)管理信息化的建議，旨在提高企業(yè)的經(jīng)營效益。

關鍵詞：物資采購；石油企業(yè)；信息化；數(shù)字化

進入21世紀后，我國的經(jīng)濟發(fā)展迅猛，特別是加入國際貿易組織（WTO）之后，進一步擴大了我國的經(jīng)濟發(fā)展領域。與此同時，在經(jīng)濟全球化進程日漸深入的形勢下，企業(yè)之間不斷聯(lián)合、兼并，這在帶給我國企業(yè)空前機遇的同時，也帶來了一些新的挑戰(zhàn)。為了確保國內企業(yè)良性發(fā)展，政府不斷革新相關政策，新法案更明確了當前背景下企業(yè)怎樣展開物資采購和確保企業(yè)實現(xiàn)盈利。從物資采購方面來講，其涉及諸多環(huán)節(jié)，如采購計劃、選商、詢價、招標談判、付款、物流運輸、倉儲管理及物資分配等，有著較為龐雜的采購過程，體現(xiàn)了較大的波動性和分散性[1]。而不少企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購管理缺乏共享、反饋、執(zhí)行的手段，整個管理模式顯得過于簡單，顯然難以迎合新時代下企業(yè)的發(fā)展需求，若不做出更改則會給企業(yè)的良性發(fā)展形成嚴重制約。故此，為了確保在信息化條件下，企業(yè)物資采購管理擁有較高水平，需要積極探尋實現(xiàn)管理信息化的道路。

1現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化的價值分析

第一，有助于企業(yè)物資信息的全面整合，保證信息傳遞渠道暢通。企業(yè)的物資管理，主要是組織、計劃及控制，企業(yè)實際生產中所需物資的采購、使用及存儲等。由于物資采購中涉及了采購計劃制定、詢價、采購、運輸、存儲及發(fā)放等眾多環(huán)節(jié)，全程信息容易出現(xiàn)波動，且非常分散，而傳統(tǒng)的處理方法缺少對全程信息的反饋、執(zhí)行、監(jiān)控及共享等，通過信息化管理，則能對企業(yè)物資信息做全面整合，保證信息傳遞擁有暢通的渠道，實時自動采集與管理數(shù)據(jù)，使物資管理能夠逐步實現(xiàn)集成化、信息化[2]。第二，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。所謂信息化，是指以網(wǎng)絡技術、信息技術等為基礎，以信息資源的開發(fā)及利用為核心，實現(xiàn)社會經(jīng)濟結構優(yōu)化提升的過程。在企業(yè)日常經(jīng)營管理中，物資管理是重要的組成部分，關系著企業(yè)的長遠發(fā)展，尤其是多種專業(yè)相互配合的技術密集型行業(yè)。通過實現(xiàn)物資管理的信息化，有助于企業(yè)傳統(tǒng)供銷模式的轉變，使物資采購與現(xiàn)代社會需求相符合，從而推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。第三，有助于企業(yè)核心競爭力的提升。企業(yè)物資采購管理實現(xiàn)信息化，能有效測評企業(yè)員工素質、準確測算基礎數(shù)據(jù)、促使企業(yè)管理流程的規(guī)范、自動化處理相關業(yè)務，同時，能更快速地傳遞信息，通過建設網(wǎng)絡信息平臺，讓不同地區(qū)間的信息、資金及物流實現(xiàn)統(tǒng)一。并且，依托信息化建設，企業(yè)能夠進一步革新自身管理模式和制度，促進企業(yè)制度的完善，從而實現(xiàn)企業(yè)核心競爭力的提升。

2現(xiàn)代企業(yè)物資采購管理信息化的制約因素

從上述中我們了解到物資采購管理信息化所具有的巨大價值，同時當前越來越多的國內企業(yè)也投入到管理信息化的過程中，但在實際推行中卻存在以下制約因素。

2.1內部缺乏溝通，存在信息壁壘

企業(yè)內部缺乏溝通，是企業(yè)物資采購管理信息化的推進過程中所遇到的一個重要制約因素。當前很多企業(yè)內部部門眾多，各部門間互相聯(lián)系又各司其職，但部分企業(yè)受傳統(tǒng)管理思想影響較深，認為后勤部門（物資采購管理就屬于后勤工作）不必過多聯(lián)系前線生產部門，因此，在進行物資采購時較少會聯(lián)系前線生產部門，導致物資采購存在盲目性，如此不僅難以滿足前線生產部門的物資需求，而且使后勤部門的流動資金被浪費，不能有效共享物資采購管理信息，制約了企業(yè)生產工作的有序進行，提高了物資庫存資本[3]?？傊胍獙崿F(xiàn)物資采購管理信息化，就須重視內部各部門間的溝通聯(lián)系。

2.2繁瑣的管理流程，導致信息滯后

部分企業(yè)物資申請有著較為繁瑣的手續(xù)，這一定程度加大了企業(yè)物資采購管理時付出的時間，并且不能及時錄入信息。在生產銷售過程中，一些技術密集型企業(yè)的物資需求量大，且種類較多，在生產部門申報所需物資后，需要經(jīng)過物資匯總審批之后，后勤采購部門才能與物資供應商進行聯(lián)系，正式進入采購流程。并且，物資采購也有著較為繁瑣的過程，有著較長的等待時間，再加上采購部門與一線生產部門在采購中的溝通不足，給物資采購信息的管理與收集均造成影響，甚至會導致一線生產部門物資匱乏，而后勤采購部門物資堆積，制約物資采購管理信息化的穩(wěn)步推進。

2.3信息冗余、繁雜，加大管理難度

倘若信息冗余、繁雜，或是信息錯誤，無疑會給企業(yè)判斷形成誤導，進而出現(xiàn)經(jīng)濟方面的損失。當前不少企業(yè)的物資采購采用社會化公開招標的方式，此種方式也會給管理信息化的推進形成一定制約。所謂社會化公開招標，是由招標人招標信息，以使物資供應商的征集范圍進一步擴大，對可選擇的物資供應商信息進行大量收集。誠然，社會化公開招標使物資采購管理的成本得到一定降低，但社會化公開招標有著復雜繁多的環(huán)節(jié)，收集到的物資供應商信息更雜、更多。并且，公開招標工作擁有較強的技術要求，進而對于生產所需物資、材料、設備等有著更高要求，這也使得物資采購信息管理的難度進一步加大。

2.4信息綜合水平較低，難以滿足企業(yè)所需的信息利用需求

一些技術密集型企業(yè)，在進行采購的時候，表現(xiàn)出小批量、多批次的特點，但物資供應商常常都是大批量生產，這就致使物資生產供需發(fā)生矛盾。同時，同一批采購的物資有時來自不同廠家，供應商信息沒有得到良好整合，較為分散，物資采購管理信息波動性較大，不夠穩(wěn)定，無法真實了解物資供應商的實際情況，記錄的供應商信息不完整，進而當企業(yè)進行物資采購時，無法快速結合記載的信息選擇價格合理的供應商，也給物資采購價格的比對產生負面影響，使得企業(yè)物資采購管理很難對成本進行有效控制，并且，還可能影響到企業(yè)與物資供應商之間的長期合作[4]。此外，企業(yè)進行采購時，物資采購信息也未與物資采購流程實現(xiàn)完全結合，共享率、信息記錄不理想，使得企業(yè)所需信息需求得不到滿足。

3實現(xiàn)國內企業(yè)物資采購管理信息化的措施建議

3.1著手采購數(shù)字化處理方式的建立

第一，注重收集與整理需求信息。物資采購部門應密切溝通生產一線，與一線部門建立起良好的反饋機制和信息交流機制，通過掌握一線部門關于物資質量、種類需求上的信息，做到采購精準化，實現(xiàn)企業(yè)成本的有效節(jié)約，以免后勤采購部門流動資金被占用，物資堆積。第二，加快供應商檔案管理體制的建立健全。借助計算機及時記錄供應商的成交價格、數(shù)量及發(fā)貨時間等信息，并對這些指標展開具體分析，進而選出最為優(yōu)質的供應商，與之展開長期合作。值得一提的是，在長期合作意愿確定后，企業(yè)要重視管理，全面考核供應商，在確保貨源質量的同時，貨物數(shù)量穩(wěn)定性也要維持。如此一來，有助于節(jié)約物資采購環(huán)節(jié)所花費的時間，避免資金的不必要浪費，同時又使貨物質量得到良好保障。第三，物資信息動態(tài)跟蹤管理平臺的建立。從物資運輸?shù)酱鎯?，從領用到用途，物資的信息化管理要實現(xiàn)單據(jù)查詢與庫存查詢，并結合這些信息編制采購計劃，以免影響到生產過程，促進物資管理水平的提升。而在物資采購中應用ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計劃系統(tǒng)），則能實現(xiàn)物資信息的動態(tài)化跟蹤管理，使企業(yè)采購業(yè)務流程得以優(yōu)化完善，實現(xiàn)計劃、采購及存儲管理為一體。在ERP系統(tǒng)中能夠完成訂單的輸入、上級部門審核、物資入庫、出庫及庫存數(shù)量等一系列流程，提高物資人員的辦公效率，更為規(guī)范地進行物資管理，更加有效地控制物資采購，從而實現(xiàn)企業(yè)生產成本的降低[5]。

3.2積極探索采購一體化管理

當前，國內許多企業(yè)的物資供應仍采用逐層上報領取模式，也就是采購部門匯總一線生產部門的物資需求，然后各部門安排專人領取物資。在此過程中會浪費掉一些時間，同時，一些生產部門為了自身需求能夠得到快速滿足，導致了重復采購物資、重復領用物資、后勤物資采購部門和生產部門關系惡化、個別生產部門缺乏物資等情況的發(fā)生。所以，可依托信息化技術探索采購一體化管理，企業(yè)應在各個生產單位設立供應物資點，在一體化管理平臺中納入供應點材料和材料員，這樣不僅有助于各部門的物資領取，也有助于物資領用信息的快速錄入，由此實現(xiàn)信息化的統(tǒng)一管理，摒棄以往單一式的領取模式，使物資采購成本有效節(jié)約，避免出現(xiàn)物資堆積的現(xiàn)象。此外，在探索基于信息化的采購一體化管理時，還應注意做好各環(huán)節(jié)信息滯后問題的處理、內部溝通信息壁壘的消除，充分發(fā)揮采購一體化管理的優(yōu)勢。

3.3優(yōu)化供求系統(tǒng)的監(jiān)督和管理

第一，做好物資市場價格變化趨勢的預測。企業(yè)想要高效運用采購資金，就需要對國家宏觀政策的出臺進行密切關注，同時，與歷史采購記錄相結合，科學預測物資明細表中長期的價格走勢。企業(yè)采購具有物資種類繁多、資金數(shù)量龐大等特點，對市場變動趨勢密切關注，可幫助企業(yè)及時了解市場價格波動，進而使交易時給出的價格更為合理，同時也使企業(yè)和供應商之間的關系更為融洽。第二，預測企業(yè)物資需求，當前部分企業(yè)自身都擁有一套較為完整的內部生產計劃，材料消耗具有規(guī)律性。所以，可依托往年的信息（如物資消耗部門的實際領用歷史記錄等）進行當年采購計劃的制定。合理預測物資需求，能避免企業(yè)出現(xiàn)資源浪費的情況，高效運用物資，避免部分生產部門出現(xiàn)物資緊缺，另一部分生產部門物資領取過多的情況發(fā)生[6]。第三，對不同時期庫存的最小存量進行預測，物資需求擁有規(guī)律性，而要確保物資有著穩(wěn)定庫存，就要對最低安全庫存量進行計算，展開動態(tài)監(jiān)測，在達到最低安全庫存值的時候，就要及時購進和補充物資。第四，合理庫存量和最佳采購時機的預測，通過此項預測，可以動態(tài)管理物資消耗的過程，包含庫存水平和物資消耗等，有助于將各種物資的最佳采購時間計算出來，確保庫存數(shù)量合理，合理運用購進資金，從而提高企業(yè)的實際效益。

3.4加強物資采購的溝通與后續(xù)追蹤

要想提升企業(yè)物資采購管理的水平，高效的溝通是必不可少的，所以，物資采購部門應加強對內以及對外的溝通，這也是實現(xiàn)企業(yè)物資采購管理信息化的一項重點內容。采購部門通過加強和其他部門的溝通聯(lián)系，能夠對不同部門的物資需求做深入把控，自然能夠進一步保證采購工作的有效性。而通過加強對外的溝通，則能使物資采購部門更好地給供應商傳達采購招標的相關內容，并且，也能積極影響到物資采購部門對供應商的合理選擇，以及供應商價格文件的優(yōu)化制定。在當前眾多信息技術的支撐下，能夠較好實現(xiàn)對內和對外的溝通，比如可借助平板電腦、智能手機等信息化移動終端，通過移動終端的OTO特征，使線上、線下實現(xiàn)良好結合，在溝通過程中實現(xiàn)兩個層面的良好切換。同時，在完整、便捷的移動溝通平臺下，溝通突破了空間和時間層面的限制，進一步優(yōu)化企業(yè)物資采購的各環(huán)節(jié)溝通。另外，在加強物資采購的后續(xù)追蹤時，需要借助實用科學的信息化檔案系統(tǒng)，其能夠較大程度推動物資采購工作的開展。例如，在企業(yè)內部不同單位與部門，會對不同物資的消耗進行負責，在此過程中應利用信息化檔案系統(tǒng)收集物資的消耗狀態(tài)與質量，在具體收集時即可借助計算機等硬件設備，結合移動端，相關人員靈活應用多種媒體、靈活采集圖像數(shù)據(jù)、便捷實時錄入信息，從而真正全面掌握采購物資的消耗狀態(tài)及質量。

4結語

總之，在市場經(jīng)濟、信息技術快速發(fā)展的背景下，信息化既有助于社會及經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展，同時也是衡量現(xiàn)代企業(yè)綜合實力的一個重要指標。受此形勢影響，國內企業(yè)要想確保物資采購管理工作跟上時代步伐，提升管理水平，就須將信息化建設作為革新物資管理模式的重要手段，以及物資管理努力的方向，明確管理信息化的價值所在，不斷探索實現(xiàn)物資采購管理信息化的可行路徑。文章所提出的采購數(shù)字化處理方式、采購一體化管理、優(yōu)化供求系統(tǒng)的監(jiān)督和管理等，僅為筆者結合實踐工作經(jīng)驗，所提出的幾點實現(xiàn)物資采購管理信息化的措施建議，管理信息化的實現(xiàn)并不局限于上述幾點。為了不斷提升企業(yè)的市場競爭力，仍需我們在今后工作中積極探索相關信息化路徑，重視各類新型信息技術的合理運用，及時升級軟硬件。

參考文獻

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[4]李征.試論我國油田物資采購管理問題及對策[J].中國科技投資,2019(04):147-148.

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[6]劉婧甜.信息化技術在石油物資采購中的應用研究[J].石油石化物資采購,2019(11):1.

作者:趙利君 俱小華 岳婷 黃顯綱 單位:長慶油田公司第二采油廠數(shù)字化與科技信息中心