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一般意義上,項目管理是指從項目立項到項目計劃、項目實施、項目監(jiān)控、項目收尾、項目評估等的全生命周期管理。項目管理涉及的知識體系中包含九大管理領(lǐng)域,主體領(lǐng)域是范圍管理、時間管理、費用管理、質(zhì)量管理,4個輔助領(lǐng)域為:人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理、采購管理,還有一項綜合管理即整體管理,也叫計劃管理??蒲许椖孔鳛橐活愄厥忭椖浚陧椖康纳芷诩绊椖抗芾韮?nèi)容方面有其自身的特點??蒲许椖抗芾戆椖可暾?、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入卷的全程管理。科研院所項目管理涉及領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、課題負(fù)責(zé)人、科研專業(yè)人員以及外部專家或第三方機(jī)構(gòu),各類參與者在項目全生命周期中分別承擔(dān)不同的職責(zé)。
2核科研項目管理特征分析
核科研項目管理在管理領(lǐng)域基本框架之外,還應(yīng)突出強(qiáng)調(diào)4個方面。
2.1創(chuàng)新管理
創(chuàng)新是對科研項目產(chǎn)出物的要求之一,這種創(chuàng)新既包括發(fā)現(xiàn)或發(fā)明獲得的成果,又包括成果的應(yīng)用推廣。
2.2知識管理
科研項目的成果是知識產(chǎn)品,科研項目的群體是知識密集型人才,因此科研管理理念變革、科研研究過程、科研能力提升、以及科研產(chǎn)品管理都屬于知識管理的范疇。
2.3不確定性和風(fēng)險管理
在科研項目管理過程中,由于研究過程及研究成果中存在著各種不確定性,導(dǎo)致科研項目管控難度很大,較一般工程管理而言在進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面具有更大的風(fēng)險。
2.4安全保密管理
科研工作一般是行業(yè)中先進(jìn)知識成果的密集領(lǐng)域,由于核行業(yè)本身的敏感性以及對安全的高度重視,決定了安全、保密管理在核科研項目管理領(lǐng)域具有極為重要的地位,這一特征是核科研項目管理與一般科研項目管理的主要特征。由于科研項目管理在知識領(lǐng)域的特殊性、不確定性和風(fēng)險因素的增多、科研項目的可交付成果是知識產(chǎn)品以及核科研安全保密特殊要求等特征,導(dǎo)致一般項目管理的時間、費用、質(zhì)量的管理目標(biāo),不能成功地控制和解決核行業(yè)基礎(chǔ)科研項目管理中由于技術(shù)和知識本身的變化帶來的新情況。因此,在進(jìn)度、費用、技術(shù)創(chuàng)新、風(fēng)險管理、安全保密等方面對核科研項目管理過程提出了不同于一般工程項目的更高要求。
3核科研項目管理信息化建設(shè)
重點結(jié)合核科研項目管理的特征分析,在信息化建設(shè)中,應(yīng)著重考慮以下方面:(1)計劃進(jìn)度管理:由于存在諸多不確定性因素,應(yīng)加強(qiáng)對時間進(jìn)度的嚴(yán)格控制,要求管理層制訂詳細(xì)的項目計劃、嚴(yán)格執(zhí)行計劃并能夠及時了解項目進(jìn)展情況。(2)知識管理:核科研項目是一項知識密集型活動,課題專家及科研人員應(yīng)最先了解并跟蹤相關(guān)領(lǐng)域最先進(jìn)的知識成果,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行突破;此外,過去的問題和經(jīng)驗也應(yīng)作為一種知識資源進(jìn)行管理和共享。(3)成果鑒定與評價:科研項目成果檢驗是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作,要通過同行專家評審及第三方機(jī)構(gòu)科研查新工作,為項目的新穎性及科研水平提供權(quán)威、客觀的說明和論證。(4)安全保密:核科研項目與一般科研項目相比,對安全保密的要求更為嚴(yán)格,在信息化過程中應(yīng)充分考慮該方面需求,為科研工作提供安全保障。(5)針對科研項目過程中存在的各種風(fēng)險因素,應(yīng)加強(qiáng)對項目的風(fēng)險管理,包括風(fēng)險識別、分析、處理、跟蹤、記錄以及風(fēng)險模擬、預(yù)警、預(yù)測等,從而有效降低/規(guī)避項目風(fēng)險。(6)應(yīng)當(dāng)為科研院所領(lǐng)導(dǎo)層及時提供所需的項目相關(guān)信息,用于輔助領(lǐng)導(dǎo)層決策。
二、信息化在核科研項目管理中的應(yīng)用
1總體框架核行業(yè)科研管理
框架應(yīng)以項目中心為核心管理目標(biāo),結(jié)合PMP項目管理的精髓,圍繞核科研項目特征突出關(guān)鍵需求點,為各類用戶提供更為規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化的引導(dǎo)和控制,為核行業(yè)科研院所真正實現(xiàn)清晰化的項目管理提供強(qiáng)大支撐。表現(xiàn)層:直接面向科研用戶,包括內(nèi)部科研決策/管理/專業(yè)人員以及外部專家/第三方機(jī)構(gòu)用戶。通過表現(xiàn)層規(guī)范信息化應(yīng)用入口,對內(nèi)外用戶提供服務(wù)。應(yīng)用層:按照應(yīng)用模塊靈活配置,各應(yīng)用模塊獨立進(jìn)行分工協(xié)作,具有很強(qiáng)的擴(kuò)展性。接收客戶來自表現(xiàn)層的請求,在應(yīng)用層這里進(jìn)行處理。應(yīng)用層具有分布式的結(jié)構(gòu)設(shè)計。支撐層:也是邏輯事務(wù)層,各種業(yè)務(wù)應(yīng)用邏輯都包含在支撐層模塊中,采用組件技術(shù)進(jìn)行開發(fā),每個應(yīng)用組件的運行、策略、事務(wù)處理在應(yīng)用服務(wù)器上,相互獨立,具有很好的可移植性。數(shù)據(jù)層:主要包括大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫及其所存儲管理的企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)來自各個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),通過一定的邏輯模式和權(quán)限許可,有關(guān)用戶調(diào)閱或者組合分析,形成業(yè)務(wù)管理或者管理決策信息。
2應(yīng)用層功能劃分
按照科研項目管理涉及人員的分類,將總體框架的應(yīng)用層功能劃分為3層,即:決策層、管理層、執(zhí)行層。
2.1決策層應(yīng)用
主要包括:報表查詢、風(fēng)險分析、綜合性分析,由科研院所領(lǐng)導(dǎo)決策層使用。(1)報表查詢:為領(lǐng)導(dǎo)層了解項目執(zhí)行情況提供各類報表,使領(lǐng)導(dǎo)層從整體、宏觀的角度了解項目情況,輔助決策;(2)風(fēng)險分析:對項目風(fēng)險進(jìn)行智能化分析、模擬、預(yù)測,為如何規(guī)避/降低風(fēng)險的決策提供支持;(3)綜合性分析:通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、多維分析/聯(lián)機(jī)分析處理(OLAP)和數(shù)據(jù)挖掘(DM)等技術(shù),為領(lǐng)導(dǎo)層提供包含與項目、合同、財務(wù)等有關(guān)的深層次、綜合性信息。
2.2管理層應(yīng)用
主要包括:計劃管理、進(jìn)度控制、成本管理、質(zhì)量管理、安全保密、人力管理、采購管理、風(fēng)險控制、項目評價、科研查新、業(yè)務(wù)流程、文檔管理等,主要由科研項目管理層人員使用。(1)計劃管理:科研項目計劃管理包括的主要內(nèi)容有:估算整個項目的工期;制訂項目工期計劃;對項目活動順序、項目活動工期和項目活動所需資源進(jìn)行分析,并根據(jù)分析制訂工期進(jìn)度計劃。(2)進(jìn)度控制:科研項目進(jìn)度控制跟蹤各項任務(wù)完成情況,根據(jù)項目工期計劃進(jìn)行進(jìn)度分析,識別可能或已經(jīng)影響進(jìn)度的任務(wù)或因素,采取必要措施,進(jìn)行進(jìn)度控制。(3)成本管理:項目成本管理,是為保障項目實際發(fā)生的成本不超過項目預(yù)算而開展的項目資源計劃、項目成本估算、項目預(yù)算編制和項目預(yù)算控制等方面的管理。(4)質(zhì)量管理:科研項目的特點決定了科研項目的質(zhì)量目標(biāo)很難完全用量化的方法控制,只能是定性和定量方法的結(jié)合。項目質(zhì)量管理包括兩個方面的內(nèi)容:其一是項目工作質(zhì)量的管理,其二是項目產(chǎn)生物的質(zhì)量管理。(5)安全保密:作為核行業(yè)科研項目管理的特征之一,包括了對安全保密相關(guān)的人員、設(shè)備/介質(zhì)、文檔資料、制度規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)等的保密管理。(6)人力管理:包含人員檔案、培訓(xùn)管理、病事假管理、電腦考勤、績效考評、薪資計算、出差外出、人員任務(wù)管理以及相關(guān)報表。(7)采購管理:項目采購管理是指為保障項目順利進(jìn)行而進(jìn)行的物資需求計劃、物資采購、物資管理等活動。(8)風(fēng)險控制:由于科研項目存在大量的不確定性,因此風(fēng)險控制是科研項目管理過程中極為重要的一環(huán)。包括科研項目風(fēng)險的識別、分析、處理、跟蹤、記錄等過程。(9)項目評價:該功能由參與評審的外部專家使用。這里的項目評價指對科研成果的評價,即對科研項目成果的學(xué)術(shù)水平或重要性進(jìn)行評價。由于科學(xué)研究的“質(zhì)量”這個概念非常復(fù)雜,難以用完全量化的方法進(jìn)行評價,因此需要結(jié)合定性的同行專家評審法和定量的指標(biāo)評價法來進(jìn)行。包括同行專家信息管理、評價準(zhǔn)備、評價過程管理、評價結(jié)果記錄等。(10)科研查新:是指具有查新業(yè)務(wù)資質(zhì)的查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容,根據(jù)《科技查新規(guī)范》進(jìn)行操作,并作出結(jié)論(查新報告)的過程。包括科研查新機(jī)構(gòu)信息管理、查新結(jié)果及報告管理等內(nèi)容。(11)業(yè)務(wù)流程:是指貫穿整個科研項目管理證明周期的以流程方式執(zhí)行的各項工作,包括:從項目申報、項目立項到項目評估收尾的各項審批流程。(12)文檔管理:項目過程中產(chǎn)生的Word、Excel、Pdf、圖片等各類文檔,都可以按照項目的關(guān)系,分門別類地進(jìn)行歸檔,并執(zhí)行相應(yīng)的文檔授權(quán)管理。
2.3執(zhí)行層應(yīng)用
主要包括:知識管理、問題管理、業(yè)務(wù)流程、文檔管理等,由科研項目組的科研專業(yè)人員使用。業(yè)務(wù)流程與文檔管理兩項功能與管理層相同。(1)知識管理:科研項目,無論其產(chǎn)品還是參與項目的工作人員都具有知識密集型的特點,因此對于知識的管理與共享有很高的需求。知識管理包括:科研成果管理、論文論著管理、專利管理、商標(biāo)管理、獲獎信息管理、著作權(quán)管理、域名管理。(2)問題管理:科研工作的知識性決定了參與科研項目的人員之間需要進(jìn)行頻繁的知識/經(jīng)驗交流與分享,通過共享這些問題處理經(jīng)驗,可以在最短時間內(nèi)解決問題,并將問題處理經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為單位的知識庫管理,包括問題、問題回答、問題統(tǒng)計與查詢等。
三、小結(jié)
(一)業(yè)務(wù)流程信息化在分析了科研項目立項申報管理、執(zhí)行控制管理、結(jié)題驗收管理各項環(huán)節(jié)后,ERP項目組為管研院科研項目管理ERP系統(tǒng)設(shè)計了科研項目開題立項、科研項目進(jìn)度更新、科研項目計劃錄入、科研項目計劃調(diào)整、科研項目驗收結(jié)題等5個主要流程。
(二)組織結(jié)構(gòu)在ERP系統(tǒng)中,一個項目由項目定義和WBS兩部分構(gòu)成,項目組織結(jié)構(gòu)的分配具有唯一性。項目定義就是將科研項目基本屬性按照編碼規(guī)則來進(jìn)行表達(dá),例如,項目承擔(dān)單位、項目類別、項目起始時間及項目負(fù)責(zé)部門等科研項目的基本屬性。項目編碼包括數(shù)字和字母,在ERP系統(tǒng)中它具有唯一性,即從項目創(chuàng)建到計劃實施,再到驗收結(jié)題,整個過程中項目編碼是保持不變的,它是一個項目身份的象征。另外,WBS就是按照項目開展的階段、功能以及對象等,將一個完整的項目分解成不同層級的較小的單元,對于管理者來說這樣的單元更易管理和維護(hù)。WBS是一個劃分等級的模型,是ERP系統(tǒng)管理科研項目的關(guān)鍵。ERP系統(tǒng)在WBS上維護(hù)了很多信息,在對WBS細(xì)分后,就可以將預(yù)算細(xì)分至底層WBS,為后續(xù)操作奠定基礎(chǔ)。頂層WBS編號保持和項目定義編號一致。擴(kuò)展的WBS編號在上一級的編號后面加二位流水碼。在管研院ERP系統(tǒng)中,WBS分解結(jié)構(gòu)如下:第一層級WBS與項目定義保持一致;將項目過程管理和經(jīng)費管理作為第二層級的WBS;又將過程管理中開題、實施和驗收以及經(jīng)費管理中的各個經(jīng)費科目作為第三層級的WBS,若經(jīng)費科目中有更詳細(xì)的明細(xì)可繼續(xù)添加第四或第五層的WBS。
(三)項目立項階段科研項目通過論證,經(jīng)任務(wù)下達(dá)方下達(dá)后便可在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建,通常按照一定的編碼規(guī)則將項目在系統(tǒng)中進(jìn)行下達(dá),另外要創(chuàng)建的內(nèi)容有:任務(wù)來源、項目種類、項目承擔(dān)部門及項目負(fù)責(zé)人等。同時,在系統(tǒng)中需對項目合伙人進(jìn)行角色分配,項目合伙人即與項目相關(guān)的人員,每個人員都有特定的角色,每個角色都對應(yīng)著不同的權(quán)限和職責(zé)。系統(tǒng)中通常有項目經(jīng)理、項目財務(wù)、計劃工程師、一般人員等角色。一般情況下,項目經(jīng)理角色分配給項目負(fù)責(zé)人,且僅分配給一個賬號;計劃工程師可分配給項目質(zhì)量負(fù)責(zé)人、項目歸檔負(fù)責(zé)人等多個賬號。項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目的整體實施,可對項目相關(guān)信息進(jìn)行創(chuàng)建和維護(hù),而財務(wù)人員、其他成員及公司領(lǐng)導(dǎo)等人員在項目進(jìn)行過程中僅需要查看項目的相關(guān)信息,系統(tǒng)中僅賦予查看權(quán)限。項目基本信息以及結(jié)構(gòu)創(chuàng)建后,便可在ERP系統(tǒng)中下達(dá)該項目,即啟動項目。
(四)組織實施階段科研項目啟動后進(jìn)入組織實施階段,在這一階段系統(tǒng)中涉及到的流程主要為:項目進(jìn)度跟新流程、項目計劃錄入流程以及項目計劃調(diào)整流程。系統(tǒng)中,項目負(fù)責(zé)人可對下達(dá)后的項目進(jìn)行進(jìn)度更新,以便項目相關(guān)人員及時了解項目信息。例如項目已下達(dá)、中評估完成、驗收通過等。另外,在已創(chuàng)建的項目WBS上可添加相關(guān)PS文本,包括開題設(shè)計報告、計劃任務(wù)書、項目階段檢查報告、中期檢查報告、對外委托驗收報告以及項目驗收報告等文檔。系統(tǒng)中項目計劃錄入功能實際上就是項目預(yù)算的分配。項目預(yù)算就是項目經(jīng)批準(zhǔn)的成本,項目管理人員可以根據(jù)實際情況對預(yù)算進(jìn)行分批下達(dá)或按比例下達(dá)。預(yù)算一旦下達(dá),系統(tǒng)便可自動控制項目成本,這種控制一方面是項目總體預(yù)算的控制,另一方面是各層WBS預(yù)算的控制。實際成本發(fā)生在底層WBS上,通過對底層WBS預(yù)算的控制來控制整體成本,各層間的關(guān)系是上層預(yù)算大于等于下層的預(yù)算之和。在項目進(jìn)行過程中,一些特殊情況的發(fā)生需要對項目個別科目的預(yù)算進(jìn)行追加或扣除,可以通過系統(tǒng)中的預(yù)算補(bǔ)充和預(yù)算返回功能來完成。
(五)項目驗收結(jié)題科研項目經(jīng)任務(wù)下達(dá)方驗收通過后,可將項目形成的所有文檔進(jìn)行上傳。項目的最終文檔包括項目驗收評價報告、財務(wù)決算報告、科學(xué)技術(shù)成果應(yīng)用證明、項目研究報告、技術(shù)有形化資料、外協(xié)驗收材料、自驗收評價報告等。文檔上傳成功即可關(guān)閉項目,此后系統(tǒng)中除查詢功能外任何其他功能都將失效,這就保證了科研項目的可控性和安全性。
二、應(yīng)用效果
(一)各崗位權(quán)限和責(zé)任更加明確ERP系統(tǒng)中每個業(yè)務(wù)崗位的責(zé)任和權(quán)限都有明確規(guī)定,每項業(yè)務(wù)都是分級操作和分級審批,操作流程和審批都有流轉(zhuǎn)痕跡和跟蹤記錄,這樣能夠增強(qiáng)各崗位人員的主觀能動性和責(zé)任心。
(二)嚴(yán)格規(guī)范項目實施程序ERP系統(tǒng)中,沒有列入計劃的項目將不能在系統(tǒng)中進(jìn)行下達(dá),計劃外項目也就無從開展,這樣避免了一些項目組在項目尚未獲批的情況下私自啟動項目的情況,保證了每個科研項目實施的嚴(yán)肅性。同時,隨著系統(tǒng)的規(guī)范化,系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)和崗位操作流程也隨之逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,這一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的命名使科研人員和科研管理人員在管理科研項目時變得更利于組織、實施和控制,并且在管理過程中避免了一些人為行為。
(三)實現(xiàn)信息反饋的時效性ERP系統(tǒng)上線后,可自動監(jiān)測項目的實際發(fā)生費用即項目實際成本,例如某項目試驗費,所發(fā)生的每一筆試驗成本都會及時反映在系統(tǒng)中。當(dāng)發(fā)生費用即將超出預(yù)算時(一般在完成預(yù)算的95%時),系統(tǒng)便會及時發(fā)出警報并會通過短信、E-mail等渠道將信息反饋給項目經(jīng)理、財務(wù)人員等,這一功能體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)信息反饋的時效性和及時性。
(四)科研項目經(jīng)費實現(xiàn)精細(xì)化管控ERP系統(tǒng)中,每一層級的項目工作細(xì)分結(jié)構(gòu)能都實現(xiàn)預(yù)算管控功能,項目預(yù)算可分解到每個科目,每個科目對應(yīng)的WBS都有關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)報警告功能,從而實現(xiàn)了人工控制向系統(tǒng)控制的轉(zhuǎn)變,從而全面提高了預(yù)算管理的效果。
三、存在的問題及對策
(一)思想認(rèn)識不足ERP系統(tǒng)的實施并不只是對管理手段進(jìn)行更新,隨之變革的還有管理觀念、組織過程、操作流程等,這就要求一定要打破傳統(tǒng)的管理思維模式,這樣就會涉及到部分管理人員或研究人員工作量甚至工作性質(zhì)的改變,極易導(dǎo)致相關(guān)人員產(chǎn)生抵觸情緒。另外,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、科研人員對新系統(tǒng)缺乏一定的了解和信任,習(xí)慣用傳統(tǒng)的管理模式和方法去思考并解決問題,這些往往會導(dǎo)致系統(tǒng)運行過程出現(xiàn)矛盾和瓶頸。因此,要有效實施ERP系統(tǒng),就要全面轉(zhuǎn)變觀念和意識,全面要求員工參與運行,同時要積極應(yīng)對和克服來自各方的阻力和壓力。只有企業(yè)全體員工都有學(xué)習(xí)先進(jìn)管理思想與方法的積極性,才會有改革的信心,實施ERP才有群眾基礎(chǔ)。要讓員工有接受新思想新方法的熱情,就要讓員工充分了解到ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵和精髓,領(lǐng)悟其管理的先進(jìn)性。同時要及時總結(jié)出ERP系統(tǒng)建設(shè)的成果并加強(qiáng)宣傳,通過組織企業(yè)之間的交流、考察、學(xué)習(xí)等手段來提高認(rèn)識,從而讓全體員工改變傳統(tǒng)觀念,從根本上接受ERP系統(tǒng)。
(二)內(nèi)部控制制度不夠完善ERP是一個高度集成的系統(tǒng),一個微小的失誤都可能會導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)成指數(shù)倍增長的連鎖錯誤。要保證其信息的準(zhǔn)確性和可靠性,就要嚴(yán)格控制各種信息來源,包括各種數(shù)據(jù)、報表。而目前內(nèi)部控制制度仍不夠理想,系統(tǒng)運作中常常有不規(guī)范的業(yè)務(wù)操作,甚至有些員工仍保留原有傳統(tǒng)的運作模式。因此,系統(tǒng)運行管理必須進(jìn)一步制度化,必要時采取強(qiáng)制手段推行,逐漸讓員工適應(yīng)新的管理模式。要制定更加規(guī)范的制度,增加系統(tǒng)運行監(jiān)控的力度,確保各項業(yè)務(wù)操作都能在線實時完成。同時,嚴(yán)格操作紀(jì)律、細(xì)化操作標(biāo)準(zhǔn),保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量,從而保證ERP系統(tǒng)平穩(wěn)運行。
(三)部門銜接溝通不暢ERP科研項目管理系統(tǒng)是一個開放式的綜合平臺,它涉及到企業(yè)的多個部門如科技處、財務(wù)處、內(nèi)控處、研發(fā)中心等,前后連貫的業(yè)務(wù)流程使相關(guān)部門之間產(chǎn)了一定的依存關(guān)系。而正是因為這種依存關(guān)系的存在,倘若出現(xiàn)一個部門的錯誤操作或是部門間的不配合、相互推諉,就會導(dǎo)致ERP流程中斷,嚴(yán)重影響系統(tǒng)的正常運行。因此,只有科研管理部門和其他相關(guān)部門之間密切配合,形成一個完整、流暢的操作模式,是ERP系統(tǒng)平穩(wěn)運行的一個關(guān)鍵。在ERP實施過程中,可以通過電子數(shù)據(jù)交換來實現(xiàn)實時的信息共享和業(yè)務(wù)聯(lián)系。另外,通過電話、E-mail和現(xiàn)場溝通、協(xié)助等方式也是進(jìn)一步實現(xiàn)各部門之間默契配合的有效辦法。(四)相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平有待提高ERP系統(tǒng)運行后,根據(jù)調(diào)查,一些員工對ERP的實施過程缺乏了解,甚至個別人員對如何使用都知之甚少,因此對其支持程度也相對降低。另外,隨著ERP系統(tǒng)包含的內(nèi)容越來越豐富,操作難度也越來越大,對于大部分使用者來說都沒有信息專業(yè)背景,這些人員專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)還有所欠缺,可能無法應(yīng)對不斷提升的工作量和工作要求。因此,在ERP系統(tǒng)運行過程中必須加強(qiáng)人員培訓(xùn)。從企業(yè)各級管理層到普通崗位人員,必須不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理論,對ERP系統(tǒng)涉及的人員分不同層次、不同程度、不同階段進(jìn)行軟件具體功能和操作方法的培訓(xùn),及時使用多種方式對ERP系統(tǒng)使用成效與問題進(jìn)行交流和討論,如網(wǎng)站專欄、會議等,使員工能夠主動的將崗位工作、實際業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)運行結(jié)合起來。
四、總結(jié)
(一)管理理念落后,缺乏創(chuàng)新意識
高校的科研管理模式多為校、院、所,設(shè)校級科技管理處以及二級學(xué)院、所科研秘書。存在管理權(quán)力過度集中,管理層面大、頭緒繁多等問題。同時,二級院、所科研秘書缺少管理權(quán)限,框在被動接受任務(wù),存在沒有自,主動性差等問題,仍是“辦事員”“傳達(dá)室”,因此就談不上服務(wù)意識創(chuàng)新,也就不能發(fā)揮科研管理工作的重要作用。
(二)信息化程度不高,缺乏共享平臺
高??蒲泄芾硇畔⒉粔蚪∪?、不夠完善,雖然現(xiàn)階段有些數(shù)據(jù)庫,但在使用的初級階段也存在信息不全、數(shù)據(jù)庫之間信息不共享、反復(fù)填寫信息等情況。信息化程度不高不僅會加大管理人員對相關(guān)科研信息搜集統(tǒng)計的工作量,降低工作效率,還會直接影響科研人員項目申報過程中對市場導(dǎo)向的判斷,對相關(guān)課題在國內(nèi)外發(fā)展水平的衡量以及科研課題的競爭性和中標(biāo)率。
(三)科研管理環(huán)節(jié)松懈,缺乏保護(hù)意識
隨著科教興國口號的響起,各高校的科研力量迅速膨大,出重拳在項目申請環(huán)節(jié)上,在項目申請過程中,科研人員又局限在專業(yè)領(lǐng)域、興趣范圍等,沒有很好地結(jié)合市場導(dǎo)向,導(dǎo)致成果轉(zhuǎn)化率低、產(chǎn)出投入比低,有些出現(xiàn)科研項目重復(fù)甚至是侵權(quán)。但由于無論科研管理部門還是科研人員,對項目實施的過程管理重視程度不夠,或者管理人員本身的流動性導(dǎo)致全責(zé)不明或無暇監(jiān)管,導(dǎo)致高校科研項目頭重腳輕,拖期項目普遍存在卻沒有一定措施。不能達(dá)到產(chǎn)學(xué)研有效結(jié)合的初衷,影響學(xué)校科研聲譽(yù)及項目的資助力度。
(四)科研管理隊伍素質(zhì)不齊,缺乏培養(yǎng)重視
目前,高??蒲泄芾砣藛T的素質(zhì)參差不齊,有本科學(xué)歷也有碩士學(xué)歷,多為非管理專業(yè)人員,而且身兼數(shù)職。在校院兩級多重管理的模式中,二級學(xué)院的科研秘書地位稍顯尷尬。“重使用,輕培養(yǎng)”,工作量和責(zé)任下放,開會交流、學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會由校級管理人員參與。原本就沒有激勵機(jī)制和績效考核機(jī)制,導(dǎo)致二級學(xué)院科研管理人員積極性不高,更不用說工作的主動性和服務(wù)質(zhì)量。很多高校的院級科研管理人員多為兼職或為合同秘書,不穩(wěn)定性很大,會因工資、福利等待遇問題而流動性大。
二、提高高??蒲泄芾砉ぷ鞯膸c建議
(一)建立科學(xué)化管理體制,強(qiáng)化服務(wù)意識
要創(chuàng)新科研管理,建立科學(xué)化的科研管理體制,校級科研管理部門可以有限集權(quán)、適當(dāng)放權(quán),增強(qiáng)管理的靈活性來提高科研管理的效果。明確分工,確定好校級科研管理部門、院所主管領(lǐng)導(dǎo)、二級學(xué)院科研秘書、科研項目負(fù)責(zé)人各自職責(zé),責(zé)權(quán)明晰,工作方能有序開展。管理人員服務(wù)過程中,以人為本,樹立服務(wù)意識,為科研人員提供全方位綜合服務(wù)。結(jié)合國家政策、市場導(dǎo)向,在項目申報前做足功課,傳達(dá)到位,《指南》解讀準(zhǔn)確,申報書規(guī)范填寫的審核,提醒大家申報中需要注意的問題,邀請本單位參加全國評審的專家介紹各類項目審定標(biāo)準(zhǔn)和要求等手段,這些有助于科研人員準(zhǔn)確選題,提高項目資助率。
(二)建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)科研管理信息化
建立有效的科研信息收集、整理、存儲,實時有效的科研信息,充分利用計算機(jī)信息處理技術(shù),將豐富起來的數(shù)據(jù)庫、信息資源向科研人員提供,并做到及時更新及信息的延續(xù)有效。現(xiàn)階段各類別項目申報基本實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)申報、評審、中期檢查及驗收。但仍需要在各網(wǎng)絡(luò)平臺資源共享方面加大突破,這樣,不僅能避免相類似項目重復(fù)申報,還能節(jié)約科技資源及資金。
(三)健全科研項目全程管理制度,提高工作效率
科研項目管理是指課題從項目申請、審批、實施、評價、驗收、報告成果、技術(shù)推廣和編入檔案的全過程監(jiān)管。此外,還應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)費核算,建立科研責(zé)任制,建立項目評價綜合性指標(biāo)體系,抓住項目進(jìn)展中主要環(huán)節(jié),確保項目保質(zhì)按期順利完成??蒲泄芾淼哪康氖且裱蒲谢顒右?guī)律,通過對眾多關(guān)系的協(xié)調(diào)、服務(wù)、整合與制度化,積極創(chuàng)造一個適合科研活動開展的氣候和舞臺,促成科研精品的產(chǎn)出。為此目的,科研管理人員更要全方位多角度學(xué)習(xí),轉(zhuǎn)變觀念,重視科研項目中后期管理,提高工作效率。
(四)建設(shè)高素質(zhì)科研管理隊伍,制定行之有效的激勵機(jī)制
在科研管理活動中,責(zé)任意識是做好工作的前提。對在職的管理人員應(yīng)該定期進(jìn)行培訓(xùn),比如強(qiáng)素質(zhì)能力的培訓(xùn),包括信息獲取能力、信息處理能力、服務(wù)溝通能力、管理手段等;多角度學(xué)習(xí)能力,包括國家政策的學(xué)習(xí)、學(xué)科發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢、不同學(xué)科之間關(guān)系的學(xué)習(xí)等。要善于發(fā)現(xiàn)問題,提出問題,找出工作特點與規(guī)律,提出更好的對策。發(fā)揮管理者的主觀能動性為根本目的,有利于提高管理效率,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考資料,為科技人員提供及時的信息咨詢服務(wù)。
三、結(jié)語