企業(yè)文件管理方法精選(九篇)

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第1篇：企業(yè)文件管理方法范文

關(guān)鍵詞： 電力企業(yè)； 安全管理； 常見問題； 方法

中圖分類號： F425 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）09-0031-02

安全管理是電力供電企業(yè)的生命，是工作的重中之重，是一項長期性、艱巨性、反復性的系統(tǒng)工程，安全管理抓得好。無論對確保社會穩(wěn)定和人民生命財產(chǎn)不受損失，還是對電力企業(yè)本身經(jīng)濟效益和社會效益都具有十分重要的作用。對促進電力企業(yè)良性循環(huán)。努力構(gòu)筑和諧用電環(huán)境更是有著積極的現(xiàn)實意義和重大作用。

電力供電企業(yè)安全、穩(wěn)定運行事關(guān)各行各業(yè)，事關(guān)國民經(jīng)濟發(fā)展，事關(guān)人民群眾的根本利益，所以確保安全生產(chǎn)和電網(wǎng)安全運行，確保可靠的電力供應(yīng)，任何時候都是我們的頭等大事。

一、電力供電企業(yè)安全生產(chǎn)管理中常見的一些問題

（一）安全責任意識不強

第一，安全意識淡薄，安全責任不強，對“安全重于泰山”的思想把握不牢固，存在“講起來重要、干起來次要”的現(xiàn)象；第二，員工自我保護能力差，不按標準化作業(yè)流程做事，抱有“僥幸”心里，存在盲目驕傲自滿和厭煩的情緒，習慣性違章現(xiàn)象屢禁不止。第三，部分員工對安全的認識局限于概念化，安全目標與責任制還沒有成為全體員工共同遵循的道德和行為意識，員工參與安全工作的自覺性和對企業(yè)安全目標的認同感不足。第四，安全管理的理念缺乏先導作用，一些管理人員在行為導向上，迫使員工拼設(shè)備、拼體力，冒險蠻干。第五，在檢修、施工中不認真執(zhí)行《國家電網(wǎng)電力安全工作規(guī)程》規(guī)定的“兩票三制”，不認真落實現(xiàn)場的安全組織措施和技術(shù)措施。違反標準化作業(yè)流程以及不正確使用安全工器具，造成人員傷亡事故和電網(wǎng)及輸變電設(shè)備損壞事故，都是因為一時的疏忽而釀成大錯，給員工、企業(yè)、社會帶來不可挽回的損失。

（二）對安全生產(chǎn)的內(nèi)在把握不準

對安全生產(chǎn)的內(nèi)在把握不準，大多停留在表象上，安全管理者大多忙于繁瑣具體的事務(wù)，企業(yè)領(lǐng)導則是哪些方面出了問題就抓哪項工作，沒有對安全生產(chǎn)工作系統(tǒng)思考，統(tǒng)籌安排。

（三）考核處罰雖嚴，但效果不理想

安全管理出現(xiàn)“倒置”現(xiàn)象，企業(yè)領(lǐng)導關(guān)注安全、重視安全，而基層領(lǐng)導、員工在安全上卻是逐級衰耗。忽略了員工作為社會人所具有的思想、情感和需要，沒有突出“為我、為人、為企”的“三為”思想教育，導致部分員工認為安全生產(chǎn)只是其必須完成的一項硬任務(wù)。

（四）基層管理工作不到位，執(zhí)行力不強

因不能正確處理好安全與任務(wù)、安全與效益、安全與發(fā)展的關(guān)系，一些電力供電企業(yè)只著重提高企業(yè)效益，對安全管理投入的時間、資金相當有限，輕視日常的安全管理工作，存在著嚴重的頭痛治頭，腳痛醫(yī)腳的現(xiàn)象：對已制定的安全規(guī)章制度不認真執(zhí)行，或執(zhí)行力不夠。抓安全是時緊時松，上面要求緊時，就跟著喊一下，不能層層執(zhí)行下去。而有些供電企業(yè)就是不按計劃安排工作，領(lǐng)導隨意性強，來了任務(wù)或出了事情就倉促應(yīng)戰(zhàn)。有些供電企業(yè)雖有計劃，其完成率也不高。又比如對現(xiàn)場運行規(guī)程不及時修訂、應(yīng)急預案管理不及時完善，“二措”和“五防”不按時完成，對“兩票”執(zhí)行情況不及時評價、通報，對設(shè)備的正常巡視檢查、各項預試工作沒有按照規(guī)定的原則進行，對發(fā)生的設(shè)備故障、異常及事故不按“四不放過原則”進行分析、總結(jié)，對存在的缺陷處理不及時，設(shè)備長期帶“病”運行，留有重大的安全隱患等等。具體表現(xiàn)在：1.深入現(xiàn)場少，了解情況少，發(fā)現(xiàn)問題不及時或發(fā)現(xiàn)問題不及時解決，導致工作缺乏針對性和超前性；2.到現(xiàn)場檢查發(fā)現(xiàn)問題質(zhì)量不高，深入調(diào)查和分析不夠；3.部門之間對發(fā)生的問題推拖抹賴，不能很好的協(xié)調(diào)合作；4.發(fā)現(xiàn)問題不能嚴格按照規(guī)定處理，存在好人主義；5.對形式主義不敢大膽抵制，對檢修、施工作業(yè)現(xiàn)場的標準化作業(yè)指導書和風險預控措施開成虛設(shè)，上下存在著用形式主義應(yīng)付形式主義。

（五）反違章工作不嚴、不力

習慣性違章是指安全生產(chǎn)工作中經(jīng)常發(fā)生的習以為常的違章行為，供電企業(yè)包括行為性違章、管理性違章和裝置性違章。它又主要表現(xiàn)在管理干部存在“四怕”心理，即一怕抓嚴了影響隊伍穩(wěn)定。二怕抓緊了影響干群關(guān)系，三怕認真了影響政績考核，四怕較真了影響了收入，所以不敢大膽管、大膽抓，有的是對工作情況不清楚而沒法抓，有的是對司空見慣的“小”事礙于情面、怕得罪人而不去抓。檢查督促不到位，只滿足于傳達與要求，缺乏跟蹤檢查、指導幫助和監(jiān)督。對事故、違章處理不嚴，做老好人，往往存在姑息遷就的現(xiàn)象，使違章行為的發(fā)生得不到有效遏制。

（六）安全生產(chǎn)考核制度不健全、不完善

安全生產(chǎn)責任考核制度沒有真正執(zhí)行到位，走形式、走過場，應(yīng)付上級領(lǐng)導，即不能真正體現(xiàn)按勞分配、獎勤罰懶，又不能起到充分調(diào)動員工工作積極性的經(jīng)濟杠桿。主要表現(xiàn)在：1.獎罰失衡。防止問題獎的少，發(fā)生問題罰的多；2.時效滯后。獎的不及時，罰的也不及時；3.避重就輕。發(fā)生大問題偃旗息鼓，發(fā)生小問題大張旗鼓；4.考核不公。前面發(fā)生的事情沒考核、后面發(fā)生的事情考核了，或有的事情考核了，有的事情沒考核；5.尺度不公。員工做與不做一個樣，能做與不會做一個樣。

（七）安全工器具管理不嚴

安全工器具管理沒有按照“擇優(yōu)選取、正確使用、定期試驗、定期報廢”的十六字方針來執(zhí)行。同時，對安全器具的定期檢測意識淡薄，報廢管理流于形式。許多已明顯損壞的工器具仍在超期使用，該淘汰的沒有被淘汰。

（八）基層組織作用發(fā)揮不到位

主要表現(xiàn)在：1.黨政工團組織作用發(fā)揮不夠充分，少數(shù)黨團員的先鋒模范作用不突出；2.部分班站長的管理能力差，不善管、不敢管；3.先進模范榜樣示范作用不強。4.各項評先、評優(yōu)工作也是靠人情關(guān)系。

二、加強電力供電企業(yè)安全生產(chǎn)管理的對策

（一）強化安全意識，樹立牢記“安全第一，預防為主，綜合治理”的思想，明確一個“責”字

第一，企業(yè)員工是安全生產(chǎn)中最重要的因素，只有加強安全教育和技能培訓，有針對性地進行安全意識、安全技能的培訓，使安全責任重于泰山、深入人心，積極引導全體干部職工充分認識到安全工作的長期性、艱巨性、反復性和極端重要性，進一步增強安全生產(chǎn)的責任意識。

第二，要加大資金、時間投入，開展安全教育與培訓、現(xiàn)場安全風險評估。

（二）落實各級各類人員崗位安全責任制

第一，各級電力供電企業(yè)的安全工作監(jiān)督體系，應(yīng)能正確地理解并嚴格執(zhí)行各項安全管理制度和安全措施，把企業(yè)的安全生產(chǎn)目標真正地落實分解到企業(yè)員工，組織制定符合本企業(yè)實際的、具有可行性的班組經(jīng)濟責任考核獎懲制度并嚴格執(zhí)行，讓制度管人，讓制度管事，把所有的規(guī)章制度真正執(zhí)行到位，以制度與考核的約束開展安全管理，做到制度化、規(guī)范化管理。

第二，提高一線生產(chǎn)員工工作積極性，在考核獎懲上要賞罰分明，獎勤罰懶。因為他們是安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)，工作中應(yīng)該做到“誰主管，誰負責，誰在崗，誰負責，”真正實現(xiàn)員工從“要我安全”到“我要安全”觀念的轉(zhuǎn)變，可以肯定地說，只有從安全生產(chǎn)第一責任人到每個崗位的員工都能在安全思想上由強制性到自覺性的一次質(zhì)的飛躍。才能夠從事故源頭上發(fā)揮遏制不安全因素的作用，減少或避免事故的發(fā)生。

（三）樹立“以人為本’的思想，嚴于管理，扎實開展反違章工作

安全生產(chǎn)管理重在“以人為本”，并認真地、有針對性地開展標桿班組建設(shè)的各項活動，以活動抓管理，以管理抓安全。才能使企業(yè)的安全管理工作得以有效開展。第一，領(lǐng)導要以身作則，帶頭遵守好《安規(guī)》和各項規(guī)章制度。第二，還要對全體人員進行深入細致的安全思想教育工作，努力提高全體職工自保、互保意識。樹立以人為本的思想，全面推進現(xiàn)場標準化作業(yè)，規(guī)范現(xiàn)場作業(yè)行為，實現(xiàn)作業(yè)標準化、管理規(guī)范化。第三，加大員工培訓力度，有計劃地組織學習現(xiàn)代安全管理知識和安全管理方法，開展安全警示教育，提高作業(yè)人員的安全生產(chǎn)意識和技能。要因人、因?qū)I(yè)、因作業(yè)現(xiàn)場的不同，進行有針對性的安全教育，提高安全教育的專業(yè)性和實用性。第四，加大反違章工作的力度，要從員工的反違章意識入手，以現(xiàn)場安全管控為重點，以人性化管理為手段，全面提高反違章工作水平。在安全生產(chǎn)管理中，不僅要依賴生產(chǎn)中的技術(shù)裝備、生產(chǎn)組織水平，更要以人為本、深入細致地研究人的思想行為變化，努力營造安全文化氛圍，以提高電力企業(yè)的安全水平。

（四）規(guī)范安全生產(chǎn)管理，加強現(xiàn)場監(jiān)督，嚴格遵守各項安全制度

首先，要切實履行好安全監(jiān)督職責，做到思想認識到位、監(jiān)督職責到位、基礎(chǔ)工作到位，同時要強化服務(wù)意識、從嚴意識、協(xié)調(diào)意識和創(chuàng)新意識；班組是生產(chǎn)的第一線，必須保證現(xiàn)場工作人員具備高度的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。可以通過制定簡明詳盡、操作性強的標準化作業(yè)流程，以養(yǎng)成工作人員良好的工作習慣。

（五）加強安全工器具的管理工作

1.完善工器具的采購、發(fā)放、領(lǐng)用、報廢等制度。

2.完善工器具的臺帳，做到帳、卡、物一致。

3.加強安全工器具的使用管理，對使用的工器具、需要的材料、修理記錄和驗收、試驗記錄等都應(yīng)做出具體詳細的規(guī)定，做到有據(jù)可查，責任落實。

（六）進一步加強安全性評估工作

供電企業(yè)的安全性評估工作主要是安全風險庫的建立和完善。我們必須通過多種措施，加強過程管理，確保此項工作落到實處，避免流于形式。

（七）齊心協(xié)力，打造“我要安全”的濃厚氛圍

安全生產(chǎn)是一項系統(tǒng)工程，實現(xiàn)安全生產(chǎn)形勢的穩(wěn)定需要一種合力。黨、政、工、團齊抓共管，聚積和發(fā)揮各級組織的作用，在企業(yè)內(nèi)部形成“我要安全”的濃厚氛圍，才能真正確保安全生產(chǎn)的長治久安。

三、結(jié)束語

安全管理工作是一項持之以恒，與時俱進的工作，必須把其作為一項經(jīng)常化、日?；幕A(chǔ)工作來抓，最終實現(xiàn)安全生產(chǎn)的制度化，標準化，規(guī)范化。電力生產(chǎn)事故大多是能夠防止的，只有不斷加大安全監(jiān)督力度，嚴格執(zhí)行安全生產(chǎn)獎懲規(guī)定，嚴格重大事故責任追究制度，努力提高電力生產(chǎn)的科學管理水平，才能將安全生產(chǎn)的各項要求落到實處。

參考文獻：

[1] 電力市場環(huán)境下的電網(wǎng)安全與穩(wěn)定[J].電力安全技術(shù)，2006（5）.

第2篇：企業(yè)文件管理方法范文

論文關(guān)鍵詞：電力企業(yè)　安全管理　常見問題　方法

論文摘要：安全管理是電力供電企業(yè)的生命，乃工作的重中之重，是一項長期性、艱巨性、反復性的系統(tǒng)工程，安全管理抓得好。無論對確保社會穩(wěn)定和人民生命財產(chǎn)不受損失，還是對電力企業(yè)本身經(jīng)濟效益和社會效益都具有十分重要作用。對促進電力企業(yè)良性循環(huán)。努力構(gòu)筑和諧用電環(huán)境更是有著積極的現(xiàn)實意義和重大作用。

電力供電企業(yè)安全、穩(wěn)定運行事關(guān)各行各業(yè)，事關(guān)國民經(jīng)濟發(fā)展，事關(guān)人民群眾的根本利益，所以確保安全生產(chǎn)和電網(wǎng)安全運行，確?？煽康碾娏?yīng)，任何時候都是我們的頭等大事。本文認真分析和思考了電力供電企業(yè)安全生產(chǎn)管理中常見的一些問題，并尋找對策來加強安全管理，可供同行參考學習。

一、電力供電企業(yè)安全生產(chǎn)管理中常見的一些問題

1.安全責任意識不強

首先是安全意識淡薄，安全責任不強，對“安全重于泰山”的思想把握不牢固，存在“講起來重要、干起來次要”的現(xiàn)象；第二是員工自我保護能力差，不按標準化作業(yè)流程做事，抱有“僥幸”心里，存在盲目驕傲自滿和厭煩的情緒，習慣性違章現(xiàn)象屢禁不止。再次就是在檢修、施工中不認真執(zhí)行《國家電網(wǎng)電力安全工作規(guī)程》規(guī)定的“兩票三制”，不認真落實現(xiàn)場的安全組織措施和技術(shù)措施。違反標準化作業(yè)流程以及不正確使用安全工器具，造成人員傷亡事故和電網(wǎng)及輸變電設(shè)備損壞事故，都是因為一時的疏忽而釀成大錯，給員工、企業(yè)、社會帶來不可挽回的損失。

2.基層管理工作不到位，執(zhí)行力不強

因不能正確處理好安全與任務(wù)、安全與效益、安全與發(fā)展的關(guān)系，一些電力供電企業(yè)只著重提高企業(yè)效益，對安全管理投入的時間、資金相當有限，輕視日常的安全管理工作，存在著嚴重的頭痛治頭，腳痛醫(yī)腳的現(xiàn)象：對已制定的安全規(guī)章制度不認真執(zhí)行，或執(zhí)行力不夠。抓安全是時緊時松，上面要求緊時，就跟著喊一下，不能層層執(zhí)行下去。而有些供電企業(yè)就是不按計劃安排工作，領(lǐng)導隨意性強，來了任務(wù)或出了事情就倉促應(yīng)戰(zhàn)。有些供電企業(yè)雖有計劃，其完成率也是不高的。又比如對現(xiàn)場運行規(guī)程不及時修訂、應(yīng)急預案管理不及時完善，“二措”和“五防”不按時完成，對“兩票”執(zhí)行情況不及時評價、通報，對設(shè)備的正常巡視檢查、各項預試工作沒有按照規(guī)定的原則進行，對發(fā)生的設(shè)備故障、異常及事故不按“四不放過原則”進行分析、總結(jié)，對存在的缺陷處理不及時，設(shè)備長期帶“病”運行，留有重大的安全隱患等等。它具體又表現(xiàn)在：一是深入現(xiàn)場少，了解情況少，發(fā)現(xiàn)問題不及時或發(fā)現(xiàn)問題不及時解決，導致工作缺乏針對性和超前性；二是到現(xiàn)場檢查發(fā)現(xiàn)問題質(zhì)量不高，深入調(diào)查和分析不夠；三是部門之間對發(fā)生的問題推拖抹賴，不能很好的協(xié)調(diào)合作；四是發(fā)現(xiàn)問題不能嚴格按照規(guī)定處理，存在好人主義；五是對形式主義不敢大膽抵制，對檢修、施工作業(yè)現(xiàn)場的標準化作業(yè)指導書和風險預控措施開成虛設(shè)，上下存在著用形式主義應(yīng)付形式主義。

3.反違章工作不嚴、不力

習慣性違章是指安全生產(chǎn)工作中經(jīng)常發(fā)生的習以為常的違章行為，供電企業(yè)包括行為性違章、管理性違章和裝置性違章。它又主要表現(xiàn)在管理干部存在“四怕”心理，即一怕抓嚴了影響隊伍穩(wěn)定。二怕抓緊了影響干群關(guān)系，三怕認真了影響政績考核，四怕較真了影響了收入，所以不敢大膽管、大膽抓，有的是對工作情況不清楚而沒法抓，有的是對司空見慣的“小”事礙于情面、怕得罪人而不去抓。檢查督促不到位，只滿足于傳達與要求，缺乏跟蹤檢查、指導幫助和監(jiān)督。對事故、違章處理不嚴，做老好人，往往存在姑息遷就的現(xiàn)象，使違章行為的發(fā)生得不到有效遏制。

4.安全生產(chǎn)考核制度不健全、不完善

安全生產(chǎn)責任考核制度沒有真正執(zhí)行到位，走形式、走過場，應(yīng)付上級領(lǐng)導，即不能真正體現(xiàn)按勞分配、獎勤罰懶，又不能起到充分調(diào)動員工工作積極性的經(jīng)濟杠桿。它主要表現(xiàn)在：一是獎罰失衡。防止問題獎的少，發(fā)生問題罰的多；二是時效滯后。獎的不及時，罰的也不及時；三是避重就輕。發(fā)生大問題偃旗息鼓，發(fā)生小問題大張旗鼓；四是考核不公。前面發(fā)生的事情沒考核、后面發(fā)生的事情考核了，或有的事情考核了，有的事情沒考核；五是尺度不公。員工做與不做一個樣，能做與不會做一個樣。

5.安全工器具管理不嚴

安全工器具管理沒有按照“擇優(yōu)選取、正確使用、定期試驗、定期報廢”的十六字方針來執(zhí)行。同時，對安全器具的定期檢測意識淡薄，報廢管理流于形式。許多已明顯損壞的工器具仍在超期使用，該淘汰的沒有被淘汰。

6.基層組織作用發(fā)揮不到位

它主要表現(xiàn)在：一是黨政工團組織作用發(fā)揮不夠充分，少數(shù)黨團員的先鋒模范作用不突出；二是部分班站長的管理能力差，不善管、不敢管；三是先進模范榜樣示范作用不強。各項評先、評優(yōu)工作也是靠人情關(guān)系。

二、加強電力供電企業(yè)安全生產(chǎn)管理的對策

1.強化安全意識，樹立牢記“安全第一，預防為主，綜合治理”的思想，明確一個“責”字。

首先企業(yè)員工是安全生產(chǎn)中最重要的因素，只有加強安全教育和技能培訓，有針對性地進行安全意識、安全技能的培訓，使安傘責任重于泰山深入人心，積極引導全體干部職工充分認識到安全工作的長期性、艱巨性、反復性和極端重要性，進一步增強安全生產(chǎn)的責任意識。第三就是要加大資金、時間投入，開展安全教育與培訓、現(xiàn)場安全風險評估。

2.落實各級各類人員崗位安全責任制

第一，各級電力供電企業(yè)的安全工作監(jiān)督體系，應(yīng)能正確地理解并嚴格執(zhí)行各項安全管理制度和安全措施，把企業(yè)的安全生產(chǎn)目標真正地落實分解到企業(yè)員工，組織制定符合本企業(yè)實際的、具有可行性的班組經(jīng)濟責任考核獎懲制度并嚴格執(zhí)行，讓制度管人，讓制度管事，把所有的規(guī)章制度真正執(zhí)行到位，以制度與考核的約束來開展安全管理，做到制度化、規(guī)范化管理。第二，提高一線生產(chǎn)員工工作積極性，在考核獎懲上要賞罰分明，獎勤罰懶。因為他們是安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)，工作中應(yīng)該做到“誰主管，誰負責，誰在崗，誰負責，”真正實現(xiàn)員工從“要我安全”到“我要安全”觀念的轉(zhuǎn)變，可以肯定地說，只有從安全生產(chǎn)第一責任人到每個崗位的員工都能在安全思想上由強制性到自覺性的一次質(zhì)的飛躍。才能夠從事故源頭上發(fā)揮遏制不安全因素的作用，減少或避免事故的發(fā)生。

3.樹立“以人為本’的思想，嚴于管理，扎實開展反違章工作

安全生產(chǎn)管理重在“以人為本”，并認真地、有針對性地開展標桿班組建設(shè)的各項活動，以活動抓管理，以管理抓安全。才能使企業(yè)的安全管理工作得以有效開展。首先，領(lǐng)導要以身作則，帶頭遵守好《安規(guī)》和各項規(guī)章制度。其次，我們還要對全體人員進行深入細致的安全思想教育工作，努力提高全體職工自保、互保意識。樹立以人為本的思想，全面推進現(xiàn)場標準化作業(yè)，規(guī)范現(xiàn)場作業(yè)行為，實現(xiàn)作業(yè)標準化、管理規(guī)范化。第三。加大員工培訓力度，有計劃地組織學習現(xiàn)代安全管理知識和安全管理方法，開展安 全警示教育，提高作業(yè)人員的安全生產(chǎn)意識和技能。在安全生產(chǎn)管理中，不僅要依賴生產(chǎn)中的技術(shù)裝備、生產(chǎn)組織水平，更要以人為本、深入細致地研究人的思想行為變化，努力營造安全文化氛圍，以提高電力企業(yè)的安全水平。

4.規(guī)范安全生產(chǎn)管理，加強現(xiàn)場監(jiān)督，嚴格遵守各項安全制度

首先，要切實履行好安全監(jiān)督職責，做到思想認識到位、監(jiān)督職責到位、基礎(chǔ)工作到位，同時要強化服務(wù)意識、從嚴意識、協(xié)調(diào)意識和創(chuàng)新意識；班組是生產(chǎn)的第一線，必須保證現(xiàn)場工作人員具備高度的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。可以通過制定簡明詳盡、操作性強的標準化作業(yè)流程，以養(yǎng)成工作人員良好的工作習慣。

5.加強安全工器具的管理

一是完善工器具的采購、發(fā)放、領(lǐng)用、報廢等制度。二是完善工器具的臺帳，做到帳、卡、物一致。三是加強安全工器具的使用管理，對使用的工器具、需要的材料、修理記錄和驗收、試驗記錄等都應(yīng)做出具體詳細的規(guī)定，做到有據(jù)可查，責任落實。

6.進一步加強安全性評估工作

供電企業(yè)的安全性評估工作主要是安全風險庫的建立和完善。我們必須通過多種措施，加強過程管理，確保此項工作落到實處，避免流于形式。

7、齊心協(xié)力，打造“我要安全”的濃厚氛圍

安全生產(chǎn)是一項系統(tǒng)工程，實現(xiàn)安全生產(chǎn)形勢的穩(wěn)定需要一種合力。黨、政、工、團齊抓共管，聚積和發(fā)揮各級組織的作用，在企業(yè)內(nèi)部形成“我要安全”的濃厚興氛圍，才能真正確保安全生產(chǎn)的長治久安。

三、結(jié)束語

安全管理工作是一項持之以恒，與時俱進的工作，必須把其作為一項經(jīng)?；⑷粘；幕A(chǔ)工作來抓，最終實現(xiàn)安全生產(chǎn)的制度化，標準化，規(guī)范化。電力生產(chǎn)事故大多是能夠防止的，只有不斷加大安全監(jiān)督力度，嚴格執(zhí)行安全生產(chǎn)獎懲規(guī)定，嚴格重大事故責任追究制度，努力提高電力生產(chǎn)的科學管理水平，才能將安全生產(chǎn)的各項要求落到實處。

參考文獻：

1.韋仲康電力市場環(huán)境下的電網(wǎng)安全與穩(wěn)定[J].電力安全技術(shù)，2006，(5)

第3篇：企業(yè)文件管理方法范文

關(guān)鍵詞：建筑工程管理原因解決方法

中圖分類號：TU761文獻標識碼： A 文章編號：

建筑行業(yè)具有分工細、勞動力密集、工序復雜、分散性、一次性的特點，因此建筑工程管理工作需采用動態(tài)循環(huán)的模式。建筑工程管理是指建筑工程項目開始后，經(jīng)過招投標、整體規(guī)劃、設(shè)計、工程造價、施工、竣工驗收、房地產(chǎn)及其他建筑專業(yè)的管理過程。建筑工程管理的核心任務(wù)是項目目標控制，其目標涵蓋的內(nèi)容也十分廣泛，包括工程質(zhì)量、工期、費用控制，而且要聯(lián)系資金籌措、風險分析、使用維護以及與所在地經(jīng)濟、環(huán)境等。最終實現(xiàn)質(zhì)量良好、成本低、效益高的工程建設(shè)目標。

一、中小企業(yè)建筑工程管理中存在問題的原因

1、管理體制不健全

由于我國全面實行建筑項目管理的時間還相對較短，相關(guān)方面的研究有待提高，建筑施工管理方面還缺乏健全的管理體制。健全的管理體制要求設(shè)立分工明細的管理機構(gòu)和部門，根據(jù)工作的具體需要分派相應(yīng)的管理人員，對所管理的工作負責，但是，在實際工作中，中小企業(yè)公司成立的時間比較短，公司在發(fā)展階段，資金壓力比較大，各部門建立不夠齊全，人員配置不夠完善，存在一人多職現(xiàn)象嚴重，為了節(jié)省成本，隨意減少崗位管理人員的數(shù)量，這樣就會出現(xiàn)管理人員身兼數(shù)職的情況，使一些管理崗位的工作未能落實，嚴重影響了管理效果。

2、施工及管理人員整體水平比較低

建筑工程施工是勞動密集型的工作，涉及的管理、技術(shù)、施工等工作人員比較多，工作人員的整體素質(zhì)和技術(shù)水平與整個工程的質(zhì)量息息相關(guān)。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，施工項目對施工技術(shù)人員的技能和相關(guān)專業(yè)知識的要求也在不斷地提升，工作人員具有不斷學習和進步的能力也是非常必要的。而現(xiàn)在建筑行業(yè)中高素質(zhì)人才嚴重不足，缺乏一些高技術(shù)、懂管理、懂法律等復合型人才。在中小企業(yè)中，多數(shù)存在家屬性管理人員的參與，給原本缺少技術(shù)，缺少合理的管理制度的企業(yè)帶來了更大的管理難度，而勞務(wù)隊伍專業(yè)技術(shù)和文化素質(zhì)水平比較低，無形中增加了管理工作的成本，管理難度大，管理效果不明顯。

3、質(zhì)量管理不到位

隨著建筑行業(yè)的升溫，很多建筑企業(yè)為了在建筑行業(yè)中擁有競爭優(yōu)勢，過分地追求工程進度，而忽視了質(zhì)量的控制，導致工程不合格、不安全。一方面，建筑工程施工現(xiàn)場工作人員密集，很難對所有操作人員進行管理控制。實際施工過程中，由于個別操作人員的違規(guī)操作，造成工程質(zhì)量問題的很多。另一方面，實際施工過程中，所使用的物料面廣量大，很難對物料進行全面控制?，F(xiàn)在中小企業(yè)招工難，造成施工及管理人員良莠不齊，從而造成在質(zhì)量管理上的不到位，在一些細節(jié)的施工當中考慮不夠周全，造成工程返工，也給施工成本上增加了壓力。

4、安全意識不高，責任不明確

安全生產(chǎn)管理是建筑工程管理的重要內(nèi)容之一。建筑工程具有投資大、工期長、工作人員多的特點。鐵路建筑施工具有點多、線長、人員分散的特點，如果沒有了安全意識，非常容易發(fā)生事故這樣工程的進程和質(zhì)量勢必會受到影響，甚至會影響到企業(yè)的聲譽，對企業(yè)的長遠發(fā)展非常不利。建筑施工管理中的安全控制必須要受到足夠的重視。現(xiàn)在已有相關(guān)的安全管理制度和安全責任制的規(guī)定，但是在實施的過程中，落實到施工現(xiàn)場有逐漸減弱的現(xiàn)象，完善的制度未能得到有效的實施。檢于形式，施工人員未能形成強烈的安全防范意識。要防止安全事故的發(fā)生，就必須加強施工現(xiàn)場安全管理，增強施工人員的安全防范意識，消除施工現(xiàn)場存在的不安全隱患。由于安全員現(xiàn)場管理的缺乏，很多中小企業(yè)在實際施工中沒有配備專職安全員，由施工員兼職管理，而造成在安全管理上出現(xiàn)漏洞。

二、加強中小企業(yè)建筑工程管理的解決方法

1、加強工程項目施工質(zhì)量管理

加強施工質(zhì)量管理,建立合理可行的質(zhì)量保證體系,將工程的質(zhì)量工作落到實處。工程施工企業(yè)要根據(jù)質(zhì)量保證體系,形成行之有效的質(zhì)量保證系統(tǒng),樹立質(zhì)量方針,從而讓其更加有指令性、系統(tǒng)性及可操作性。要將人、材料和機械各個要素有效結(jié)合起來。首先,人是質(zhì)量控制的核心,要把人作為控制的推動力,充分調(diào)動人的積極性,樹立工程質(zhì)量第一的觀念。其次,施工材料作為建筑產(chǎn)品的主體,對材料質(zhì)量的控制是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵。最后,工程施工的機械是進行施工機械化的主要標志,對現(xiàn)代化項目施工起到不可缺少的作用,它直接影響了施工項目的進度和質(zhì)量,所以,選好用好工程機械設(shè)備非常重要。所以,應(yīng)該根據(jù)工程項目的具體特點,綜合考慮各種環(huán)境因素,實施有效的施工現(xiàn)場控制,為保證施工質(zhì)量及安全創(chuàng)造良好的外部條件。

2、加強建筑工程成本管理

現(xiàn)階段建筑工程管理越來越受到人們的重視,項目成本管理是工程管理不可或缺的內(nèi)容。工程管理本質(zhì)特征可以由項目成本管理體現(xiàn)出來。首先,建立項目成本管理責任制。項目管理人員的成本責任,不同于工作責任,工作責任完成不等于成本責任完成。在完成工作責任的同時,還應(yīng)考慮成本責任的實施,進一步明確成本管理責任,使每個管理者都有成本管理意識,做到精打細算。其次,對施工隊實行分包成本控制。項目部與施工隊之間建立特定勞務(wù)合同關(guān)系,項目部有權(quán)對施工隊的進度、質(zhì)量、安全和現(xiàn)場管理標準進行監(jiān)督管理,同時按合同支付勞務(wù)費用。再次,施工隊成本的控制,由施工隊自身管理,項目部不應(yīng)該過多干預。

3、加強法律建設(shè)以及提高部門執(zhí)行能力

為了保證政府監(jiān)督工作的有效性和權(quán)威性,應(yīng)該提高監(jiān)督隊伍的整體素質(zhì)。因此,加強建筑工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)的質(zhì)量管理的學習,從而使得監(jiān)督隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)得以提高。另外,質(zhì)量監(jiān)督手段也要不斷進行完善,增加檢測設(shè)備,使得監(jiān)督工作具有較大科技的含量,實現(xiàn)監(jiān)督工作的現(xiàn)代化。從建設(shè)市場的整體來看,市場運行的規(guī)則不夠完善。執(zhí)法不嚴,違法不究的現(xiàn)象常常會出現(xiàn)。工程質(zhì)量受到危害在很大程度上都是由于建設(shè)市場的混亂所造成的。因此,政府必須建立健全的運行規(guī)則,保證這些規(guī)則能夠真正落實。要以法律法規(guī)為依據(jù),對建設(shè)單位和建立單位質(zhì)量行為的監(jiān)督進行加強。在建設(shè)單位質(zhì)量監(jiān)督方面,對執(zhí)行工程建設(shè)程序的監(jiān)督進行重點加強。尤其是施工圖設(shè)計文件審查、質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)辦理、施工許可證辦理和竣工驗收四項程序的監(jiān)督。企業(yè)管理人員應(yīng)多走出辦公室，去工地現(xiàn)場查看實際施工情況，發(fā)現(xiàn)問題及時改正，最好把問題扼殺在萌芽狀態(tài)。

4、加強安全管理

安全管理是施工企業(yè)管理中的核心部分，具有綜合性、系統(tǒng)性、科學性的特點，施工中的所有人員、物資和環(huán)境都是管理的對象，是對這些對象的狀態(tài)進行控制和管理的動態(tài)科學。安全管理直接與企業(yè)經(jīng)濟效益和社會信譽相關(guān)，是國家機集體財產(chǎn)安全和員工生命安全的保證。在施工場地應(yīng)加強對操作人員的安全宣傳，通過張貼標語、開展一定的安全知識教育等，制定一套科學、合理的施工方案，確?，F(xiàn)場的作業(yè)程序穩(wěn)定，嚴格按照安全規(guī)范進行施工。除此之外，在日程管理中建章立制，完善體系，層層把關(guān)，逐級簽訂安全生產(chǎn)目標責任書。監(jiān)督人員應(yīng)檢查和督促施工企業(yè)建立健全安全生產(chǎn)責任制和安全生產(chǎn)教育培訓制度，制定安全生產(chǎn)規(guī)章制度和安全生產(chǎn)操作規(guī)程，完善安全保障體系。

綜上所述，工程管理問題貫穿于整個建筑工程的施工工作中，我們在工程管理中必須以國家、人民的利益為準繩，遵循事物的客觀規(guī)律，加強建筑工程管理的質(zhì)量控制與監(jiān)督工作，在施工中嚴格控制施工進度及其質(zhì)量，抓好工程安全管理問題，嚴格要求工程管理人員，通過履行責任制等手段加強管理力度與效率，從而真正做到全面保證建筑工程的順利進行。中小企業(yè)在發(fā)展中，要加強對人才的培養(yǎng)，包括企業(yè)的管理人員、技術(shù)人員、施工員、安全員、特種工等，使之成為企業(yè)的中堅力量，這才是企業(yè)本身的財富，走可持續(xù)發(fā)展道路，眼光要長遠，不能圖一時之利而使人才流失，企業(yè)建筑工程管理說到底是對人的管理，當每個員工都對自己的工作負責，對企業(yè)負責，那么我們的管理水平也會上去，企業(yè)也會茁壯成長。

參考文獻：

[1] 陳淦開. 建筑施工協(xié)調(diào)管理探析[J]. 科技信息, 2009,(33)

第4篇：企業(yè)文件管理方法范文

關(guān)鍵詞：EPC；總承包模式；核電項目；管理方法

前言：在核電EPC建設(shè)模式下規(guī)定了項目總包商與分包商，文檔管理部門與項目工程管理部門對于設(shè)備文件管理履行的職責，文件管理貫穿于項目工程建設(shè)的始終，對于進度、質(zhì)量等方面的控制發(fā)揮出重要作用，因此掌握有效的設(shè)備文件管理方法對于項目的功能作用發(fā)揮具有重要作用。本文以核電項目設(shè)備文件管理為研究對象，結(jié)合EPC總承包模式，對其管理方法展開了論述。

一、設(shè)備竣工文件基本構(gòu)成

設(shè)備竣工文件產(chǎn)生于工程結(jié)束之后，針對于工程設(shè)備需要進行處理的文件，是指從設(shè)備制造到出廠竣工對整個過程真實反映的文件，其文件包括與設(shè)計、質(zhì)量、運行維修、驗收記錄等[1]。在整個過程中由生產(chǎn)制造廠負責對竣工文件的記錄等，從而保證其真實性。

（一）設(shè)計文件

設(shè)計文件產(chǎn)生于設(shè)備設(shè)計階段，決定設(shè)備質(zhì)量的優(yōu)劣程度，通常在設(shè)備竣工文件中被看做是若干個文件清單，具體包括具有變更性的實體文件與二次設(shè)計文件，此外還包括其它形式的文書圖紙，設(shè)計文件紛繁復雜，需要處理的文件有很多，決定了核電項目設(shè)備文件管理的復雜性。

（二）制造質(zhì)量文件

制造質(zhì)量文件指的是在設(shè)備制造中對其質(zhì)量的管理，要求對文件的管理具有真實性，與出現(xiàn)的質(zhì)量問題保持一致，針對具體的質(zhì)量問題形成相應(yīng)的書面文件，便于對于竣工驗收階段對質(zhì)量故障進行全面分析與維修，保證項目工程能夠真正發(fā)揮出自身作用。

（三）安裝運行維修文件

安裝運行維修文件是在項目工程竣工后，對設(shè)備安裝運行狀況的檢測與設(shè)備維修中形成的記錄文件。對這個文件的管理是按照合同要求，安裝運行維修手冊文件由供應(yīng)商提供。以文件的形式真實記錄設(shè)備安裝運行中的狀況，與維修中遇到的問題，針對運行與維修過程出現(xiàn)的問題是如何解決的，為設(shè)備的正常運行提供了有力參考。

（四）開箱驗收文件

開箱驗收文件是在驗收人員按照EPC合同，在設(shè)備竣工驗收階段，對設(shè)備進行開箱檢查，在這個過程中形成的文件，保證在檢驗過程中沒有問題故障的出現(xiàn)，確保工程設(shè)備能夠最大限度地發(fā)揮對項目實施進展的重要作用[2]。

二、設(shè)備文件特點

（一）文件來源復雜

核電工程具有龐大復雜的特點，技術(shù)含量高，綜合性能力強，應(yīng)用了多種學科知識技能，通常需要多家廠商、技術(shù)咨詢部門等單位共同參與項目工程的施工建設(shè)，在工程的全過程中需要參與的人數(shù)多達幾萬人，足以可見其項目工程的復雜性。通過多個單位部門之間的相互合作產(chǎn)生不同種類的文件，因此在竣工階段中設(shè)備文件來源復雜多樣。

（二）文件形成周期長

設(shè)備竣工文件的形成產(chǎn)生于設(shè)備從無到有，一直到設(shè)計、制造、驗收維修、移交整個過程中，每個過程的完成都會一定的時間，到最后結(jié)束時花費的時間可能會超過預期，體現(xiàn)出文件形成過程周期長的特點。在供貨合同開始具有一定效應(yīng)時，完成多個流程后，促使完工報告的形成[3]。

（三）文件載體多樣

基于核電工程項目建設(shè)具有復雜性的特點，決定了其工程建設(shè)包括的內(nèi)容五花八門，涉及的技術(shù)學科不同的學科門類。今天對于核電的管理盡管實現(xiàn)了電子化，但是紙質(zhì)文件與電子文件依然保持同時存在，此外在這些文件中有像聲像資料與照片之類的文件?；谖募问降亩鄻有裕煌d體的文件對于保管條件有不同的要求，造成了文件管理的困難性。

（四）文件覆蓋面廣

文件覆蓋面廣與項目工程涉及學科多樣有關(guān)，也與文件管理內(nèi)容的多樣性有關(guān)，包括了報告、證明、信函等各種不同類型的文件，貫穿于管理的全過程。

三、設(shè)備文件管理問題

（一）文件格式問題

1.頁碼

對設(shè)備文件的頁碼管理使用號碼機對書寫內(nèi)容的頁面進行打頁號，頁碼順序保持連貫性，如在編制完頁碼還需要增加文件，需要再加以加頁號的管理方式。

2.備考表、卷內(nèi)目錄、文件封面

整理人員在填寫卷內(nèi)備考表時，要同時對整理日期與檢查日期進行簽注，不能加蓋紅印章，還要體現(xiàn)出增加頁的情況；負責人進行卷內(nèi)目錄填寫時，按照統(tǒng)一的標準體現(xiàn)出單位全稱，填寫的日期以文件形成的時間為準；文件封面日期與簽名都要手寫，每一個單元的簽字都要相應(yīng)地標注出日期。

（二）文件質(zhì)量問題

1.原件

確保要有一份正式文本的設(shè)備制造完工報告原件，簽字與標注日期保持清晰完整，如果遇到原件丟失等不能提供的情況，需要出示相關(guān)的缺失證明，為了使缺失證明具有與原件等效的作用，保證設(shè)備施工能夠正常進行下去，加蓋的單位公章與部門公章要在復印件上有所體現(xiàn)。

2.材料

書寫材料應(yīng)使用耐久性強，不使用容易褪色的書寫工具，涂改字跡時不應(yīng)該使用涂改劑，目前仍有使用圓珠筆填寫文件，字跡不清楚等現(xiàn)象的存在。

（三）加強核電項目設(shè)備文件管理策略

1.加強前端控制

文檔管理部門與業(yè)務(wù)部門在談判前期對設(shè)備供貨方面共同商定，按照合同上的內(nèi)容進行談判，明確規(guī)定出分包商制造在文件管理方面所要履行的職責范圍，明確總包商與設(shè)備制造廠提交文件的時間，做好監(jiān)督工作，嚴格把好對驗收文件監(jiān)督的這關(guān)，避免返廠問題的出現(xiàn)。

2.加強相關(guān)管理人員的協(xié)調(diào)合作

為發(fā)揮項目竣工后設(shè)備文件管理的有效性，盡可能地發(fā)揮相關(guān)管理人員的優(yōu)勢，加強管理人員之間的溝通協(xié)作[4]。對各類記錄性文件有充分的理解，雖然管理人員具有豐富的知識經(jīng)驗，但是準確完整性的文件難以保證，加強工作人員之間的相互合作，在集思廣益中形成有效的管理方案。彼此之間通過配合提出改進措施，相互之間通過溝通交流，從而保證文件內(nèi)容的真實準確性。

3.加強信息平臺的建設(shè)與管理工作

加強計算機輔助信息平臺的建設(shè)，管理軟件要符合相關(guān)管理工作的要求，滿足夠工程的需要，建立文檔分類體系，快速地從眾多文檔中發(fā)現(xiàn)與定位所需要的文件，定期對信息系統(tǒng)進行檢測維修。

結(jié)語：綜上所述，本文從三個方面對EPC總承包模式下核電項目設(shè)備文件管理展開了論述。對核電項目的設(shè)備文件管理應(yīng)該堅持實事求是的原則，文件內(nèi)容要與實際情況保持一致，從而保證文件的準確真實性，能夠為工程建設(shè)提供可以參考的依據(jù)。通過總包商與分包商，設(shè)備管理與文檔管理各部門之間的合作，通過有效的技術(shù)方法，為工程項目的安全運行提供文件保障服務(wù)。

參考文獻：

[1]陳宏玉. 論EPC模式下的核島工程施工合同管理[J]. 中國工程咨詢，2015，07：71-72.

[2]韓杰. 淺析EPC總承包模式的項目管理要點[J]. 項目管理技術(shù)，

2014，01：20-24.

第5篇：企業(yè)文件管理方法范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理；轉(zhuǎn)型

檔案文件是組織機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的記錄。文件的生成、處理、利用過程中產(chǎn)生丟失、失真、失密、滯后等疏漏可能給組織帶來難以估計的損失。檔案在單位的組織管理、科研生產(chǎn)中發(fā)揮了保障和支撐的作用，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，電子文件管理成為檔案管理的新生事物，也為檔案管理提供了新的機遇和挑戰(zhàn)。

一、信息時代檔案理念的變化

在檔案學研究領(lǐng)域內(nèi)，近期對電子文件管理的研究不斷深入。電子文件作為依賴計算機系統(tǒng)存取的新型文件，具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所不具備的鮮明特性，如信息的非人工識讀性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息的易變性等。這些特性一方面使其存儲、傳輸、利用上更便利；另一方面也影響了其社會功能的發(fā)揮，如法律憑證性。我國的檔案學者提出電子文件要遵循前端控制、全程管理的原則。從業(yè)務(wù)流程重組理論出發(fā)，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得檔案管理上升了一個新的高度：即把文檔作為知識管理的手段之一，把電子文件管理作為實現(xiàn)知識管理的前提和基礎(chǔ)，知識管理是電子文件管理的發(fā)展方向。

二、信息化的現(xiàn)狀與檔案管理的位置

目前傳統(tǒng)的檔案文件管理已經(jīng)相當成熟?，F(xiàn)有檔案文件從發(fā)展階段來看，在信息技術(shù)的發(fā)展帶動下，檔案的信息化管理已形成一定的規(guī)模，在檔案管理中發(fā)揮了巨大的作用，但還達不到當前對電子文件管理的要求。而隨著單位局域網(wǎng)的使用，各類管理業(yè)務(wù)隨之向信息化推進，如計劃管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理系統(tǒng)等等，由于這些軟件的開發(fā)只關(guān)注于本業(yè)務(wù)的管理范疇，或受當時技術(shù)發(fā)展時期認識的局限性，沒有從檔案文件管理的生命全周期考慮，也沒有從知識管理的角度來統(tǒng)籌設(shè)計，因此，工作中的各類管理信息系統(tǒng)還沒有實現(xiàn)信息的整合、交互和共享，使得各類信息形成一個一個的管理孤島，對今后電子文檔的統(tǒng)一管理、保存、控制等都帶來不便。

三、強化檔案信息化管理的重要性

重視企業(yè)檔案信息管理，不僅體現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導的講話和文件制度中，更應(yīng)體現(xiàn)在實際工作中，體現(xiàn)在企業(yè)適應(yīng)新知識經(jīng)濟時代的有效機制中，體現(xiàn)在新的企業(yè)檔案信息管理方法中，體現(xiàn)在加強企業(yè)檔案信息開發(fā)的行動中。并在實施檔案信息化管理時，注意以下方面：

1.要改變各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“各自為政”的局面，電子文件管理模式必須經(jīng)歷從“分散”到“統(tǒng)一”的上升過程。實踐證明，集中不但有利于電子文件信息的長期保存，還可以有效地解決目前普遍存在的檔案信息孤島問題，最大化實現(xiàn)信息資源的共享和傳遞。這是很多企業(yè)當前面臨的信息技術(shù)的革命，也是企業(yè)面臨的管理性的革命。這種革命是深層次的，涉及到方方面面，從建立企業(yè)全部電子文件檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)全息數(shù)字化管理的角度看，我們還處于起步階段，還需循序漸進地逐步推進。

2.檔案管理形態(tài)要與單位管理形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與單位的管理體系相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。原有的信息化基礎(chǔ)、設(shè)計和生產(chǎn)水平等，是建立檔案管理形態(tài)要考慮的。當然我們最終的追求目標，還是要實現(xiàn)檔案的信息資源管理，實現(xiàn)知識的增值。

3.檔案管理手段要與單位技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。

四、實現(xiàn)檔案信息化管理的途徑

（一）樹立全面質(zhì)量管理理念下的檔案管理新意識

現(xiàn)代管理學認為，如果不對工作過程進行監(jiān)督和評估，提高質(zhì)量管理是不可能的，全面質(zhì)量管理理論也將“關(guān)注過程”作為重要內(nèi)容。為了確保產(chǎn)品檔案的質(zhì)量，就要實行全面的、全過程的、全員參與的管理。由于歸檔材料具有來源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環(huán)節(jié)多，以及部門歸檔的數(shù)量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復雜和多方面的質(zhì)量因素。所以對檔案質(zhì)量的要求，既指產(chǎn)品檔案本身的質(zhì)量，也包括工作的質(zhì)量，因此，通過對文件管理過程的控制，使每個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都符合標準要求。歸檔的過程，不但是檔案人員和部門的一項管理，也涉及單位的各部門和文件形成者。

（二）完善制度，建立規(guī)范，合理配置資源

根據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家有關(guān)標準，制定本單位電子文件歸檔管理制度。落實工作職責并納入質(zhì)量管理體系中。由于電子文件內(nèi)容復雜、專業(yè)性強，歸檔前后都要進行修改，如果沒有控制手段，僅靠檔案部門是不能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)。只有樹立全員的檔案意識，才能保證電子檔案的質(zhì)量。

統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設(shè)計過程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標準，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，只有統(tǒng)一規(guī)范，才能保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。

合理配置資源還包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責實施完成，因此，配備一定的人力資源來負責電子文件的管理是工作能順利開展的前提。

（三）打破傳統(tǒng)思維，貫徹前端控制思想

中華人民共和國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確要求：“對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實施全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量”。實踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在項目結(jié)束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設(shè)計圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，會造成無法使用的情況。因此，在組織的流程設(shè)計和電子文件管理軟件的設(shè)計中，必須將前端控制的思想體現(xiàn)于其中，實現(xiàn)全程的有效控制。如通過文件登記時捕獲的元數(shù)據(jù)來控制電子文件的歸檔，通過訪問權(quán)限元數(shù)據(jù)來控制電子文件的存取，通過核查電子文件的形成、管理和利用過程中形成的元數(shù)據(jù)進行安全審計等，從而有效防范和降低電子文件管理的風險。目前，前端控制的理論不僅僅是對于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進行質(zhì)量控制，通過網(wǎng)絡(luò)管理平臺，形成部門歸檔質(zhì)量實時監(jiān)控、評價的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（四）紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔

第6篇：企業(yè)文件管理方法范文

1.1檔案管理對象的變革

社會在不斷的發(fā)展，我國的科技信息技術(shù)越來越多，而且還產(chǎn)生了較多的電子文件，為了提高檔案管理的效率，必須采取有效的措施提高檔案管理水平，還要增加檔案館的容量。電子文件的種類具有多樣性，在對這些電子文件進行歸檔與分類時，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，這也體現(xiàn)了檔案管理對象的變革，使得數(shù)字檔案在檔案管理中所占位置越來越重要。電子文件是一種新的檔案管理方式，這與紙質(zhì)檔案記錄方式有較大區(qū)別，數(shù)字檔案是在二進制環(huán)境下生產(chǎn)的，所以，在對電子檔案進行了歸檔、分類以及保管時，需要采用不同技術(shù)，需要依賴計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了保證電子文件的安全性，必須增強文件載體的穩(wěn)定性，為了形成完整的電子文件，還需要對其內(nèi)容以及背景信息進行擴充，所以，檔案管理對象的變革，使得我國檔案管理工作呈現(xiàn)出了數(shù)字化的發(fā)展特征。

1.2管理手段的變革

在檔案管理中，需要根據(jù)不同的對象，設(shè)置不同的管理方式，在數(shù)字化的檔案環(huán)境下，需要對檔案管理手段進行改革。在現(xiàn)代檔案管理機構(gòu)中，都配備了計算機等先進設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)，可以有效保證電子文件管理的安全性。在當前檔案管理領(lǐng)域中，采用的管理手段也在不斷變革，相關(guān)人員結(jié)合計算機技術(shù)，對電子文件進行了快速的處理；利用網(wǎng)絡(luò)以及通信技術(shù)，可以實現(xiàn)對電子文件的實時傳輸；利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫，也可以實現(xiàn)對電子文件的海量存儲，擴大了檔案館的容量。另外，檔案館工作人員還對信息檢索方式進行優(yōu)化，實現(xiàn)了檔案目錄檢索的便捷性，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，還可以提高保密文件的安全性，有利于維護檔案系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性。

1.3檔案管理方法的革新

隨著社會與科技的不斷發(fā)展，我國電子文件的數(shù)量越來越多，這對電子檔案的歸類提出了更高的要求，檔案管理機構(gòu)的工作人員，必須對傳統(tǒng)的管理方法進行革新，這樣可以才能檔案載體運行的可靠性，才能保證電子文件存儲的安全性。在進入信息時代后，檔案管理也迎來了電子文件時代，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不在適用當前的檔案機構(gòu)，如果檔案部門仍然沿用傳統(tǒng)管理方法，會極大的制約檔案事業(yè)的快速發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，在檔案管理方法上，改變了傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據(jù)電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理系統(tǒng)的特點對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。

2檔案管理的發(fā)展

僅有信息化技術(shù)和手段是遠遠不夠的，重要的是需要檔案管理理念、方法和思路的全面革新。面對電子文件的技術(shù)特性和管理手段的變化引起，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方法的變革勢在必行，只有采用科學的現(xiàn)代管理思想，才能充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，管理好電子文檔。在電子文檔時代，前端控制和全程管理理念顯得比紙質(zhì)文件時代更加重要。所謂“前端控制”，是指檔案工作者不能再想傳統(tǒng)文件和檔案管理時代那樣靜坐等待，需要在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計時就積極介入其中，把電子文件（包括歸檔電子文件）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計之中。在電子環(huán)境中，如果管理人員不積極借入文件的形式和保管過程，文件將可能不存在，也可能降低檔案文件的利用率。所謂“全程管理”，是指對電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監(jiān)控和管理。在電子文件時代，電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且個個運動階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時能夠，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理論的發(fā)展與應(yīng)用也為現(xiàn)代檔案管理理論的發(fā)展提供了新的機遇。在整個社會現(xiàn)代化和信息化發(fā)展進程中，檔案收集、整理、保管、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。這給現(xiàn)代檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，也帶來了檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的新契機。同時，作為一項管理性活動，檔案業(yè)務(wù)也要求檔案工作者必須融合現(xiàn)代管理理念，從經(jīng)濟、社會等多角度審視現(xiàn)有的檔案管理理論，對檔案管理理論進行全方位的創(chuàng)新與變革，提高檔案工作的管理效率和管理水平。市場化帶來了檔案所有權(quán)的多元化。隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入，我國是行了公有制為主體、多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的基本經(jīng)濟制度，出現(xiàn)了公有制實現(xiàn)形式多樣化、經(jīng)濟成分多元化的格局。與此相適應(yīng)，檔案作為國家機構(gòu)、社會組織和個人在各項社會實踐活動中形成的歷史性產(chǎn)物和憑證性記錄，其所有權(quán)歸屬也呈現(xiàn)多元化態(tài)勢，除黨政機關(guān)、國有企業(yè)事業(yè)單位形成的國有檔案之外，包括集體所有檔案、私人檔案、民營企業(yè)檔案、三資企業(yè)檔案等在內(nèi)的非國有檔案大量產(chǎn)生。

3結(jié)束語

第7篇：企業(yè)文件管理方法范文

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

第8篇：企業(yè)文件管理方法范文

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

第9篇：企業(yè)文件管理方法范文

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號：G27文獻標識碼：A

根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻