公文函格式精選(九篇)

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第1篇：公文函格式范文

公文函可以從不同角度分類：

(一)按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。

(三)另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

函的結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交函的目的、根據(jù)、原因等內容，然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望?；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

(四)結語。通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

撰寫函件應注意的問題

第2篇：公文函格式范文

公司聯(lián)絡函1

XXXXXXXXXXX有限公司 XX總：

貴我雙方自合作以來，在真誠友好、互利共贏的方針指導下，雙方關系一直甚為融洽，時逢金融危機肆虐，經(jīng)濟大環(huán)境十分惡劣，貴我雙方理應抱團取暖，共度難關。我公司以與貴公司建立戰(zhàn)略合作關系為出發(fā)點，將XXXXX產(chǎn)品價格調整為：

140g/m2、150 g/m2

xxxx元/噸 175 g/m2

xxxx元/噸 付款期限改為月結15天。

前段時間所謂價格影響，給貴司帶來諸多不便，我司深表歉意，還請給予諒解!望貴我雙方繼續(xù)真誠合作，互惠互利，共謀雙方最大利益。

順頌商祺!

公司聯(lián)絡函2

XX人才事務所：

同道(身份證號碼： )原租賃期自 年 月 日至 年 月 日。 因 (緣由)，現(xiàn)我單位贊同與其消弭租賃聯(lián)絡。 工資發(fā)放至 年 月，養(yǎng)老安全等繳至 年 月 ，住房公積金繳至 年 月，請予籌劃停保、離任等相關手續(xù)。

經(jīng)辦人： 聯(lián)絡電話：

單位(蓋章)：

年 月 日

公司聯(lián)絡函3

尊敬的客戶:

您好!

感謝貴司在以往的合作中對我司產(chǎn)品及服務的信賴與支持。由于XX和XX的原材料價格出現(xiàn)的下降，我司將從XX年XX月XX日起調整下降XX和XX產(chǎn)品價格表。其它產(chǎn)品保持原有價格，如有需要我司產(chǎn)品價格表，我們的銷售團隊將隨時可以提供給您。

由此給您帶來的不便，敬請您諒解!謝謝!

順祝

延展閱讀：

寫作要點

(1)準確。商務信函的內容多與雙方的利益有著直接的利害關系，因而要完整、精確的表達意思，用于乃至標點符號都要做到準確無誤，以免造成不必要的麻煩。

(2)簡潔。在做到準確、周到的前提下，應用最少的文字表達真實的意思，不能拖沓冗長。

(3)具體。信函所要交待的事項必須具體明確，尤其要注意需要對方答復或會對雙方關系產(chǎn)生影響的內容，絕不能語言不詳。

第3篇：公文函格式范文

函是不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

二、函的特點

（一）溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

（二）靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。

（三）單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章

即可。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

四、函的結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

第4篇：公文函格式范文

函是適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題；向有關主部門請求批準等的公文。具有輕捷簡便，靈活自由的特點，屬于商洽性和知照性的公文。辦公室秘書要在實際工作當中熟練運用函這種實用性文體，首先必須對函的種類有深入的認識和理解。

當前對函的分類，可以有不同的角度。從現(xiàn)有的一些有關寫作教材和書籍來看，對函的分類，還存在著不大科學和概念不大明確的現(xiàn)象。如年月檔案出版社出版的《機關應用文》（閔庚堯編著）中說：“函又有公函和便函之分，公函用來商洽，詢問和答復一般工作事項；便函是用來商洽，詢問，介紹，聯(lián)系和答復某些事務性的事項。公函屬于正式公文；便函不屬于正式公文?！庇秩绔@至年月華夏出版社出版的《公文寫作實用技巧》中說：“函有公函，便函，來函，復函之分。各有不同的含義。來函，是指主動提出問題或公務事項的函件。復函，是指回答來函所提出的問題或公務事項的函件?！边@里對函的劃分，顯然是將公函與便函，來函與復函作為兩組相對的概念。但這樣的劃分卻是概念不明確，分類的標準不統(tǒng)一的，因而分類也是不科學的。先說公函與便函的劃分。前述公函處理的是“一般工作事項”，因而“屬于正式公文”；便函處理的是“某些事務性事項”，因而就“不屬于正式公文。這種劃分的方法，起碼會引起讀者的誤解。似乎“一般工作事項”才是“公務”事項，“某些事務性事項”不是“公務”事項，但實際上這兩類事務都是公務，而不屬于“私務”。從邏輯上和事實上來說，便）函既然同屬于處理“公務”事項，也就同屬于“公函”，沒有充分理由說便函處理的是“某些事項性事務”，不是“公務”事項而

斷定它不屬于正式公文。因此，把國家行政機關公文的函劃分成“公函”和“便函”的相對概念，不但會造成誤解，使讀者以為“便函”不屬于正式公文，而且也是概念不明確的，給秘書的實際工作帶來諸多的不便。因此，國務院辦公廳于年月的《國家行政機關公文處理暫行辦法》以及于年月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》都取消了公函與便函的分類和名稱。

再說“來函”與“復函”的問題。這二者并不是相對的概念，分類的標準也是不同的。

從邏輯上和事實上來說，“來函”是與“去函”相對的概念，“復函”是與“問函”或

“發(fā)函”相對的概念。“來函”與“去函”是從行文的方向來劃分的概念；“復函”與

“問函”或“發(fā)函”是從行文問答的性質和主動還是被動的方式來劃分的概念。而且

這些劃分還有互相交叉的現(xiàn)象。例如在來函中有“發(fā)函”或“問函”，也有“復函”；

同樣，在去函中亦有“發(fā)函”或“問函”，也有“復函”。在“發(fā)函”或“問函”中，

既有“來函”，也有“去函”；同樣，在“復函”中，亦有“來函”，也有“去函”。

因此，前述“來函，是指主動提出問題或公務事項的函件。復函，是指回答來函所提出

的問答或公務事項的函件”。這兩個定義是“以偏概全”的，并沒有分清函的內涵和外延。

因為“來函”中不僅只是“主動提出問答”的“函件”（“發(fā)函”或“問函”），也有許多是回“去函”所提出的問題的“函件”（“復函”）；而且“主動提出問題”的函件中，也有許多是“去函”。本單位給對方的“復函”是回答“來函”所提出的問題的函件；對方給本單位的“復函”則是回答“去函”所提出的問題的函件?！皬秃?，本單位可以用，對方單位也可以用，什么單位都可以用。“復函”不只是答復“來函”的，也有答復“去函”的

因此，對函的分類，必須要有一定的標準來劃分，而且一次分類只能用一種標準。

，從格式來分，函有兩種。一種是正規(guī)的“函”，其標題，公文編號，主送機關，

發(fā)文日期等等格式和寫法，都與其他公文文種相同。另一種是“便函”，省去了標題和

公文編號等，格式和寫法比較簡便和靈活。

，從行文方向看，函可分為“來函”和“去函”兩種?！皝砗笔菍Ψ綑C關發(fā)來

給本單位的函件；“去函”是本單位發(fā)出去給對方機關的函件。

，從行文問答的性質和主動與被動方式來分，有“發(fā)函”或“問函”和“復函”

兩種?！鞍l(fā)函”或“問函”是主動提出詢問和商洽意見或請求批準事項的函件；“復函”

是答復“發(fā)函”或“問函”所提出的問題，意見，請求事項的函件。

，從函的內容性質和用途來分，還可以分為“商洽函”，“詢問函”，“答復函”，

“知照函”，“催辦函”，“邀請函”等等。

那么，在實際應用中秘書應如何把握函的特點，正確地使用函呢？

首先，由于函與這些“請示”，“批復”或“通知”等文體有相近之處，在實際就用

中往往容易混用。在該用函的時候，不使用函來行文卻使用這些相近的文種行文。如有

的機關請求同級甚至下級歸囗主管部門準許辦某一事項時，不用函行文，而錯用了“請示”來行文，致使自己降格以求。而在應該使用相近文種“請示”，“通知”等來行文時，卻錯用了“函”來行文，致使自己越位。其實，這些相近文體之間還是有細微區(qū)別的。比如“請示”與請求“函”，盡管二者都有請求批準的意思和用途，但是其行文關系不同，請示是下級機關對上級機關的上行文；而函則是給有關主管部門或不相隸屬機關的平行文。

其次，要有鮮明的針對性，一文一事，開門見山，簡短明快，避免文牘主義。要緊密圍繞所提出的問題和公務事項的中心來寫，直陳事項，點到為止，不兜圈子，不繞彎子，無須講客套話，也不講大道理，好像要教訓對方。

最后，內容要有分寸感，措詞要得體。提出的要求等事項，必須是切實可行，對方能辦

得到的，不要使對方為難。對受文機關的態(tài)度也要正確。對上級要謙恭，謹慎，對同級

或不相隸屬機關，要友好，誠懇，對下級機關，要尊重，溫和。這些態(tài)度，要通過得體

的措詞，體現(xiàn)在函里。得體的措詞，就是既要反對傲上慢下，盛氣凌人，也要反對恭維

第5篇：公文函格式范文

商調的意思是“通過協(xié)商調動人員、物資等”，商調函是指沒有隸屬關系的地區(qū)、部門或國有單位之間為了人才流動而互致的公文，商調函一般采用規(guī)定格式。

商調函過去由勞動人事局統(tǒng)一印制，全國基本相同，人才中心有現(xiàn)成的表格，具體內容有發(fā)函單位名稱、字號、文號、受函單位名稱，商調理由、商調事項、發(fā)函日期等。

（來源：文章屋網(wǎng) ）

第6篇：公文函格式范文

二、至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。 函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。 “函”的寫法同時要注意以下幾點：

1、要嚴格按照公文的格式寫“函”。

2、“函”的內容必須專一、集中。 一般來說，一個函件以講清一個問題或一件事情為宜。

3、“函”的內容必須真實、準確。

4、“函”的寫法以陳述為主，只要把商洽的工作，詢問和答復的問題，向有關主管部門請求批準的事宜寫清楚就行。

5、發(fā)“函”都是有求于對方的，或商洽工作，或詢問題，或請求批準。因此，要求“函”的語言要求樸實，語氣要懇切，態(tài)度要謙遜。

第7篇：公文函格式范文

（一）起草者的思想與領導意圖相同一

公文是各級機關在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，法規(guī)和規(guī)章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具，是領導者行使領導職能的重要手段。公文寫作任務一股由機關秘書人員承擔，只要公文寫作任務一下達，秘書人員必須按照領導要求努力完成。公文寫作不同于其它文章的寫作，是受命寫作，而不是自由創(chuàng)作，是“要我寫”而不是“我要寫”，公文內容必須體現(xiàn)領導機關的工作意圖，不允許摻雜作者個人的意見。作者思想與領導意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質量，獲得領導者的認可。這就告訴我們，秘書人員在公文寫作中一定要首先領會領導意圖，弄清發(fā)文的目的、對象、內容、要求、時間等要素，然后再寫作。領導意圖還包括黨和國家的方針、政策以及上級機關的指示精神，秘書人員也必須認真學習，深刻領會，只有這樣，才能充分體現(xiàn)領導機關制發(fā)文件的工作意圖。

（二）寫作內容與客觀實際相同一

公文是在公務活動中形成，用于處理公務的文書，并具有法定的效力，因而，公文的內容必須是真實的，所提措施是可行的，不允許有半點虛構和夸張。公文起草者必須時刻牢記自己的筆下有財產(chǎn)萬千，有人命關天，有是非曲直，有毀譽忠奸。因此，寫請示和報告，必須如實反映情況，否則，就是欺騙上級組織；寫決定和指示，必須符合執(zhí)行單位的實際，否則，就是一紙空文，無法落實。這就要求秘書人員在動筆起草公文前必須進行調查研究，充分占有第一手材料，并且進行實事求是的分析，提出的任務措施和要求必須從受文單位的實際情況出發(fā)，做到切實可行。行文應簡短，文風要樸實，做到實在、管用。

（三）行文格式與發(fā)文用途相同一

公文是具有規(guī)范體式的文書，公文寫作是一種規(guī)范寫作。國家規(guī)定的公文格式，是為了充分體現(xiàn)公文的法定權威性和約束力，以便更好地實現(xiàn)發(fā)文目的。每種行文格式各不相同，都與發(fā)文用途密切相聯(lián)。發(fā)文用途規(guī)定了行文格式，行文格式反映發(fā)文目的，為發(fā)文用途服務。例如，行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定，就要選用“命令（令）”的文種和體式；對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，就要選用“指示”的文種和體式；向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問，就要選用“報告”的文種和體式。每個文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達發(fā)文用途，實現(xiàn)公文的效用；違背這一原則，就可能選錯文種，用錯體式，不能有效地發(fā)揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書寫作必須熟悉黨、國家和軍隊機關公文處理有關條例和辦法，嚴格按照法定的格式撰寫公文，不能隨心所欲；必須根據(jù)發(fā)文用途和行文關系正確選擇文種，采用恰當?shù)谋磉_體式，學會模式制作，使所寫的公文既規(guī)范，又適用。

（四）公文語言與行文關系相同一

公文是以書面語言為表達形式的溝通與交流工具，因此，它的語言既區(qū)別于文學作的語言，具有明白、平實、簡潔、規(guī)范等特點，又是要符合行文雙方的隸屬關系，根據(jù)行文關系選擇公文用語。例如，“報告”、“請示”是上行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出下級機關對上級機關的尊重、請教、禮貌，多用陳述語氣；“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出堅定、果斷、要求，多用祈使語氣；“函”是平行文，在公文用語上必須體現(xiàn)出尊重、平和、謙恭，多用商量的語氣。這種特定的語句、語氣和語詞，都是由行文雙方的隸屬關系決定的。遵循這一規(guī)律，就能實現(xiàn)公文表達形式與內容的有機統(tǒng)一，有利于實現(xiàn)行文目的。這就要求我們，秘書在撰寫公文時，一定要根據(jù)行文雙方的關系選擇恰當?shù)恼Z言和語氣表達形式；否則，就有失體統(tǒng)，不合規(guī)范。

第8篇：公文函格式范文

公文基本格式要求

結合日常公文處理實際，提出一些基本要求，請認真研讀執(zhí)行。

一、公文寫作

1.方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準確地體現(xiàn)本單位、部門所要表達的意圖。

2.主題要突出。起草公文要開門見山，簡明準確，要合理安排正文結構，做到層次、條理清楚，要確保請示件一事一文，不可一文多事。

3.表達要深入。尤其請示件，一定要內容完整、有深度。例，對于涉及到經(jīng)費方面的請示項目，在明確理由的同時，還應拿出依據(jù)，測算經(jīng)費，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領導決策借鑒，從而增強文件的前瞻性和批辦效果。

4.文題要對應。目前上報的請示中，文不對題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開工工程需申請費用，標題卻寫“關于××工程的請示”。

5.用語要得體、規(guī)范。具體應注意以下幾點：

(1)文句嚴謹，周密、準確，不生歧義，沒有漏洞、失當之處。

(2)簡明，精煉，去浮辭，忌冗長空泛。

(3)文理通順，符合語法、邏輯規(guī)律。

(4)格調鄭重、嚴肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構加工，體現(xiàn)公文的權威性。

(5)平實自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。

(6)要使用規(guī)范化公文書面詞語，現(xiàn)重點例舉以下幾種常用詞進行說明。

稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。

領敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵照、接、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由于”、“因為”、“茲因”、“鑒于”。

承轉詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。

時態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準確的詞，而應使用具體化的年、月、日。此外常用的時態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時值、按時、準時、屆時、在即、立即、當即、先期、逾期、片刻、曾經(jīng)、暫、暫行等。

結尾詞，一般有此復、特此批復、特此函告、特此報告、 為盼、為要。還有致意性結尾詞，如謝謝合作，謹致謝意，順致誠摯問候等。

公文語言要符合發(fā)文機關職權、符合文體特點、符合行文關系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語謙和，分寸適宜。

“請示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結尾處不能含糊，如“請領導考慮”、“上述意見不知妥否，請上級酌定”就含糊其詞，而應當明確請求批示，例如，“妥否，請批示?！钡染捅容^明確。

6.字句要正確。避免病句、錯字、標點亂用等文字性錯誤，減少語句前后缺乏邏輯性、關聯(lián)詞使用不恰當、標題不準確、不確切等表達上的錯誤。

7.引文要準確。常見的錯誤有：引用某個相關文件名稱時，公文文號置前，標題置后，或者引文文號中的六角號“〔〕”用“”代替，正確格式應為“《標題》(文號)”;引用會議紀要內容時，專門強調某個領導提出某某事項，不符合行文規(guī)定。正確的表達應該是會議強調某某事項，不出現(xiàn)個人姓名;專業(yè)術語、計量單位和數(shù)字用法不符合相關規(guī)定等錯誤。

二、文種使用

公文種類主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。

1.不能漏寫文種。

例：“關于××的方案”、“關于××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應為 “關于印發(fā)××方案的通知”。

2.不能自編文種，行文時必須在上述13個文種中選擇適當?shù)奈姆N，避免出現(xiàn)“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。

3.正確選擇文種。要依據(jù)發(fā)文機關的職權選擇，上行文多采用“請示”或“報告”，必要時也可使用“意見”;平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內部平級單位之間或不相隸屬的任何級別的單位之間;下行文使用的文種有“通知”、“通報”和“批復”等。

要注意幾個易出錯文種的正確使用：

“請示”和“報告”，“請示”需上級批復，而“報告”則是向上級匯報，不須批復?！罢埵尽北仨毷且晃囊皇隆?/p>

“通知”和“通報”，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉下級機關行文，轉發(fā)公文，印發(fā)本機關公文;通報具有教育性，如批評、表揚及情況通報等。

“決定”和“決議”， 這兩個文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機關文種之一，而且是會議通過的，在題注中要注明是哪次什么會議什么時間通過的。

三、公文格式

規(guī)范的公文包括眉首，正文和版記三個部分。

1.眉首。一般包括公文份數(shù)序號、秘密等級與期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人6個部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。

2.正文。一般包括公文標題、主送機關、正文及成文時間，有時還有附件。

(1)標題。準確簡要地概括公文的主要內容，要文字簡明。文種中已表達過的內容標題不再重復，如，不能說“關于申請××的請示”，“申請”二字是多余的。標題中除必要時使用書名號外，一般不用標點符號。要正確使用介詞，要么用“關于”，要么用“對”，不能出現(xiàn)“關于對”。標題的排列要均稱，不能將一個詞拆分成兩行。轉發(fā)的公文，如通知的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。

(2)主送機關?！罢埵尽辈荒芏囝^主送。

(3)成文時間。成文時間以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。

3.版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機關、印刷份數(shù)和發(fā)文時間。

(1)主題詞：主題詞應主要選擇名詞、動名詞和名詞性詞組，有些公文標注的主題詞是將標題簡單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關于”、動詞“調整”等等，對于揭示公文主題內容、便于檢索毫無意義，選詞數(shù)量應不多于6個，排列順序為類別詞、類屬詞，最后必須加上文種。

(2)版記最后要標注印發(fā)機關、成文時間和打印份數(shù)。4.其他格式

遵循“參照標準，力求美觀”的原則，對常出現(xiàn)的格式及其他細節(jié)方面的問題作如下統(tǒng)一規(guī)范:

(1)文號、正文(除標題外)、版記(除主題詞、詞素外)及上行文中的“簽發(fā)人”3個字都采用仿宋GB2312三號字，頁碼采用仿體四號阿拉伯數(shù)字;上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號;標題用宋體小二加粗;“主題詞”3個字為黑體三號，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。

(2)正文統(tǒng)一用1.5倍行距。

(3)一般標題上與紅色反線空兩行三號字距離，下與正文空一行。

(4)附件與正文空一行，附件名稱不加標點符號，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對齊。正確格式為：

附件: 1.××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××

(5)有附件的文件，正文中一定要按以上格式標明，并與后附標題一致。

(6)成文日期中的“”從特殊符號里引用，并與正文字體相同。

(7)正文層次序號依次為：“一、(一)1.(1)”或“一、1.(1)”

(8)單獨發(fā)文落款處只寫日期，不寫發(fā)文單位。

(9)用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁必須有正文，不能在空白頁上打上“此頁無正文”之后再加蓋印章，必要時可調整行間距或標題與紅色反線距離。

(10)版記應置于文件最后一頁，亦即偶數(shù)頁。

(11)要雙面打印紙質文件，以備歸檔。在OA系統(tǒng)電子版公文制作時，要按紙質文件要求排版。

(12)“妥否，請批示”并不是請示中必用的固定格式，如以“請公司批復”收尾，再加“妥否，請批示”，則屬多余。

(13)請示文件應在成文日期下隔一行標明聯(lián)系人及電話，報告因不必署聯(lián)系人。

(14)在轉發(fā)、印發(fā)某項內容的行文處理時，被轉發(fā)的內容是公文的正文，而不能作為附件處理，故無需標注“附件”一詞。

第9篇：公文函格式范文

商務公函格式與要求

公函是平行文。在寫作時，一般包括四大部分：標題、行文對象、正文、落款。

1.標題一般采用公文規(guī)范標題法，即標題由發(fā)函機關、事由、受函機關和文種組成。也有的只有事由和文種。

2.行文對象是指公函受文者，寫在事由之下的第一行左邊，頂袼，后面加冒號。

3.正文是公函的內容即事項，是發(fā)函者要告訴對方的具體事情，由三部分組成，即發(fā)函因由，發(fā)函事項以及結語等，事項部分基本上是敘述和說明的方法，如有要求部分則要根據(jù)行文內容來安排，不可過多。結語多使用特此復函。

4.落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負責人的簽名以及日期。

撰寫公函的注意事項

(一)函的主旨要集中

一般要求一函一事，當然也可寫出此事的幾個方面，但函件宜短不宜長。去函要有鮮明的目的性，復函要有明確的針對性，不要把一些不相關或離題較遠的事寫進去，顯得主旨不突出。

(二)行文要開宗明義

函件來往都要開門見山，直陳其事。開頭要注意禮貌用語，但也要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞無味的套話。表達要簡潔明快，直奔主題。

(三)語言要有分寸感

函件應注意措辭，語氣要委婉、平和、懇切、分寸得當，不可強人所難，既要符合本機關職權身份，又要尊重對方，講究禮節(jié)，忌用指令性語言。

商務公函范文

如貴公司在本地尚無固定客戶，希望考慮以本公司為交易伙伴。本公司原經(jīng)營工業(yè)機械在本國的批發(fā)零售業(yè)務，由于最近在經(jīng)營方面的變化，本公司在銷售方面的政策也發(fā)生了變化。

筆者有多年的外貿經(jīng)驗，希望在世界各地建立適宜而持久的貿易關系。由于與生產(chǎn)廠家的長期直接聯(lián)系，我們在許多行業(yè)中尤其是工業(yè)機械，是最有競爭力的。

我們也愿從貴國進口一兩種優(yōu)良產(chǎn)品，以有競爭力的價格在美國銷售，以期能夠持續(xù)、長期占領市場。

我們希望聆聽貴公司的意見、要求及建議，以及如何才能使雙方協(xié)力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取傭金為條件充當貴公司在美國的采購。

恭候回音。