戶籍檔案全文(5篇)

紙質(zhì)檔案越存越多，查找、保存卻存在諸多不便，在城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和加強軟實力建設(shè)的今天，紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化勢在必行。今年以來，上海市公安局徐匯分局在市局人口辦、智慧公安辦的指導下，全速推進紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化加工，率先完成了全區(qū)13個派出所25萬卷、2000余萬頁戶籍檔案數(shù)字化加工任務，并研發(fā)基于公安網(wǎng)的信息交互、網(wǎng)上調(diào)檔實戰(zhàn)應用系統(tǒng)，在實現(xiàn)派出所“綜合窗口”入駐街鎮(zhèn)社區(qū)事務受理中心的基礎(chǔ)上，打通徐匯公安政務服務“最后一公里”，使戶籍檔案資源更好地服務于公安實戰(zhàn)和社會公眾。

一、查閱、保護歷史戶籍檔案，數(shù)字化應用優(yōu)勢明顯

由于轄區(qū)內(nèi)新中國成立前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務，使得徐匯分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下?！皞鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和準確姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個地址下往往有好幾戶甚至是十幾戶人家，翻閱查找難度就更大了?！惫簿C合窗口民警嚴曉韞說。一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠、被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世、后代又不甚了解詳細地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素圖片，存入存儲設(shè)備。電子檔案的應用減輕了窗口工作人員查找等負擔，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率。不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠后，不可避免會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。電子檔案并不會隨著時間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復查閱不會受損。

二、貼近實戰(zhàn)研發(fā)數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，民警工作效率成倍提升

徐匯分局全流程把控數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量，嚴守安全底線，優(yōu)先選擇有涉密資質(zhì)的加工單位并簽訂保密協(xié)議，通過“雙機著錄、一機校驗”全面確保數(shù)據(jù)錄入準確性。而無紙化只是數(shù)字化的第一步，能夠隨時調(diào)取這2000余萬頁信息的平臺才是決定工作成敗和服務成效的關(guān)鍵。徐匯分局專門研發(fā)了B/S網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提供檔案檢索、圖像調(diào)閱、庫藏統(tǒng)計、數(shù)據(jù)導出、用戶管理等功能服務，實現(xiàn)對原始戶籍檔案的電子調(diào)檔查詢。電子檔案查詢軟件共設(shè)置了戶口簿冊、遷移證存根、遷入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等多個檔案類別，在查詢類別不詳?shù)那闆r下，也可通過綜合欄查詢所有檔案類別；設(shè)置了檔號、姓名、身份證、詳細地址、死亡時間、出生日期、年代等7項查詢條件，可通過其中一項條件查詢或多項條件組合查詢。針對1984年以后的戶籍檔案都是個人頁的問題，電子檔案查詢系統(tǒng)中還添加了顯示前后各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進行辨認，并增加了打印功能，大大方便了工作人員和民警隨時查檔調(diào)閱。通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導致的來回查詢舊檔案的老大難問題；同時也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務中心致使檔案室與窗口分離、民警調(diào)檔不便的困擾，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

三、實現(xiàn)警務效能最大化，助力城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型

目前，徐匯分局應群眾申請開具戶籍證明查檔日均350余次，核查戶籍相關(guān)材料查檔日均200余次，查詢用時從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以內(nèi)，大大提升了工作效率。5年前，一位年邁的阿姨來到湖南路派出所開具其祖父母的戶籍證明，她小時候只聽父母提起過祖父母的姓名，并不知道其他信息。當時，戶籍窗口民警嚴曉韞翻了大半天檔案，結(jié)果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴在工作日志上記了一筆。2020年，湖南路派出所率先啟用電子檔案后，民警又聯(lián)系到了這位阿姨。結(jié)果，根據(jù)阿姨提供的姓名，民警5分鐘不到就查到了她祖父母的戶籍檔案，困擾多年的問題終于解決。李女士來到湖南路街道社區(qū)事務受理服務中心，想要辦理過世母親的歷史戶籍證明，綜合窗口工作人員小張通過系統(tǒng)查詢，立刻查到了相關(guān)信息，并為李女士打印了相關(guān)證明?！拔矣浀靡郧暗脚沙鏊_老房子戶籍證明，民警同志要進去翻半天，現(xiàn)在搬到這里，感覺所有東西都升級了，方便，真方便?！崩钆扛袊@道。除了到場辦理外，“一網(wǎng)通辦”的紅利也延伸到了手機端。市民任先生在手機“隨申辦”內(nèi)提交了一個開具戶籍證明的申請，要求證明“上世紀60年代武康路某弄某號內(nèi)，自己報的出生日期以及與父母的親屬關(guān)系”。工作人員收到申請后，通過姓名和地址，迅速查出上世紀60年代的戶口登記表，摘抄相關(guān)信息填報上傳系統(tǒng)。這樣，任先生在手機端就能收到一張帶有公安機關(guān)蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、打印。徐匯警方還將不斷探索完善電子檔案的深入應用，打造一流數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)警務效能最大化。在實現(xiàn)“進政府一扇門，辦個人大小事”的同時，助力上海城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和城市高品質(zhì)生活。

［摘要］本文的主要目的是運用信息化手段幫助社區(qū)及時掌握未管理上報的個案信息，完成相關(guān)孕產(chǎn)婦的系統(tǒng)管理上報工作，全面了解婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)收集上報中存在的問題。通過市級將比對后的個案數(shù)據(jù)返回各區(qū)，區(qū)級組織開展個案數(shù)據(jù)管理上報情況核查。核查結(jié)果如下：①區(qū)級核查工作量逐年大幅減少，2014-2018年需核查的數(shù)據(jù)量占同期戶籍活產(chǎn)數(shù)的比例呈下降趨勢，其中2017年下降幅度最明顯；②核查后應屬于本區(qū)管理而未能及時管理的個案數(shù)據(jù)中，產(chǎn)前未建正式檔案原因占比70%，重復建立圍產(chǎn)檔案原因占比30%；③重復檔案占比由2014年的29.11%降為2018年的6.53%；④城市地區(qū)產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)占本地區(qū)同期活產(chǎn)數(shù)的比例最高。由此可知，社區(qū)管理活產(chǎn)數(shù)核查工作能有效幫助社區(qū)完成相關(guān)孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和數(shù)據(jù)補報工作，同時也為進一步優(yōu)化婦幼保健信息系統(tǒng)提供依據(jù)。

［關(guān)鍵詞］信息化；活產(chǎn)數(shù)；數(shù)據(jù)核查

婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)統(tǒng)計及上報是婦幼保健工作的重要組成部分，能有效反映一個地區(qū)婦女兒童的健康狀況及保健服務工作開展情況和工作質(zhì)量，是各級衛(wèi)生行政部門制定婦幼衛(wèi)生政策的科學依據(jù)。北京市婦幼保健網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)采用集中部署的B/S架構(gòu)，已覆蓋全市各級社區(qū)衛(wèi)生服務中心、助產(chǎn)機構(gòu)400余家，各個環(huán)節(jié)采集的數(shù)據(jù)可根據(jù)業(yè)務需要進行共享，實現(xiàn)了孕產(chǎn)婦“甲地建冊、乙地產(chǎn)檢、丙地分娩”信息的共享互通。對于同一個孕產(chǎn)婦，社區(qū)和助產(chǎn)機構(gòu)應該始終基于一條圍產(chǎn)檔案進行信息錄入以及管理上報，理論上從不同途徑統(tǒng)計得到的活產(chǎn)數(shù)應保持一致，但2015年以前一直是社區(qū)上報的戶籍活產(chǎn)數(shù)少于助產(chǎn)機構(gòu)上報的戶籍活產(chǎn)數(shù)，此差異顯示了由于人戶分離、跨區(qū)分娩、統(tǒng)計范圍不統(tǒng)一、統(tǒng)計口徑不一致、信息系統(tǒng)個案采集質(zhì)量欠佳等復雜因素存在，社區(qū)圍產(chǎn)保健系統(tǒng)管理中存在活產(chǎn)漏報與漏管的情況。為使全市婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)質(zhì)量逐年提高，2014-2018年北京市連續(xù)在全市范圍內(nèi)定期應用信息化手段對社區(qū)活產(chǎn)數(shù)據(jù)開展核查工作，幫助各社區(qū)及時掌握未管理上報的個案數(shù)據(jù)完成補報工作，同時通過分析核查結(jié)果協(xié)助市級了解社區(qū)圍產(chǎn)保健系統(tǒng)管理中存在的問題。

1資料與方法

1.1資料來源。北京市婦幼保健網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)圍產(chǎn)保健登記卡和臨時檔案分娩個案數(shù)據(jù)。1.2核查范圍及時間段。2014-2018年，北京市戶籍孕婦在助產(chǎn)機構(gòu)用臨時檔案進行分娩的活產(chǎn)個案數(shù)據(jù)。夫妻雙方戶籍地均為外地的，由于無法判斷管理區(qū)未納入本次核查范圍內(nèi)。1.3核查方法及步驟。市級每季度將已生成圍產(chǎn)保健登記卡個案數(shù)據(jù)與由臨時檔案產(chǎn)生的分娩個案數(shù)據(jù)以產(chǎn)婦身份證件號碼為唯一標識，通過Excel的VLOOKUP進行比對。比對一致的為已生成圍產(chǎn)保健登記卡并管理上報的個案數(shù)據(jù)，比對不一致的數(shù)據(jù)返回區(qū)級開展個案數(shù)據(jù)管理上報情況核查。戶籍歸屬地原則為：產(chǎn)婦本人戶籍地為本市的按產(chǎn)婦戶籍地歸類，產(chǎn)婦本人戶籍地為外地的按丈夫戶籍地歸類。各區(qū)通過在婦幼信息系統(tǒng)中查詢檔案信息和給產(chǎn)婦打電話的方式逐一核查，對于本區(qū)已建立正式檔案的個案數(shù)據(jù)，生成圍產(chǎn)保健登記卡并完成數(shù)據(jù)補報工作；對于核查后應屬于本區(qū)管理未建立正式檔案的個案數(shù)據(jù)，將臨時檔案納入正式檔案進行管理并完成數(shù)據(jù)補報工作，所有核查結(jié)果填寫登記表反饋市級。

2結(jié)果

2.1市級返回區(qū)級需核查的個案數(shù)據(jù)情況。2014-2018年，北京市社區(qū)上報的本市戶籍活產(chǎn)數(shù)為739416例，同期市級返回區(qū)級需核查的個案總數(shù)為7491例，占本市戶籍活產(chǎn)數(shù)的比例為1.01%。各年返回區(qū)級需核查數(shù)據(jù)見表1，占同期戶籍活產(chǎn)比例呈逐年下降趨勢，其中2017年降幅為48.28%，下降幅度最明顯。2.2區(qū)級核查個案數(shù)據(jù)情況。區(qū)級5年共核查個案數(shù)據(jù)7491例，其中69.53%的個案數(shù)據(jù)屬于本區(qū)管理，為已管理上報或經(jīng)核查后補充上報的數(shù)據(jù)；17.61%的個案數(shù)據(jù)屬于非本區(qū)管理；12.86%的個案數(shù)據(jù)屬于無法核查的數(shù)據(jù)。各年核查情況匯總見表1。2014-2018年，返回區(qū)級核查的數(shù)據(jù)量逐年大幅減少，核查結(jié)果中無法核查的數(shù)據(jù)所占比例自2017年開始有明顯下降，由此可見區(qū)級質(zhì)控質(zhì)量有了持續(xù)提升，對于地址不詳及電話錯誤等缺少核查必備信息的待核查數(shù)據(jù)，區(qū)級能夠組織社區(qū)婦幼人員通過聯(lián)系居委會、入戶等方式，對此類數(shù)據(jù)進行判定，并完成后續(xù)管理上報工作。核查后應屬于本區(qū)管理而未能及時管理的5209例個案數(shù)據(jù)中，由于產(chǎn)婦關(guān)鍵信息不一致導致系統(tǒng)重復建立圍產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)1419例，占比為27.24%；由于產(chǎn)婦產(chǎn)前未建正式檔案的數(shù)據(jù)3790例，占72.76%。重復檔案占比由2014年的29.11%降為2018年的6.53%，有較為明顯的減少。通過對2014-2018年產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)進行原因分類發(fā)現(xiàn)，由于孕婦不了解需要到社區(qū)建冊均占據(jù)了最大比例，產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)具體原因分類見表2。

人的姓名，由姓和名組成。姓名是人類為區(qū)分個體，給每個人特定的名稱符號，是通過語言文字信息區(qū)別人群個體差異的標志。有了姓名，大家才能正常有序地交往，因此每個人都有一個屬于自己的姓名。姓名也是人事檔案中最為關(guān)鍵和重要的內(nèi)容，容不得絲毫的錯誤。在人事檔案管理中，我們有時會遇到檔案中當事人姓名不一致的情況，同一個人檔案材料中出現(xiàn)兩個甚至多個不同的名字，給管理工作帶來了不少的困擾，現(xiàn)結(jié)合工作實踐對這一問題進行粗淺的探討。

一、出現(xiàn)姓名不一致問題的原因

近年來，我們在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，人事檔案中姓名不一致的原因很多，但主要包括以下幾種情況:

1.原單位負責同志疏忽造成姓名不一致。這一問題在一些大齡人員檔案中經(jīng)常出現(xiàn)。這部分人上世紀五六十年代出生，由于大家當時文化水平普遍不高，像招工表、定級表等許多檔案資料都由單位負責同志代為填寫，再加上當時還沒有建立身份證制度，就出現(xiàn)了同音不同字、簡化字、錯別字、甚至還有姓名中某個字寫一半的情況，隨著檔案資料的增多，姓名不一致的問題就出現(xiàn)了。

2.他人造成姓名不一致。有些檔案材料，比如年度考核登記表等，當時由于本人沒有上班、外出學習等原因，本人委托他人代為填寫，導致有時填寫姓名時同音不同字錯誤的出現(xiàn)。

3.本人填寫造成姓名不一致。檔案本人在填寫一些入檔材料時，重視程度不夠，在填寫姓名或簽名時比較隨意，為了圖方便，寫簡化字造成同音不同字。

4.改名造成姓名不一致。實踐中我們發(fā)現(xiàn)有多人由于改過名字而導致人事檔案中姓名不一致。如某企業(yè)職工在前些年辦理身份證時對名字進行更改，但改名后沒有通知單位和相關(guān)部門，到退休時查找檔案找不到，后來按原來的姓名才找到。還有一位同志，人事檔案中出現(xiàn)多個姓名，經(jīng)聯(lián)系本人，他說由于嫌父母給起的名字不好聽，自己改了姓名，改名后也沒有提交相關(guān)的證明材料。

【摘要】隨著二十一世紀知識經(jīng)濟的快速發(fā)展，人才資源成為組織發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。人事檔案作為儲存人才信息的載體，是發(fā)現(xiàn)人才的主要信息源，是選拔人才的重要依據(jù)。因此管好、用好人事檔案對人力資源開發(fā)具有至關(guān)重要的作用。本文就人事檔案在人力資源管理中的作用，當前的運用現(xiàn)狀，以及改變現(xiàn)狀的對策等進行探討，以期更好地促進人事檔案管理工作走向良性發(fā)展的軌道，為人力資源開發(fā)提供強有力的信息保障。

二十一世紀是知識經(jīng)濟日新月異快速發(fā)展的時代。經(jīng)濟的快速增長帶動了人力市場的巨大變化，人成為推動社會和經(jīng)濟發(fā)展的最關(guān)鍵的資源。能否擁有高素質(zhì)的人力資源并實行有效管理對各類組織的生存、發(fā)展與成功至關(guān)重要。因此開發(fā)人力資源已成為各類組織提高組織核心競爭力的迫切需要。而開發(fā)人力資源與人事檔案工作的完善密切相關(guān)。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，對人力資源開發(fā)具有重要的作用。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

人事檔案是國家機構(gòu)和社會組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的，記述個人活動、學識水平、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考利用的歷史記錄。完善、有效的人事檔案對于組織發(fā)現(xiàn)和識別人才，全面考察和正確選拔、使用、培養(yǎng)人才，優(yōu)化人力資源配置具有重要的意義。

1.可為組織發(fā)現(xiàn)和識別人才提供依據(jù)

人事檔案是人才信息的重要載體，它反映著各種人才的專業(yè)、特長、研究方向等情況。各類組織可通過記載清楚、內(nèi)容完整的人事檔案進行人才結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計、分析，以發(fā)現(xiàn)和識別人才，并結(jié)合組織自身情況和發(fā)展方向，了解和掌握本組織人才梯隊的薄弱環(huán)節(jié)，從而有針對性地制定相應的人才培養(yǎng)計劃，挖掘人才的潛能，使優(yōu)秀人才脫穎而出。

2.可為組織考察和選拔人才提供依據(jù)

一、人力資源檔案管理現(xiàn)狀

（一）人力資源檔案管理任務量大、設(shè)備不足

在目前的人力資源檔案管理中，管理任務量增加，但硬件設(shè)備不齊全。2008年，國務院機構(gòu)進行改革，原勞動部、原人事部、社會保障部合并組建，形成社會保障部、人力資源部，且此后各地方相繼合并兩部分，逐漸擴大業(yè)務范圍，甚至一些地方直接將兩部門合并，整合交叉業(yè)務，檔案管理工作量增加。同時，大中專畢業(yè)生檔案、解除勞動合同的職工檔案等進入人力資源部，需要管理的檔案信息繁多。此外，人力資源檔案管理的檔案館、設(shè)備等硬件設(shè)施不齊全，一些企業(yè)單位并且缺乏專門的檔案管理室，檔案管理流于形式，紙質(zhì)檔案得不到保護，且傳統(tǒng)的人工管理不能滿足檔案管理需求，管理不便，管理效率低。

（二）人力資源檔案信息未能充分利用

根據(jù)國家人事政策法規(guī)要求，所屬于政府人事部門的人才服務中心在其服務項目范圍內(nèi)，接受單位、個人委托，為各經(jīng)濟單位、人才提供全方位服務，如人事檔案管理、出國政審、職稱評定等，這類服務制度即為人事。方式主要包括可多項委托、委托人人事等。在人事制度中，存在檔案記錄不全面、人與檔案分離等問題。例如，在一些限制戶籍的城市中，當?shù)厝瞬欧詹块T對大中專畢業(yè)生托管檔案進行一定的限制，這樣，畢業(yè)生只好將檔案送至其戶籍地，從而造成人的檔案分離狀況，為檔案使用造成不便，并影響檔案記錄。

（三）管理手段落后

目前，許多社會保障檔案管理、人力資源檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理模式，即紙質(zhì)檔案管理。當然，一些單位實行計算機管理，但缺乏統(tǒng)一的、高技術(shù)水平的管理軟件，仍是人工查詢、手工操作。同時，一些單位具有較少的專門的人力資源檔案技術(shù)管理人員，多數(shù)人力資源檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理知識、技術(shù)知識，僅根據(jù)自己的想法管理檔案，管理水平低。