國(guó)家檔案館專(zhuān)家型館員制度建設(shè)探析

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摘要：國(guó)家綜合檔案館可以借鑒高校圖書(shū)館的學(xué)科館員制度，建立專(zhuān)家型館員制度，以期為研究型用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的咨詢(xún)服務(wù)。專(zhuān)家型館員是指具備一定的研究能力并在某個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域有所積累，能夠在研究型用戶(hù)查找與獲取檔案資料的過(guò)程中，為其提供高質(zhì)量的咨詢(xún)服務(wù)的檔案館工作人員。專(zhuān)家型館員需要具備一定的理論知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，并注重與研究型用戶(hù)的互動(dòng)與交流。

關(guān)鍵詞：研究型用戶(hù)；專(zhuān)家型館員；國(guó)家綜合檔案館

一、引言

國(guó)家綜合檔案館所提供的傳統(tǒng)意義上的檔案服務(wù)主要有檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽、檔案副本制發(fā)、檔案證明制發(fā)、檔案目錄信息查詢(xún)、檔案咨詢(xún)等多種方式[1]。面對(duì)新時(shí)代檔案工作的發(fā)展形勢(shì)，國(guó)家綜合檔案館要主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的公共信息服務(wù)，即以包括各行業(yè)用戶(hù)在內(nèi)的公眾為對(duì)象，以提供信息、交流和利用服務(wù)為內(nèi)容，以服務(wù)于社會(huì)為目標(biāo)的社會(huì)化服務(wù)[2]。十八大以來(lái)，黨和國(guó)家高度重視哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究。國(guó)家綜合檔案館應(yīng)加快服務(wù)轉(zhuǎn)型，為促進(jìn)和繁榮中國(guó)特色哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究做好文獻(xiàn)資料方面的“后勤保障”。當(dāng)下，從事歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)等哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究的研究型用戶(hù)已成為國(guó)家綜合檔案館接待利用工作的主要對(duì)象，其與一般民生型檔案用戶(hù)及事務(wù)型檔案用戶(hù)查檔目的及查檔內(nèi)容都有著很大的區(qū)別。這部分檔案用戶(hù)具有查檔時(shí)間長(zhǎng)、范圍廣、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，往往需要從大量檔案中找出對(duì)其研究有用的內(nèi)容。因此，國(guó)家綜合檔案館應(yīng)改進(jìn)服務(wù)策略，著力為這類(lèi)用戶(hù)提供幫助，從而提升自身的公共服務(wù)能力。筆者認(rèn)為，建立專(zhuān)家型館員制度，是一個(gè)值得嘗試的做法。本文試就這一問(wèn)題做初步探討。

二、建立專(zhuān)家型館員制度的必要性

研究型用戶(hù)的研究課題基本上可以分為以下兩種情況：一是研究本地區(qū)某一時(shí)期或某一領(lǐng)域的歷史，例如編纂本地區(qū)地方志及其他各類(lèi)史志資料；二是研究本地區(qū)當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)生活及生態(tài)文明等方面情況?？紤]到國(guó)家綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，無(wú)論是哪一類(lèi)課題，可能會(huì)利用到的檔案主要有以下幾類(lèi)：（1）本行政區(qū)域內(nèi)各單位形成的已滿(mǎn)30年的開(kāi)放檔案；（2）經(jīng)檔案形成單位同意利用的未開(kāi)放文書(shū)檔案；（3）館藏各類(lèi)非涉密圖書(shū)資料；（4）館藏各類(lèi)照片、實(shí)物等特殊載體檔案；（5）其他可能涉及的檔案。圍繞其所研究的課題，研究型用戶(hù)在查找檔案資料時(shí)，更希望獲取到第一手資料及最專(zhuān)業(yè)的資料。例如，研究某地區(qū)城市規(guī)劃相關(guān)課題，需要查閱的最有價(jià)值的檔案并不是國(guó)務(wù)院對(duì)于某地區(qū)地名、行政區(qū)劃的批復(fù)，這些文件通過(guò)官方網(wǎng)站或《國(guó)務(wù)院公報(bào)》就可以查閱到。相反，最需要查閱的是該地區(qū)地名普查、土地延包等專(zhuān)門(mén)檔案，這樣才能從微觀上研究整個(gè)課題。因此，研究型用戶(hù)在利用檔案時(shí)不會(huì)囿于檔案整理時(shí)的體系，按照全宗或問(wèn)題檢索檔案資料，而是需要結(jié)合館藏文獻(xiàn)資料進(jìn)行全面搜尋。在檔案查閱手續(xù)齊全的前提下，從眾多館藏檔案資料中按照研究型用戶(hù)劃定的范圍找出其所需要的部分，看似是一件很容易的工作，實(shí)則十分復(fù)雜，需要檔案館工作人員在與研究型用戶(hù)充分交流，搞清查閱范圍、分析館藏內(nèi)容中可能涉及的部分后才能準(zhǔn)確提供利用，否則會(huì)帶來(lái)時(shí)間上的損失及不必要的誤會(huì)。例如，某高校教授需要撰寫(xiě)一部本市某區(qū)民盟組織發(fā)展史方面的志書(shū)，為此來(lái)到該區(qū)檔案館，提出查閱該區(qū)民盟區(qū)委會(huì)開(kāi)放檔案。但民盟區(qū)委會(huì)不是獨(dú)立全宗，需要檢索其他多個(gè)全宗檔案才能為這位教授提供完備的研究資料。檔案館工作人員應(yīng)打破全宗界限，全面檢索本地黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、政協(xié)、人大等相關(guān)全宗檔案，本地區(qū)人物全宗中的民盟會(huì)員相關(guān)資料，甚至在黨委組織部門(mén)批準(zhǔn)下合理利用本地區(qū)民盟盟籍干部人事檔案。如果此時(shí)檔案館工作人員不了解民盟性質(zhì)及本區(qū)民盟組織情況，以沒(méi)有民盟區(qū)委會(huì)這個(gè)全宗為由拒絕教授的查檔請(qǐng)求，就容易導(dǎo)致檔案利用者對(duì)檔案館服務(wù)態(tài)度的不滿(mǎn)；抑或工作人員不了解情況，不知道該檢索哪個(gè)全宗的檔案資料，就會(huì)導(dǎo)致用戶(hù)檔案利用效率的低下。為了更好地解決為研究型用戶(hù)提供檔案查閱服務(wù)中可能遇到的問(wèn)題，國(guó)家綜合檔案館可以借鑒高校圖書(shū)館采用的學(xué)科館員制度，培養(yǎng)專(zhuān)家型館員。在高校圖書(shū)館中，學(xué)科館員制度是圖書(shū)館一種創(chuàng)新服務(wù)形式，其根本目標(biāo)是建立圖書(shū)館與學(xué)科用戶(hù)之間的聯(lián)絡(luò)機(jī)制，主動(dòng)了解學(xué)科需求，并以需求指導(dǎo)信息組織，以便向用戶(hù)提供主動(dòng)的學(xué)科指導(dǎo)性服務(wù)[3]。學(xué)科館員的設(shè)立有利于促進(jìn)高校中優(yōu)勢(shì)學(xué)科信息資源優(yōu)化整合，并提供信息服務(wù)、用戶(hù)教育和讀者深層次咨詢(xún)等任務(wù)[4]。由于檔案利用工作與圖書(shū)利用工作同屬信息咨詢(xún)服務(wù)工作，都具有信息型、知識(shí)型、服務(wù)型的特征。國(guó)家綜合檔案館可以借鑒圖書(shū)館學(xué)科館員制度，培養(yǎng)專(zhuān)家型館員。所謂專(zhuān)家型館員，是指具備一定的研究能力并在某個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域有所積累，能夠在研究型用戶(hù)查找與獲取檔案資料的過(guò)程中，為其提供高質(zhì)量的咨詢(xún)服務(wù)的檔案館工作人員。建立專(zhuān)家型館員制度，符合檔案館文化事業(yè)單位的定位，可以確保為研究型用戶(hù)提供高質(zhì)量的查檔服務(wù)，同時(shí)也能促進(jìn)國(guó)家綜合檔案館工作人員個(gè)人知識(shí)水平及業(yè)務(wù)能力的提升。

三、國(guó)家綜合檔案館專(zhuān)家型館員的素質(zhì)要求

檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)儲(chǔ)備是研究型用戶(hù)獲得滿(mǎn)意的查檔體驗(yàn)的基本保障。國(guó)家綜合檔案館工作人員要想成為一名合格的專(zhuān)家型館員，除了在某個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域有所研究之外，還應(yīng)從理論知識(shí)、業(yè)務(wù)水平等多個(gè)角度提升自身綜合素質(zhì)。1.國(guó)家綜合檔案館專(zhuān)家型館員應(yīng)具備的理論知識(shí)。我國(guó)人文社會(huì)科學(xué)發(fā)展至今，已經(jīng)形成了擁有20多個(gè)一級(jí)學(xué)科、400多個(gè)二級(jí)學(xué)科的完備的人文社會(huì)科學(xué)體系[5]。國(guó)家綜合檔案館人員有限，不可能做到對(duì)全部人文社會(huì)科學(xué)都精通，但要從宏觀上了解一些與研究型用戶(hù)從事本地區(qū)歷史研究或本地區(qū)現(xiàn)狀研究相關(guān)的學(xué)科知識(shí)。（1）歷史知識(shí)。以歷史的眼光研究社會(huì)科學(xué)問(wèn)題是人文社會(huì)科學(xué)研究的重要方式。研究型用戶(hù)查閱檔案大多是為了了解本地區(qū)歷史或某一領(lǐng)域的發(fā)展歷程。因此，需要國(guó)家綜合檔案館工作人員認(rèn)真閱讀本地區(qū)地方志，學(xué)習(xí)本地區(qū)歷史，學(xué)習(xí)中國(guó)近現(xiàn)代史和中共黨史，這些歷史知識(shí)儲(chǔ)備可以更好地幫助工作人員理解研究型用戶(hù)所需查閱檔案的年代及歷史特點(diǎn)。從檔案鑒辨學(xué)的角度來(lái)看，了解歷史知識(shí)還可以協(xié)助研究型用戶(hù)正確鑒定檔案的年代。（2）當(dāng)代政治知識(shí)。檔案工作是一項(xiàng)政治性極強(qiáng)的工作，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的檔案收集范圍主要是本地區(qū)黨委、人大、政府、政協(xié)等各類(lèi)機(jī)關(guān)及派、人民團(tuán)體的檔案。檔案館工作人員了解《憲法》，了解中國(guó)當(dāng)代政治知識(shí)，熟悉本區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位之間關(guān)系及職責(zé)，對(duì)于為研究型用戶(hù)提供查檔協(xié)助十分重要。在上文中提到的編撰民盟組織發(fā)展志書(shū)的例子中，檔案館工作人員如果了解民盟會(huì)員大多為文教界中高級(jí)知識(shí)分子的話，就可以為研究型用戶(hù)檢索教育局、文旅局等單位涉及統(tǒng)戰(zhàn)的開(kāi)放檔案，從而有望發(fā)現(xiàn)更豐富的史料。（3）公共管理知識(shí)。公共管理學(xué)是一門(mén)綜合運(yùn)用各種科學(xué)知識(shí)和方法來(lái)研究公共管理組織和公共管理過(guò)程及其規(guī)律性的學(xué)科[6]。這一學(xué)科具有很強(qiáng)的綜合性和跨學(xué)科性，涉及政治學(xué)、行政學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等多種人文社會(huì)科學(xué)。國(guó)家綜合檔案館屬于文化事業(yè)單位，作為檔案館工作人員，學(xué)好公共管理學(xué)本身有利于自身工作的開(kāi)展。此外，從為研究型用戶(hù)提供檔案利用服務(wù)的角度來(lái)看，掌握公共管理知識(shí)，可以系統(tǒng)地掌握公共組織特別是政府組織的管理活動(dòng)及其規(guī)律，從而為研究型用戶(hù)提供更為專(zhuān)業(yè)的檔案信息咨詢(xún)服務(wù)。2.國(guó)家綜合檔案館專(zhuān)家型館員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力。除了具備上述理論知識(shí)，國(guó)家綜合檔案館專(zhuān)家型館員還應(yīng)具備一些必要的業(yè)務(wù)能力。（1）熟知館藏結(jié)構(gòu)。熟知館藏結(jié)構(gòu)是指檔案工作者對(duì)檔案館所貯存的檔案信息資源，包括未加工的一次檔案信息和已經(jīng)經(jīng)過(guò)加工而形成的二次檔案信息及三次檔案信息，按一定的形成范圍、時(shí)間、內(nèi)容、種類(lèi)等特征，采取一定的方法進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的了解和熟悉的過(guò)程[7]。熟知館藏結(jié)構(gòu)是做好檔案提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)，檔案館工作者應(yīng)相對(duì)準(zhǔn)確地了解哪類(lèi)檔案已經(jīng)進(jìn)館，以及本館館藏中這類(lèi)檔案的起止年度。當(dāng)研究型用戶(hù)提出要利用某一部分檔案時(shí)，如果不了解館藏結(jié)構(gòu)，檔案館工作人員就會(huì)草率地表示該檔案已進(jìn)館或未進(jìn)館。前者容易造成盲目檢索，浪費(fèi)利用者的時(shí)間；后者容易導(dǎo)致用戶(hù)不滿(mǎn)，誤認(rèn)為檔案館方面不作為不擔(dān)當(dāng)。（2）熟練使用檔案檢索系統(tǒng)。目前，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館大多使用檔案管理系統(tǒng)中的檢索模塊為用戶(hù)提供檢索服務(wù)。研究型用戶(hù)查閱檔案通常要跨多個(gè)全宗進(jìn)行搜尋。這就需要檔案館工作者能夠熟練使用檔案檢索系統(tǒng)，掌握常用的檢索技巧，才能夠幫助研究型用戶(hù)提高檢索的查全率和查準(zhǔn)率。（3）具備一定的學(xué)術(shù)研究能力。專(zhuān)家型館員必須擁有一定的學(xué)術(shù)研究能力，在某個(gè)專(zhuān)業(yè)研究領(lǐng)域有所積累。一方面能夠順暢地與研究型用戶(hù)對(duì)話和交流，并對(duì)館藏中某些主題的檔案資料進(jìn)行收集、整理、加工，從而更加準(zhǔn)確地把握用戶(hù)的需求，更好地為研究型用戶(hù)提供專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)服務(wù)。另一方面能夠在工作過(guò)程中勤于鉆研，善于思考與總結(jié)，針對(duì)實(shí)踐工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題進(jìn)行探討，從而提高工作的效能。

四、促進(jìn)專(zhuān)家型館員與研究型用戶(hù)的互動(dòng)

1.多向研究型用戶(hù)請(qǐng)教。研究型用戶(hù)是某一學(xué)科領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人士。檔案館工作人員應(yīng)主動(dòng)向研究型用戶(hù)請(qǐng)教其所研究的學(xué)科領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐步向?qū)＜倚宛^員轉(zhuǎn)型。例如上文提到的撰寫(xiě)民盟組織發(fā)展志的例子中，檔案館工作人員可以主動(dòng)向研究型用戶(hù)請(qǐng)教有關(guān)民盟以及派的知識(shí)，以豐富自身的知識(shí)，將來(lái)可以為相近學(xué)科領(lǐng)域的研究型用戶(hù)提供更具針對(duì)性的檔案信息咨詢(xún)服務(wù)。此外，國(guó)家綜合檔案館還可以聘請(qǐng)研究型用戶(hù)擔(dān)任本館“名譽(yù)館員”，作為國(guó)家綜合檔案館工作人員提高業(yè)務(wù)能力的智囊和外援。目前，天津市檔案館已經(jīng)啟動(dòng)了此項(xiàng)工作，聘請(qǐng)來(lái)自南開(kāi)大學(xué)、中國(guó)銀行等單位的五位專(zhuān)家學(xué)者作為“名譽(yù)館員”，名譽(yù)館員除了可以更廣泛地查閱館藏檔案用于學(xué)術(shù)研究外，還要承擔(dān)宣傳館藏檔案資源、參與館藏檔案開(kāi)發(fā)編研等義務(wù)，此舉可以實(shí)現(xiàn)國(guó)家綜合檔案館與研究型用戶(hù)之間的互利共贏。2.多向研究型用戶(hù)征求意見(jiàn)。檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注研究型用戶(hù)檔案利用的體驗(yàn)。可以通過(guò)訪談的方式，在不影響對(duì)方正常查檔的情況下，向其咨詢(xún)對(duì)檔案館服務(wù)的意見(jiàn)，如是否找到其所需要的檔案資料、檢索工具等有何改進(jìn)的空間、還有哪些需求、需要哪些幫助等。及時(shí)掌握研究型用戶(hù)的需求與反饋意見(jiàn)，有助于檔案館工作人員找準(zhǔn)需求，并做針對(duì)性的準(zhǔn)備工作，不斷提升自我的服務(wù)能力與水平，促進(jìn)自我的成長(zhǎng)。

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作者：蔣冠 周持 潘子聰 單位：天津師范大學(xué)管理學(xué)院副教授